電子病案PDF自動集中歸檔系統(tǒng)對病案復印效率的影響

彭偉彬 曾 勇 高潤興

佛山市第一人民醫(yī)院 廣東佛山 528000

病案復印是病案室服務(wù)患者及其家屬的窗口，是患者住院診療的終末環(huán)節(jié)，高效的病案復印工作可提高患者的就醫(yī)滿意度[1]。提高病案復印工作效率的有效手段包括病案無紙化和電子病案PDF自動集中歸檔。某院于2012年實現(xiàn)了部分病案無紙化工作，減少了病案復印人員到病案庫房查找病案原件的時間。為了進一步縮短前臺人員需翻查多個信息系統(tǒng)才能復印一份完整病案的時間，該院自2018年下半年引進電子病案PDF自動集中歸檔系統(tǒng)(簡稱病案集中歸檔系統(tǒng))，該系統(tǒng)采用 APILayer 技術(shù)，通過底層消息機制及數(shù)據(jù)交換分析手段，根據(jù)需求建立自定義數(shù)據(jù)模型，自動分析提取結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，將分布的異構(gòu)數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)，如關(guān)系數(shù)據(jù)、平面數(shù)據(jù)文件等抽取后進行清洗、轉(zhuǎn)換、集成，最后加載到數(shù)據(jù)倉庫中，將分布在各個子系統(tǒng)中的電子病案信息整合在統(tǒng)一平臺進行管理、應(yīng)用，使病案借閱、病案瀏覽、病案窗口打印、病案電子版復制等一系列操作可通過統(tǒng)一平臺實現(xiàn)，并且讓病案以PDF通用標準格式存儲。

1 資料與方法

1.1 資料來源

某院自2018年1月1日起，病案復印人員每天在Excel表中登記當天每個人的實際工作量，如復印份數(shù)、復印頁數(shù)、復印金額等內(nèi)容。收集2018年1月1日—2019年12月31日每月病案復印人員登記的Excel表進行統(tǒng)計分析，共復印病案96 350份，其中包括采用系統(tǒng)前的6個月復印份數(shù)18 016份和采用后的18個月78 334份。2018年7月1日起，醫(yī)院正式采用電子病案PDF自動集中歸檔系統(tǒng)，采用該系統(tǒng)前后，病案復印人員均為5人。

1.2 統(tǒng)計學方法

對采用電子病案PDF自動集中歸檔系統(tǒng)前后進行比較，指標包括：出院病例數(shù)、復印病案數(shù)、復印率、復印總頁數(shù)、單份病案復印平均頁數(shù)、單份病案復印平均時間等。運用Excel 2007和SAS 9.1對原始數(shù)據(jù)進行分類處理和統(tǒng)計分析。服從正態(tài)分布的資料采用均數(shù)±標準差表示，兩組間均數(shù)比較采用t檢驗，趨勢性檢驗采用Cochran Armitage趨勢檢驗法。以P<0.05為差異具有統(tǒng)計學意義。

2 結(jié)果

2.1 復印趨勢及效率

該院2018年1月1日—2019年12月31日出院病例總數(shù)為221 985例，復印病案總份數(shù)為96 350份，復印率達43.4%，共計復印1 253 197頁，單份病案復印平均頁數(shù)為13.01頁，單份病案復印平均時間為11.35分鐘。經(jīng)Cochran Armitage趨勢檢驗法分析可知，該院近24個月來病案復印率呈現(xiàn)逐漸上升的趨勢，復印率從2018年1月的30.29%上升到2019年的51.9%(Z=48.6641，P<0.001)，見表1。

表1 2018年1月1日—2019年12月31日病案復印份數(shù)及效率分析

2.2 復印效率比較

采用病案集中歸檔系統(tǒng)后，平均每月復印病案數(shù)為4 351.89份，比采用前多；單份病案復印平均時間為10.27 min，比采用前短；而采用前后，單份病案復印平均頁數(shù)無統(tǒng)計學差異，見表2?？紤]到不同月份復印病案數(shù)存在不一致的情況，對采用前的病案復印效率情況進行同期對比，見表3，結(jié)果與校正前一致，平均每月復印病案數(shù)比采用前多，單份病案復印平均時間比采用前短，單份病案復印平均頁數(shù)采用前后無統(tǒng)計學差異。

表2 采用病案集中歸檔系統(tǒng)前后病案復印效率比較

表3 采用病案集中歸檔系統(tǒng)前后病案復印效率同期比較

3 討論

3.1 數(shù)據(jù)整合

為實現(xiàn)病案復印的高效化，必須對歷史紙質(zhì)病案進行電子化處理，對分布在各個數(shù)據(jù)庫的病案信息統(tǒng)一關(guān)聯(lián)整合到病案歸檔系統(tǒng)。該院的處置方法分三步。①將醫(yī)院2011年以前已建設(shè)的40萬份縮微數(shù)字化病案數(shù)據(jù)影像信息接入病案歸檔系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)病案打印、借閱、查詢、電子版病案復制等功能要求。②對2011—2014年期間(已使用電子病歷系統(tǒng)，尚未建設(shè)電子簽名系統(tǒng))約20萬份紙質(zhì)病案進行數(shù)字化處理。先紙質(zhì)打印，由醫(yī)生補簽名，再由病案室通過紙質(zhì)病案數(shù)字化掃描的方式處理上述病案，將采集到的病案影像數(shù)據(jù)信息整合至病案歸檔系統(tǒng)中進行統(tǒng)一管理。③將2014年至今已建設(shè)完的電子病歷和電子簽名的病案，直接歸檔到病案歸檔系統(tǒng)，部分無法電子化的病案，進行數(shù)字化掃描后整合到病案歸檔系統(tǒng)。

3.2 趨勢分析

2018年1月1日—2019年12月31日該院病案室每月復印總量呈現(xiàn)逐漸增長趨勢，病案復印率亦逐漸提升，從30.29%上升到51.90%。①出院人數(shù)的增長，增加了病案復印的需求；②隨著人們的健康管理意識加強及醫(yī)療保險制度的完善，病案的用途不斷在拓展，醫(yī)療保險、慢病辦卡、大病救助、復診就醫(yī)、傷情鑒定、醫(yī)療糾紛、自我留存等都需要進行病案復印[2-4]；③由于病案的生成具有一定滯后性，加上跨區(qū)域就醫(yī)普遍存在、人員流動性大、生活工作節(jié)奏快等現(xiàn)實情況，患方返回醫(yī)療機構(gòu)復印病案多有不便，迫切需要醫(yī)療機構(gòu)能夠提供病案復印郵寄服務(wù)[5]。譬如佛山市自2018年起，在市內(nèi)定點醫(yī)療機構(gòu)實施按病組分值付費方式改革，該院為市內(nèi)定點最大的三級甲等綜合醫(yī)院，此項醫(yī)保改革使得病案復印總量增加。2020年1月1日起，佛山市推出并實施佛山市商業(yè)補充醫(yī)療保險“平安佛醫(yī)?！?，只要是佛山市基本醫(yī)療保險參保人均可購買，這將在未來一定程度上繼續(xù)增加醫(yī)院醫(yī)保報銷所需的病案復印量。該院病案室設(shè)置了獨立窗口提供復印服務(wù)，因醫(yī)院規(guī)模大，每天前來復印的患者或家屬經(jīng)常處于飽和狀態(tài)，窗口從打開便一直復印到下班，沒有預約取號或者現(xiàn)場沒能取到號的患者或家屬則需次日再來復印病歷。醫(yī)院在不增加人力成本的前提下，必須通過提高復印效率才能滿足到患者或家屬的病案復印需求。

3.3 應(yīng)用效果

傳統(tǒng)病案復印模式是前臺人員接到申請單之后到病案庫翻箱倒柜地找病歷，再進行復印，這往往需要十幾分鐘甚至幾十分鐘才能完成一份病案的復印[6-7]，這除了效率低下外，還容易造成紙質(zhì)病案掉頁、折頁、起毛邊甚至遺失等情況的發(fā)生，且常年存放的病案上細菌滋生不利于工作人員的健康[8]。既往該院在2012年實現(xiàn)了部分病案無紙化后使得復印效率得到階段性提高，很大程度上減少了病案復印人員查找病案原件的時間，但在復印總量不斷增大的情況下，仍需采取其他措施進一步提高復印效率。醫(yī)院在2018年下半年與第三方機構(gòu)合作完成了電子病案PDF自動集中歸檔系統(tǒng)的部署，該系統(tǒng)將分布在各個信息子系統(tǒng)中的患者數(shù)據(jù)整合在統(tǒng)一平臺進行管理，并讓病案以PDF通用標準格式進行存儲，病案復印人員可直接在此系統(tǒng)中打印出患者所有病案資料，節(jié)約了需頻繁切換多個系統(tǒng)才能打印一份完整病案的時間。由表2和表3可看出，采用該系統(tǒng)后，在病案復印窗口處于飽和狀態(tài)下，每個月可以提高1 000余份的復印產(chǎn)量，復印效率再次得到階段性的提高。另外，采用該系統(tǒng)后，在單份病案復印平均頁數(shù)沒有改變的情況下，單份病案復印平均時間進一步縮短，由采用前的14.62 min，縮短到10.27 min，效率提高了42.36%，這也從另一個角度驗證了該系統(tǒng)可提高病案復印的效率。在病案復印人員沒有增減的情況下，復印效率的提高為醫(yī)院節(jié)省了人力物力，同時提高了就診患者及其家屬的滿意度，同時病案復印人員有更高效的復印工具輔助，亦提升了員工的滿意度。此外，在提高病案復印效率上，仍有很多其他環(huán)節(jié)可以改進，譬如在人力充足的情況下，增加機動人員為患者或家屬填寫病案復印申請表做指導工作，減少病案復印人員核對證件時產(chǎn)生的不必要爭執(zhí)及解釋工作[9-10]；借助第三方機構(gòu)力量，提供現(xiàn)場自助或半自助的病案打印服務(wù)，同時在條件允許下，實現(xiàn)病案復印的快遞服務(wù)工作[11-12]等。