物資采購招標(biāo)管理中的問題與對策

王開智　李博　牟冠宇

摘要：企業(yè)應(yīng)該在具體的物資采購工作中通過各種有效途徑，采取有效措施加強(qiáng)物資管理工作，節(jié)省不必要的采購成本，提高其市場核心競爭力。特別需要注意的是，企業(yè)在進(jìn)行物資管理時要全面了解市場信息，并且著重加強(qiáng)產(chǎn)、供、銷等工作環(huán)節(jié)的控制。企業(yè)通過對物資采購體系及監(jiān)管機(jī)制的持續(xù)完善，并加強(qiáng)招標(biāo)采購環(huán)節(jié)的控制，才能促進(jìn)企業(yè)得到更好發(fā)展。本文就物資采購招標(biāo)管理中的問題與對策展開探討。

關(guān)鍵詞：物資管理;招標(biāo)采購;企業(yè)管理

物資采購招標(biāo)管理工作在企業(yè)的整體管理工作之中，占據(jù)著十分重要的地位，直接關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展。近年來，盡管企業(yè)日益提高對于物資采購招標(biāo)管理工作的重視力度，然而，現(xiàn)階段企業(yè)在物資招標(biāo)管理實踐之中，仍然存在著一系列問題與不足，不利于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)實現(xiàn)。

1.目前采購管理中存在的問題

1.1物資采購中招標(biāo)制度不能完全落實

企業(yè)采購物資時一般使用招標(biāo)方式來選擇供應(yīng)商。在實際工作中，企業(yè)雖然采用了招標(biāo)方式，但是采購招標(biāo)方式不能滿足企業(yè)的實際生產(chǎn)情況。現(xiàn)在很多企業(yè)的物資招標(biāo)力度小，特別是在進(jìn)行價值較低的物資采購時，企業(yè)通常使用網(wǎng)絡(luò)平臺開展招標(biāo)活動。如果網(wǎng)絡(luò)平臺上的招標(biāo)文件存在不規(guī)范的情況，就會導(dǎo)致內(nèi)容表述不清楚。投標(biāo)企業(yè)會開展惡意競爭，一些企業(yè)為了能夠中標(biāo)，甚至?xí)诟倶?biāo)階段將物資的價格壓到最低，然后供應(yīng)質(zhì)量較差的物資來牟取暴利，或者其在物資后續(xù)的使用中收取較高的售后維修費(fèi)用，進(jìn)而保證自身利潤。這些做法都會給招標(biāo)企業(yè)帶來極大的不利影響，不能滿足企業(yè)的正常運(yùn)行需求。

1.2招標(biāo)文件普遍缺乏規(guī)范性

盡管從整體上看，企業(yè)所編制的物資招標(biāo)文件并不存在原則性錯誤，但在細(xì)節(jié)方面，仍然有著較多問題，導(dǎo)致招標(biāo)文件規(guī)范性不足，不利于推動物資采購招標(biāo)管理工作朝著規(guī)范化方向發(fā)展。具體而言，企業(yè)招標(biāo)文件在細(xì)節(jié)方面，主要存在以下問題：一是內(nèi)容覆蓋不夠全面，沒有對物資供應(yīng)和物資采購活動在各方面的實踐要求進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定;二是文件條文不夠?qū)I(yè)，未能充分體現(xiàn)招標(biāo)活動的目標(biāo)和期望，不能對物資采購招標(biāo)活動發(fā)揮指導(dǎo)作用;三是內(nèi)容中所包含的物資采購參數(shù)不夠準(zhǔn)確，通常需要在展開評標(biāo)工作時，對其加以再次修改，導(dǎo)致招標(biāo)管理工作內(nèi)容增多，影響整體工作進(jìn)度。招標(biāo)文件缺乏規(guī)范性的主要原因是企業(yè)未能給予物資采購招標(biāo)前期準(zhǔn)備工作應(yīng)有的重視，或者缺乏對于具體招標(biāo)項目的詳細(xì)了解。

1.3信息綜合水平較低，難以滿足企業(yè)所需的信息利用需求

一些技術(shù)密集型企業(yè)，在進(jìn)行采購的時候，表現(xiàn)出小批量、多批次的特點，但物資供應(yīng)商常常都是大批量生產(chǎn)，這就致使物資生產(chǎn)供需發(fā)生矛盾。同時，同一批采購的物資有時來自不同廠家，供應(yīng)商信息沒有得到良好整合，較為分散，物資采購管理信息波動性較大，不夠穩(wěn)定，無法真實了解物資供應(yīng)商的實際情況，記錄的供應(yīng)商信息不完整，進(jìn)而當(dāng)企業(yè)進(jìn)行物資采購時，無法快速結(jié)合記載的信息選擇價格合理的供應(yīng)商，也給物資采購價格的比對產(chǎn)生負(fù)面影響，使得企業(yè)物資采購管理很難對成本進(jìn)行有效控制，并且，還可能影響到企業(yè)與物資供應(yīng)商之間的長期合作。此外，企業(yè)進(jìn)行采購時，物資采購信息也未與物資采購流程實現(xiàn)完全結(jié)合，共享率、信息記錄不理想，使得企業(yè)所需信息需求得不到滿足。

2.加強(qiáng)企業(yè)物資采購監(jiān)管促進(jìn)企業(yè)效益最大化的措施

2.1建立健全物資采購管理制度

企業(yè)要指定專業(yè)人員實時更新與管理供應(yīng)商的檔案資料，并構(gòu)建一整套完善的物資采購管理制度，對各批次的物資采購成本予以對比和分析。企業(yè)應(yīng)該制定統(tǒng)一的物資管理規(guī)章制度，提供統(tǒng)一的招標(biāo)文件作為評審依據(jù)，同時確保資金分配的合理性和的透明性，提高資金利用率，杜絕出現(xiàn)私自挪用等違法亂紀(jì)行為。采購部門應(yīng)仔細(xì)審核投標(biāo)企業(yè)的競標(biāo)文件，按照科學(xué)合理的評分標(biāo)準(zhǔn)來確保評標(biāo)結(jié)果無誤，保障整個招標(biāo)采購過程的公平、公正、公開。

2.2完善招標(biāo)文件擬定制度，提高招標(biāo)文件規(guī)范程度

招標(biāo)文件管理是物資采購招標(biāo)管理活動中的一項基礎(chǔ)性工作，針對現(xiàn)階段企業(yè)物資招標(biāo)文件在全面性、專業(yè)性和參數(shù)準(zhǔn)確性等方面存在的缺陷，企業(yè)應(yīng)重視完善招標(biāo)文件擬定制度，以制度的形式明確招標(biāo)文件的擬定要求，為工作人員提供具體參考，確保工作人員嚴(yán)格按照制度要求展開招標(biāo)文件擬定。擬定招標(biāo)文件前，文件編寫人員應(yīng)做好充足的準(zhǔn)備工作，對招標(biāo)項目及技術(shù)參數(shù)進(jìn)行詳細(xì)了解，力求增強(qiáng)招標(biāo)文件的規(guī)范性和專業(yè)性。招標(biāo)文件編寫人員應(yīng)重視對招標(biāo)單位的具體資質(zhì)加以全面了解，將此作為招標(biāo)文件編寫的重要依據(jù)，提高招標(biāo)文件的實踐指導(dǎo)價值。初步完成招標(biāo)文件擬定工作之后，企業(yè)應(yīng)組織相關(guān)工作人員對其進(jìn)行系統(tǒng)審定，認(rèn)真確認(rèn)其中的細(xì)節(jié)性事項，避免在后續(xù)的工作之中出現(xiàn)需要進(jìn)行多次修改的情況，有效控制招標(biāo)工作進(jìn)度，確保招標(biāo)活動按照既定計劃規(guī)范開展。

2.3積極探索采購一體化管理

當(dāng)前，國內(nèi)許多企業(yè)的物資供應(yīng)仍采用逐層上報領(lǐng)取模式，也就是采購部門匯總一線生產(chǎn)部門的物資需求，然后各部門安排專人領(lǐng)取物資。在此過程中會浪費(fèi)掉一些時間，同時，一些生產(chǎn)部門為了自身需求能夠得到快速滿足，導(dǎo)致了重復(fù)采購物資、重復(fù)領(lǐng)用物資、后勤物資采購部門和生產(chǎn)部門關(guān)系惡化、個別生產(chǎn)部門缺乏物資等情況的發(fā)生。所以，可依托信息化技術(shù)探索采購一體化管理，企業(yè)應(yīng)在各個生產(chǎn)單位設(shè)立供應(yīng)物資點，在一體化管理平臺中納入供應(yīng)點材料和材料員，這樣不僅有助于各部門的物資領(lǐng)取，也有助于物資領(lǐng)用信息的快速錄入，由此實現(xiàn)信息化的統(tǒng)一管理，摒棄以往單一式的領(lǐng)取模式，使物資采購成本有效節(jié)約，避免出現(xiàn)物資堆積的現(xiàn)象。此外，在探索基于信息化的采購一體化管理時，還應(yīng)注意做好各環(huán)節(jié)信息滯后問題的處理、內(nèi)部溝通信息壁壘的消除，充分發(fā)揮采購一體化管理的優(yōu)勢。

2.4使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行點評

通過定性分析和定量分析，對企業(yè)物資招標(biāo)采購管理中的大數(shù)據(jù)應(yīng)用點進(jìn)行有效點評，促使企業(yè)物資管理工作得以高效開展。定性分析的對象為應(yīng)用點的質(zhì)量，通過對業(yè)務(wù)開展的環(huán)節(jié)以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用點所能實現(xiàn)的價值，數(shù)據(jù)的適配性、精確性等進(jìn)行分析。而定量分析則針對大數(shù)據(jù)應(yīng)用點中的數(shù)量，具體表現(xiàn)為數(shù)量特點、數(shù)量聯(lián)系以及數(shù)量變化。

2.5強(qiáng)化對物資采購監(jiān)管的重視

企業(yè)在進(jìn)行物資采購工作時需要強(qiáng)化物資采購監(jiān)管評估體系，保證物資招標(biāo)采購工作能夠得到有效監(jiān)督。企業(yè)應(yīng)該不斷提高對物資采購監(jiān)管的重視程度，明確關(guān)注物資采購成本體系，嚴(yán)格規(guī)范各種領(lǐng)料行為，不斷拓展物資采購工作的新方法與新思路。目前，一些國有企業(yè)的物資采購工作無法滿足對于物資的需求量，因此需要設(shè)定更加完整的物資采購監(jiān)管評估體系，引入更加合理的比價采購模式，以此來科學(xué)控制各項采購行為。在具體的物資采購期間，要全面分析影響物資采購質(zhì)量的各項因素，以此來提高物資采購決策的科學(xué)性與準(zhǔn)確性，各個供應(yīng)商與采購部門都需要參與到影響因素分析中，構(gòu)建多元化的交流、溝通平臺。在物資采購期間，物資采購管理人員要全面分析影響物資采購質(zhì)量的各項因素，與物資供應(yīng)商構(gòu)建多元化的交流，提高物資采購決策的科學(xué)性與準(zhǔn)確性。企業(yè)在進(jìn)行重點物資采購項目時需要做好全面的防范與監(jiān)管工作，對物資需求量進(jìn)行合理規(guī)劃，結(jié)合當(dāng)前的物資庫存情況，適當(dāng)調(diào)整采購的數(shù)量，以此來保證物資采購方案的準(zhǔn)確性與合理性。

3. 結(jié)語

采購是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成，企業(yè)應(yīng)通過制定采購管理制度，規(guī)范采購行為，以此來降低采購風(fēng)險。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)物資采購工作的有效管理，持續(xù)完善企業(yè)的物資采購監(jiān)管機(jī)制與體系，以此來提升市場核心競爭力，促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。

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