醫(yī)院綜合檔案管理工作中存在問題的探究

宋其勵

目前，隨著中國公立醫(yī)院高質(zhì)量的發(fā)展，行政管理越來越重要，越來越多的高層次管理人才加入到醫(yī)院的行政管理中。綜合檔案室的成立是為了服務(wù)臨床、服務(wù)醫(yī)院、服務(wù)社會，在醫(yī)院管理中占據(jù)著重要作用。同時，也能對醫(yī)院的發(fā)展狀況進行有效反映，在醫(yī)院臨床工作也有著一定的參考價值[1]。因此，做好醫(yī)院綜合檔案管理工作至關(guān)重要。醫(yī)院綜合檔案全宗包括文書檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案、會計檔案、照片檔案、影像檔案、實物檔案等等，門類繁多，特別是醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院中有著極大的臨床參考價值[2]。當下，我國醫(yī)療體系改革不斷深入發(fā)展，醫(yī)院綜合檔案管理工作也面臨著新的困難與挑戰(zhàn)。因此，必須及時找到醫(yī)院綜合檔案管理中存在的問題與不足，并加以針對性解決，使檔案管理工作的質(zhì)量得以提升，這樣才能促進醫(yī)院管理工作的整體有效發(fā)展。

1 醫(yī)院綜合檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案人員隊伍專業(yè)性不足、檔案收集困難 醫(yī)院綜合檔案管理工作比較復(fù)雜，其內(nèi)容也較多，且部分文件資料涉及到醫(yī)院機密。因此，檔案工作則必須由專業(yè)性強、綜合素質(zhì)高的人員進行檔案管理，確保其工作的可靠性與合理性[3]。然而，由于綜合檔案室在醫(yī)院屬于不營利科室，很多醫(yī)院安排的檔案管理者多由醫(yī)療科室或行政科室的人員轉(zhuǎn)崗而來，其對檔案工作管理的認知不足，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱，缺乏規(guī)范性及專業(yè)性[4]。有的醫(yī)院尚未制定檔案分類大綱及《文件材料歸檔范圍及保管期限表》，因而使得檔案管理工作中失誤現(xiàn)象頻頻發(fā)生。各科室兼職檔案員缺乏業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對歸檔材料收集缺乏專業(yè)性，并未嚴格按照綜合檔案科室下發(fā)的文件規(guī)定來收集。部分科室為迎接上級檢查，查閱資料方便，很多重要的資料分散在各科室，未依法落實檔案集中統(tǒng)一管理制度，這使得檔案室收集的歸檔材料很難保證齊全完整，大大降低了綜合檔案管理的整體效率。

1.2 檔案管理制度不全 有效的管理制度將對綜合檔案管理工作起到積極的指導(dǎo)作用，同時，也將起到規(guī)范作用。檔案管理制度屬于現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重心，對整個醫(yī)院的資料信息管理均有著一定的參考價值。然而，當下多數(shù)醫(yī)院均還未完善科學的檔案管理制度，檔案法律法規(guī)宣傳不及時，整體醫(yī)院檔案意識和法治觀念淡薄。醫(yī)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制不健全，多數(shù)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)不夠重視綜合檔案工作，經(jīng)費投入相對不足，檔案工作責任制度落實情況未納入院績效考核體系中，分管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員考核獎懲措施未落實，這些對整個綜合檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生了嚴重影響。

1.3 檔案信息化建設(shè)工作滯后 大數(shù)據(jù)趨勢之下，多數(shù)醫(yī)療機構(gòu)為提升自己的醫(yī)療水平，則往往會注重臨床物力、財力、人力等各方面的投入，并積極引進先進醫(yī)療設(shè)備，儲備專業(yè)的醫(yī)療人才，達到整體醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升效果[5]。與此相比，醫(yī)院行政對綜合檔案管理工作的資金投入則顯得略微不足，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費也相對有限，進行檔案工作管理時，很難實現(xiàn)辦公自動化與檔案管理軟件的有效銜接，檔案的利用受到一定影響。此外，諸多醫(yī)院尚未開展檔案信息資源的開發(fā)利用，計算機設(shè)備未進行升級與更新，只建立文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫，未進行深層次的數(shù)字化加工，這使得檔案信息化建設(shè)工作相對滯后，一定程度上阻礙了檔案信息化管理的實現(xiàn)，無法使醫(yī)院檔案信息化價值與作用充分發(fā)揮[6]。

2 醫(yī)院綜合檔案管理工作的完善與創(chuàng)新

2.1 加強檔案人員隊伍建設(shè) 醫(yī)院檔案管理的精準性對醫(yī)院的口碑、形象將會起到直接影響，而檔案收集是否齊全完整直接影響醫(yī)院職能部門的利用效果。對此，醫(yī)院應(yīng)積極引進檔案專業(yè)人才，加強優(yōu)秀的檔案管理人員儲備和隊伍建設(shè)，加強檔案法律法規(guī)學習，加強對專兼職檔案員專業(yè)知識與業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，通過線上線下等多個專業(yè)知識培訓(xùn)渠道，全面打造一支能力過硬、素質(zhì)夠強的檔案管理專業(yè)人才隊伍，使檔案分散、檔案收集困難等問題得以有效解決。具體應(yīng)用時，醫(yī)院還應(yīng)同自身的實際情況相結(jié)合，及時掌握檔案保管情況，并有效分配相關(guān)檔案管理人員。另外，還應(yīng)同各部門的兼職檔案人員進行責任的有效劃分，實行績效考核獎懲制，確保每項管理工作均能落到實處，提升綜合檔案管理的整體效率。

2.2 提升檔案信息化技術(shù) 新時代背景下，信息技術(shù)呈現(xiàn)出快速發(fā)展態(tài)勢[7]。數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用使醫(yī)院檔案信息資源平臺實現(xiàn)共享服務(wù)、跨科室共享利用。醫(yī)院綜合檔案管理的水平也將起到顯著提升，逐步實現(xiàn)以信息化為核心的現(xiàn)代化檔案管理。由此可見，檔案信息化技術(shù)的提升至關(guān)重要。具體應(yīng)用時，醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員要對檔案信息化管理工作的重要性給予重視，應(yīng)保障檔案信息化建設(shè)經(jīng)費投入，在辦公經(jīng)費中設(shè)立檔案信息化建設(shè)經(jīng)費，?？顚Ｓ?。配備計算機技術(shù)的專業(yè)人員，升級設(shè)備設(shè)施和檔案管理軟件，開發(fā)數(shù)字化資源，構(gòu)建完整的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)由紙質(zhì)文件向數(shù)字化資源轉(zhuǎn)變。過去醫(yī)院檔案管理多以紙質(zhì)文件存檔，會占據(jù)大量的空間，同時保管和利用的過程也較為繁瑣，會造成時間方面的耽誤。而在數(shù)字信息化技術(shù)的引入后，檔案管理則會逐漸多元化，檔案也可轉(zhuǎn)為視聽形式或電子形式。進行綜合檔案管理同時，醫(yī)院還應(yīng)積極加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境監(jiān)管，確保網(wǎng)絡(luò)安全性。由于醫(yī)院綜合檔案里涉及大量醫(yī)院機密，建立醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，要完善管理制度，落實訪問權(quán)限設(shè)置、身份認證、安裝配備防病毒軟件、對數(shù)據(jù)加密等措施，將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)相隔離，做好數(shù)據(jù)的聯(lián)機備份、脫機備份和異地備份等數(shù)據(jù)備份[8]，確保檔案信息的完整與安全，便于檢索利用。簡言之，醫(yī)院綜合檔案的管理與數(shù)字信息化技術(shù)是不可分離的，應(yīng)用信息化技術(shù)，醫(yī)院綜合檔案管理的效率也將逐步提升，管理的現(xiàn)代化與信息化特點也將尤為明顯。

2.3 完善科學檔案管理制度 現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展中，制度化管理已經(jīng)成為了一項必然趨勢[9]。在進行醫(yī)院綜合檔案管理時，應(yīng)建立完善的檔案管理工作機制，建立健全科學的檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理行為[10]。通過制定分管領(lǐng)導(dǎo)工作機制，實現(xiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)直接抓，各科室協(xié)同辦的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保檔案工作中出現(xiàn)的問題及時妥善解決，保證檔案管理工作嚴謹正常。醫(yī)院綜合檔案室管理職責較為繁多，醫(yī)院綜合檔案管理應(yīng)以相應(yīng)管理要求為依據(jù)，制定檔案綜合管理制度和辦法，明確檔案保管期限與歸檔范圍。若制度存在不足，還應(yīng)參照實情進行修改完善。同時，還應(yīng)制定相應(yīng)的管理考核制度，把檔案收集納入年底績效考核，激發(fā)專兼職檔案員的工作積極性，結(jié)合管理效果施行適當?shù)莫剳痛胧?，使檔案管理制度能夠順利進行，提升整體的管理質(zhì)量。另外，醫(yī)院在設(shè)置檔案制度的過程中，還應(yīng)與自身的實際發(fā)展狀況相結(jié)合，加大對職能部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，明確其基本職能，加強監(jiān)督，分類指導(dǎo)，確保檔案資料及時移交，統(tǒng)一管理，便于利用。落實醫(yī)院綜合檔案工作職責，提高管理質(zhì)量。

2.4 綜合檔案管理工作的創(chuàng)新 醫(yī)院綜合檔案室的管理關(guān)系到醫(yī)院發(fā)展的方方面面，如何開展綜合檔案工作，使醫(yī)院檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展，我認為最重要的是要有創(chuàng)新的意識。具體應(yīng)用時，首先要具有觀念創(chuàng)新，隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，高學歷人才的不斷引進，專職檔案員要與時俱進加強專業(yè)學習，站在更高的角度審視檔案管理工作，利用傳統(tǒng)模式與現(xiàn)代化新媒體相結(jié)合的優(yōu)勢全方位宣傳檔案工作的重要性，不斷增強影響力，以便提高全院檔案意識和檔案法治觀念。圍繞檔案的收集、整理、保管、提供利用等方面工作，大膽創(chuàng)新，打破過去你進我收的常規(guī)，利用團體優(yōu)勢走出檔案室，深入到各科室做工作交流，善于發(fā)現(xiàn)分散在各科室的積壓資料。根據(jù)各科室實際問題，做出妥善的解決方案，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)提升和檔案工作管理水平不斷提升。其次科技創(chuàng)新，檔案信息數(shù)字化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢[11]。數(shù)字化創(chuàng)新不單指文書、科技檔案的數(shù)字化，更要實現(xiàn)其他室藏檔案目錄數(shù)字化，甚至全文數(shù)字化，實現(xiàn)辦公自動化與檔案管理軟件的有效銜接，達到最大化利用效果。最后服務(wù)創(chuàng)新，醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效，提供檔案利用服務(wù)是綜合檔案部門的職責，醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)具備熟練掌握現(xiàn)代化科技手段和先進的管理技術(shù)，從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉(zhuǎn)換，提高利用效率[12]。根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展變化開發(fā)具有醫(yī)院特色的信息資源，及時準確、廣泛地開發(fā)檔案信息，為醫(yī)院管理、科研及其他方面服務(wù)提供理論上和業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)，讓檔案資源成為醫(yī)院改革發(fā)展的有力保障。

3 結(jié)束語

綜上所言，目前我國已經(jīng)在逐步推進醫(yī)療體系改革，有關(guān)的政策也被逐漸落實，醫(yī)療機構(gòu)中的各項管理工作也取得了顯著成效。本文對醫(yī)院綜合檔案的管理進行了研究分析，可見綜合檔案管理與醫(yī)院的整體管理水平有著至關(guān)重要的關(guān)系，故在現(xiàn)代公立醫(yī)院發(fā)展的新形勢之下，醫(yī)院必須重視對綜合檔案的管理，特別應(yīng)關(guān)注檔案的管理制度建設(shè)、管理意識提高、現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用等方面，做好管理的有效改進與創(chuàng)新，適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化、可持續(xù)性發(fā)展趨勢，發(fā)揮更多更大的作用。