高校國有資產(chǎn)檔案電子化存在的問題與對(duì)策

文/廣東工業(yè)大學(xué) 趙醒文；南方醫(yī)科大學(xué) 鄺倍民

隨著國家“雙一流”“強(qiáng)基計(jì)劃”、省“沖補(bǔ)強(qiáng)”等建設(shè)資金的投入，高校國有資產(chǎn)數(shù)量、質(zhì)量和檔次均有所提高，特別是大型貴重儀器的投入，部分知名高校建成了分析測(cè)試中心等高端實(shí)驗(yàn)室。國有資產(chǎn)的快速增長(zhǎng)，也對(duì)國有資產(chǎn)的管理提出了更高的要求。國有資產(chǎn)檔案管理是國有資產(chǎn)管理工作的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，也是高校不可或缺的基礎(chǔ)性工作。為了提高國有資產(chǎn)管理檔案管理的水平，適應(yīng)新形勢(shì)下國有資產(chǎn)管理工作的需要，應(yīng)充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)國有資產(chǎn)管理檔案材料進(jìn)行整合和利用，促進(jìn)國有資產(chǎn)管理檔案的電子化、信息化建設(shè)。這對(duì)于提高國有資產(chǎn)管理檔案管理的水平，實(shí)施高效檔案管理有著重要的意義。

一、目前高校國有資產(chǎn)檔案電子化管理問題

（一）管理員隊(duì)伍素質(zhì)不高，對(duì)資產(chǎn)檔案電子化認(rèn)識(shí)不足。當(dāng)前高校國有資產(chǎn)管理人員普遍以兼職為主，部分人員年齡較大，人員變動(dòng)頻繁，專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏對(duì)國有資產(chǎn)管理全生命周期管理的認(rèn)識(shí)，特別是對(duì)資產(chǎn)檔案的歸類整理及電子化工作認(rèn)識(shí)不夠。如國有資產(chǎn)包括流動(dòng)資產(chǎn)、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、在建工程、對(duì)外投資，固定資產(chǎn)又分為房屋及構(gòu)筑物、專用設(shè)備、通用設(shè)備、文物和陳列品、圖書、檔案、家具、用具、裝具及動(dòng)植物等，每種類型在資料歸檔上有不同特點(diǎn)，日常管理中忽視人員調(diào)動(dòng)產(chǎn)生的影響。往往重視有形資產(chǎn)，忽視專利、校名等無形資產(chǎn)管理。平常歸檔以紙質(zhì)材料為主，未普及檔案電子化管理，檔案使用管理低下。

（二）未建立系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化國有資產(chǎn)管理電子檔案管理制度。高校往往只建立校級(jí)檔案管理制度，并根據(jù)各高校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職能分工，建立招標(biāo)采購、設(shè)備管理、基建等二級(jí)歸檔制度，未對(duì)國有資產(chǎn)管理進(jìn)行系統(tǒng)分析，從而未針對(duì)國有資產(chǎn)分類及資產(chǎn)全生命周期管理進(jìn)行梳理，建立系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化資產(chǎn)電子檔案歸檔制度及資產(chǎn)檔案管理體系。導(dǎo)致許多國有資產(chǎn)項(xiàng)目的資料未納入電子檔案管理范圍內(nèi)，以至于資料流失，存在管理漏洞。歸檔標(biāo)準(zhǔn)各異，對(duì)同類型項(xiàng)目產(chǎn)生的歸檔內(nèi)容不一致，電子化不規(guī)范，嚴(yán)重影響國有資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的收集、傳遞、匯總和利用。

（三）國有資產(chǎn)檔案管理電子化率低。當(dāng)前大部分高校國有資產(chǎn)檔案管理電子化率低，檔案還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，電子化程度低，且沒有建立網(wǎng)絡(luò)化電子檔案系統(tǒng)，需要到檔案館現(xiàn)場(chǎng)查詢，而且審批手續(xù)繁瑣，無法智能檢索和全文下載，導(dǎo)致國有資產(chǎn)檔案使用效率低下。

二、實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)管理檔案電子化、信息化的意義

（一）高校數(shù)字化校園建設(shè)的需要。高校數(shù)字化校園建設(shè)是高校充分利用當(dāng)前先進(jìn)的移動(dòng)通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)學(xué)校人事、教學(xué)、科研、后勤、資產(chǎn)等相關(guān)信息資源進(jìn)行全面數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，整合和集成信息資源，并充分利用信息資源，服務(wù)高校，提高管理水平。國有資產(chǎn)是高校存在與發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)，必須納入數(shù)字化校園建設(shè)中。所以實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)檔案的電子化、信息化，是適應(yīng)數(shù)字化校園建設(shè)的需要。

（二）提高國有資產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化。如今我國已經(jīng)進(jìn)入信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，國有資產(chǎn)檔案管理工作能否跟上新形勢(shì)，檔案的電子化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化尤為關(guān)鍵。高校國有資產(chǎn)往往由于檔案不完整、材料不全、責(zé)任部門和管理人員職責(zé)不清等問題，導(dǎo)致國有資產(chǎn)檔案管理缺乏規(guī)范性。高?？梢酝ㄟ^計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)統(tǒng)一國有資產(chǎn)檔案管理電子化的標(biāo)準(zhǔn)，利用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)整合與各類國有資產(chǎn)檔案有關(guān)的各個(gè)職能部門和管理人員，理順各部門職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到人，從而實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)檔案電子化及標(biāo)準(zhǔn)化，達(dá)到規(guī)范檔案管理的目標(biāo)。

（三）為國有資產(chǎn)管理提供數(shù)據(jù)支撐。電子化國有資產(chǎn)檔案能夠?yàn)楦咝Ｒ?guī)劃、決策提供有效、快速、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐，是制定合理的國有資產(chǎn)配置、使用計(jì)劃，更好地為教學(xué)、科研服務(wù)的基礎(chǔ)。通過國有資產(chǎn)檔案的電子化、信息化，能夠隨時(shí)掌握各類國有資產(chǎn)的存放地、重復(fù)購置率、閑置率、完好率、利用率、維修等情況，從而為國有資產(chǎn)管理職能部門制定和審核資產(chǎn)購置計(jì)劃，特別是貴重儀器設(shè)備購置可行性論證時(shí)提供一個(gè)重要的依據(jù)，也為校領(lǐng)導(dǎo)決策各類經(jīng)費(fèi)的預(yù)算分配使用，從而使有限的經(jīng)費(fèi)投入得到最大的回報(bào)。

（四）提高資產(chǎn)效益，防范風(fēng)險(xiǎn)。一是充分使用資產(chǎn)檔案，檢視高校國有資產(chǎn)配置管理水平，看是否存在閑置資產(chǎn)，是否存在重復(fù)購置，處置程序是否規(guī)范等。二是通過資產(chǎn)檔案的電子化、信息化，紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)部門能快速有效地檢索檢閱下載檔案，可以有效執(zhí)行監(jiān)督。三是進(jìn)行國有資產(chǎn)檔案展示，將資產(chǎn)管理歸檔的流程進(jìn)行梳理，使管理公開化、透明化，也是體現(xiàn)廉政的一種方式。

三、加強(qiáng)高校國有資產(chǎn)檔案電子化的措施

（一）建立穩(wěn)定的資產(chǎn)管理隊(duì)伍，強(qiáng)化資產(chǎn)檔案管理意識(shí)。一是建立穩(wěn)定的資產(chǎn)管理人員隊(duì)伍，各部門、學(xué)院只有建立穩(wěn)定的管理人員，才能保證人員對(duì)工作的熟練程度，將工作落到實(shí)處。二是加強(qiáng)人員培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)國有資產(chǎn)管理知識(shí)的專題培訓(xùn)，強(qiáng)化資產(chǎn)管理的責(zé)任意識(shí)，不能只重購買，輕日常管理，讓其明白國有資產(chǎn)管理包括采購、驗(yàn)收、登記、使用、變更、維修、處置等全生命周期管理。三是加強(qiáng)檔案知識(shí)的培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)兄弟院校經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，建立有自身特色的檔案管理機(jī)制，并將先進(jìn)知識(shí)向人員傳授，強(qiáng)化立卷、歸檔、借閱、利用知識(shí)培訓(xùn)。四是做好宣傳教育工作，向全校師生宣傳國有資產(chǎn)檔案的重要性及利用效益。

（二）建立健全國有資產(chǎn)檔案電子化管理制度。高校應(yīng)對(duì)國有資產(chǎn)管理體系進(jìn)行全面梳理，建立健全國有資產(chǎn)檔案電子化管理制度，對(duì)流動(dòng)資產(chǎn)、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、在建工程、對(duì)外投資五類國有資產(chǎn)進(jìn)行分類管理，對(duì)國有資產(chǎn)管理的內(nèi)容包括：產(chǎn)權(quán)管理，事業(yè)類資產(chǎn)配置、驗(yàn)收、登記、使用、出租出借、對(duì)外投資、資產(chǎn)清查、資產(chǎn)評(píng)估、收益和績(jī)效管理、處置管理設(shè)置科學(xué)合理，防止因管理幅度過大導(dǎo)致管理失控，應(yīng)讓各部門資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)檔案管理員，將報(bào)送資料模板化、明晰化，如資產(chǎn)立項(xiàng)管理中應(yīng)包含的內(nèi)容（存檔的房產(chǎn)證、土地證等），采購工作中應(yīng)納入管理范圍內(nèi)的立項(xiàng)審批、需求論證、標(biāo)書制作、合同簽訂、履約驗(yàn)收等資料，資產(chǎn)管理中的資產(chǎn)調(diào)劑、資產(chǎn)使用效率等應(yīng)歸檔的資料，資產(chǎn)處置中的立項(xiàng)審批、報(bào)廢論證、價(jià)值評(píng)估、報(bào)廢競(jìng)價(jià)等資料。還應(yīng)明確立卷歸檔具體辦法，應(yīng)將電子檔案管理辦法進(jìn)行明晰。

（三）完善國有資產(chǎn)檔案原始材料歸檔。國有資產(chǎn)檔案原始材料的收集和歸檔是做好國有資產(chǎn)檔案電子化的基礎(chǔ)， 也是實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)檔案信息化管理的第一步工作。國有資產(chǎn)檔案材料收集的有效性、完整性與檔案的使用效能成正比。國有資產(chǎn)檔案貫穿于資產(chǎn)從立項(xiàng)、采購、驗(yàn)收、使用、維修到報(bào)廢的全生命周期，為保證檔案的完整性，應(yīng)將國有資產(chǎn)的全生命周期進(jìn)行細(xì)致劃分，按照檔案形成時(shí)間的不同，建立建檔標(biāo)準(zhǔn)。

（四）提高國有資產(chǎn)檔案的電子化率。國有資產(chǎn)檔案電子化、信息化管理不同于傳統(tǒng)的檔案材料管理方式，主要表現(xiàn)在國有資產(chǎn)檔案歸檔及儲(chǔ)存的形式和方法。傳統(tǒng)的檔案管理是將紙質(zhì)的檔案材料作集中式封閉管理，現(xiàn)已滿足不了高校對(duì)檔案的管理使用要求。高校國有資產(chǎn)體量的快速增長(zhǎng)，倒逼國有資產(chǎn)檔案管理進(jìn)行升級(jí)改革。要求國有資產(chǎn)檔案儲(chǔ)存和利用方式，能開放、靈活，突破時(shí)空限制，隨時(shí)隨地快速使用。電子化的國有資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理方式滿足了以上需求。總的來說，國有資產(chǎn)檔案的電子化是高校利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)國有資產(chǎn)全生命周期產(chǎn)生的材料進(jìn)行收集和處理，將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)變成電子化的數(shù)據(jù)格式存儲(chǔ)管理。通過國有資產(chǎn)檔案的電子化轉(zhuǎn)換，為國有資產(chǎn)檔案信息化管理創(chuàng)造了條件。在檔案電子化方面，高校應(yīng)充分使用計(jì)算機(jī)、圖形處理、信息化手段將國有資產(chǎn)的圖文紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子化的數(shù)字化檔案材料，并統(tǒng)一檔案電子文件的形成、歸集和保管要求，由國有資產(chǎn)檔案管理部門建立管理規(guī)范。以高校國有資產(chǎn)中數(shù)量最多、種類最多的儀器設(shè)備為例，高校儀器設(shè)備的信息收入標(biāo)準(zhǔn)是采用《高等學(xué)校儀器設(shè)備管理基本信息集》標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息采集，建立規(guī)范的儀器設(shè)備電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，編制了相應(yīng)的檔案檢索目錄、分類目錄和索引方式，規(guī)范有效地歸集、查詢檔案信息。

（五）強(qiáng)化國有資產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理水平。各種電子文檔、視頻記錄等貫穿國有資產(chǎn)管理全生命周期。如高校的通用設(shè)備、耗材等批量采購多使用電子商城、網(wǎng)絡(luò)采購平臺(tái)直接電子采購，電子競(jìng)價(jià)參與采購的供應(yīng)商上百家，如果還采用傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔，不僅浪費(fèi)資源，而且檔案使用效率低下，但用電子檔案管理既可以節(jié)約資源、節(jié)約空間，還可以提高管理及使用效益。

四、結(jié)語

國有資產(chǎn)管理水平?jīng)Q定了一個(gè)學(xué)校的核心競(jìng)爭(zhēng)力，加強(qiáng)資產(chǎn)檔案電子化、信息化管理，既支撐了學(xué)校決策的依據(jù)和科學(xué)判斷，可以有效促進(jìn)良好的資產(chǎn)管理水平，從而提高高校辦學(xué)質(zhì)量和水平。