揭開家族辦公室的神秘面紗

家辦新智點(diǎn)

與其他組織一樣，家族辦公室（以下簡稱為“家辦”）的成敗也有賴于有效的治理。

無論是創(chuàng)立或運(yùn)營一個(gè)家辦，抑或擴(kuò)大家辦現(xiàn)有的服務(wù)，都需要周詳?shù)目紤]和規(guī)劃，才能妥善保護(hù)和管理家族的財(cái)富，使其日益增值。

本文重點(diǎn)分享了有關(guān)家辦內(nèi)部治理成本、人才及風(fēng)險(xiǎn)管控等方面的內(nèi)容，希望對(duì)大家有所啟發(fā)。

家辦的六大治理事項(xiàng)

新世界往往為創(chuàng)造了大量財(cái)富的高凈值，向個(gè)人及其家族敞開大門。隨著超高凈值家族的資產(chǎn)日益復(fù)雜，新的挑戰(zhàn)也會(huì)隨之出現(xiàn)。此時(shí)，一個(gè)有效的方式是通過設(shè)立家辦來管理家族的財(cái)務(wù)事務(wù)，而不是依賴金融機(jī)構(gòu)來提供這些服務(wù)。

盡管每個(gè)家辦與其創(chuàng)始人的DNA一樣獨(dú)特，但大多數(shù)家辦都致力于實(shí)現(xiàn)一些共同目標(biāo)：

1. 為家族財(cái)富的管理和治理提供正式結(jié)構(gòu)；

2. 保護(hù)家族財(cái)富，實(shí)踐家族愿景和價(jià)值觀；

3. 協(xié)調(diào)、整合家族定制服務(wù)；

4. 管理家族的經(jīng)濟(jì)和個(gè)人風(fēng)險(xiǎn)；

5. 利用家族財(cái)富合并后的規(guī)模經(jīng)濟(jì)，如優(yōu)惠的投資渠道和較低的費(fèi)率等；

6. 維護(hù)家族事務(wù)的機(jī)密性和隱私性。

對(duì)于家辦而言，在治理上應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下6點(diǎn)事項(xiàng)：

1.在集中領(lǐng)導(dǎo)和放權(quán)之間掌握平衡

家辦往往由家族中老一輩人創(chuàng)立，但有效的治理既取決于經(jīng)驗(yàn)豐富的老一輩人的領(lǐng)導(dǎo)，也應(yīng)該選擇性地放權(quán)給其他人。家辦的愿景和戰(zhàn)略由家族制定，但是戰(zhàn)術(shù)決策和執(zhí)行則要留給年富力強(qiáng)的家辦員工，并適時(shí)從外部顧問中獲取建議。

2. 有效溝通

家辦通常是家族成員溝通的中心，譬如主持家族會(huì)議、安排家族度假活動(dòng)等。因此，家辦領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)之一是需要向家族年輕一代傳達(dá)事務(wù)信息。

3. 董事會(huì)監(jiān)督

綜合來看，成立董事會(huì)監(jiān)督和指導(dǎo)家辦是一個(gè)比較前沿的做法。需要注意的是，家辦董事會(huì)的成員構(gòu)成極為重要。大多數(shù)情況下，家辦的董事會(huì)成員既應(yīng)該包括老一輩的家族成員，也需要有一些立場(chǎng)客觀的局外人為家辦提供截然不同的視角。

4. 繼任和應(yīng)急計(jì)劃

家辦需要積極準(zhǔn)備繼任和應(yīng)急計(jì)劃，為家族保駕護(hù)航。譬如，在家族領(lǐng)導(dǎo)者猝然離世的情況下，家族成員需要了解在該場(chǎng)景下會(huì)發(fā)生什么事，這是減少困惑、避免對(duì)家族財(cái)富去向產(chǎn)生分歧和爭執(zhí)的重要事項(xiàng)。

5. 持續(xù)改進(jìn)運(yùn)營

家辦及其服務(wù)的家族要想立于不敗之地，克服不斷變化的運(yùn)營挑戰(zhàn)，就需要不斷地改進(jìn)運(yùn)營流程，積極創(chuàng)新。無論家辦成立了多久或家辦的管理層上任有多久，皆應(yīng)如此。

6. 打造內(nèi)部治理平臺(tái)

家辦應(yīng)該建立一個(gè)涵蓋從運(yùn)營到戰(zhàn)略所有活動(dòng)的治理平臺(tái)，譬如構(gòu)建一個(gè)基于財(cái)務(wù)和績效的報(bào)告系統(tǒng)，以提供準(zhǔn)確、及時(shí)、透明的信息。

盡管家族成員死亡和納稅不可避免，但它們并非突如其來，讓人措手不及。家辦的一個(gè)特別之處就在于，可以幫助家族為突發(fā)情況做好準(zhǔn)備。如重要家族成員離世，只要事先做好準(zhǔn)備，家族就可以更穩(wěn)妥地應(yīng)對(duì)重要成員去世所帶來的個(gè)人和商業(yè)影響。

家辦的風(fēng)險(xiǎn)管控

在為家族監(jiān)控和管理風(fēng)險(xiǎn)方面，家辦比任何一名家族成員、顧問或外部服務(wù)提供商都更具優(yōu)勢(shì)。家辦的風(fēng)險(xiǎn)管理方式取決于許多因素，包括家辦的規(guī)模、職員的經(jīng)驗(yàn)，以及家辦的發(fā)展?fàn)顩r等。無論家辦規(guī)模如何，健全的風(fēng)險(xiǎn)管理框架和有效的內(nèi)部控制都至關(guān)重要。

在這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)不斷增加、投資欺詐和網(wǎng)絡(luò)犯罪頻發(fā)的時(shí)代，越來越多的家族開始采用制度化的方法來管控風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)不斷變化的外部環(huán)境，家辦及其家族有3大領(lǐng)域值得重點(diǎn)關(guān)注：

1. 網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)

涉及個(gè)人身份、聲譽(yù)、公共和私人日程安排、商務(wù)和私人旅行、投資賬戶、商業(yè)交易等方面。

2. 欺詐風(fēng)險(xiǎn)

這是一個(gè)不常見但很重要的風(fēng)險(xiǎn)因素，因?yàn)榧肄k成員可以近距離接觸現(xiàn)金和資產(chǎn)，而某名雇員可能在財(cái)務(wù)活動(dòng)、與家族成員聯(lián)系溝通方面具有很強(qiáng)的控制力。

3. 組織和運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)

涉及家辦雇員、流程、系統(tǒng)和外部各方，以及家族成員自身的人身安全。

目前，許多家辦開始重新思考和看待風(fēng)險(xiǎn)管理，由此產(chǎn)生的項(xiàng)目支出應(yīng)被視為對(duì)家族未來聲譽(yù)和福祉的投資，以及對(duì)家族資產(chǎn)的一種保護(hù)。擁有強(qiáng)大風(fēng)險(xiǎn)管理框架的家辦通常能夠更好地抵御市場(chǎng)混亂、網(wǎng)絡(luò)攻擊、內(nèi)部欺詐和其他相關(guān)威脅。

家族通過風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估并制定一些防控措施來減小風(fēng)險(xiǎn)，最終目標(biāo)是保護(hù)家族財(cái)富。其中，內(nèi)部控制機(jī)制是家辦用于為其關(guān)鍵職能建立完整性和安全性的程序。與任何成功的企業(yè)一樣，越早引入內(nèi)控機(jī)制，家辦管理風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)防問題出現(xiàn)的能力也就越強(qiáng)。

風(fēng)險(xiǎn)會(huì)不斷演變，特別是在家族本身以及家辦職員和系統(tǒng)發(fā)生變化的時(shí)候。對(duì)于家辦而言，常見的做法是定期進(jìn)行正式的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，以確定內(nèi)控機(jī)制是否有效，以及側(cè)重點(diǎn)是否恰當(dāng)。此外，評(píng)估結(jié)果應(yīng)該提交給董事會(huì)，以便家族能夠及時(shí)了解情況并進(jìn)行參與。

法律與稅收

家辦業(yè)務(wù)所涉及的法律、稅收和監(jiān)管框架非常復(fù)雜，因此需要稱職的顧問提供專業(yè)知識(shí)。

在法律方面，家辦需要考慮的因素有：

1. 家辦的結(jié)構(gòu)是公司、合伙、信托還是其他形式？

2. 誰將擁有和控制家辦？

3. 家辦所屬的法律管轄范圍是什么？

4. 還需要哪些其他法律協(xié)議，比如雇傭協(xié)議和服務(wù)協(xié)議等？

在稅務(wù)方面，家辦需要考慮的因素有：

1. 從稅收角度來看，應(yīng)該如何構(gòu)建家辦？

2. 家辦的相關(guān)活動(dòng)是否會(huì)上升到交易或生意層面？

3. 關(guān)于家辦的所有權(quán)和繼承權(quán)，是否存在贈(zèng)與稅或遺產(chǎn)稅問題？

4. 家族成員會(huì)受到稅收影響嗎？

5. 家辦的角色如何影響國外的家族成員？

6. 是否有足夠的靈活性來適應(yīng)稅收、監(jiān)管規(guī)則以及家族情況的變化？

通過開展定期備審評(píng)估，家辦可以有效地為稅務(wù)機(jī)關(guān)的查詢/審計(jì)做好準(zhǔn)備。其中，家辦的備審評(píng)估既可以是與內(nèi)部顧問的簡要討論，也可以是涵蓋文檔分析、訪談和其他數(shù)據(jù)收集的詳細(xì)評(píng)估。

在涉及多個(gè)司法管轄區(qū)的情況下，家辦在結(jié)構(gòu)上可能會(huì)變得較為復(fù)雜，因此，在設(shè)立家辦之前就征詢稅務(wù)方面的建議非常重要。

吸引與保留家辦人才

家辦的基石和重要成功因素在于人才。吸引和保留人才使家辦能夠創(chuàng)造適當(dāng)?shù)奈幕?，保持高昂的士氣和留任率，并隨著家族需求和動(dòng)態(tài)的變化而進(jìn)一步成熟發(fā)展。

這也是為什么家族應(yīng)該投入大量時(shí)間來吸引、留住和激勵(lì)人才的核心原因。薪酬和福利是迄今為止家辦最大的年度成本，約占其年度預(yù)算的50%～75%。

從家辦人才角度來看：

1. 根據(jù)家族規(guī)模、提供服務(wù)的類型和范圍以及相對(duì)的財(cái)務(wù)狀況和活動(dòng)，家辦的員工人數(shù)可以是1人或2～100人以上不等。

2. 家辦最常見的領(lǐng)導(dǎo)職位包括首席執(zhí)行官（CEO）、首席財(cái)務(wù)官（CFO）和首席投資官（CIO）。近年來，由于家辦服務(wù)范圍的擴(kuò)大和技術(shù)的整合，許多家辦還增加了首席技術(shù)官（CTO）。

3. 隨著時(shí)間的推移，家辦的業(yè)務(wù)需求發(fā)生了變化，新一代員工的期望也發(fā)生了變化。家辦成員和家辦雇主必須認(rèn)識(shí)到這些變化，并考慮如何應(yīng)對(duì)以吸引和留住人才。

對(duì)于人才管理，家辦應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下事項(xiàng)：

1. 確定近期和長期的人才及領(lǐng)導(dǎo)力，以滿足家辦戰(zhàn)略和使命的要求；

2. 盤點(diǎn)人才并確定高潛力、高績效與家辦人員之間的能力差距；

3. 決定如何通過建造、購買或借貸來填補(bǔ)缺口；

4. 建立正式的招聘流程，包括盡職調(diào)查、背景調(diào)查和入職培訓(xùn)等；

5. 執(zhí)行適當(dāng)?shù)姆晌募?，如雇傭協(xié)議、保密協(xié)議和隱私承諾等；

6. 定義明確的角色、職責(zé)和報(bào)告路線；

7. 制定長期繼任和發(fā)展計(jì)劃；

8. 編制員工手冊(cè)，其中包含政策和程序等；

9. 創(chuàng)造一個(gè)強(qiáng)調(diào)員工福利并提供靈活性的工作環(huán)境；

10. 鼓勵(lì)員工制定與家辦短期和長期目標(biāo)直接相關(guān)的目標(biāo)；

11. 制定薪酬安排，包括促進(jìn)留住關(guān)鍵員工的長期激勵(lì)措施；

12. 建立正式的績效和審查流程，以及有意義的反饋。

家辦的成本

家辦可以為家族帶來巨大的好處，但是如果沒有足夠的年度運(yùn)營預(yù)算，就無法做到這一點(diǎn)。通常而言，家辦年度運(yùn)營成本約為其管理資產(chǎn)的1%，但是實(shí)際成本可能相差較大，具體數(shù)字取決于管理的資產(chǎn)數(shù)量和類型、家辦業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度、提供的服務(wù)范圍，以及是否計(jì)入了外部管理費(fèi)等。

確定了家辦的年度成本之后，家辦如何向家族收取服務(wù)費(fèi)用同樣重要。家辦的服務(wù)收費(fèi)應(yīng)足以彌補(bǔ)運(yùn)營成本，并確保其可以持續(xù)經(jīng)營。雖然此類收費(fèi)沒有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但行業(yè)慣例主要包括：

1. 按小時(shí)收取的可變費(fèi)用；

2. 按所管理資產(chǎn)的百分比收取的可變費(fèi)用；

3. 按商定的服務(wù)范圍收取的固定費(fèi)用；

4. 根據(jù)成本分?jǐn)偙壤杖〉馁M(fèi)用；

5. 以上任意項(xiàng)的結(jié)合或組合。

無論采取哪種收費(fèi)方式，都應(yīng)在可比的基礎(chǔ)上做到公平合理，對(duì)家族客戶保持透明、準(zhǔn)確，且有記錄可查。其中，一些家辦通過定價(jià)研究，來確定服務(wù)的可比市場(chǎng)費(fèi)率。市場(chǎng)費(fèi)率定價(jià)分析可以避免潛在的稅收問題，這可以讓家族成員感到安心，相信收取的費(fèi)用是公道的。