探索基于公共開放軟件的高職院校移動(dòng)門戶建設(shè)

鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院 趙紫萱 楊俊紅

利用公共開放軟件強(qiáng)大的軟件生態(tài)環(huán)境建設(shè)校園移動(dòng)門戶，增強(qiáng)校內(nèi)移動(dòng)辦公體驗(yàn)。本文將闡述在公共開放軟件上實(shí)現(xiàn)校內(nèi)個(gè)性化的移動(dòng)門戶平臺(tái)改造的思路和實(shí)踐，為智慧校園提供新的可能性。文章以鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院依托釘釘平臺(tái)構(gòu)建移動(dòng)校園門戶的實(shí)踐為例。

隨著應(yīng)用系統(tǒng)向便攜性、輕量化發(fā)展，我校面臨智慧校園門戶無法滿足校內(nèi)教職工移動(dòng)辦公需求的問題。因智慧校園門戶升級(jí)建設(shè)周期較長(zhǎng)，為短期內(nèi)優(yōu)化教職工辦公體驗(yàn)，于2017年底引入公共開放軟件平臺(tái)——釘釘。借助釘釘系統(tǒng)生態(tài)，快速搭建起移動(dòng)端校園門戶，逐步融合校內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，解決多項(xiàng)校內(nèi)工作痛點(diǎn)問題，擴(kuò)展信息化工作思路。

1 校內(nèi)工作痛點(diǎn)

1.1 校園門戶不適應(yīng)移動(dòng)端交互方式

我校智慧校園門戶將校內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)入口集中在平臺(tái)上，集成公告通知、消息推送、查詢等功能模塊，實(shí)現(xiàn)一個(gè)平臺(tái)一套賬戶訪問校內(nèi)資源的目標(biāo)。而智慧校園門戶建于2014年，不適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代業(yè)務(wù)系統(tǒng)多平臺(tái)、輕量化的需求，應(yīng)用界面缺乏移動(dòng)端的適應(yīng)性，消磨用戶對(duì)門戶平臺(tái)使用的積極性，失去校內(nèi)資源集約化后的工作效能優(yōu)勢(shì)。

1.2 校內(nèi)信息溝通渠道不暢通

觀察校內(nèi)通訊模式的發(fā)展，主要存在三種：電話郵件、社交軟件和校園門戶消息機(jī)制。前兩種方式均存在采集、更新全校教職工通信方式難度大，信息傳輸分散的問題。智慧校園門戶集中管理信息發(fā)送和展示，用戶聯(lián)絡(luò)方式存儲(chǔ)于平臺(tái)的個(gè)人賬戶內(nèi)。然而智慧校園門戶在移動(dòng)互聯(lián)時(shí)期用戶黏度低，用戶不會(huì)在改變聯(lián)絡(luò)方式時(shí)及時(shí)更新平臺(tái)賬戶信息，難以通過門戶平臺(tái)形成覆蓋全體教職工的有效聯(lián)絡(luò)，最終形成更為分散的消息傳輸模式，影響工作整體效率。

1.3 教職工協(xié)同辦公能力較弱

校內(nèi)協(xié)同辦公場(chǎng)景豐富，教職工經(jīng)常面臨業(yè)務(wù)審批、信息查詢、項(xiàng)目申報(bào)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等工作。在當(dāng)前多校區(qū)辦公的背景下，缺乏有效的管理應(yīng)用工具，影響教職工工作體驗(yàn)，例如紙質(zhì)審批耗時(shí)耗力；業(yè)務(wù)流程不清晰，信息查詢不簡(jiǎn)潔；多人合作工作文檔，版本保存混亂等。

2 釘釘校園移動(dòng)門戶平臺(tái)實(shí)踐

公共開放軟件通常提供基礎(chǔ)版本以適應(yīng)不同單位組織的管理需求，故而功能普遍性高，要實(shí)現(xiàn)學(xué)校個(gè)性化的需求，應(yīng)了解軟件的功能模塊，再結(jié)合學(xué)校業(yè)務(wù)場(chǎng)景靈活運(yùn)用。學(xué)校的釘釘校園移動(dòng)門戶平臺(tái)建設(shè)歷經(jīng)三個(gè)發(fā)展階段，首先在使用中探索軟件功能，其次進(jìn)行自建應(yīng)用工作，最后校內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與釘釘對(duì)接，打造出目前穩(wěn)定運(yùn)行的移動(dòng)門戶。

2.1 通訊錄系統(tǒng)

釘釘應(yīng)用服務(wù)圍繞組織賬戶，個(gè)人釘釘用戶加入組織賬戶后，享有組織賬戶內(nèi)的公共服務(wù)。為便于組織賬戶對(duì)個(gè)人用戶管理，釘釘采用通訊錄系統(tǒng)，邏輯性管理單位內(nèi)部組織架構(gòu)和部門成員。通訊錄系統(tǒng)是釘釘組織平臺(tái)應(yīng)用服務(wù)的前提。

我校整體部門結(jié)構(gòu)可簡(jiǎn)單地分為兩級(jí)，釘釘通訊錄系統(tǒng)是一個(gè)樹型結(jié)構(gòu)，故而將學(xué)校作為根節(jié)點(diǎn)，部門作為樹的分支結(jié)點(diǎn)，各部門下的成員作為樹的葉子結(jié)點(diǎn)，形成深度為4的組織樹。每個(gè)部門的責(zé)任人位于樹的第三層，作為主管負(fù)責(zé)管理其部門下的所有相關(guān)事宜。

圖1 校內(nèi)釘釘通訊錄結(jié)構(gòu)示例

在通訊錄內(nèi)，可自定義展示校內(nèi)個(gè)人卡片，直觀顯示出其所屬部門、職位、辦公地點(diǎn)、辦公座機(jī)和移動(dòng)電話等信息，方便組織內(nèi)部人員查找。值得一提的是，個(gè)人用戶使用手機(jī)號(hào)注冊(cè)賬戶，故而當(dāng)個(gè)人手機(jī)號(hào)碼變更時(shí)，也需及時(shí)更新釘釘賬戶，使個(gè)人加入到維護(hù)單位通訊錄信息中。

2.2 溝通交流

釘釘平臺(tái)擴(kuò)寬校內(nèi)消息傳輸渠道，組織通訊錄內(nèi)的人員無需被添加為好友，即可采取多種方式實(shí)現(xiàn)不同場(chǎng)景下的通訊：即時(shí)消息、群組消息、Ding消息、公告、視頻會(huì)議等。建立有效的信息反饋機(jī)制，所有消息渠道具有已讀未讀功能，釘釘特色Ding消息通過應(yīng)用內(nèi)消息、短信和電話的方式一鍵通知到未讀人員，確保消息必達(dá)。在疫情嚴(yán)重時(shí)期，依靠釘釘多樣溝通模式，我校在防疫辦公室和教職工之間建立起信息傳遞的橋梁。

2.3 協(xié)同辦公

釘釘系統(tǒng)提供多種協(xié)同辦公能力，包括釘釘群、文檔合作、會(huì)議等，功能相互融合，適應(yīng)多樣化合作辦公場(chǎng)景需求。

釘釘群提供便捷小組工作溝通，我校常用內(nèi)部群有部門群、角色群、項(xiàng)目群等。其中，部門群按照組織架構(gòu)自動(dòng)創(chuàng)建，部門群內(nèi)成員自動(dòng)隨著人員調(diào)動(dòng)自行調(diào)整，保證部門內(nèi)部工作交流環(huán)境。云端智能文檔解決數(shù)據(jù)填報(bào)，申報(bào)書編寫等問題，實(shí)現(xiàn)多人在線共同編輯文檔，所有修改記錄和文件版本均被記錄下來，方便信息回溯。會(huì)議日程系統(tǒng)，滿足從會(huì)議通知、會(huì)議簽到，乃至?xí)h期間全過程的高效會(huì)議行政服務(wù)。若召開會(huì)議的成員不在同一地點(diǎn)時(shí)，可借助直播或視頻會(huì)議系統(tǒng)保障會(huì)議順利進(jìn)行。

2.4 一站式辦事服務(wù)大廳

將釘釘工作臺(tái)作為校內(nèi)審批與服務(wù)應(yīng)用的入口，形成一站式辦事服務(wù)大廳，不僅可以按照應(yīng)用功能分類，校內(nèi)教職工也可自行將常用應(yīng)用設(shè)置在頂端，簡(jiǎn)化查找過程。

辦事大廳內(nèi)審批與服務(wù)應(yīng)用除部分來自于校內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，其他采用釘釘原生和第三方系統(tǒng)。在釘釘上將校內(nèi)業(yè)務(wù)流程電子化，進(jìn)一步邁近“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓教職工少跑腿”的目標(biāo)。2018年底，我校在釘釘平臺(tái)上自建電子審批與服務(wù)共12個(gè)，截止到2020年底，上線32個(gè)自建應(yīng)用服務(wù)，覆蓋校內(nèi)行政辦公、財(cái)務(wù)報(bào)銷、人事考勤、教學(xué)管理、科研申報(bào)、信息化服務(wù)、后勤服務(wù)等業(yè)務(wù)。疫情期間，迅速搭建教職工健康打卡及入校管理系統(tǒng)，滿足校內(nèi)防疫工作的需求。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，2020年教職工不見面簽字44072次，完成審批及服務(wù)17423件。

2.5 校內(nèi)應(yīng)用系統(tǒng)功能對(duì)接

借助釘釘開放接口，通過統(tǒng)一身份認(rèn)證方式實(shí)現(xiàn)與校內(nèi)多項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接。對(duì)接主要有兩種方式，一種是系統(tǒng)消息推送，業(yè)務(wù)系統(tǒng)將通知消息發(fā)送到釘釘，工作在業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)處理。另一種是將功能模塊集成至釘釘內(nèi)，在釘釘內(nèi)接收信息并處理工作。從技術(shù)角度來看，主流應(yīng)用系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，以HTML5為標(biāo)準(zhǔn)，依靠釘釘內(nèi)置的瀏覽器可直接實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能整合。而隨著釘釘在市場(chǎng)的推廣，眾多系統(tǒng)廠商已實(shí)現(xiàn)適應(yīng)釘釘U(kuò)I界面方式，專門推出釘釘版本的業(yè)務(wù)應(yīng)用。

3 釘釘校園移動(dòng)門戶平臺(tái)使用體驗(yàn)

使用公共開放軟件作為校內(nèi)移動(dòng)門戶平臺(tái)，具有多項(xiàng)優(yōu)勢(shì)，與校內(nèi)自建智慧校園門戶平臺(tái)功能互補(bǔ)。公共開放軟件基于公有云，軟件單位提供基礎(chǔ)運(yùn)維保障。公有云服務(wù)節(jié)點(diǎn)多，單一節(jié)點(diǎn)故障不影響使用。而校內(nèi)突發(fā)停電故障時(shí)，外部的公有云業(yè)務(wù)不受影響，保障校內(nèi)協(xié)同辦公持續(xù)性。軟件提供的基礎(chǔ)功能強(qiáng)大，能夠快速搭建使用，及時(shí)響應(yīng)工作需求。我校將釘釘?shù)幕A(chǔ)功能用在多個(gè)工作場(chǎng)景，例如釘釘考勤管理教職工出勤；簽到功能管理教職工掛職鍛煉；智能報(bào)表實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)；智能云打印實(shí)現(xiàn)物聯(lián)打印。此外，公共開放軟件具有專業(yè)的技術(shù)支撐隊(duì)伍，釘釘自有研發(fā)團(tuán)隊(duì)維護(hù)軟件版本更新，保障安全性的同時(shí)提供新功能模塊以拓展適用工作場(chǎng)景，如2020年初釘釘版本更新中的公共日歷功能適用于校歷的動(dòng)態(tài)應(yīng)用。

在實(shí)際使用中，公共開放的釘釘平臺(tái)生態(tài)系統(tǒng)在面向大型高職院校的應(yīng)用中略有不足。釘釘推出面向?qū)W校場(chǎng)景的教育版本，其重點(diǎn)在K12學(xué)校教學(xué)、家?；?dòng)的管理上。K12學(xué)校規(guī)模相比高職院校規(guī)模較小，辦公行政業(yè)務(wù)要求不高，依靠釘釘提供的輕量化整合方案，僅需要熟悉應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)維人員管理，即可滿足信息化辦公管理需求，少量投入獲得大的工作效率提升。而對(duì)于高職院校，業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，部分部門業(yè)務(wù)需要專業(yè)的系統(tǒng)支撐，單一依靠釘釘應(yīng)用系統(tǒng)生態(tài)無法徹底滿足業(yè)務(wù)需求，集成系統(tǒng)的方式只能實(shí)現(xiàn)部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)與移動(dòng)平臺(tái)的整合。

此外，使用公共開放平臺(tái)面臨數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及安全管理的問題，在公共軟件平臺(tái)上產(chǎn)生的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)保存在公有云上，既不滿足智慧校園平臺(tái)數(shù)據(jù)集約化存儲(chǔ)管理，對(duì)于當(dāng)前的高職院校數(shù)據(jù)管理也存在挑戰(zhàn)。

采用公共開放軟件釘釘將校內(nèi)工作交流和業(yè)務(wù)服務(wù)融于一個(gè)平臺(tái)中，做到校內(nèi)辦公業(yè)務(wù)在移動(dòng)端高度集成化，使教職工脫離工作空間的束縛。三年間，釘釘校園移動(dòng)門戶平臺(tái)在校內(nèi)建立扎實(shí)的使用基礎(chǔ)，校內(nèi)教職工已形成圍繞移動(dòng)門戶平臺(tái)工作的習(xí)慣，每個(gè)工作日上線率在90%以上?；诠查_放軟件建設(shè)的移動(dòng)門戶平臺(tái)發(fā)展良好，不僅依賴于方便、快捷、靈活的功能模塊，同樣也離不開管理政策的支持和運(yùn)維人員的努力。有效的管理與運(yùn)營(yíng)機(jī)制，以及不斷學(xué)習(xí)的運(yùn)營(yíng)人員將為公共開發(fā)軟件在校內(nèi)的應(yīng)用注入活力。