大數(shù)據(jù)思維模式下的醫(yī)院人事檔案管理探討

文/福建省龍巖市第二醫(yī)院 章媛

隨著我國醫(yī)療體制改革的不斷加深，醫(yī)院的人事檔案管理工作隨之提上了轉(zhuǎn)型日程。從人事檔案所起到的作用來看，醫(yī)院的人事檔案是反映員工個(gè)人情況、醫(yī)院醫(yī)師隊(duì)伍建設(shè)情況最直接也是最直觀的材料。人事檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的個(gè)人情況，如其學(xué)歷和從業(yè)資歷，以及他們?cè)卺t(yī)院的工作業(yè)績等，這些能夠?yàn)獒t(yī)院的職稱評(píng)定和職務(wù)晉升工作提供必要的數(shù)據(jù)信息支持。現(xiàn)階段，信息傳播技術(shù)不斷更新，社會(huì)治理對(duì)醫(yī)院的人事管理提出了新要求，傳統(tǒng)的人事檔案記錄方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前發(fā)展的需要，醫(yī)院人事檔案管理如何求變，是需要深入研究并推廣實(shí)施的重要課題。

一、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化的重要意義

（一）助推醫(yī)院人才發(fā)展戰(zhàn)略。在數(shù)據(jù)上網(wǎng)、云儲(chǔ)存盛行的當(dāng)下，高成本、低效率的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，已經(jīng)逐步被信息化、高效率的智能化檔案管理模式所取代。為了促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療系統(tǒng)的不斷改革，推進(jìn)醫(yī)院人才發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)際需要，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極改革當(dāng)前的人事檔案管理模式，構(gòu)建集存儲(chǔ)與共享一體化的網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，進(jìn)而提高信息存儲(chǔ)的安全性與信息傳輸?shù)母咝裕饶軐⑷瞬判畔⑦M(jìn)行及時(shí)有效的分類，也為醫(yī)院管理人員實(shí)時(shí)查詢信息提供便利。因此，人事檔案數(shù)字化有助于提高醫(yī)院人才戰(zhàn)略的規(guī)范性與準(zhǔn)確性。

（二）提高醫(yī)院人事檔案管理的安全性。將醫(yī)院人事檔案中的具體數(shù)據(jù)與智能技術(shù)相結(jié)合，能夠幫助資料中的相關(guān)數(shù)據(jù)得到妥善的安置與處理，并且避免傳統(tǒng)檔案中資料磨損、遺失等情況出現(xiàn)，給醫(yī)院的人事管理工作帶來不便。此外，電子信息化管理技術(shù)通過設(shè)置數(shù)字化的人事檔案，可以進(jìn)行加密與授權(quán)訪問的相關(guān)操作，進(jìn)而幫助擴(kuò)大檔案的收集范圍，使得檔案的管理與維護(hù)更加具有實(shí)質(zhì)性意義，能夠有效提升人事檔案資料管理的快捷性與完整性，同時(shí)保證醫(yī)院的人事檔案信息更具安全性。

（三）提升醫(yī)院的人事管理效率。作為醫(yī)院管理體系中的一部分，人事檔案的管理是醫(yī)院開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，因此應(yīng)當(dāng)引起院方的高度重視，通過對(duì)相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化與完善，幫助醫(yī)院提升總體的工作效率。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，借助新技術(shù)手段，醫(yī)院的人事檔案管理與以往有所不同，工作環(huán)節(jié)的電子化使得這項(xiàng)工作逐漸由繁瑣變得更加簡便。另外，電子技術(shù)的應(yīng)用大大縮減了時(shí)間成本，電子人事檔案的記憶性、可搜索性使得人事檔案的調(diào)出、調(diào)入、修改、變更等手續(xù)變得更加快捷，節(jié)約了醫(yī)院的人力、物力及時(shí)間，確保醫(yī)院的人事檔案信息資源能夠發(fā)揮最大的效益，有助于醫(yī)院人事管理效率的提升。

（四）推動(dòng)無紙化辦公的發(fā)展進(jìn)程。不論是現(xiàn)在還是未來，無紙化辦公一直是各單位孜孜不倦追求的發(fā)展目標(biāo)。對(duì)于醫(yī)院來說，數(shù)字化人事檔案信息的存儲(chǔ)模式能夠保證人事檔案適時(shí)存放在硬盤介質(zhì)上，同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)云盤等備份工具對(duì)各類信息進(jìn)行有效存儲(chǔ)與傳輸，能夠避免傳統(tǒng)狀態(tài)下，紙質(zhì)檔案由于存放不當(dāng)所引發(fā)的霉?fàn)€的情況。此外，建立電子化的信息檔案，能夠幫助醫(yī)院節(jié)省針對(duì)紙質(zhì)資源的資金投入。因此，醫(yī)院人事檔案數(shù)字化能夠推動(dòng)管理單位的人事化辦公模式，不僅能提高人事檔案存儲(chǔ)的安全性，還能有效降低人事檔案的管理成本。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案的電子信息化管理體制尚不完善。大數(shù)據(jù)時(shí)代，建立健全的電子信息化管理體制，決定醫(yī)院人事檔案能否實(shí)現(xiàn)信息化與規(guī)范化。因此，醫(yī)院管理層應(yīng)當(dāng)對(duì)醫(yī)院電子信息化管理體制的建立予以足夠的重視。然而，當(dāng)前我國部分醫(yī)院的人事檔案管理制度不能滿足醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際需求，相對(duì)陳舊的制度一定程度上會(huì)造成信息的失真，進(jìn)而降低了人事檔案的可靠性。此外，人事檔案信息的完整性也會(huì)受到一定程度的影響，進(jìn)而降低醫(yī)院人事管理工作效率，甚至對(duì)于醫(yī)院其他部門也能造成一定的不良影響。當(dāng)前，雖然我國對(duì)于檔案的管理與維護(hù)出臺(tái)了相應(yīng)的法律法規(guī)與各項(xiàng)政策，但由于缺乏有效的上傳下達(dá)機(jī)制與監(jiān)督機(jī)制，結(jié)果導(dǎo)致我國部分醫(yī)院不能完全落實(shí)國家頒布的上述政策，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院電子信息化建設(shè)水平較低。因此，相關(guān)醫(yī)院的人事檔案管理難以改革與轉(zhuǎn)型。

（二）醫(yī)院的資金投入不充分。當(dāng)前，個(gè)別醫(yī)院存在對(duì)于人事檔案信息化不夠重視的情況，或是由于資金分配的不合理性，導(dǎo)致醫(yī)院沒有投入足量的資金對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化處理，結(jié)果導(dǎo)致醫(yī)院在人事檔案信息化管理過程中難以開展相應(yīng)的創(chuàng)新工作。醫(yī)院要想實(shí)行人事檔案信息化管理，除了積極響應(yīng)國家的政策外，還應(yīng)當(dāng)意識(shí)到檔案管理的重要性與實(shí)際意義，并且積極更新醫(yī)院現(xiàn)有的各項(xiàng)信息收集與存儲(chǔ)技術(shù)，進(jìn)而建設(shè)現(xiàn)代化的人事檔案電子信息存儲(chǔ)系統(tǒng)。然而，醫(yī)院資金投入不充分嚴(yán)重影響到人事檔案信息化的實(shí)際效率，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)沒有明顯的進(jìn)展，最終影響了醫(yī)院整體人事管理效率。

（三）人事檔案信息化管理缺乏技術(shù)人才。醫(yī)院人事檔案管理想要實(shí)現(xiàn)信息化，不能只注重對(duì)于軟硬件設(shè)備的投入，還應(yīng)當(dāng)配備技術(shù)型人才，對(duì)醫(yī)院人事檔案信息化管理提供應(yīng)有的技術(shù)指導(dǎo)。然而，在當(dāng)前部分醫(yī)院的機(jī)構(gòu)設(shè)置中，檔案管理部門處于相對(duì)邊緣的位置，并且其員工普遍存在素質(zhì)較低、專業(yè)技能不完善的尷尬境地，不能進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和對(duì)資源的有效利用，也不能對(duì)相關(guān)的電子信息管理知識(shí)進(jìn)行深入了解，因此不利于開展人事檔案信息化管理工作，不能幫助醫(yī)院的人事檔案管理工作邁向智能化與專業(yè)化的發(fā)展道路。

（四）醫(yī)院檔案管理意識(shí)薄弱。個(gè)別醫(yī)院注重業(yè)務(wù)能力的提升而忽略了對(duì)醫(yī)院工作人員的保障。在更換檔案管理人員的時(shí)候，交接手續(xù)簡化，檔案遺失、檔案錯(cuò)誤等問題不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，對(duì)醫(yī)院工作者職稱評(píng)定、工作調(diào)動(dòng)等造成影響。

三、推進(jìn)醫(yī)院人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的路徑

檔案管理作為我國人事管理的重要手段之一，為保障機(jī)構(gòu)高速運(yùn)行起到了重要作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來打破了原有的管理模式，增加了檔案的可容納量，延長了檔案的保存時(shí)限，方便了檔案的調(diào)取、變更等。我們?cè)诳吹竭@些積極方面的同時(shí)，還需要認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)帶來的技術(shù)變革，對(duì)檔案管理工作在制度體系、管理理念、資金投入、人才素質(zhì)等方面提出新的要求。

（一）建立完善的人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展制度。建立人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展制度，能夠提高人力資源的管理效率，滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理的信息化要求，并提高檔案管理人員的職業(yè)意識(shí)，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，幫助他們?cè)谥悄芑夹g(shù)的應(yīng)用背景下，將現(xiàn)有的信息資源進(jìn)行整合，落實(shí)醫(yī)院人事檔案管理工作的數(shù)據(jù)化與科學(xué)化發(fā)展，提升醫(yī)院人事檔案管理的安全性。

（二）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理者的管理意識(shí)。醫(yī)院的人事檔案管理者崗位較為固定，熟悉了傳統(tǒng)管理模式后，對(duì)于接受新的技術(shù)和學(xué)習(xí)新的技能會(huì)存在思想上的不適應(yīng)。所以要積極倡導(dǎo)醫(yī)院人事檔案管理者轉(zhuǎn)變思維，重視人事檔案管理信息化的重要意義，主動(dòng)轉(zhuǎn)變思路。另外，人事檔案涉及個(gè)人信息安全，不同于紙質(zhì)檔案的安全性，電子檔案因?yàn)閿?shù)字化具有可復(fù)制的特點(diǎn)，稍有不慎就可能造成信息泄露或遺失刪除，因此人事檔案管理者要具有安全意識(shí)，保護(hù)醫(yī)院工作人員的個(gè)人隱私。

（三）加大對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的資金投入。根據(jù)人事檔案信息化的需求，醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫的建成離不開資金的投入。人事檔案的全面性、真實(shí)性是人事檔案系統(tǒng)的根本要求。另外受人才流動(dòng)、職稱變化等不確定因素的影響，人事檔案始終處于動(dòng)態(tài)變化中。再加上技術(shù)更新迭代的速度很快，醫(yī)院在配置完相應(yīng)的硬件設(shè)備后，還需要不斷對(duì)設(shè)備及系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化更新，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展、滿足業(yè)務(wù)需要。

（四）提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。人作為檔案管理過程中的主體，其管理能力的高低影響著醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的最終呈現(xiàn)效果。對(duì)此，醫(yī)院管理層應(yīng)當(dāng)重視對(duì)于相關(guān)人員素質(zhì)的培訓(xùn)工作。首先，應(yīng)當(dāng)積極提高檔案管理人員的思想道德素養(yǎng)，以滿足人事檔案管理工作的保密性要求。其次，應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案管理人員實(shí)施一定的專業(yè)技能培訓(xùn)，以確保工作人員熟練掌握各項(xiàng)先進(jìn)的信息收集與信息儲(chǔ)備技能，積極參與醫(yī)院的人事檔案電子信息化發(fā)展建設(shè)，從整體上滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的具體要求。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代雖然給醫(yī)院的人事檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)，但同樣也給人事檔案管理帶來了一定的發(fā)展契機(jī)，希望醫(yī)院管理層與相關(guān)工作人員能意識(shí)到人事檔案信息化發(fā)展的重要意義，積極學(xué)習(xí)各項(xiàng)信息化技術(shù)和業(yè)內(nèi)的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，為人事檔案管理工作跟上時(shí)代發(fā)展的步伐貢獻(xiàn)自己的力量。