檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢

摘 要：檔案管理工作事關(guān)企業(yè)歷史和持續(xù)性發(fā)展，具有重要意義。隨著社會科技進(jìn)步和信息化的發(fā)展，檔案管理也逐步走向現(xiàn)代化，這是時代發(fā)展的必然結(jié)果，也是企業(yè)管理模式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的體現(xiàn)。本文分析現(xiàn)代化視角下，檔案管理存在的問題，并結(jié)合其優(yōu)勢分析，提出加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的措施對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化;數(shù)字檔案

檔案管理是企業(yè)工作中一項基礎(chǔ)工作。隨著企業(yè)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的不斷深入，檔案管理也逐步向現(xiàn)代化發(fā)展邁進(jìn)?？梢哉f，檔案管理現(xiàn)代化不僅之于企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展具有重要意義，更是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。但是檔案管理現(xiàn)代化不是一蹴而就，其發(fā)展的過程也存在不少問題，企業(yè)需要轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識，破解難題，順應(yīng)時代發(fā)展，加快現(xiàn)代化步伐。

一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

1.檔案數(shù)字化的保存

這是檔案管理現(xiàn)代化最核心的部分，指的是運(yùn)用信息技術(shù)，在檔案管理信息平臺的支撐下，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，從而進(jìn)行歸檔保存。檔案數(shù)字化的保存方式有利于檔案的查閱和管理，同時也能夠幫助實現(xiàn)社會資源的共享共建。首先，要實現(xiàn)檔案數(shù)字化保存需要梳理完善檔案目錄，并建立數(shù)據(jù)庫，為檔案資源的數(shù)字化錄入提供規(guī)范的依據(jù)和索引;其次，需要搭建企業(yè)專有的檔案信息平臺，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源傳輸、保存以及檔案資源共享的集成化和網(wǎng)絡(luò)化。

2.科學(xué)化的檔案保護(hù)

檔案保護(hù)工作涉及企業(yè)信息的完全問題?？茖W(xué)化的檔案保護(hù)不僅涉及企業(yè)檔案的完整保存，也需要考慮檔案的安全保護(hù)，指的是在計算機(jī)技術(shù)的背景下，通過新型載體對檔案進(jìn)行保存，如聲像檔案、機(jī)讀檔案、電子檔案等，并對承載檔案信息的U盤、光盤、硬盤等移動介質(zhì)進(jìn)行保護(hù)。同時，針對不同載體需要采取不同的保存方式，避免不適環(huán)境、不安全行為等造成檔案的損壞，影響檔案的完整性。

3.流程化的檔案管理

在檔案管理中涉及兩方面的基礎(chǔ)內(nèi)容，一是理論管理手段，即檔案管理的方法和理論指導(dǎo);二是技術(shù)手段，即信息技術(shù)。兩者相結(jié)合，有效促進(jìn)檔案管理開展是檔案管理現(xiàn)代化集中體現(xiàn)。要形成科學(xué)有效的檔案管理理論，就需要結(jié)合數(shù)字化的檔案保存重新梳理檔案管理流程，借鑒先進(jìn)做法，結(jié)合國情社情加以使用，完善檔案管理流程步驟，健全現(xiàn)代化檔案管理理論體系。而從技術(shù)手段方面來說，就需要引入先進(jìn)管理設(shè)備和技術(shù)，實現(xiàn)流程程序化，程序自動化，助推檔案現(xiàn)代化管理。

4.標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作模式

檔案從資源保存到建檔，再到維護(hù)、管理都需要建立一套與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，這也是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。因此，企業(yè)需要結(jié)合本單位需求，建立健全規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案管理現(xiàn)代化的要求，完善工作模式。其中，結(jié)合檔案現(xiàn)代化管理要求，要重點(diǎn)建好信息技術(shù)的使用規(guī)范，使之成為檔案現(xiàn)代化的重要依據(jù)，架起檔案管理和信息技術(shù)應(yīng)用之間的橋梁。

二、檔案管理現(xiàn)代化視角下企業(yè)檔案管理中的問題

1.檔案采集質(zhì)量不高，存在采集重復(fù)歸檔現(xiàn)象

在企業(yè)中存在一定的檔案采集質(zhì)量不高的問題，主要表現(xiàn)在采集重復(fù)歸檔的現(xiàn)象。這主要是由于在進(jìn)行檔案的采集和管理過程中，缺乏有效的標(biāo)準(zhǔn)和完善的企業(yè)檔案管理制度，因此檔案受到分類的影響，多以經(jīng)驗和理論為依據(jù)，沒有以實際檔案采集中存在的問題為工作導(dǎo)向，進(jìn)而解決實際問題，導(dǎo)致財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、黨政檔案等內(nèi)容之間存在重復(fù)采集的情況。因采集重復(fù)歸檔問題企業(yè)檔案管理的工作質(zhì)量便不斷下降，甚至出現(xiàn)了檔案交叉、含混不清的情況，影響了歷史資料的查閱，也難以在審計審查、紀(jì)檢審查等重要檢查過程中對重要資金使用、重大人事任免、重點(diǎn)工作開展提供有效的依據(jù)和支撐。

2.檔案管理模式相對單一，與企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展不適應(yīng)

企業(yè)檔案管理過程中一般按照歷史時間為線索，對檔案進(jìn)行編排存檔。這樣的管理模式有利于檔案的查閱，但是卻存在一個弊端，即難以保證企業(yè)所有檔案之間的關(guān)聯(lián)。因為如此做法以縱向的時間為節(jié)點(diǎn)，以單一時間的文件或者臺賬為檔案信息，縱然能夠串聯(lián)企業(yè)歷史發(fā)展脈絡(luò)，但是卻難以在橫線上展示企業(yè)發(fā)展全面。檔案現(xiàn)代化管理建立在信息技術(shù)之上，應(yīng)在管理過程中體現(xiàn)“點(diǎn)、線、鏈、面”的檔案管理理念，即由一事件出發(fā)，可查詢前后關(guān)聯(lián)事件、歷年相關(guān)事件、歷史同類事件，提高檔案管理和查閱的效率。

3.檔案管理存在風(fēng)險，對企業(yè)信息安全造成影響

主要表現(xiàn)在思想意識風(fēng)險、制度機(jī)制風(fēng)險、履職職責(zé)風(fēng)險三個方面。思想意識風(fēng)險方面，一些企業(yè)管理層或者有關(guān)監(jiān)督職能部門對檔案管理工作認(rèn)識不到位。不主動作為、不主動過問、不主動監(jiān)督落實，導(dǎo)致未能及時發(fā)現(xiàn)存在的問題。制度機(jī)制風(fēng)險方面，存在檔案管理制度不完善或不落實，內(nèi)部管理不夠規(guī)范，使得檔案日常管理工作的各環(huán)節(jié)均有可能存在導(dǎo)致檔案不安全的各類風(fēng)險。如檔案、資料交接手續(xù)不全，導(dǎo)致檔案資料數(shù)量有誤或丟失;檔案、資料整理歸檔時賬、物不符，影響檔案查找;檔案資料借閱制度不健全，執(zhí)行不力，造成檔案丟失。履行職責(zé)風(fēng)險方面，存在檔案管理人員身兼數(shù)職，疲于應(yīng)付，難以全力開展檔案管理等問題。此外，檔案管理現(xiàn)代化要求日益精細(xì)，檔案管理員專業(yè)培訓(xùn)跟不上，導(dǎo)致可能在接收檔案中沒有按標(biāo)準(zhǔn)接收，可能在檔案室管理中玩忽職守，以致檔案遺失、損壞等。

三、新時期下檔案管理現(xiàn)代化的重要性

1.檔案管理現(xiàn)代化對企業(yè)發(fā)展的重要性

隨著社會的發(fā)展，各行各業(yè)逐步推進(jìn)“數(shù)字治企”。在這條企業(yè)管理現(xiàn)代化的前進(jìn)道路中，檔案管理現(xiàn)代化也是應(yīng)有之意，順應(yīng)了時代的要求，也順應(yīng)了企業(yè)發(fā)展的需求。推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，有助實現(xiàn)企業(yè)便捷信息共享，從而打破部門之間信息孤島狀態(tài)，加強(qiáng)企業(yè)部門、崗位之間的聯(lián)動，廣泛獲取信息和資源，轉(zhuǎn)化成數(shù)字化保存形式加以存儲，助力營造“用數(shù)據(jù)說話、靠數(shù)據(jù)決策”的數(shù)據(jù)文化。同時，檔案管理現(xiàn)代化是積極響應(yīng)節(jié)約發(fā)展的舉措，有助于企業(yè)落實降本增效的要求，在提高經(jīng)濟(jì)效益上較傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性。其中數(shù)字化的管理保存形式使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省占地空間、節(jié)省庫存成本，查詢利用便捷，而且避免了反復(fù)復(fù)印資料造成的紙張和人力浪費(fèi)。

2.檔案管理現(xiàn)代化對檔案工作提升的重要性

在國家的高度重視之下，檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展，各類檔案不管是種類還是數(shù)量都大幅度增加，從而加大了檔案保存、管理和查閱的難度。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，不管是管理還是查閱都需要花費(fèi)較大的人力和時間精力，已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前社會的需求，對檔案事業(yè)發(fā)展造成阻礙，而解決這一問題的手段正是實施現(xiàn)代化的檔案管理。因此，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化是將信息技術(shù)發(fā)展紅利與檔案管理需求相結(jié)合，將為檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展提供強(qiáng)大助力。

3.檔案管理現(xiàn)代化對社會主義市場經(jīng)濟(jì)的重要性

新時期社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)不僅要求提高人們工作生活總質(zhì)量，也要求在方方面面加快現(xiàn)代化建設(shè)水平。檔案管理現(xiàn)代化正是經(jīng)濟(jì)建設(shè)不可忽視的策略之一。改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽啃畔⒓夹g(shù)、依托現(xiàn)代管理理念的檔案現(xiàn)代化管理模式，提高了檔案存儲、管理、調(diào)閱的效率，從而提升了企業(yè)現(xiàn)代化治理的水平，因此也推動了社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

四、檔案管理現(xiàn)代化視角下全面加強(qiáng)檔案管理的有效措施

1.建立健全檔案管理現(xiàn)代化體系

第一，健全檔案管理機(jī)構(gòu)。重新樹立企業(yè)檔案管理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員的職責(zé)，通過明確分工、明晰人物，提高推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的組織性。明確組織結(jié)構(gòu)工作制度，以此保證職責(zé)落實及切實解決推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題。完善檔案工作環(huán)境，加強(qiáng)硬件配備，實現(xiàn)議事有機(jī)構(gòu)、機(jī)構(gòu)有分工、職責(zé)有保證、工作有氛圍。

第二，建設(shè)檔案管理平臺。建議建設(shè)數(shù)字檔案室，這是實現(xiàn)檔案信息化的必然要求，其不僅僅是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工、簡單的建立一套檔案管理系統(tǒng)，而是運(yùn)用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，收集、管理和利用檔案信息的數(shù)字化，以檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫為核心，將數(shù)字化的檔案信息以網(wǎng)絡(luò)為媒體提供利用服務(wù)的虛擬檔案室。數(shù)字檔案室需要多個部門的協(xié)同配合，從檔案管理體制、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息化基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息采集、檔案數(shù)據(jù)錄入和管理等全環(huán)節(jié)、全鏈條、全方位改變工作模式，形成管理現(xiàn)代、服務(wù)便捷、流程一體的全新檔案管理模式。此外，還需配備檔案數(shù)字化工作的必要設(shè)備，如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、存儲設(shè)備等，為檔案管理現(xiàn)代化工作提供強(qiáng)有力的后臺保障。

第三，健全檔案管理機(jī)制。要按照國家檔案管理規(guī)定及檔案工作實際，在虛擬數(shù)字檔案室基礎(chǔ)上，以檔案利用為依據(jù)，分類制定并完善制度和規(guī)程。根據(jù)檔案公開程度，可以劃分為公開或者不公開的數(shù)字檔案，并兼顧保密原則和利用原則就兩者制定不同的管理制度。再如，根據(jù)部門和崗位性質(zhì)，對不同人員設(shè)置不同的權(quán)限、操作規(guī)范等，推動檔案合理化利用，保證企業(yè)檔案管理的流暢性和檔案內(nèi)容的安全性。因電力企業(yè)涉及基建工作較為復(fù)雜，需要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理有關(guān)職責(zé)的明確。電力企業(yè)涉及諸多基建工作，其檔案涉及面廣、內(nèi)容繁多，因此要尤為重視建設(shè)基建檔案管理制度，通過制度來保障技術(shù)人員以及檔案管理人員的工作職能，明確各方收集信息的標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)遺漏和缺失。

2.加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理質(zhì)量建設(shè)和安全管理

第一，加強(qiáng)數(shù)字檔案室使用?；谏衔乃鰯?shù)字檔案室的優(yōu)勢，要加強(qiáng)對其全面應(yīng)用，發(fā)揮其檔案數(shù)據(jù)集成和智腦的作用，及時為企業(yè)提供相關(guān)的檔案信息。要加強(qiáng)對數(shù)字檔案室中檔案數(shù)據(jù)的及時檢查和監(jiān)督，按照規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)調(diào)整，保持檔案內(nèi)容及時更新并確保數(shù)據(jù)真實性、全面性和有效性。另外，對于重要的但一時難以轉(zhuǎn)化成數(shù)字化載體的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，要進(jìn)一步完善基礎(chǔ)管理工作，將其檔案案卷歸入數(shù)字化檔案室，但仍采取實物管理的方式。

第二，筑牢安全防線。保障檔案實體安全和信息安全關(guān)系到企業(yè)信息的安全性問題。對此，在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化體現(xiàn)落地的過程中，需要尤其重視在實現(xiàn)檔案數(shù)字化存儲、檔案信息共享的同時，要筑牢檔案管理安全防線。要嚴(yán)格外包服務(wù)的管理。簽訂保密協(xié)議從制度上堵塞外包安全漏洞;嚴(yán)控異地數(shù)字化，要求檔案數(shù)字化在本單位進(jìn)行，不允許檔案失控。要強(qiáng)化數(shù)字檔案室的監(jiān)控，設(shè)備封閉USB等信息輸出接口，磁盤等存儲設(shè)備維修均在單位專人監(jiān)督下進(jìn)行，設(shè)備和場地嚴(yán)禁連接互聯(lián)網(wǎng)。要加強(qiáng)電子檔案管理。在檔案數(shù)字化時確保真實性、完整性和可用性，相關(guān)網(wǎng)絡(luò)以及存儲介質(zhì)需符合安全管理要求，對重要電子檔案進(jìn)行備份保管。

3.加大企業(yè)資金投入和檔案管理人員培養(yǎng)力度

第一，加大檔案管理信息化資金投入力度。信息化已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的重要支撐，企業(yè)在統(tǒng)籌信息化軟硬件配備時需要充分考慮檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需求，做足預(yù)算，保障資金投入，以此為檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級提供信息化的保障。企業(yè)可以借鑒成立專項資金的做法，保證有限的預(yù)算不被其他事項占用，也提高檔案管理信息化設(shè)備和系統(tǒng)采購效率及可控性。

第二，加大檔案管理人員培養(yǎng)的力度。檔案管理現(xiàn)代化在過去檔案管理的要求上，對工作人員提出了信息化、數(shù)字化等新要求，對此，檔案管理人員應(yīng)該先轉(zhuǎn)變工作理念，明確崗位定位，積極主動適應(yīng)新形勢，學(xué)習(xí)把握新要求，通過自我學(xué)習(xí)，提高自我能力，實現(xiàn)人崗匹配。在職業(yè)專業(yè)素養(yǎng)上，檔案管理人員應(yīng)該熟悉檔案工作的方針政策、法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，系統(tǒng)掌握檔案專業(yè)知識，擁有豐富的實踐經(jīng)驗和科學(xué)決策能力，還要補(bǔ)充學(xué)習(xí)統(tǒng)計分析學(xué)科知識，使用Python、Stata等軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)獲取和管理，對大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和預(yù)測，提升自身數(shù)據(jù)分析能力。企業(yè)方面，需要以提高檔案管理人員專業(yè)性和綜合素質(zhì)為出發(fā)點(diǎn)，多樣化的組織相關(guān)培訓(xùn)、講座和研討活動，幫助檔案管理人員提高素質(zhì)能力，以更好適應(yīng)新時期工作的需要。企業(yè)要為檔案管理人員考取資格證書提供機(jī)會和平臺，并引導(dǎo)檔案管理人員通過參與考試夯實基礎(chǔ)，吸收新知識。同時，需在各類培訓(xùn)中滲透涉密教育內(nèi)容，增強(qiáng)管理人員安全意識，為檔案信息安全加固思想閥門。在日常工作中加強(qiáng)與地方檔案管理領(lǐng)域、先進(jìn)檔案管理單位的合作與交流，學(xué)習(xí)各地方好的經(jīng)驗做法，打造成專業(yè)能力強(qiáng)的檔案復(fù)合型人才隊伍。在全體員工中開展檔案知識普及，提高企業(yè)職工對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，調(diào)動員工參與到推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的工作中來，形成全員合力，加強(qiáng)部門聯(lián)動，為檔案管理人員開展相關(guān)工作提供助力。

五、結(jié)束語

加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐是對企業(yè)現(xiàn)代化管理的有力支撐，也是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，更是對社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大力支持。當(dāng)前傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出不少問題，與新時代檔案管理工作的要求不相匹配，如存在檔案管理質(zhì)量不高、模式單一、風(fēng)險較大等隱患，因此企業(yè)需要對檔案管理原理進(jìn)行科學(xué)合理的分析，通過運(yùn)用現(xiàn)代化的理論知識來推動檔案管理工作朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。應(yīng)該結(jié)合實際進(jìn)一步完善建立檔案管理現(xiàn)代化體系，從機(jī)構(gòu)、平臺和機(jī)制三個方面對推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化加以保證;應(yīng)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化體系應(yīng)用落地，過程中重視對檔案內(nèi)容的管理和監(jiān)督，對檔案管理風(fēng)險進(jìn)行有效防范;應(yīng)加大檔案管理信息化建設(shè)投入的力度和對檔案管理人員教育培養(yǎng)的力度，提供基礎(chǔ)保障，切實發(fā)揮檔案管理現(xiàn)代化的價值和作用，推進(jìn)檔案事業(yè)穩(wěn)步轉(zhuǎn)型提升。

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[2]王素娟.新形勢下檔案管理現(xiàn)代化問題及改革對策[J].蘭臺內(nèi)外，2020

（作者單位：國網(wǎng)河南省電力公司濟(jì)源供電公司）

作者簡介：李悠悠（1987-），女，漢族，河南濟(jì)源人，本科，電力工程技術(shù)工程師，研究方向：檔案管理。