企業(yè)電子文件檔案管理問題分析及管理之思考

摘要：隨著檔案信息化工作的開展，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。為了更好的開展檔案信息化工作，提高工作效率，發(fā)揮檔案資源價值，企業(yè)就要加強對電子文件檔案管理要求，

關鍵詞：企業(yè) 電子文件 檔案管理 問題分析 工作思考

辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA）的出現(xiàn)，使檔案的生成方式和管理模式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)載體檔案的管理和利用方式有很大差異。并且隨著企業(yè)信息技術的迅猛發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，電子文件管理實踐不斷推進，電子文電子文件已成為當今信息化建設的基本構成要素，對提高辦公效率和工作質(zhì)量發(fā)揮著積極作用。近年來，隨著國家電子文件管理的各項標準的頒布實施，為我國電子文件管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、政策制定等提供了強有力的組織保障，逐步形成了一些適合我國國情的關于電子文件管理的制度性策略。為更好的適應企業(yè)發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，檔案信息化建設作為企業(yè)信息化建設的重要組成部分勢在必行，在信息技術日新月異的今天，探討如何更加有效的提高其應用水平，是勢在必得。。

一、企業(yè)電子文件的特點

按電子文件產(chǎn)生的工作領域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務、處理一般事務或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，它們都是以文本、圖像、聲音或影像等形式存在。另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動的技術性電子文件，如CAD、CAM 等生成的電子文件。一是具有紙質(zhì)文件和其它文件無可比擬的優(yōu)越性。即快捷性與可塑性，它改變了傳統(tǒng)收發(fā)文件的流程。二是電子文件對設備具有依賴性。電子文件必須借助計算機才能看得見，全部活動由計算機來實現(xiàn)。三是電子文件改變了文件處理的動轉方式，具有共享性。依靠計算機和網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)多途徑檢索、多用戶共享的功能。四是電子文件與傳統(tǒng)文件相比較具有易更改性。其主要表現(xiàn)在兩個方面：一是人為修改;二是通過互聯(lián)網(wǎng)進行的，比較容易被非法侵入或感染病毒。

二、單位電子文件歸檔面臨的問題

（一）電子文件的保管問題

雖然OA系統(tǒng)提供了實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理檔案數(shù)據(jù)的有條件，但大多考慮了公文的建立、流轉、辦理等環(huán)節(jié)，而對辦理完畢后的電子文件的歸檔管理在系統(tǒng)中體現(xiàn)的不多：1、電子文件有人辦、無人管，在完成了運轉程序之后不能及時歸檔，或因傳閱者長期出差不在為進行辦理使得辦理流程不能及時結束歸檔，是文件處于失控狀態(tài);2、電子文件有保存無管理，電子文件以物理形態(tài)保存下來，但是沒有保證其真實、完整、可用的系統(tǒng)管理，并且對文件的“四性”檢測無法保證;3、已經(jīng)意識到電子文件科學管理的必要性，但目前還缺乏科學管理電子文件的技術能力，正在探索新的管理方法。

（二）電子文件前端控制問題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的歸檔管理是文件辦理完畢后移交給檔案管理部門，這才意味著對該份文件開始實施管理。而電子文件的管理強調(diào)的是對紙質(zhì)檔案管理中的許多控制手段提前在文件形成之時即由計算機自動管理，檔案工作者要主動介入系統(tǒng)的設計，從獨立的檔案管理者成為文件形成者、利用者及管理者的合作者。將紙質(zhì)檔案管理中的許多控制手段提前至文件形成之時進行，也就是說，對文件的分類、鑒定及其文件題名、時間、主題詞等著錄項的標引，都事先設計于程序中由計算機自動執(zhí)行，即所謂前端控制，是電子文件 歸檔管理的核心問題。從紙質(zhì)文件的滯后管理到電子文件的前端控制;從被動的、獨立的對紙質(zhì)文件的手工管理到主動的、合作的自動化管理方式是檔案人員面臨不同載體管理模式轉變的問題。

（三）業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)接口管理問題

隨著企業(yè)信息化發(fā)展，各業(yè)務電子管理系統(tǒng)投入使用，但是往往沒有檔案人員深度參與功能設計，缺乏符合要求且自動化程度高的電子文件歸檔管理功能，格式不統(tǒng)一，相互不兼容，難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性、可用性，是檔案長期可讀、通用兼容、實現(xiàn)效力的技術障礙。

（四）電子文件管理標準不完善

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因檔案工作標準體系不完善。隨著信息化工作的開展，檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮越來越多的歸檔

三、單位電子文件歸檔管理的工作思考

隨著企業(yè)信息化工作的開展，加強檔案信息化建設也是必不可少的工作。結合工作實際，我認為應該從以下幾個方面開展電子文件歸檔管理工作。

（一）更新觀念，改變傳統(tǒng)文件歸檔管理模式

推動電子文件歸檔管理，首先不是解決技術問題，而是解決人員的思想障礙和觀念轉變問題，也就是檔案工作人員自身要接受電子文件管理手段，適應檔案信息化工作環(huán)境，逐步推進從紙質(zhì)文件的歸檔向電子文件的歸檔轉變;從注重文件的保管性向注重文件的利用性轉變。傳統(tǒng)的文件歸檔流程有一套成熟的動作機制、動作模式，它有很強、很大的慣性，如果不改變傳統(tǒng)的文件歸檔模式、工作機制的話，電子文件歸檔模式推行起來也很困難。在實施電子文件歸檔時，對公文歸檔流程的改變要持積極慎重的態(tài)度，一方面要要積極推動變革，對不適應并影響和阻礙電子文件效率發(fā)揮的公文管理和歸檔措施進行修改;另一方面在具體的操作流程上也要謹慎行事，防止由于盲目修改和電子文件本身具有易變、易逝、平臺依賴性的特性而造成公文歸檔管理上出現(xiàn)漏洞和偏差，導致檔案的準確、完整、真實與安全受損。因此，要高度重視電子文件的歸檔管理，逐步建立和完善電子文件歸檔管理的框架，確保電子文件的真實性和安全保存、方便利用。單位電子文件歸檔應結合工作實際，適應現(xiàn)行的檔案管理制度，制定自己的工作制度和流程。

（二）堅持文件形成部門歸檔的原則，實現(xiàn)檔案部門對電子文件的集中統(tǒng)一管理

文件形成部門歸檔是檔案工作的基本原則之一，其目的是文件形成部門承擔起對承辦文件的歸檔責任。在企業(yè)信息化工作開展之后，強調(diào)電子文件部門歸檔是十分必要的，如果一味的強調(diào)簡化歸檔程序，將大量的未經(jīng)部門審核的電子文件推給檔案部門，勢必無法確保歸檔的質(zhì)量，同時也給以后的電子檔案的管理和利用帶來隱患。因此，在具體實踐中，要求文件形成部門及時審核本部門需歸檔的電子文件，兼職檔案管理員應按照要求完成歸檔要素的填寫，如文件編號、文件提名、頁數(shù)、保密期限、秘級、保管期限等，才能完成檔案的移交，電子文件與其相應的紙質(zhì)文件在歸檔責任和內(nèi)容上保持一致。檔案部門應站在企業(yè)信息化建設的前列，處理好各項工作關系包括：在完成傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔的同時重視信息資源建設;在進行室藏數(shù)字化的同時重視電子文件的接收;在電子資源形成的同時重視建立電子資源利用體系。這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，實現(xiàn)電子文件的統(tǒng)一歸檔管理，提高電子文件的質(zhì)量。檔案工作者通過與電子文件的形成部門、網(wǎng)絡技術人員和軟件開發(fā)設計人員的溝通，采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使電子文件與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮企業(yè)效用，為企業(yè)科研、生產(chǎn)服務。在電子文件形成前期，檔案部門應與形成部門多溝通、多指導、多交流，結合業(yè)務工作優(yōu)化和完善自己的工作流程和管理制度。

（三）做好前段控制，規(guī)劃好業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的借接口管理

隨著企業(yè)信息化發(fā)展，各業(yè)務電子管理系統(tǒng)投入使用，但是往往沒有檔案人員深度參與功能設計，缺乏符合要求且自動化程度高的電子文件歸檔管理功能，格式不統(tǒng)一，相互不兼容，難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性、可用性，是檔案長期可讀、通用兼容、實現(xiàn)效力的技術障礙。例如，我單位現(xiàn)在使用的財務管理系統(tǒng)，雖然實現(xiàn)了電子合同的歸檔，但是未與檔案管理系統(tǒng)進行接口連接，沒有實現(xiàn)電子文件著錄要素和電子文件在線歸檔，需要完成接口和規(guī)范電子合同歸檔制度和流程，對電子合同文件歸檔資料的完整性、真實性進行確認，確保電子合同的真實性、完整性、可靠性、可用性。

（四）規(guī)范管理要求，完善電子文件管理制度體系

規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要條件，也是加強檔案信息化建設的可靠保證。在搞好軟硬件建設的同時，做好電子文件檔案管理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，電子文件管理工作與日常檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，所以我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立電子文件管理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住電子文件工作規(guī)范化、標準化的人口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。不斷深化的工作實踐證明，材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷與裝訂質(zhì)量則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們一定要注意解決好立卷方法問題，以利于檔案規(guī)范化管理。同時，需要我們通過工作時間，結合現(xiàn)有的電子文件檔案管理標準、制度等制定適合自身工作需要的標準體系。

參考文獻

1、張靜、王春曉.電子檔案文件面臨的問題和對策.農(nóng)業(yè)管理 2013 35～36。

2、周霞. 電子文件管理歸檔淺析 .中國民用航空.2014 87～88。

作者簡介：

馬元元（1982-），女，陜西延安市富縣，助理館員，本科，主要從事檔案管理工作