大數(shù)據(jù)視閾下高校檔案管理模式改進策略

張雯君 陳明九

一、大數(shù)據(jù)視閾下高校檔案管理模式改進的必要性

（一）“大勢所趨”，助力高校教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展

大數(shù)據(jù)作為繼云計算、互聯(lián)網(wǎng)之后的顛覆性技術(shù)革命，為國家治理、企業(yè)決策、學(xué)校教育乃至個人生活服務(wù)帶來了利好影響。有學(xué)者曾指出：“大數(shù)據(jù)技術(shù)的海量數(shù)據(jù)資源，將在各領(lǐng)域掀起量化進程，這是不可阻擋的發(fā)展趨勢?！倍@一技術(shù)無疑讓高校檔案管理進入到數(shù)字化階段，所謂高校檔案數(shù)字化就是檔案管理部門以學(xué)生、教師、科研人員等用戶的需求和教育的需要為目標(biāo)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)化為可為所有人提供閱讀、集中分析、統(tǒng)一處理的檔案數(shù)字化資源，這種新的檔案管理模式使高校檔案服務(wù)方式更加現(xiàn)代化。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的幫助下，高校管理者要轉(zhuǎn)換理念，用現(xiàn)代化、信息化理念，開展檔案數(shù)字化工作。通過提高技術(shù)和方法將傳統(tǒng)模式下的靜態(tài)檔案轉(zhuǎn)化為動態(tài)的數(shù)據(jù)[1]。充分挖掘和利用檔案信息資源，為學(xué)校職能部門提供更高質(zhì)量、更加可靠的數(shù)字化支持。

（二）“技術(shù)賦能”，實現(xiàn)高校檔案全生命周期管控

傳統(tǒng)的靜態(tài)化高校檔案管理模式中普遍存在“一低兩難”，一是業(yè)務(wù)效率低，體現(xiàn)在手工臺賬、盤點工作量大、賬實核對難；二是信息查找難，體現(xiàn)在紙質(zhì)登記簿檢索難、查詢速度慢、存放記錄手工登記、查找實物難；三是操作記錄追溯難，體現(xiàn)在取用審批手工登記，過程無記錄，追溯非常難，且存在風(fēng)險隱患。而大數(shù)據(jù)時代的電子影像技術(shù)+RFID技術(shù)的運用賦予了高校檔案管理四個明顯特征，即檔案信息儲存的全面化、檔案信息管理的精細化、檔案信息服務(wù)的定制化、檔案信息調(diào)取的可追溯化。高校檔案具備以上四種屬性之后，從檔案登記、檔案出入庫、檔案借閱與歸還、檔案信息盤點與保管、檔案臺賬與報表查詢，到最終的預(yù)警機制建設(shè)的整個全生命周期都可進行實時管控，整個管理流程與模式變得更加規(guī)范化、科學(xué)化與智能化，有效促使高校檔案向現(xiàn)代化管理模式邁進，最終達到最優(yōu)、最快、最好的服務(wù)效果。

（三）“永續(xù)存儲”，發(fā)揮高校檔案信息的史料價值

自古史檔不分家，檔案發(fā)史學(xué)之先聲，開史學(xué)之先河。高校檔案原本具有的信息原始性與記錄性，其價值較為寶貴，但傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易丟失，很難保存完整，無法為后期的查考和利用提供完整的信息。因此，為保障檔案信息的安全性、可靠性與完整性，滿足檔案信息的永續(xù)保存和前端控制，應(yīng)深入探索人工智能技術(shù)在文字識別工作中的技術(shù)應(yīng)用[2]。

我國學(xué)者在充分考慮檔案屬性與作用的基礎(chǔ)上將檔案表述為“檔案具有原始記錄性，為編史修志提供珍貴的歷史資料”。同樣對于高校檔案來講，其記錄著從建校至今的學(xué)習(xí)、教育、科研等活動的寶貴信息，是學(xué)校教育管理決策的重要參考。因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)賦予的“永續(xù)存儲”是高校檔案信息資源發(fā)揮其史料價值的必備條件。

二、高校檔案管理模式中存在的問題

（一）能力不足，檔案管理人員工作質(zhì)量不高

教育部令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求高校檔案管理工作人員需滿足基礎(chǔ)的“勝任崗位要求的工作能力”，即檔案業(yè)務(wù)能力、信息判斷能力、綜合分析能力、溝通協(xié)調(diào)能力。從該條文可看出檔案管理工作的技術(shù)性較強，但從專業(yè)程度來看，目前高校檔案管理人員大多數(shù)并不是該專業(yè)科班出身，且在實際工作期間并沒有接受過系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案的整理歸檔隨意性大，歸檔立卷、分類不專業(yè)、不精準(zhǔn)。從思想認(rèn)識來看，檔案管理者多將檔案管理看作簡單的保管檔案與調(diào)閱檔案，對自身工作的認(rèn)識不到位，缺乏敏銳的信息意識以及對信息的處理能力。從崗位設(shè)置來看，關(guān)于高校的檔案管理工作，很多學(xué)校并未將其列入重要性工作范疇，且未設(shè)置專職人員負責(zé)該工作，實踐中的工作人員多是代理或兼職，缺乏專業(yè)性與創(chuàng)新性，直接影響檔案管理質(zhì)量。

（二）管理滯后，檔案管理工作服務(wù)效果不佳

高校檔案管理是教書育人一項重要的輔助性工作，也是教育工作服務(wù)師生的重要方面，且優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)會產(chǎn)生直接或間接的社會效益和經(jīng)濟效益?？v觀傳統(tǒng)高校檔案管理服務(wù)，其主要服務(wù)功能是保存和查詢教育、科研等相關(guān)信息，總體來看服務(wù)功能較為單一，不能有效發(fā)揮檔案信息更多價值。學(xué)校對于檔案管理規(guī)章制度的建設(shè)意識淡薄，導(dǎo)致其規(guī)章制度不能夠及時地更新與完善，難以與現(xiàn)實的工作要求相匹配，由此造成檔案管理工作事故屢見不鮮。高校檔案管理部門在高校部門中屬于弱勢部門，專業(yè)精通的檔案人員稀缺，檔案管理配套設(shè)施不完善，甚至仍單一依靠人工收集，存在手工管理費時費力、占用極大的存儲空間、檔案損壞與丟失現(xiàn)象時常發(fā)生、檢索查詢不方便等問題，直接影響檔案管理工作服務(wù)效果。

（三）技術(shù)短缺，檔案數(shù)字化建設(shè)進程較為緩慢

檔案數(shù)字化指的是為滿足和適應(yīng)人民群眾對檔案共享、利用日益增加的需求，而利用數(shù)字化、大數(shù)據(jù)等技術(shù)理念對檔案資源開展信息采集等一系列全動態(tài)管理，進而發(fā)展檔案服務(wù)工作。高度數(shù)字化的檔案資源，一方面便于存儲，另一方面利于查詢、利用。雖然在當(dāng)前大環(huán)境下檔案數(shù)字化正在普及，但在一些高校內(nèi)仍舊存在設(shè)備落后、人員不匹配、檔案管理信息化建設(shè)遲緩，縱然其一些管理過程的手工作業(yè)已被計算機所取代，但從實際來看并沒有形成一套完整的檔案管理操作系統(tǒng)。領(lǐng)導(dǎo)層數(shù)字化意識淡薄、校內(nèi)檔案管理制度不健全、缺乏現(xiàn)代化檔案管理所需的基礎(chǔ)設(shè)施、缺乏檔案管理專業(yè)型人才等等弊端是造成技術(shù)短缺的重要原因，是阻擋高校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要阻力。

三、高校檔案管理模式改進策略

（一）智慧共享，構(gòu)建高校檔案管理智慧化平臺

大數(shù)據(jù)時代，構(gòu)建智慧化檔案管理平臺是高校重點任務(wù)之一，著力實現(xiàn)檔案登記等全業(yè)務(wù)流程信息化管控，形成可根據(jù)客戶需求快速定制化模式[3]。第一，檔案登記，檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)線上錄入、線上審核，信息永久保存，實時查詢檢索，達到快速便捷。第二，檔案出入庫，利用智能通道門實現(xiàn)自動檢測、批量核驗，非法出入庫預(yù)警、臺賬自動登記，準(zhǔn)確高效。第三，檔案借閱，建立線上實物借閱系統(tǒng)，并設(shè)置借閱狀態(tài)的實時監(jiān)控，實現(xiàn)檔案借閱、續(xù)借、催還、超期預(yù)警的完整記錄，使得管控更加嚴(yán)格。第四，實物歸還，借閱、歸還辦理臺賬自動登記，實現(xiàn)流程可追溯。第五，檔案電子影像管理，通過連接高拍儀、對接影像管理平臺，實現(xiàn)檔案電子影像采集、存儲，盡量減少或取代紙質(zhì)檔案的調(diào)閱出庫，提升業(yè)務(wù)效率，降低丟失風(fēng)險。第六，檔案盤點與保管，利用智能檔案柜實現(xiàn)檔案全自動盤點、快速對賬。第七，檔案實物查找，系統(tǒng)位置初步查詢，PDA定位精準(zhǔn)查找，提升查找效率。第八，檔案臺賬與報表，電子臺賬、報表、數(shù)據(jù)一目了然。第九，全生命周期管控，以電子標(biāo)簽為載體，建立檔案唯一電子身份標(biāo)志，從而實現(xiàn)流轉(zhuǎn)全流程監(jiān)控與追溯。第十，預(yù)警機制，結(jié)合智能盤點柜與后臺管理系統(tǒng)，提供更多風(fēng)險防控機制，做到風(fēng)險行為隨時可知。

（二）服務(wù)增值，提升高校服務(wù)互聯(lián)網(wǎng)化和社會化

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案服務(wù)正通過先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案利用、檔案資源開發(fā)等工作。高校檔案服務(wù)也從傳統(tǒng)手工利用檔案逐步發(fā)展到依托檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案信息全動態(tài)管理?；ヂ?lián)網(wǎng)化的高校檔案管理，給檔案服務(wù)模式帶來全新體驗。

高校檔案服務(wù)互聯(lián)網(wǎng)化是機遇也是挑戰(zhàn)，高校檔案管理者，應(yīng)著眼未來，緊跟時代，充分發(fā)揮高?？萍純?yōu)勢，建立現(xiàn)代化的檔案管理體系，利用物聯(lián)網(wǎng)等科技手段，提升檔案管理系統(tǒng)的性能。高校檔案系統(tǒng)既是高校檔案資源的資源池，也是檔案信息的分享平臺。高校檔案要建立適合高校發(fā)展的特色檔案數(shù)據(jù)庫，檔案系統(tǒng)建設(shè)要注重與用戶間的互動，提供人性化的服務(wù)。

在高校檔案事業(yè)迅速發(fā)展的趨勢下，高校檔案信息內(nèi)容豐富，涉及領(lǐng)域廣的優(yōu)勢使得社會各方面對高校檔案信息的需求日益廣泛。高校檔案服務(wù)社會化漸漸成為高校檔案管理者面臨的實際問題。高校人事、科研、資產(chǎn)檔案等一系列檔案信息能否社會化，社會化的形式、社會化的管理制度成為高校檔案管理者探討的內(nèi)容[4]。

高校檔案館是高校檔案工作的主體。高校檔案館在做好檔案收集、存儲的工作基礎(chǔ)上，應(yīng)積極探索檔案信息共享交流，拓展社會化服務(wù)業(yè)務(wù)。高校檔案館可依靠自身條件修建校史館、團史館等宣傳手段，營造文化氣息濃厚的學(xué)術(shù)環(huán)境，同時尋求更廣泛的市場化運作，建立高質(zhì)量的共享平臺，探索有償?shù)姆?wù)管理體系，提升高校檔案信息化水平，促進高校檔案管理全面發(fā)展。

（三）精細管理，改善高校檔案管理精細化與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化

管理的精細化與技術(shù)的專業(yè)化是高效、便捷、安全開展高校檔案工作的中心因素，是實現(xiàn)檔案管理智能化的前提條件。如今大數(shù)據(jù)技術(shù)所帶來的多種優(yōu)勢也要具備與之相匹配的管理體系與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。因此，對于高校而言，改善檔案管理精細化需要做到：第一，要系統(tǒng)梳理與健全檔案制度管理體系，夯實檔案管理基礎(chǔ)。第二，打造高標(biāo)準(zhǔn)檔案資料，確保每一份檔案資料從收集到儲存各環(huán)節(jié)的完整性與準(zhǔn)確性。第三，持續(xù)建設(shè)高素質(zhì)檔案管理團隊，應(yīng)不斷開展檔案管理理論教育與技能培訓(xùn)，打造一支業(yè)務(wù)高精尖的團隊。第四，充分利用檔案管理文化，不斷用檔案信息的重要性與管理者本身肩負的使命激發(fā)檔案管理人員的榮譽感、自豪感、責(zé)任感。第五，不斷細化管理過程，細化目標(biāo)、細解流程、細查執(zhí)行、細分職責(zé)。改善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化需要做到：第一，充分挖掘計算機應(yīng)用技術(shù)，將復(fù)雜的問題簡單化，提升整體檔案管理效率。第二，充分認(rèn)知高校檔案對高校發(fā)展的重要性，善于與兄弟院校相互協(xié)作、互相學(xué)習(xí)與借鑒。第三，深度挖掘高校內(nèi)部潛力，培養(yǎng)檔案專業(yè)人才。利用高?？蒲辛α繌姶蟮膬?yōu)勢，創(chuàng)新檔案信息化技術(shù)，做檔案管理智能化的領(lǐng)軍人。

參考文獻：

[1] 岳蓓.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].中國新通信，2022，24（14）：37-39.

[2] 胡曉慶.大數(shù)據(jù)時代高校檔案數(shù)據(jù)治理策略研究[J].城建檔案，2021（12）：37-39.

[3] 李敏.大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理創(chuàng)新——評《高校檔案工作科學(xué)發(fā)展探索與實踐》[J].領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，2022（03）：157.

[4] 錢明輝，李天明，林秀茵.我國檔案服務(wù)化研究主題分析及其啟示[J].蘭臺世界，2018（01）：31-35.

基金項目：2022年度山東省檔案科技項目《基于人工智能的高校檔案知識圖譜構(gòu)建與應(yīng)用研究》（課題編號：2022-07）.

作者單位：山東建筑大學(xué)