大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

陳堯

（肇慶市第一人民醫(yī)院，廣東肇慶 526060）

0 引言

新的發(fā)展時(shí)期下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)愈發(fā)不適用于當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需求。所以，需要立足于大數(shù)據(jù)視野下，突破檔案管理方式的局限性，合理改進(jìn)檔案管理方式，以促使檔案管理水平能夠得到提升。為此，本人結(jié)合個(gè)人所學(xué)及相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，就大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變進(jìn)行了分析，旨在對相關(guān)人員提供參考。

1 大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來的機(jī)遇

1.1 有利于挖掘有價(jià)值的檔案

眾所周知，大量繁雜的電子化檔案信息，使檔案管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘時(shí)，在工作量較大的處理任務(wù)下，可能會(huì)漏掉有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。然而，將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用于檔案管理中，可發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)深度挖掘、分析、整合的作用，從海量化的檔案資源中，挖掘出有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，為檔案管理人員的工作開展，提供有用的數(shù)據(jù)信息參考。如檔案管理人員在進(jìn)行文化建設(shè)時(shí)，需要具有代表性的檔案信息，提前設(shè)定信息搜索要求下，能夠從電子化檔案管理庫中，搜索出各種數(shù)據(jù)資料信息，為工作人員資料開展提供依據(jù)。

1.2 有利于資源檔案共享

采用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，構(gòu)建出電子檔案管理平臺，通過平臺信息公示與發(fā)布的方式，為相關(guān)人員提供查詢檔案信息的渠道。并且，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，能夠?yàn)楦鱾€(gè)檔案管理部門，提供資源共享與交流的平臺渠道，讓各管理部門結(jié)合工作需求，共享與采集檔案管理信息，便于日常管理工作的開展。此種利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，構(gòu)建出專用的信息共享空間，能夠改變傳統(tǒng)檔案管理信息利用率低的情況，使各檔案管理信息在相互分享與融合下，能夠提升檔案信息的利用率。

1.3 有利于提升服務(wù)水平

傳統(tǒng)的檔案管理方式，多為紙質(zhì)版檔案，受各種因素的影響，檔案容易出現(xiàn)丟失的情況。并且，檔案管理人員在調(diào)取資料信息時(shí)，也需要從大量的數(shù)據(jù)信息中，篩選出所用的檔案信息。信息查詢?nèi)蝿?wù)量較大的情況，使得檔案管理的質(zhì)量與效率，難免出現(xiàn)較低情況。使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可通過檔案管理平臺的構(gòu)建，建立不同的功能模塊，根據(jù)檔案使用的需求，查詢、引用與整理檔案信息，進(jìn)而為相關(guān)人員提供檔案信息。相對于傳統(tǒng)的檔案查詢方式，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可顯著提升檔案管理水平，為使用人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2 大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)

2.1 檔案數(shù)據(jù)存儲方面的挑戰(zhàn)

根據(jù)當(dāng)前檔案存儲的信息可知，檔案行業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，是根據(jù)社會(huì)發(fā)展的需求，存儲不同類型的社會(huì)檔案，并根據(jù)社會(huì)人員的需求，為相關(guān)人員與部門提供檔案資料。而在檔案管理的過程中，檔案管理涉及到原資料收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用與整合等任務(wù)，繁雜、緊密的檔案處理需求，使得檔案管理的難度較大。加之，大部分檔案館在信息技術(shù)支持下，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了初步電子化，面對大量的新檔案處理需求，以及對原有檔案的存儲需要，使得系統(tǒng)需要處理的檔案信息量較大。檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息處理時(shí)，數(shù)據(jù)即可達(dá)到TB 級以上，而傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫，對于TB 級的數(shù)據(jù)集處理能力較差，眾多數(shù)據(jù)處理要求影響下，對檔案館的數(shù)據(jù)存儲能力，提出了更大的挑戰(zhàn)。

2.2 檔案數(shù)據(jù)安全方面的挑戰(zhàn)

對于檔案管理而言，安全性是檔案管理的基本要求，也是確保檔案資料完整性與真實(shí)性的關(guān)鍵。若檔案在管理過程中，沒有做好安全方面的管理，使檔案資料出現(xiàn)丟失、竊取等情況，必然會(huì)影響到檔案使用的準(zhǔn)確性。且若是重要的檔案數(shù)據(jù)資料，極易在檔案丟失與竊取后，出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p失情況。不同于傳統(tǒng)的檔案管理方式，大數(shù)據(jù)技術(shù)共享性的特點(diǎn)，使大數(shù)據(jù)技術(shù)在運(yùn)用于檔案管理后，受到檔案信息采集、分析、整合等方面的影響，檔案信息容易被黑客攻擊，或是在非法入侵下，檔案信息被篡改與竊取。但受到技術(shù)人員缺乏的影響，以及未開發(fā)出先進(jìn)的技術(shù)體系，檔案館在引入大數(shù)據(jù)技術(shù)后，在安全管理方面仍然存在不足之處，為防止這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)，必須要采取有效的措施，用于防止安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

2.3 大數(shù)據(jù)檔案行業(yè)緊缺方面的挑戰(zhàn)

推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入發(fā)展，需要大量的技術(shù)人才，用于為大數(shù)據(jù)行業(yè)發(fā)展提供支持。根據(jù)資料調(diào)查顯示，我國在大數(shù)據(jù)人才方面，呈現(xiàn)出嚴(yán)重的人才缺乏情況，專業(yè)性的大數(shù)據(jù)人才較少。由于我國在大數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)方面，現(xiàn)有的人才培養(yǎng)體系不夠完善，人才缺乏充分實(shí)踐鍛煉的機(jī)會(huì)，理論性人才相對較多，但具有專業(yè)能力的人才，仍然存有嚴(yán)重不足的情況。大數(shù)據(jù)人才的培養(yǎng)，不是一項(xiàng)短期性工作，涉及專業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)知識較多，使得大數(shù)據(jù)人才需要在長期的培養(yǎng)下，不斷給予充分實(shí)踐的機(jī)會(huì)，才能培養(yǎng)出更高水平的數(shù)據(jù)人才。

3 大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

3.1 共享性思維

由于在檔案共享數(shù)據(jù)庫建立中，是以滿足人們需求、發(fā)揮檔案信息價(jià)值為要求的，因此檔案數(shù)據(jù)庫建立過程中，應(yīng)當(dāng)組織各檔案管理部門，在相互協(xié)同合作下，共同發(fā)揮出各部門的優(yōu)勢，加大力度進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。如結(jié)合實(shí)際檔案管理要求，初步建設(shè)出檔案管理平臺后，運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)與數(shù)據(jù)分析技術(shù)等，完善檔案管理平臺的各項(xiàng)功能，進(jìn)而達(dá)到高度共享的水平，為用戶提供更多方面的服務(wù)。對于共享意識比較差的檔案管理部門，可通過定期培訓(xùn)、意識教育等方式，強(qiáng)化檔案館的工序意識，使其能夠主動(dòng)配合檔案共享平臺的建立。

3.2 信息化思維

信息化思維是在檔案管理過程中，以信息化的視角，全方位地理解與認(rèn)知事物，以在信息技術(shù)的支持下，有效解決信息技術(shù)問題。大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，檔案信息不再局限于紙質(zhì)化，而是趨向于電子化，作為新型的信息資源，在檔案管理過程中，以信息化的思維方式，處理各項(xiàng)檔案信息，能夠有效提升檔案管理的質(zhì)量與效率，為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。如在檔案管理過程中，采用高速掃描、數(shù)據(jù)壓縮與數(shù)據(jù)庫建立等手段，將原始的聲像資料，或是紙質(zhì)版的文件，有效轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的文件，進(jìn)而錄入到信息系統(tǒng)后，能夠更深入挖掘與處理信息。

3.3 技術(shù)性思維

技術(shù)性思維在檔案管理過程中，通過運(yùn)用各種先進(jìn)技術(shù)的方式，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更合理的管理，以發(fā)揮出檔案信息的資源優(yōu)勢。即進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代后，檔案管理部門對于檔案信息，不再采用傳統(tǒng)的技術(shù)手段，對檔案信息進(jìn)行紙質(zhì)版管理，而是結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，升級與創(chuàng)新檔案信息管理方式。例如，運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)、人工智能與語義分析等技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行深入處理后，挖掘出檔案信息的潛在價(jià)值，并將數(shù)據(jù)挖掘出來的結(jié)果，反饋給相關(guān)使用人員。通過此種檔案信息管理方式，可使檔案管理的處理水平，能夠有效滿足檔案管理的要求。

3.4 網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維

檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維，是立足于大數(shù)據(jù)技術(shù)的角度下，運(yùn)用各種先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，改進(jìn)檔案管理的模式與內(nèi)容，為用戶提供更多方面的服務(wù)。比如對于各種存儲的檔案管理信息，開放新的檔案信息使用渠道，使用戶能夠根據(jù)個(gè)人需求，采集與引用檔案信息。或是根據(jù)使用者的要求，為用戶提供個(gè)性化、網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)，讓用戶在運(yùn)用技術(shù)工具下，能夠深度挖掘與分析檔案信息，整合出個(gè)人所需信息。此種網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維下，能夠擴(kuò)展檔案管理的方式，使檔案管理能夠更具科學(xué)性，滿足用戶的多樣化需求。

4 結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)技術(shù)深入發(fā)展的背景下，檔案管理工作呈現(xiàn)出的不足之處，使檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)較多，有效滿足人們對檔案管理的要求，應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢與要求，做好檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變工作。所以，相關(guān)工作人員需立足于大數(shù)據(jù)視野，深入分析檔案管理的不足之處，創(chuàng)新與改進(jìn)檔案管理思維方式，以使得檔案管理工作的質(zhì)量與效率，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的深度應(yīng)用下，能夠得到有效地提升，為社會(huì)群體提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。