轉(zhuǎn)換視角優(yōu)化高校檔案收集機(jī)制

成杏麗 石慧敏

高校檔案是高校在教學(xué)、科研、管理活動中產(chǎn)生的各種形式、各種載體的歷史記錄，是促進(jìn)高校事業(yè)科學(xué)發(fā)展，維護(hù)師生根本利益的重要依據(jù)，是高校優(yōu)秀辦學(xué)思想和教育文化的重要積淀。沒有檔案資源的收集積累，檔案工作就是無米之炊、無源之水、空中樓閣。因此，做好檔案的收集工作至關(guān)重要。隨著檔案信息化的快速發(fā)展，電子檔案收集已成為主流趨勢，紙質(zhì)檔案仍占相當(dāng)比重，無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都需要建立高效有力的檔案收集指導(dǎo)機(jī)制。

通常，高校都會建立由檔案工作主管校領(lǐng)導(dǎo)、檔案館工作人員、業(yè)務(wù)部門分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及部門兼職檔案員組成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。高校檔案的移交立卷工作是在專業(yè)的檔案館工作人員指導(dǎo)下，由各歸檔部門兼職檔案員來完成。由于歸檔過程中的專業(yè)要求和歸檔者業(yè)余水平之間存在差距，從而產(chǎn)生了許多問題?；跈n案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，檔案館通常會對兼職檔案員提出嚴(yán)格、專業(yè)的歸檔要求，而兼職檔案員則因本職工作繁忙，歸檔條框太多，往往會產(chǎn)生畏難和排斥心理，最終造成問題的累積和升級。筆者根據(jù)多年的檔案收集實踐經(jīng)驗，轉(zhuǎn)換思路，換位思考，從歸檔者視角考慮問題，采用歸檔者易于接受的收集機(jī)制，對于問題的解決會事半功倍，且更有效力。

一、提供精準(zhǔn)化檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，解決歸檔困惑

對于不了解檔案工作的兼職檔案人員而言，歸檔面臨的首要問題是，歸什么？其次是，怎么歸？如何應(yīng)對解答這兩個問題，沒有標(biāo)準(zhǔn)答案。如果只是籠統(tǒng)的告訴歸檔者，凡是本部門業(yè)務(wù)工作直接形成的，具有保存價值的各類載體材料均可歸檔。對于歸檔者來說，應(yīng)該還是一頭霧水，并不能很好地執(zhí)行和操作。如能結(jié)合歸檔部門實際工作和形成文件材料情況，提供精準(zhǔn)化的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對于歸檔者來說，則能夠答疑解惑，滿意而“歸”。

精準(zhǔn)化的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)首先要調(diào)研了解歸檔部門會形成哪些材料，檔案館工作人員應(yīng)遵循國家相關(guān)檔案管理規(guī)定辦法，通過查看往年部門歸檔材料，登錄歸檔部門網(wǎng)站了解工作職能，采取與歸檔部門溝通等多種方式，制定全面詳細(xì)的部門專屬歸檔范圍與保管期限表，同時，結(jié)合具體歸檔內(nèi)容，制定歸檔方案。

對于檔案館而言，前期需要投入比較大的時間精力制定部門專屬歸檔方案。同時隨著部門工作職能調(diào)整，需同步或定期對部門歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行修訂。相應(yīng)的，表單化、精準(zhǔn)化的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)成效也非常顯著，兼職檔案員通過專屬歸檔方案，便能清晰明了的知道歸什么、如何歸，該項精準(zhǔn)化操作對歸檔人員頻繁變更的情況也非常適用，減少了檔案館工作人員反復(fù)多次的指導(dǎo)工作。西安交通大學(xué)檔案館就為全校82個歸檔部門制定了部門專屬歸檔指南，包含部門歸檔范圍與保管期限表，歸檔時間、歸檔要求，歸檔程序等內(nèi)容，受到各歸檔部門的一致稱贊，得到貼心專屬的服務(wù)，歸檔部門更能夠積極配合，按照歸檔要求做好歸檔工作。

二、節(jié)點重點并舉，落實部門立卷

雖然國家各項檔案法律規(guī)章明文規(guī)定，立卷工作由檔案材料形成單位完成，并將其明確為歸檔制度。但是實際情況常常不盡如人意，有的部門在各種催促下把文件送來歸檔已屬不易，借助高校的便利條件，大部分部門都是派學(xué)生助理協(xié)助檔案館工作人員完成立卷，真正能按照歸檔制度要求落實立卷的部門只是少數(shù)。因此，要落實好部門立卷制度，提高部門歸檔意識，需要檔案部門長期不懈的宣傳和努力。歸檔人員是部門立卷工作的直接執(zhí)行者，提高其檔案意識，是一個需要有針對性、重點突破的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（一）抓住節(jié)點

在兼職檔案人員上崗伊始，檔案工作人員就要與其精準(zhǔn)對接，告之其歸檔工作制度以及歸檔流程，使其對歸檔過程中自己應(yīng)該承擔(dān)的工作內(nèi)容有清晰明確的認(rèn)識，從一開始就培養(yǎng)良好的歸檔習(xí)慣。同時，檔案工作人員要貼心地做好全面的指導(dǎo)工作，幫助其解決立卷歸檔工作中的難題，適時、適度地鼓勵。有時兼職檔案員會因本職工作繁忙、或者單位內(nèi)部歸檔工作協(xié)調(diào)不暢等原因，影響部門立卷工作的實施。這種情況下，如果兼職檔案員解決不了問題，檔案館可與歸檔部門分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)反饋溝通，協(xié)助兼職檔案員解決問題，共同推進(jìn)部門立卷歸檔工作順利進(jìn)行。

（二）突破重點

按照規(guī)定，高校每個歸檔部門都會設(shè)置分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，一個部門檔案立卷的完成情況，往往與該部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度有關(guān)。領(lǐng)導(dǎo)重視，則立卷歸檔就落實得力，反之，就會放任自流。因此，要重點培養(yǎng)歸檔單位領(lǐng)導(dǎo)的歸檔意識。同樣，在部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)確定伊始，檔案館工作人員便通過郵件、函件等書面形式，說明“黨管檔案工作”的基本原則，檔案法律規(guī)章，以及部門立卷歸檔制度的重要性、優(yōu)越性等，使部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作有個基本了解。如要進(jìn)一步加深認(rèn)識，或?qū)w檔工作產(chǎn)生的問題進(jìn)行督促落實，則可以通過講座、座談等方式與歸檔部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)溝通。相信，通過上述舉措，歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)會樹立高度的檔案意識，并重視檔案工作，在其帶領(lǐng)和督促下，上下聯(lián)動，必然能推動部門立卷工作良性發(fā)展。

三、從源頭介入，控制歸檔質(zhì)量

檔案材料制式規(guī)范、簽印齊全、質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整、齊全完整是檔案收集的基本要求，是檔案有效利用和長遠(yuǎn)保管的必備要素。檔案部門經(jīng)常會碰到歸檔材料良莠不齊的情況，有的材料送來不符合歸檔要求，如交來復(fù)印件、草稿等；有的材料完整性差，如缺附件、缺發(fā)文稿紙、無印章、無領(lǐng)導(dǎo)簽字；有的材料不夠齊全成套等。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，檔案材料的質(zhì)量保障一直是困擾檔案工作人員的難題，需要做大量的檢查、追補(bǔ)工作，費(fèi)時費(fèi)力。對于兼職檔案員來說，大多會認(rèn)為歸檔太麻煩、要求太多，所以往往是不加挑選地送來一堆材料，結(jié)果檔案館工作人員必然會反饋給歸檔部門一堆問題。如何解決這一問題？筆者認(rèn)為最好的辦法就是從源頭入手，從文件材料的產(chǎn)生、積累開始介入。

預(yù)立卷是目前業(yè)界比較推崇的一種方法，也是從根本上解決上述難題的方法。即各立卷部門根據(jù)本部門工作職責(zé)和當(dāng)年工作任務(wù)，參照歸檔范圍編制文件材料預(yù)立卷類目，然后將平時工作中形成的文件材料放入相應(yīng)類目的卷盒，有預(yù)見性地做好平時文件材料的暫存管理工作。簡而言之，即平時就做好零散文件的收集積累工作。以我校學(xué)生處為例，學(xué)生處現(xiàn)在歸檔材料有處辦綜合文件、學(xué)生獎勵材料、學(xué)生懲處材料、學(xué)生思想政治材料，那么學(xué)生處只要準(zhǔn)備四個文件盒，按類別貼上標(biāo)簽。然后按照文件形成的時間順序，將各類文件放入相應(yīng)的盒中，這樣就保證了平時工作中零散文件的集中保管，不會因隨意擺放而造成材料混亂或丟失等。對于線下歸檔的電子文件而言，預(yù)立卷的方法同樣適用，平時就需要把電子文件分門別類的、按照時間順序集中放在相應(yīng)的文件夾里，保障歸檔材料的齊全完整；對于在線歸檔的電子文件，更是要從電子文件形成前端介入，通過“四性檢測”等技術(shù)手段，把控歸檔質(zhì)量。

對兼職檔案員來說，由預(yù)立卷到立卷再到歸檔移交，是一個從門外漢到熟悉檔案管理的過程，需要檔案工作人員全面精心地指導(dǎo)。筆者通過長期的檔案工作實踐，積累了一定的工作經(jīng)驗，總結(jié)出了以書面指導(dǎo)為主，口頭指導(dǎo)為輔，集中指導(dǎo)和單獨(dú)指導(dǎo)相結(jié)合的指導(dǎo)辦法，這種辦法切實可行、收效甚好。通常，除了每年進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)，大范圍進(jìn)行檔案工作宣傳，還為歸檔部門量身定制歸檔方案，進(jìn)行精準(zhǔn)化的書面指導(dǎo)。在檔案整理、著錄、編號等具體操作時，則可以采用在線指導(dǎo)、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種方式，從源頭介入、多措并舉，全面保障歸檔質(zhì)量。

四、建立監(jiān)督機(jī)制，確保及時歸檔

部分兼職檔案人員由于本職業(yè)務(wù)較忙，加之檔案意識不強(qiáng)，歸檔拖沓、滯后，不在規(guī)定時間內(nèi)完成歸檔工作，也是令檔案工作人員頭疼的一個問題。歸檔不及時，后續(xù)會造成許多不必要的麻煩，比如造成歸檔部門文件材料的丟失；多年材料累積在一起歸檔，歸檔任務(wù)繁重；另外，不在歸檔年份歸檔，需要進(jìn)行補(bǔ)卷、插卷，給檔案館工作也帶來很大的困擾。

（一）建立監(jiān)督機(jī)制

為了確保歸檔部門按時歸檔，需要建立檔案工作監(jiān)督機(jī)制。如西安交大檔案館就建立了前期通知、中期跟蹤、后期反饋的檔案工作監(jiān)督機(jī)制。在歸檔初期，通過OA系統(tǒng)給全校各部門發(fā)送歸檔工作通知，提出歸檔要求；歸檔中期，密切關(guān)注部門立卷動態(tài)，排疑解難，推動歸檔工作順利進(jìn)行；歸檔后期，對歸檔工作存在的問題進(jìn)行反饋，要求部門及時整改。同時，在學(xué)校部門調(diào)整或者部門內(nèi)部人員調(diào)整時，要及時跟進(jìn)，做好撤銷單位的檔案移交以及新增單位的立檔工作，跟蹤提醒歸檔部門做好內(nèi)部人員更替時的文件材料交接工作。

（二）反面案例宣傳

為了更好地推動檔案工作，通常做法是表彰檔案工作先進(jìn)集體和先進(jìn)個人，起到先進(jìn)典型示范作用。學(xué)校在進(jìn)行保密、安全工作宣傳培訓(xùn)時，會介紹一些生動的警示案例，讓人警醒，印象深刻。同樣的，反面案例也可以運(yùn)用到檔案工作宣傳中，提醒立檔單位重視檔案、及時歸檔。以筆者的親身經(jīng)歷為例：在查檔利用過程中，發(fā)現(xiàn)我校1984年新生錄取名單未存檔，并查到了當(dāng)年我校招生辦因搬家丟失該名單的報告。新生錄取名單是新生入學(xué)的重要憑證，利用率也較高。為了將這一重要記錄補(bǔ)追歸檔，檔案館多次與招生辦協(xié)商溝通，后由我校招生辦致函各省招辦，請求配合查找，經(jīng)過一年的努力，學(xué)校招生辦補(bǔ)追到河南、陜西等七個省市的錄取名單，其余省市的錄取名單已無法追回。在全校檔案工作會議上，筆者將此事作為一個案例，來說明及時歸檔的重要性，起到了很好的警示效果。

總之，歸檔過程中之所以存在這樣或那樣的問題，究其根本還是由于部門檔案意識薄弱。如何宣傳檔案工作，提高部門檔案意識，需要高校檔案部門轉(zhuǎn)換思路，從立檔單位和兼職檔案員的視角出發(fā)，建立全面系統(tǒng)的檔案收集指導(dǎo)機(jī)制。同時優(yōu)化工作方式，為歸檔部門提供優(yōu)質(zhì)高效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)，讓歸檔者樂于歸檔，推動檔案工作關(guān)系網(wǎng)絡(luò)良性發(fā)展，為建設(shè)高質(zhì)量檔案資源體系提供保障。

作者單位：西安交通大學(xué)檔案館