數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下電子會(huì)計(jì)憑證歸檔的思考

彭子軒

摘要：在國(guó)家政策持續(xù)引導(dǎo)、電子票據(jù)市場(chǎng)不斷滲透以及新興技術(shù)發(fā)展應(yīng)用的機(jī)遇下，目前的會(huì)計(jì)管理水平面臨更高要求，加快數(shù)智化轉(zhuǎn)型升級(jí)已迫在眉睫。而電子會(huì)計(jì)憑證入賬歸檔等會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)新理念的實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵在于強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)的同時(shí)，通過(guò)部門協(xié)同聯(lián)動(dòng)，建立技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，保障會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)安全。

關(guān)鍵詞：檔案管理;會(huì)計(jì)檔案;電子會(huì)計(jì)憑證;數(shù)字化轉(zhuǎn)型

電子會(huì)計(jì)憑證，包括電子形式的財(cái)政票據(jù)、發(fā)票、行程單、客票、海關(guān)專用繳款書、銀行回單等各類會(huì)計(jì)憑證。為適應(yīng)新形勢(shì)下電子商務(wù)、電子政務(wù)發(fā)展，國(guó)家相繼出臺(tái)了一系列會(huì)計(jì)檔案電子化的政策制度，財(cái)稅領(lǐng)域管理模式實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)化走向電子化的歷史新跨越，會(huì)計(jì)檔案管理也逐漸從傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理向會(huì)計(jì)檔案電子化管理邁進(jìn)。在此背景下，研究電子會(huì)計(jì)憑證入賬歸檔問(wèn)題迫在眉睫。

1.發(fā)展機(jī)遇

1.1雙向驅(qū)動(dòng)，電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)代一觸即發(fā)

會(huì)計(jì)檔案管理在國(guó)家政策及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的雙重推動(dòng)下，經(jīng)歷了從概念階段、試運(yùn)行階段到轉(zhuǎn)正階段的飛速發(fā)展[1]。早在1979年，電子形式的會(huì)計(jì)檔案就已然萌芽;在2010年—2015年試運(yùn)行階段，以中國(guó)聯(lián)通、中國(guó)電信等為重要代表的企業(yè)開(kāi)始試點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案電子化，并取得良好的規(guī)模效率;直到2015年，修訂頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力予以肯定;其后，歷經(jīng)增值稅電子普通發(fā)票試點(diǎn)、財(cái)政電子化改革、財(cái)政電子票據(jù)管理改革、增值稅專用發(fā)票電子化試點(diǎn)，財(cái)政票據(jù)全面進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代。而“電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案具有同等效力”這個(gè)概念，終于在2020年新修訂《檔案法》中予以正式明確，并在《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（簡(jiǎn)稱“《通知》”）中加以強(qiáng)調(diào)。而這一系列政策引導(dǎo)下所帶來(lái)的會(huì)計(jì)檔案管理模式的迭代升級(jí)，為2021年《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提及的數(shù)字轉(zhuǎn)型發(fā)展目標(biāo)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1.2科技賦能，助力會(huì)計(jì)檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展

“大智移云物”技術(shù)不斷為傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式、管理模式和組織模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)賦能。2016年底，作為戰(zhàn)略性前沿技術(shù)，“區(qū)塊鏈”被列入國(guó)務(wù)院“十三五”國(guó)家信息化規(guī)劃，以其為主要代表的新興科技正得以應(yīng)用。2020年，國(guó)內(nèi)首個(gè)“區(qū)塊鏈電子檔案平臺(tái)”正式上線，旨在解決中小微企業(yè)電子票據(jù)報(bào)銷、入賬及歸檔的全流程電子化和自動(dòng)化問(wèn)題，并利用該技術(shù)保障電子會(huì)計(jì)文件到電子會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)變過(guò)程中的真實(shí)、有效、完整和安全等要求。這些新興技術(shù)在電子會(huì)計(jì)檔案方向上的發(fā)展與應(yīng)用對(duì)于檔案治理、資源、利用、安全體系建設(shè)具有深遠(yuǎn)意義。

2.管理挑戰(zhàn)

在國(guó)家政策持續(xù)引導(dǎo)、電子票據(jù)市場(chǎng)不斷滲透以及新興技術(shù)發(fā)展應(yīng)用的機(jī)遇下，新形勢(shì)已對(duì)單位的信息技術(shù)管理水平提出更高要求，加快數(shù)智化轉(zhuǎn)型升級(jí)已迫在眉睫，電子會(huì)計(jì)憑證入賬歸檔等管理工作正面臨一定困境與挑戰(zhàn)：

2.1軟硬件條件薄弱

隨著電子會(huì)計(jì)憑證的出現(xiàn)，會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化歸檔進(jìn)程正逐漸加速?！锻ㄖ分忻鞔_規(guī)定，以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證。由此衍生的問(wèn)題是：只歸檔電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件并不合法，且很容易陷入“電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)打印件同時(shí)歸檔，面臨高成本、低效率等問(wèn)題”以及“按要求可只歸檔電子會(huì)計(jì)憑證，但受檔案管理水平和軟硬件條件限制，多數(shù)單位并不能滿足單套歸檔條件”的兩難境地。因此，如此權(quán)衡之后，在會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)仍會(huì)采用“雙套制”辦法，導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)憑證歸檔方式無(wú)法“破冰”。

2.2數(shù)據(jù)安全無(wú)法保證

單位可通過(guò)規(guī)范接口、規(guī)范數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換格式將會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)的流通和原始憑證的電子化，但相比之下，外部電子會(huì)計(jì)憑證的收集、歸檔、保存難度更大，著重體現(xiàn)在安全保存、讀取可靠以及防止篡改這幾個(gè)關(guān)鍵性要素。與此同時(shí)，票據(jù)電子化后所帶來(lái)的物理防偽性能消失，使得票據(jù)真?zhèn)伪鎰e難度升級(jí)，還加大了票據(jù)重復(fù)報(bào)銷、虛假發(fā)票入賬的風(fēng)險(xiǎn)，電子會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性無(wú)法得到有力保證。

2.3人才隊(duì)伍能力不足

現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的革新，會(huì)計(jì)檔案管理工作涉及“財(cái)務(wù)管理”、“檔案管理”、以及“信息化技術(shù)”多重領(lǐng)域，但事實(shí)上，多數(shù)單位人才隊(duì)伍的管理能力不足以適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)于復(fù)合型人才的需要，缺乏財(cái)務(wù)管理、檔案管理以及信息技術(shù)知識(shí)的人才隊(duì)伍無(wú)法在信息化時(shí)代順利開(kāi)展工作，也不利于電子會(huì)計(jì)檔案的管理[2]。

2.4制度體系相對(duì)落后

各單位一定程度上存在管理理念和制度體系相對(duì)落后的情況，受“保守”理念和現(xiàn)實(shí)條件的制約，有些單位“不敢破冰”或是“不知該如何破冰”，由此導(dǎo)致現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理制度未根據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)、規(guī)章制度等文件及時(shí)進(jìn)行修訂完善，沿用傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理理念無(wú)法指導(dǎo)實(shí)際工作。

3.實(shí)現(xiàn)路徑

良好的信息基礎(chǔ)、合規(guī)的法律政策環(huán)境和成功的試點(diǎn)實(shí)踐，可以促進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展，受中國(guó)聯(lián)通[3]、中國(guó)電信[4]等公司為代表的會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)啟示，各單位可從以下幾方面解決電子會(huì)計(jì)憑證入賬、歸檔困境：

3.1強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)

從管理制度和軟硬件設(shè)施保障著手，進(jìn)一步建立完善能夠適應(yīng)新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案電子化的制度體系，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，并利用互聯(lián)網(wǎng)接入已經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔接口，將已檢測(cè)的電子會(huì)計(jì)文件和其元數(shù)據(jù)傳輸至電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，將收集的數(shù)據(jù)信息資源存入信息數(shù)據(jù)庫(kù)，成為管理電子會(huì)計(jì)檔案全生命周期的信息平臺(tái)。

3.2建立技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

制定統(tǒng)一的電子會(huì)計(jì)檔案歸檔接口，界定電子會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，明確歸檔流程、著錄項(xiàng)等業(yè)務(wù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);制定會(huì)計(jì)電子檔案接入標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)與會(huì)計(jì)電子檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)在線對(duì)接[5]。

3.3健全安全保障體系

建立以信息網(wǎng)絡(luò)保障、電子檔案使用、IT系統(tǒng)安全為核心的安全保障體系[6]。建立安全權(quán)限控制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一用戶與認(rèn)證管理，將電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的云端和網(wǎng)絡(luò)安全納入信息化安全管理體系。

3.4強(qiáng)調(diào)部門協(xié)同聯(lián)動(dòng)

建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，明確財(cái)務(wù)、檔案、信息化部門職責(zé)，推動(dòng)業(yè)務(wù)與檔案深度融合，確保會(huì)計(jì)檔案電子化工作質(zhì)量。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)電子會(huì)計(jì)文件的收集與整理工作，檔案部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管與利用工作，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作予以監(jiān)督、指導(dǎo)，信息化部門負(fù)責(zé)相關(guān)平臺(tái)的規(guī)劃、建設(shè)及安全穩(wěn)定地運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)

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[]楊茜雅.會(huì)計(jì)檔案電子化助力財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型——中國(guó)聯(lián)通在全國(guó)率先推行會(huì)計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作[J].中國(guó)檔案，2015（02）：25-27.

[]孔繁杰.創(chuàng)新檔案管理打造綠色賬本——中國(guó)電信會(huì)計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)實(shí)踐[J].中國(guó)檔案，2015（02）：28-29.

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