高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)策略研究

金暢 倪西鈞 魏扣

摘要：高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)的水平是衡量和評(píng)價(jià)高校檔案工作的重要指標(biāo)。論文根據(jù)我國(guó)高校數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，從用戶需求分析、數(shù)字檔案資源建設(shè)、數(shù)字檔案信息服務(wù)的方式和渠道建設(shè)等層面探討了高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)策略，為我國(guó)高校開展數(shù)字檔案館信息服務(wù)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：高校 數(shù)字檔案館 信息服務(wù) 策略研究

伴隨計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、社交媒體技術(shù)的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)理念和方法不斷應(yīng)用于檔案領(lǐng)域，正在快速改變檔案管理的理念和方法。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案館作為學(xué)校檔案文獻(xiàn)情報(bào)中心，承擔(dān)著為高校各項(xiàng)工作提供高質(zhì)量、高層次檔案信息服務(wù)的職責(zé)，其檔案信息服務(wù)的內(nèi)容和方式呈現(xiàn)出新的發(fā)展趨勢(shì)。胡昌平[1]在《信息服務(wù)與用戶》一書中提出“信息服務(wù)是以信息為內(nèi)容的服務(wù)業(yè)務(wù)，其服務(wù)對(duì)象是對(duì)服務(wù)具有客觀需求的社會(huì)主體”。據(jù)此定義，筆者認(rèn)為大數(shù)據(jù)背景下高校數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)是指高校通過(guò)開展數(shù)字檔案館內(nèi)容建設(shè)，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)利用檔案管理系統(tǒng)、檔案門戶網(wǎng)站、社交媒體等途徑，根據(jù)用戶的需求提供數(shù)字檔案信息和檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)的工作模式。

目前我國(guó)高校順應(yīng)國(guó)家檔案局要求和信息化時(shí)代檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，基本都已經(jīng)開展數(shù)字檔案館建設(shè)工作，但是數(shù)字檔案館建設(shè)也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、循序漸進(jìn)的、不斷更新發(fā)展的工作，不同高校由于各種原因其數(shù)字檔案館建設(shè)的程度是有很大區(qū)別的。通過(guò)對(duì)我國(guó)高校數(shù)字檔案信息服務(wù)內(nèi)容、方式和對(duì)高校用戶數(shù)字檔案館信息服務(wù)滿意度的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)還存在以下問(wèn)題：用戶滿意度不高；可提供利用的數(shù)字檔案資源類型和量級(jí)不足；數(shù)字檔案信息服務(wù)方式單一；個(gè)性化檔案信息服務(wù)和檔案知識(shí)服務(wù)比較薄弱；數(shù)字檔案信息服務(wù)渠道不足等?；谝陨蠁?wèn)題，筆者認(rèn)為目前我國(guó)高校加強(qiáng)和優(yōu)化高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)和開展高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)策略研究應(yīng)從用戶需求分析、數(shù)字檔案資源建設(shè)、檔案信息服務(wù)的方式和渠道建設(shè)等幾個(gè)層面展開。

一、開展高校數(shù)字檔案館用戶需求分析

不同類型的用戶對(duì)檔案信息的需求和檔案信息服務(wù)的需求各不相同。基于用戶需求分析的數(shù)字檔案信息服務(wù)策略是指通過(guò)全面開展高校用戶檔案信息服務(wù)的需求調(diào)研，以滿足用戶需求為導(dǎo)向設(shè)計(jì)高校數(shù)字檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)，使得數(shù)字檔案館提供的信息服務(wù)與高校用戶的檔案信息需求相匹配。高校用戶主要包括學(xué)生、教師、行政管理人員和社會(huì)人士等。

（一）高校學(xué)生用戶數(shù)字檔案信息服務(wù)需求

我國(guó)高校師生比基準(zhǔn)是1：14，但很多高校師生比是高于此數(shù)的，由此也可以看出高校用戶中學(xué)生比例是最高的。學(xué)生分為在校生和畢業(yè)生兩大類，其中在校生主要是查詢和利用學(xué)籍檔案、學(xué)生科研檔案，學(xué)生求職或升學(xué)都需要提供在校成績(jī)單等學(xué)籍信息，學(xué)生開展科研和競(jìng)賽活動(dòng)也有調(diào)用科研項(xiàng)目檔案的需求；畢業(yè)生檔案服務(wù)需求主要是查檔調(diào)檔和檔案托管存放。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)學(xué)生學(xué)籍檔案查詢和利用的需求占比最大，這也是目前高校數(shù)字檔案信息服務(wù)的重點(diǎn)工作內(nèi)容之一。

（二）高校教師用戶數(shù)字檔案信息服務(wù)需求

教師用戶所需檔案主要是教學(xué)檔案和科研檔案，如教師進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)需要查詢往年的教學(xué)檔案，教師開展科研工作申報(bào)項(xiàng)目需要查詢和項(xiàng)目主題研究相關(guān)的科研成果，申報(bào)不同級(jí)別項(xiàng)目的申報(bào)要求等。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校教師對(duì)教學(xué)和科研檔案資源利用的需求較高，但是絕大多數(shù)高校這兩類檔案資源管理還處于起步階段，還不能為教師全面提供此類數(shù)字檔案信息服務(wù)。

（三）高校行政管理用戶數(shù)字檔案信息服務(wù)需求

不同管理層次行政人員對(duì)檔案信息的內(nèi)容要求也不同，如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校運(yùn)行進(jìn)行戰(zhàn)略管理，經(jīng)常需要進(jìn)行非結(jié)構(gòu)化決策，需要的檔案信息通常是戰(zhàn)略級(jí)；負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)處理的基層行政人員主要負(fù)責(zé)運(yùn)行控制，確保有效完成各項(xiàng)具體任務(wù)或操作，主要進(jìn)行結(jié)構(gòu)化決策，需要的檔案信息通常是作業(yè)級(jí)信息。高校檔案館在行政管理中基本還是處于被動(dòng)提供服務(wù)的階段，對(duì)本校數(shù)字檔案資源進(jìn)行分析、充分挖掘檔案中價(jià)值為管理工作提供主動(dòng)服務(wù)的情況比較少。

（四）社會(huì)人士高校數(shù)字檔案信息服務(wù)需求

根據(jù)社會(huì)需求有條件的開放高校檔案資源，是國(guó)家檔案局對(duì)高校檔案工作的要求。按照檔案開發(fā)利用的規(guī)定和要求，高校檔案館提供具有高校特色的檔案信息服務(wù)，滿足各類社會(huì)人士對(duì)高校檔案資源的利用需求。對(duì)高校檔案信息資源感興趣的社會(huì)人士查詢利用高校檔案的目的多種多樣：有開展科研的需求，有與高校開展校企合作的需求，還有對(duì)高校歷史和發(fā)展的興趣等。目前針對(duì)此類用戶需求開展檔案信息服務(wù)的高校比較少，主要集中在名人檔案和檔案展覽這幾種形式，無(wú)論是檔案信息服務(wù)的內(nèi)容和形式都未能滿足社會(huì)人士的需求。

基于高校用戶對(duì)數(shù)字檔案信息服務(wù)需求的具體信息服務(wù)策略如下：高校檔案部門可對(duì)本校檔案用戶進(jìn)行適當(dāng)合理的劃分，針對(duì)不同類別用戶的檔案信息需求、檢索系統(tǒng)功能需求和信息服務(wù)需求展開調(diào)研；分析用戶獲取信息的行為，研究用戶的信息心理，使用戶的實(shí)際需求成為高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)設(shè)計(jì)導(dǎo)向，確保信息服務(wù)與用戶的檔案信息需求相匹配，方便用戶檢索信息、吸收信息，提升用戶信息利用效果。

二、基于用戶需求分析構(gòu)建高校數(shù)字檔案資源庫(kù)

數(shù)字檔案資源庫(kù)是高校開展數(shù)字檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)。高校的傳統(tǒng)做法是依據(jù)本校歸檔范圍要求開展館藏檔案數(shù)字化和電子文件歸檔工作、建設(shè)數(shù)字檔案資源庫(kù)。這種傳統(tǒng)建設(shè)模式中檔案利用者是被動(dòng)接受檔案館提供的檔案資源和信息服務(wù)，問(wèn)卷調(diào)查結(jié)果也顯示高校檔案信息服務(wù)中經(jīng)常出現(xiàn)用戶檔案信息需求與高校數(shù)字檔案資源庫(kù)內(nèi)容不匹配、用戶獲取信息的準(zhǔn)確度和滿意度低等情況。所以，高校應(yīng)從建設(shè)和完善適配用戶檔案信息需求的各類數(shù)據(jù)庫(kù)和整合校內(nèi)數(shù)字檔案資源兩方面構(gòu)建數(shù)字檔案資源庫(kù)。

一方面，高校檔案館應(yīng)在傳統(tǒng)的數(shù)字檔案資源庫(kù)建設(shè)模式的基礎(chǔ)上，根據(jù)我國(guó)《高等學(xué)校檔案管理辦法》和高校辦學(xué)理念、發(fā)展歷程和工作的現(xiàn)狀，充分調(diào)研本校檔案資源的種類、來(lái)源和內(nèi)容，結(jié)合本校不同類型用戶需求，制定高校各類檔案資源歸檔范圍和相應(yīng)的電子文件歸檔要求，應(yīng)用各類信息技術(shù)建設(shè)高校各類檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)、特色數(shù)字檔案資源庫(kù)，豐富高校數(shù)字檔案資源庫(kù)的形式和內(nèi)容。例如，高校用戶中學(xué)生占比最大，可以為學(xué)生建設(shè)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和就業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而為學(xué)生升學(xué)和就業(yè)提供精準(zhǔn)檔案信息服務(wù)。教師是實(shí)現(xiàn)高校教育理念、培養(yǎng)學(xué)生的主力，可以面向教師教學(xué)和科學(xué)研究的檔案信息需求，建設(shè)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等，為教師提升教學(xué)技能和科研能力提供助力。

另一方面，高校數(shù)字資源來(lái)源廣泛，存在數(shù)據(jù)異構(gòu)、互不兼容的問(wèn)題，但是用戶對(duì)高校數(shù)字檔案資源的需求卻是全面系統(tǒng)的，所以整合來(lái)源不同的數(shù)字檔案資源、完善高校數(shù)字檔案資源庫(kù)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步提供基于資源整合的數(shù)字檔案信息服務(wù)是必然趨勢(shì)。這種服務(wù)方式是指通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案資源不同形式的組合，為用戶提供檔案信息內(nèi)容整合、技術(shù)整合和服務(wù)功能融合服務(wù)。高校檔案館應(yīng)從基礎(chǔ)設(shè)施架構(gòu)優(yōu)化、系統(tǒng)安全運(yùn)營(yíng)、應(yīng)用服務(wù)整合、增強(qiáng)檔案資源數(shù)據(jù)價(jià)值密度及檔案館知識(shí)服務(wù)等多方面入手，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源整合。高校數(shù)字檔案資源整合的具體策略如下。第一，統(tǒng)籌規(guī)劃、加強(qiáng)學(xué)校不同部門間的信息互通互聯(lián)，夯實(shí)高校數(shù)字檔案資源整合工作基礎(chǔ)。高校檔案館應(yīng)積極與學(xué)校各部門合作，梳理各部門歸檔范圍和業(yè)務(wù)流程，根據(jù)本校數(shù)字檔案資源的特點(diǎn)進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，制定分階段目標(biāo)。第二，開展檔案資源整合關(guān)鍵技術(shù)研究，構(gòu)建高校數(shù)字檔案資源整合平臺(tái)。高校應(yīng)在檔案館統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)下，研制各部門電子文件的元數(shù)據(jù)采集和著錄標(biāo)準(zhǔn)；結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字人文等信息技術(shù)對(duì)本校數(shù)字檔案資源進(jìn)行深入整合，解決高校各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)和高校數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)之間信息資源互聯(lián)互通、共建共享的問(wèn)題。

三、拓展高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)的方式和渠道

高校檔案館在用戶分析的基礎(chǔ)上開展數(shù)字檔案資源庫(kù)建設(shè)的目的是為用戶提供全面、個(gè)性化的檔案信息服務(wù)，需要不斷拓展檔案信息服務(wù)的業(yè)務(wù)內(nèi)容和信息服務(wù)的渠道。

（一）開發(fā)設(shè)計(jì)信息服務(wù)產(chǎn)品、推進(jìn)檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)建設(shè)

檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)包括基礎(chǔ)信息服務(wù)、個(gè)性化信息服務(wù)、檔案知識(shí)服務(wù)和檔案集成信息服務(wù)等。高校檔案館在提供檔案信息發(fā)布、傳遞、檢索、保障、咨詢和交流等基礎(chǔ)信息服務(wù)業(yè)務(wù)的同時(shí)，還應(yīng)根據(jù)用戶檔案信息需求分析和數(shù)字檔案內(nèi)容建設(shè)成果提供其他類型的檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)。高校不同部門可以為用戶提供的信息服務(wù)內(nèi)容和信息服務(wù)業(yè)務(wù)眾多，檔案部門應(yīng)該也充分利用檔案“真實(shí)原始記錄”的特點(diǎn)，在提供基礎(chǔ)信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，收集和分析高校用戶的檔案信息服務(wù)需求，與高校信息化部門和業(yè)務(wù)部門協(xié)同合作設(shè)計(jì)檔案信息服務(wù)產(chǎn)品并通過(guò)檔案網(wǎng)站提供利用，如基于用戶體驗(yàn)和偏好提供個(gè)性化的檔案信息導(dǎo)航服務(wù)、推薦服務(wù)，開展檔案知識(shí)管理，提供檔案知識(shí)門戶服務(wù)，在集成架構(gòu)下整合檔案信息資源和信息服務(wù)功能，協(xié)同實(shí)現(xiàn)檔案信息集成服務(wù)。

（二）拓展高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)的渠道

高校檔案館還應(yīng)不斷拓展數(shù)字檔案館信息服務(wù)的渠道，通過(guò)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)、檔案網(wǎng)站、微信平臺(tái)等多種渠道為用戶提供方便、快捷、準(zhǔn)確的各類檔案信息服務(wù)。檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)是在校內(nèi)為高校用戶提供數(shù)字檔案信息服務(wù)的主渠道，用戶可以采用到館查詢利用、校園網(wǎng)檢索和預(yù)約檔案服務(wù)等各種形式方便快捷地利用本校數(shù)字檔案資源。檔案門戶網(wǎng)站是通過(guò)高校校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)為用戶提供檔案信息服務(wù)的窗口，是為校內(nèi)和校外用戶提供綜合性的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，具有服務(wù)內(nèi)容豐富、交互性強(qiáng)的特點(diǎn)，幾乎可以涵蓋高校數(shù)字檔案館的各項(xiàng)信息服務(wù)。微信平臺(tái)相較于網(wǎng)站在移動(dòng)終端服務(wù)上具有使用便利、易于共享的特點(diǎn)，故有條件的高?？杀M量開通本校檔案館微信公眾號(hào)，通過(guò)微信平臺(tái)開展檔案工作宣傳和服務(wù)，實(shí)現(xiàn)與數(shù)字檔案館和檔案網(wǎng)站服務(wù)的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

雖然不同高校的發(fā)展歷程、辦學(xué)理念有所差異，但提升高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)水平、充分發(fā)揮高校檔案工作對(duì)高校人才培養(yǎng)、教學(xué)管理等各項(xiàng)工作的支撐作用，是我國(guó)所有高校檔案部門面臨的重大挑戰(zhàn)。本文從用戶需求分析、數(shù)字檔案資源庫(kù)建設(shè)、數(shù)字檔案信息服務(wù)的方式和渠道幾個(gè)層面提出高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)的策略，為我國(guó)高校開展數(shù)字檔案館及其信息服務(wù)建設(shè)提供參考，旨在提升我國(guó)高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)的能力和水平，充分發(fā)揮高校檔案信息資源的價(jià)值。

*本文系教育部人文社會(huì)科學(xué)研究青年基金項(xiàng)目“大數(shù)據(jù)時(shí)代高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)模式研究”（項(xiàng)目編號(hào)：18YJC870010）和北京市教育委員會(huì)社科計(jì)劃一般項(xiàng)目“大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)模式研究”（項(xiàng)目編號(hào)：SM201811417004）階段性成果。

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作者單位：1.北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院

2.中國(guó)人民大學(xué)研究生院

3.中國(guó)人民大學(xué)勞動(dòng)人事學(xué)院