互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案館推進(jìn)信息化建設(shè)思考

郭紅曉

摘要：基層檔案館是收藏保存各類檔案材料的重要單位，近年來檔案館所接待查閱檔案的人員數(shù)量不斷增加，過去的檔案管理工作模式難以符合新時期的實(shí)際需求。因此縣級檔案館必須要進(jìn)一步促進(jìn)信息化建設(shè)工作，不斷優(yōu)化革新檔案管理工作模式，樹立較強(qiáng)的責(zé)任感和使命感，確保檔案資源得以科學(xué)高效地開發(fā)利用，結(jié)合檔案使用者的實(shí)際需求，為社會帶來更加規(guī)范高效的檔案服務(wù)。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，探討了互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案館推進(jìn)信息化建設(shè)的思考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);檔案館;信息化建設(shè);對策建議

當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)在各個行業(yè)和領(lǐng)域中得以廣泛應(yīng)用，將其運(yùn)用到檔案館工作中來，能夠有效推動檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。檔案館信息化建設(shè)可以進(jìn)一步提升檔案資源的開發(fā)利用效率，確保各項工作任務(wù)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，推動基層檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展，為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展做出更多貢獻(xiàn)。

一、檔案館推進(jìn)信息化建設(shè)的作用與價值

首先是有利于跨地域的館藏檔案資源的整合。不同地區(qū)基層檔案館借助于信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)館藏檔案資源的共享，把各地檔案資源予以整合，能夠推進(jìn)不同檔案館之間的優(yōu)化整合，促進(jìn)地方檔案館特色資源的構(gòu)建。其次是有利于檔案資源開發(fā)利用水平的進(jìn)一步提升。依靠信息技術(shù)可以為用戶帶來更加便捷高效的服務(wù)，對檔案資源予以有效過濾與篩選，結(jié)合用戶的實(shí)際需求帶來更為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的信息檢索與傳遞服務(wù)，在很大程度上優(yōu)化和精簡了用戶查閱調(diào)取檔案的步驟，實(shí)現(xiàn)了開發(fā)利用率的提升。再次是信息技術(shù)為各地檔案館之間的有效溝通提供了平臺，各地檔案館的用戶存在檔案查詢和使用需求后，能夠直接從云檔案數(shù)據(jù)庫中調(diào)取相應(yīng)的檔案資源，促進(jìn)各地檔案館的資源共享和充分溝通[1]。

二、互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案館推進(jìn)信息化建設(shè)的對策

（一）科學(xué)規(guī)劃檔案館信息化建設(shè)

第一，地方檔案館應(yīng)當(dāng)以國家長期戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃為指引，積極推進(jìn)落實(shí)信息化建設(shè)工作，結(jié)合檔案館實(shí)際情況為信息化建設(shè)工作制定有針對性的計劃和方案，對工作方案不斷細(xì)化，不單單要明確檔案館信息化建設(shè)工作的總目標(biāo)和具體實(shí)施步驟，同時還應(yīng)當(dāng)對各個細(xì)節(jié)予以明確規(guī)定，對相關(guān)崗位人員的具體職責(zé)進(jìn)行清楚規(guī)定，從而為檔案館各部門各崗位人員積極配合與落實(shí)信息化建設(shè)工作帶來科學(xué)指導(dǎo)。第二，縣級檔案館屬于檔案事業(yè)信息化發(fā)展的重要基層陣地，必須要始終堅持實(shí)事求是、因地制宜的基本原則，對信息化建設(shè)總體工作予以合理分解，確保各項方案措施得以貫徹落實(shí)。如此一來不但可以為檔案館檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化水平提升帶來充分保障，同時也可以保證檔案管理服務(wù)工作符合實(shí)際需求，最關(guān)鍵的一點(diǎn)即能夠和地方社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平以及檔案管理服務(wù)需求相契合。第三，縣級檔案館在推進(jìn)信息化建設(shè)的過程中必須要主動和上級、同級檔案管理展開充分溝通交流，避免出現(xiàn)閉門造車的現(xiàn)象，主要針對信息技術(shù)、檔案管理經(jīng)驗(yàn)方法等主題進(jìn)行學(xué)習(xí)研討，從而做到取長補(bǔ)短，對先進(jìn)做法予以借鑒，避免普遍性問題反復(fù)出現(xiàn)，助力信息化建設(shè)水平的持續(xù)提升，對檔案信息化建設(shè)成本予以有效管控[2]。

（二）數(shù)字信息共享平臺的搭建

首先是利用信息技術(shù)對檔案信息資源予以發(fā)布。對縣級檔案館而言，能夠借助于互聯(lián)網(wǎng)和檔案數(shù)字信息共享平臺，把自身館藏資源、檔案數(shù)據(jù)信息、檔案管理工作動態(tài)、檔案知識講座、檔案知識等上傳其中，用戶能夠利用智能手機(jī)終端進(jìn)行訪問，亦或是借助于微信公眾號來推送相關(guān)信息，讓用戶可以第一時間了解檔案服務(wù)內(nèi)容，促進(jìn)檔案服務(wù)效率的提升。

其次是檔案數(shù)字信息共享平臺的構(gòu)建有助于深化檔案開發(fā)利用服務(wù)。唯有確保檔案資源能夠得以充分開發(fā)利用，才可以真正發(fā)揮出自身價值。通過該平臺的搭建可以為檔案使用者帶來更多便利，用戶可以打破時間和空間的限制從該平臺中搜索下載自己需要的檔案信息，也能夠通過文字或者語音等方式直接和檔案館工作人員對話，咨詢檔案服務(wù)相關(guān)問題。與此同時還能夠讓檔案館與用戶直接對接，促進(jìn)館藏檔案資源開發(fā)利用率的提升，進(jìn)一步提高檔案管理服務(wù)水平，促進(jìn)檔案館影響力的提高。

再次是檔案數(shù)字信息共享平臺搭建過程中應(yīng)當(dāng)推進(jìn)以計算機(jī)設(shè)備和檔案數(shù)據(jù)庫為主的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，要盡快把檔案館目前已有的各類紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將各種數(shù)據(jù)資料掃描存入計算機(jī)，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，推動數(shù)字化檔案館建設(shè)。在這一基礎(chǔ)上應(yīng)當(dāng)落實(shí)好數(shù)字檔案資源的管理工作，根據(jù)統(tǒng)一規(guī)范、便于利用和安全保密的基本要求，貫徹落實(shí)《電子文件管理辦法》，對數(shù)字檔案資源的管理工作予以規(guī)范，建設(shè)更加完善的數(shù)字檔案管理體系，同時重視開展好安全管理工作，通過設(shè)置防火墻和備份中心的方式避免數(shù)字檔案被竊取或遺漏。

最后，檔案數(shù)字信息共享平臺屬于交互式的系統(tǒng)平臺，縣級檔案館在為廣大用戶帶來更加便捷的檔案咨詢和開發(fā)利用服務(wù)的基礎(chǔ)上，還需要主動與用戶進(jìn)行溝通，了解他們的反饋信息，從而對檔案管理工作予以不斷優(yōu)化，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的不斷提升。

（三）確保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一

首先，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是有序推進(jìn)檔案館信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵是對各類電子檔案數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，進(jìn)入新世紀(jì)之后我國電子政務(wù)建設(shè)步伐持續(xù)推進(jìn)，各級政府部門都逐步落實(shí)了無紙辦公以及高效信息傳輸，進(jìn)而形成了海量的電子檔案數(shù)據(jù)，其中涉及到文書檔案、音視頻檔案、照片檔案等。數(shù)字文件表現(xiàn)出極強(qiáng)的便利性，同時也具有非人工識別性以及易操作性等特征，因此對這部分?jǐn)?shù)字檔案材料的管理必須要遵循全面監(jiān)督以及前端管控的要求，從而確保數(shù)字檔案資源的完整性、準(zhǔn)確性。從這一角度來說，對數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一非常關(guān)鍵，若沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范則很容易導(dǎo)致各環(huán)節(jié)工作出現(xiàn)混亂，不利于數(shù)字檔案的搜集、整理和有效歸檔。其次，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是實(shí)現(xiàn)檔案資源充分整合的前提。檔案館信息化建設(shè)的重點(diǎn)目標(biāo)是促進(jìn)檔案資源信息共享，提升檔案開發(fā)利用效率，唯有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，才可以更好地與各地檔案館數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效對接，實(shí)現(xiàn)某地區(qū)乃至全國數(shù)字檔案管理規(guī)范的統(tǒng)一[3]。

（四）信息化人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

首先應(yīng)當(dāng)做好專業(yè)人才引進(jìn)工作。打造一支專業(yè)化的數(shù)字檔案管理人員隊伍是確保信息化建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)保障。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)自身表現(xiàn)出的專業(yè)性需求，僅僅依靠目前已有管理人員難以符合信息化建設(shè)的要求，所以要積極引入專業(yè)人才，制定人才招聘計劃方案，將更多信息技術(shù)人才充實(shí)到檔案管理隊伍中來。其次應(yīng)當(dāng)開展好培訓(xùn)教育活動。對已有檔案管理人員和新入職人員實(shí)施定期培訓(xùn)教育，組織開展講座交流活動，主要針對信息技術(shù)專業(yè)知識和檔案管理專業(yè)知識著手培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員實(shí)踐能力與專業(yè)技術(shù)水平的提升。最后要結(jié)合檔案館內(nèi)部不同科室的具體需求，堅持每年有組織有步驟地從不同科室選拔優(yōu)秀的青年人才，給予其外出學(xué)習(xí)深造的機(jī)會，同時注重對他們綜合素質(zhì)能力的培養(yǎng)，為檔案館信息化建設(shè)工作提供人才儲備。

三、結(jié)語

總而言之，檔案材料屬于重要的基礎(chǔ)信息資料，在當(dāng)前這樣一個互聯(lián)網(wǎng)時代下發(fā)揮著十分重要的作用。檔案館必須要始終堅持與時俱進(jìn)，基于實(shí)際需求著手，靈活運(yùn)用各種現(xiàn)代技術(shù)，對檔案管理和開發(fā)利用工作模式予以優(yōu)化創(chuàng)新，不斷推動檔案館信息化建設(shè)水平的提升，確保各項工作能夠有序推進(jìn)，為社會和群眾提供更加科學(xué)高效的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]安輝.信息化對檔案館管理模式的影響[J].黑龍江科學(xué)，2019，10（21）：110-111.

[2]楊來青.再信息化：檔案館發(fā)展戰(zhàn)略的思考[J].浙江檔案，2019（09）：15-18.

[3]劉國偉.對縣級綜合檔案館信息化建設(shè)的若干思考[J].蘭臺內(nèi)外，2019（21）：37.