新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)策略探析

劉鏡

摘要：檔案管理是企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展中的重要工作事項(xiàng)，作為現(xiàn)代企業(yè)信息化管理的一環(huán)，提升企業(yè)檔案管理水平、完成信息化建設(shè)對(duì)于推進(jìn)企業(yè)發(fā)展有著重大戰(zhàn)略意義，可充分發(fā)揮檔案資源的功能價(jià)值，為企業(yè)提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、改革創(chuàng)新基礎(chǔ)。但目前從企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)形勢(shì)上來看，仍然存在重視程度不夠、管理人員素質(zhì)低下、缺少綱領(lǐng)性規(guī)劃文件、缺少信息化管理標(biāo)準(zhǔn)等問題，阻礙檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。為此，文章展開了新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)策略探析，以為企業(yè)提供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè)

新形勢(shì)背景下，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，深化改革、創(chuàng)新發(fā)展成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)之路，而在企業(yè)發(fā)展與改革過程中檔案發(fā)揮著重要的作用，傳統(tǒng)管理模式下檔案內(nèi)容失真、缺失問題頻繁出現(xiàn)，而信息化檔案管理模式不僅能夠提高管理工作效率，也有效控制管理質(zhì)量問題。因此，新形勢(shì)下結(jié)合企業(yè)發(fā)展需要與社會(huì)形勢(shì)展開企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的探析有著重要現(xiàn)實(shí)意義。

一、提高領(lǐng)導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)的重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層將檔案管理信息化建設(shè)納入到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略當(dāng)中，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)良好開局的基礎(chǔ)，這一步驟提綱挈領(lǐng)，能夠引起整個(gè)企業(yè)的重視，重新進(jìn)行檔案管理工作地位，也是員工認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，作為企業(yè)整體信息建設(shè)中的一個(gè)環(huán)節(jié)，其影響重大，必須高度配合與積極投入到該項(xiàng)建設(shè)任務(wù)當(dāng)中;并且需要在實(shí)際行動(dòng)中切實(shí)表現(xiàn)出對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，如了解當(dāng)前行業(yè)內(nèi)同類型企業(yè)、已取得成功經(jīng)驗(yàn)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，與相關(guān)負(fù)責(zé)人針對(duì)構(gòu)建方案展開深入探索，定期召開會(huì)議，與負(fù)責(zé)人就檔案管理信息化建設(shè)情況展開分析與研究，做出科學(xué)部署，監(jiān)督負(fù)責(zé)人將工作落實(shí)到實(shí)處，并將檔案管理信息化建設(shè)成果納入到領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)負(fù)責(zé)人的績(jī)效考核當(dāng)中，以此為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提供強(qiáng)大的推動(dòng)力[1]。

二、建立高素質(zhì)、高能力的專業(yè)信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)

目前，從企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀來看，專業(yè)信息化人才短缺問題十分普遍，多數(shù)從業(yè)者存在技能落后、信息化素養(yǎng)不足情況，該問題也成為企業(yè)信息化進(jìn)程當(dāng)中的最大掣肘，諸多企業(yè)完成檔案管理信息化建設(shè)后，工作人員無法運(yùn)用信息化功能展開工作，嚴(yán)重限制信息技術(shù)價(jià)值的發(fā)揮[2]。面對(duì)該情況，應(yīng)明確信息化檔案管理絕不僅僅是工作人員利用信息化設(shè)備、軟件進(jìn)行檔案保管、整理等工作，其還需要懂技術(shù)人員展開海量信息的處理、設(shè)備的日常維護(hù)以及數(shù)據(jù)庫的管理，因此，需要從檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)上進(jìn)行調(diào)整與改革，引進(jìn)技術(shù)型人才，并展開技術(shù)培訓(xùn)，使原崗位工作人員掌握信息技術(shù)技能，在工作中能夠充分發(fā)揮信息技術(shù)的使用價(jià)值，了解常見軟硬件常見異常與故障的處理方法，并且強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題無法處理時(shí)，及時(shí)尋求技術(shù)人員的幫助與支持[3]。

三、完善企業(yè)信息技術(shù)基礎(chǔ)建設(shè)

一方面，企業(yè)需要根據(jù)發(fā)展需要明確檔案管理信息化建設(shè)的總體需求。以生產(chǎn)類型企業(yè)為例，其需要構(gòu)建起互換性企業(yè)技術(shù)檔案管理平臺(tái)，以便充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案管理工作效率;生產(chǎn)型企業(yè)在發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量技術(shù)類信息，事關(guān)企業(yè)機(jī)密，需要形成具有極高安全級(jí)別的防護(hù)型檔案管理平臺(tái)，加強(qiáng)信息內(nèi)容保密，并便于調(diào)取相關(guān)技術(shù)資料數(shù)據(jù)，為企業(yè)技術(shù)改革與優(yōu)化提供參考依據(jù)[4]。另一方面，完善技術(shù)手段。需引進(jìn)專業(yè)型技術(shù)人才，做好充分準(zhǔn)備進(jìn)行技術(shù)攻關(guān)，并加大企業(yè)投入，不斷提升自主研發(fā)能力，也可與行業(yè)內(nèi)其它企業(yè)合作，不斷研發(fā)新型技術(shù)。同時(shí)，需要進(jìn)行設(shè)備的更新，完善硬件基礎(chǔ)設(shè)施;做好軟件等級(jí)評(píng)定，優(yōu)化軟件開發(fā)。此外，還需要根據(jù)軟硬件的功能與使用價(jià)值形成技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，避免在軟硬件建兼容性上出現(xiàn)問題，影響信息化建設(shè)進(jìn)程，為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。

四、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、資源共享

檔案管理信息化建設(shè)的核心是資源的建設(shè)，意在利用數(shù)據(jù)、信息資源為企業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐，同樣也通過資源的快速處理，提高工作效率，充分實(shí)現(xiàn)資源的價(jià)值。因此，應(yīng)根據(jù)檔案資源的特性提高數(shù)字化建設(shè)水平，遵照數(shù)字信息化建設(shè)的基本規(guī)律，在落實(shí)工作中科學(xué)部署，形成完整、系統(tǒng)的工作流程，保障每項(xiàng)建設(shè)工作的順利進(jìn)行，并做好監(jiān)督，從企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況出發(fā)，建立起數(shù)字化管理目錄，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)資源快速、精準(zhǔn)處理，準(zhǔn)確識(shí)別與提取工作中所需數(shù)據(jù)或信息內(nèi)容[5]。同時(shí)，推動(dòng)資源共享，在法律允許情況下，應(yīng)構(gòu)建綜合性檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的主要作用則是將企業(yè)內(nèi)所有部門的檔案集中于同一系統(tǒng)當(dāng)中，各個(gè)部門均有登陸檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限，并且需要按照檔案管理部門的要求，定時(shí)上傳檔案、嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案查閱，上傳后在信息技術(shù)支持下內(nèi)部對(duì)文件的處理與歸檔情況可實(shí)現(xiàn)企業(yè)范圍內(nèi)共享，并可根據(jù)需要，按照時(shí)間順序、文件大小順序等類別形成檔案目錄，方便查閱與各部門工作，而這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)使用價(jià)值的重要表現(xiàn)。

結(jié)束語：

綜上所述，檔案管理信息化改革是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，但從當(dāng)前企業(yè)建設(shè)現(xiàn)狀來看，信息化程度仍處于較低水平，一方面在于技術(shù)條件不足、另一方面在于技術(shù)人才短缺，導(dǎo)致檔案管理信息化系統(tǒng)難以真正發(fā)揮價(jià)值。本文從強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視、人才隊(duì)伍建設(shè)、技術(shù)支撐構(gòu)建、檔案數(shù)字化與資源共享四個(gè)方面探索了在檔案管理信息化改革建設(shè)、使用上的策略，希望為行業(yè)內(nèi)提供有益的參考，明確檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)，形成科學(xué)的方案，以期順利完成檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)工作。

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