淺析校長信箱的建設(shè)與發(fā)展

林燕霞　劉偉釗

摘要：建設(shè)校長信箱對推動學(xué)校民主建設(shè)，落實依法治校，加強信息公開有著重要的意義。本文以BA大學(xué)為例，分析其運行機制、來信分類及扎堆現(xiàn)象等基本建設(shè)情況，進(jìn)一步剖析其存在的問題，并從高校管理機制，橫向協(xié)調(diào)力度，定期研判等方面進(jìn)行了有益的探索，架構(gòu)起學(xué)校與師生有效溝通的橋梁。

關(guān)鍵詞：校長信箱;信息公開;依法治校

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，互聯(lián)網(wǎng)在師生參與學(xué)校的管理扮演著日益重要的角色，師生通過網(wǎng)絡(luò)媒體行使知情權(quán)、參與權(quán)、表達(dá)權(quán)和監(jiān)督權(quán)，為順應(yīng)形勢與時代的發(fā)展，為進(jìn)一步拓寬信息溝通渠道，收集對學(xué)校改革發(fā)展的意見和建議，推動學(xué)校民主建設(shè)，落實依法治校，加強信息公開，各高校于2000年開始先后推出了校長信箱的網(wǎng)絡(luò)問政方式。

本文以BA大學(xué)為例，通過2018至2020年的校長信箱相關(guān)數(shù)據(jù)分析，了解師生的關(guān)注點、痛點和難點，有利于我們直擊問題。

一、BA大學(xué)校長信箱的建設(shè)基本情況

（一）2018年至2020年校長信箱的來信情況

綜合近三年來信情況，主要內(nèi)容包括涉及學(xué)校改革、發(fā)展、穩(wěn)定方面的意見建議、關(guān)系師生員工切身利益的問題、對相關(guān)單位不受理或處理結(jié)果不滿意的問題、反映有關(guān)人員的問題等。其中，基建后勤類約占32%，教學(xué)類約占29%，學(xué)生管理類約占12%，人事工作相關(guān)約占3%，其它還包括體育場地使用、財務(wù)收費、校園安全、圖書館設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。反映問題較為突出的內(nèi)容包括：宿舍住宿條件差，熱水供應(yīng)、用電、空調(diào)故障修理不及時，圖書館、教室學(xué)習(xí)環(huán)境有待改善等。

（一）校長信箱扎堆現(xiàn)象的原因分析

第一、教師來信少。校長信箱98%是學(xué)生來信，教師來信相對較少，主要是由于教師表達(dá)渠道相對明確，“條條大路通羅馬”，教師可以向所在部門、人事處等職能部門直接反映，縮短辦理時間及溝通線條，有利于快速解決問題。學(xué)生了解渠道有限，所反映的綜合問題、校級層面問題所在輔導(dǎo)員、二級學(xué)院是難以解決，因此，更多學(xué)生寄希望于校長信箱解決綜合性難題。

第二、學(xué)生來信的主要聚集于基建、及教學(xué)方面的問題。在學(xué)校的簡介中，BA建校歷史較長，基礎(chǔ)硬件設(shè)施時間較長，再加上學(xué)校近年來快速發(fā)展，部分配套設(shè)施未能及時跟上，校區(qū)分散，設(shè)備老化維修效率較低，基建硬件等問題成了學(xué)生“吐槽”的問題。關(guān)于教學(xué)方面的問題，與學(xué)生最為利益相關(guān)的問題。學(xué)生是受教育者，也是教育過程的主體，教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)安排、教學(xué)方法等都與學(xué)生息息相關(guān)，也成了學(xué)生日常最關(guān)注的話題。2020年教學(xué)問題激增，主要是疫情期間，采用網(wǎng)絡(luò)授課，學(xué)生關(guān)于網(wǎng)絡(luò)授課的來信及書本的郵寄問題反映較多。

第三、校長信箱來信量逐年遞增。在數(shù)據(jù)中，從2018年至2020年逐年遞增大概40份，這主要是由于學(xué)生逐漸了解校長信箱是解決問題的有效辦法，在學(xué)校的非官方的公眾號中學(xué)生的評論也證實該想法，非官方公眾號有學(xué)生在討論一些學(xué)校存在的問題，學(xué)生評論到：“可以通過寫信給校長信箱，解決問題很快?！绷硪环矫?，輔導(dǎo)員的引導(dǎo)和宣傳也是校長信箱來信越來越多的原因之一。通過訪問部分輔導(dǎo)員，他們表示，均有向?qū)W生推薦校長信箱，如果有需要可以寫信。

二、校長信箱運行過程中的存在問題分析

（一）制度建設(shè)不完善，原則性不強

該校未形成校長信箱管理制度，可能導(dǎo)致各部門對于校長信箱的設(shè)置定位不清晰，缺少科學(xué)的判斷，同時影響職能部門了解學(xué)生的思想動態(tài)，甚至是可能影響學(xué)校能夠掌握相關(guān)輿情的情況。對校長信箱的回復(fù)等時限缺少有效規(guī)定，在辦理時約定俗成是3天內(nèi)給予回復(fù)，但是由于有些內(nèi)容涉及面廣、綜合性強、協(xié)調(diào)難度大，3天內(nèi)是無法完成的，影響部門辦理的積極性，缺少分類處理的指引及時限。

（二）部分部門不夠重視，跨部門溝通難

在回復(fù)來信學(xué)生過程中，部分部門回復(fù)不積極主要由于校長信箱出現(xiàn)扎堆現(xiàn)象，增加了部門職能部門工作量，有的部門人員把處理校長信箱當(dāng)做“軟任務(wù)”，先干本職工作等再來完成校長信箱內(nèi)容，或是忙起來忽略校長信箱內(nèi)容，而延誤了辦理時間，主要還是思想上不夠重視。

在學(xué)生來信中，學(xué)生會結(jié)合自身情況反應(yīng)多個問題，或一個問題牽扯到幾個部門，導(dǎo)致部門之間容易推諉出現(xiàn)真空。例如學(xué)生反映學(xué)校硬件設(shè)施改進(jìn)相關(guān)問題，牽扯到網(wǎng)絡(luò)中心、基建、設(shè)備等相關(guān)部門，但三者之間缺少有效的溝通和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致學(xué)生來信無法得到有效的解決。

（三）缺少反饋跟蹤，忽略總體研判

收發(fā)校長信箱由校長辦公室負(fù)責(zé)，再經(jīng)由各職能部門分發(fā)由各個線條處理，由于各部門對該工作重要性和緊迫性的認(rèn)識還有待進(jìn)一步增強，對“校長信箱”工作主要是解決遺留問題和被動應(yīng)付的思想觀念還有待于轉(zhuǎn)變[1]，這在一定程度上影響校長信箱反饋及落實效果，也為校長辦公室在督查督辦的時候增加難度。

在處理過程中未能較好處理校長信箱與校園的常態(tài)、長效治理的關(guān)系，通過集中處理、跟在問題后面走，就會導(dǎo)致“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”，缺少對當(dāng)前學(xué)校事務(wù)的總體研判。因此，更重要的是關(guān)注校園常態(tài)、長效治理，走在問題前面，不僅作為“矛盾化解的平臺”，更要成為“發(fā)現(xiàn)問題的平臺。

三、校長信箱建設(shè)建議和改進(jìn)

（一）強化領(lǐng)導(dǎo)，完善機制

該校已經(jīng)形成一套處理程序，但應(yīng)該加大對校長信箱平臺建設(shè)的規(guī)范力度，繼續(xù)完善校長信箱的規(guī)章制度，同時制度詳細(xì)的指引，對于該處理的不該處理進(jìn)行界定，對于完成時間較長，涉及面廣的難點堵點，建立信息庫，可以在后續(xù)了解學(xué)生關(guān)注點并不斷跟進(jìn)，這建議都可能為學(xué)校發(fā)展規(guī)劃調(diào)整提供了信息和思路。繼續(xù)完善管理架構(gòu)，成立處理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由各部門根據(jù)實際情況適時解決問題，形成學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、部門聯(lián)動、眾籌協(xié)調(diào)、各盡其責(zé)、齊抓共管的工作格局。學(xué)校應(yīng)該要多措并舉，領(lǐng)導(dǎo)重視、部門協(xié)調(diào)、建章立制，推進(jìn)“校長信箱”規(guī)范化管理，增強“校長信箱”工作的主動性、針對性和實效性，提升校長信箱的建設(shè)成果。

（二）提高重視程度，

各職能部門應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思想觀念，提高重視程度，成為學(xué)校與師生溝通的擺渡人，堅定樹立以師生為本、全心全意為師生服務(wù)的工作理念，尊重師生的建設(shè)性意見，高度重視校長信箱在民主管理、暢通溝通渠道、密切聯(lián)系師生、促進(jìn)校園的建設(shè)和發(fā)展等方面的功能和意義，師生面前無小事。

還需加強涉及多部門之間溝通協(xié)調(diào)力度。校長辦公室是收發(fā)信件部門，也是學(xué)校的總綜合協(xié)調(diào)部門，除了將信件快速地流轉(zhuǎn)于各部門進(jìn)行批閱，在處理校長信箱各個環(huán)節(jié)中，要搭建起各個部門溝通的橋梁，對于難度較大的建議，必要時可以牽頭召開碰頭會，共同協(xié)商解決，避免其他相關(guān)部門缺乏主動性，有助于提高校長信箱的工作效率和審閱質(zhì)量，提升領(lǐng)導(dǎo)的公信力。

（三 ）注重督查，定期研判

師生所反映的問題只有落到實處，為師生解難題，一切才有意義。為了更有效的推進(jìn)工作，各項督查督辦更為重要。為確保工作不流于形式，疏通難點，校長辦公室應(yīng)該以量化的形式督查事項內(nèi)容、書面反饋督查意見、長期跟蹤督促整改這三項硬措施來保證處理效果。通過加大督查跟蹤力度，始終堅持把督查回訪貫穿于全過程，可以設(shè)定辦理結(jié)果滿意程度打分，并將滿意程度得分作為各部門年度目標(biāo)考核得分的評判標(biāo)準(zhǔn)之一。通過建立暢通有效的信息報送以及信息反饋機制，有利于提高各部門的管理效率及質(zhì)量，更好的服務(wù)于師生。

校長辦公會應(yīng)該定期梳理來信情況，學(xué)校層面定期召開專題會聽取匯報，集中相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人等，對重點、難點問題進(jìn)行專題討論研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策及學(xué)校的發(fā)展提供參考依據(jù)，并將與學(xué)生利益相關(guān)較大的辦理情況定期進(jìn)行公布，接受師生的監(jiān)督，成為學(xué)校為師生干實事的重要渠道。

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