對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考

高慧

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)的信息技術(shù)也一直在高速發(fā)展，檔案管理也由最初的文本檔案庫(kù)管理逐步進(jìn)行改革，形成了順應(yīng)時(shí)代潮流發(fā)展的數(shù)據(jù)檔案信息管理系統(tǒng)。信息資源的主要來(lái)源之一就是檔案信息，而檔案管理的信息化相較于傳統(tǒng)的文本檔案庫(kù)管理來(lái)說(shuō)更是提高了信息保密的安全性和信息檢索、分類(lèi)及使用的便捷性。本文在介紹了我國(guó)檔案信息化建設(shè)的意義和主要內(nèi)容的基礎(chǔ)上，分析了我國(guó)目前檔案信息化建設(shè)存在的主要弊端并提出了相應(yīng)的對(duì)策及建議，希望能夠?yàn)槲覈?guó)未來(lái)的檔案信息化建設(shè)的發(fā)展提供一定的理論支持與實(shí)踐幫助。

關(guān)鍵詞：檔案建設(shè);信息化;理論與實(shí)踐

在網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的今天，電子信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到了進(jìn)一步的傳播與普及，這些技術(shù)打破了傳統(tǒng)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，并在各個(gè)領(lǐng)域中被廣泛使用以推動(dòng)各種產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的發(fā)展。檔案信息的作用就是幫助人們記錄人類(lèi)和社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，對(duì)于人類(lèi)歷史長(zhǎng)河中的各種變化發(fā)揮著重要的作用，因此需要采取科學(xué)合理的管理措施來(lái)對(duì)其進(jìn)行管理。以往的檔案管理模式主要是以人工操作為主，需要人為地對(duì)檔案進(jìn)行歸納整理，不僅效率低下，而且還很容易存在管理漏洞，造成丟失了檔案信息真正的價(jià)值。事實(shí)上，檔案信息化就是將檔案工作領(lǐng)域的內(nèi)容合理的運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行高效的處理，以檔案信息資源為指導(dǎo)，以實(shí)現(xiàn)共享檔案資源為目的來(lái)更好地推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。檔案管理的信息化建設(shè)一般包括以下流程：通過(guò)使用最新的信息技術(shù)去合理地開(kāi)發(fā)檔案工作的技術(shù)應(yīng)用流程。通過(guò)采取合理的手段和方法來(lái)開(kāi)發(fā)并整合檔案信息化所提供的信息資源，使其成為整個(gè)社會(huì)能夠利用的資源，在整個(gè)社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中逐步實(shí)現(xiàn)各個(gè)方面的檔案信息化?？傊?，檔案信息化實(shí)際有兩層含義：首先是社會(huì)發(fā)展的形式之一，它概括了社會(huì)整體的發(fā)展過(guò)程，而不是特定時(shí)刻的某個(gè)結(jié)果。檔案信息化建設(shè)在這個(gè)過(guò)程中必須在社會(huì)的所有領(lǐng)域都充分發(fā)揮作用，因此就有必要將檔案信息化的建設(shè)看成是社會(huì)進(jìn)步的一個(gè)層面，并不斷地對(duì)其進(jìn)行探索與研究。其次，檔案信息化的建設(shè)過(guò)程實(shí)質(zhì)上也是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)不斷完善的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，信息技術(shù)需要不斷地提高，同時(shí)也要不斷地去實(shí)踐應(yīng)用，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題與不足并及時(shí)改進(jìn)，從而更好地為檔案信息化的建設(shè)提供源源不斷的資源和動(dòng)力，并最終促使檔案信息化建設(shè)能夠達(dá)到資源共享的目的，這也意味著需要更好的檔案管理?xiàng)l件以及更多的社會(huì)力量來(lái)推動(dòng)檔案信息化的建設(shè)。檔案信息化實(shí)質(zhì)上是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，其含義會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展，社會(huì)的變化而變化。信息化的檔案管理模式不僅能夠提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息的同步更新和永久留存，而且在管理中不會(huì)出現(xiàn)人為錯(cuò)誤。因此，對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)于社會(huì)的發(fā)展起著不可或缺的作用。

一、檔案信息化建設(shè)的核心

1.檔案信息化建設(shè)的意義

當(dāng)今社會(huì)對(duì)于檔案信息化建設(shè)最常見(jiàn)的解釋之一就是部門(mén)員工在工作中通過(guò)不斷的使用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，并在其管理中有效地對(duì)信息進(jìn)行整理和運(yùn)用的過(guò)程就是檔案信息化的建設(shè)，通過(guò)這種方式在提高檔案管理效率的同時(shí)還能夠使信息管理更加具有意義。這是因?yàn)榕c其他行業(yè)相比，我國(guó)的檔案信息化起步較晚，然而其涉及的管理過(guò)程和領(lǐng)域卻相當(dāng)廣泛，并且所需專(zhuān)業(yè)知識(shí)及理論也較為復(fù)雜，因此還沒(méi)有明確的定義。隨著我國(guó)社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，信息化已成為社會(huì)發(fā)展的主要標(biāo)志之一，特別是對(duì)于信息化高速發(fā)展的現(xiàn)在來(lái)說(shuō)，信息化的建設(shè)就顯得更為重要。因此，在信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)引起各個(gè)行業(yè)的充分重視，檔案管理行業(yè)也不例外。在檔案管理行業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，其基礎(chǔ)業(yè)務(wù)需要向現(xiàn)代化和計(jì)算機(jī)化方向逐步靠攏，加快檔案管理信息化建設(shè)的腳步，這也是檔案管理行業(yè)不可避免的發(fā)展趨勢(shì)，符合時(shí)代發(fā)展潮流。信息化建設(shè)現(xiàn)已成為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要組成部分。在社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，需要充分意識(shí)到檔案工作信息化的重要性，以便將與其相關(guān)的工作同時(shí)代發(fā)展的要求結(jié)合起來(lái)。我們需要先總體規(guī)劃出切實(shí)可行的檔案工作的實(shí)施方案，并對(duì)檔案信息化的任務(wù)和目標(biāo)進(jìn)行嚴(yán)格的保密，只有這樣才能夠執(zhí)行好檔案信息化建設(shè)的基本任務(wù)，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)這一根本目標(biāo)。

在建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中需要注重歸檔電子文件和電子檔案，以確保整個(gè)操作流程的標(biāo)準(zhǔn)化?；诖?，建立一個(gè)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)就是極為必要的，該數(shù)據(jù)庫(kù)需要有著一定的示范性，比如：可以在一些中心城市中建立一些具有示范性的數(shù)字檔案館，以便其能夠?qū)崟r(shí)的發(fā)布檔案信息，使公眾能夠隨時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)搜集到相關(guān)信息，促使檔案信息化的建設(shè)能夠更加規(guī)范。除此之外，檔案管理還需要注重利用信息化，可以通過(guò)將信息化融入檔案管理的工作過(guò)程中來(lái)對(duì)信息資源進(jìn)行有效的管理。想要充分利用社會(huì)信息資源，就需要有效地將信息資源的發(fā)展價(jià)值進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)，只有充分開(kāi)發(fā)這些資源，才能夠真正實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)效益，才能夠在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程中去有效地開(kāi)發(fā)信息資源。檔案信息化管理模式相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言能夠擴(kuò)展檔案工作服務(wù)的范圍，并能夠允許對(duì)系統(tǒng)內(nèi)各種存儲(chǔ)的信息來(lái)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)處理，從而使系統(tǒng)內(nèi)部都可以使用這些資源，這在一定程度上還可以節(jié)省大量的資源。檔案信息化建設(shè)還可以降低許多傳統(tǒng)的檔案管理模式中所存在的弊端，促使檔案能夠?qū)崿F(xiàn)在信息采集、信息管理和服務(wù)職能等方面的轉(zhuǎn)變，確保在資源分配的過(guò)程中能夠及時(shí)地對(duì)檔案中所存在的問(wèn)題進(jìn)行更改，使其更為合理化。簡(jiǎn)而言之，社會(huì)各界人士均認(rèn)為檔案管理的信息化建設(shè)是十分必要且有價(jià)值的，雖然我國(guó)目前對(duì)于檔案信息化管理的過(guò)程仍然存在一些問(wèn)題，但是也依然不能夠忽視信息化對(duì)于檔案管理的重要作用。因此，有必要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和電子技術(shù)合理地整合并運(yùn)用到檔案信息化建設(shè)之中，從而來(lái)持續(xù)有效地提高各級(jí)檔案信息管理的能力。

2.檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

（1）數(shù)字化轉(zhuǎn)變。數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基本條件之一，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化目標(biāo)的前提條件。在過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理中，統(tǒng)計(jì)信息主要依靠紙張來(lái)進(jìn)行記錄，以及偶爾會(huì)用到的少量音頻或視頻文件。所謂檔案信息數(shù)字化，就是將原先傳統(tǒng)的記錄方式轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)并創(chuàng)建相應(yīng)的目錄和表單數(shù)據(jù)庫(kù)。這不僅能夠方便使用者隨時(shí)進(jìn)行查看而且占用空間較小、使用方便、存儲(chǔ)簡(jiǎn)單，還可以有效地進(jìn)行備份，不易損壞和丟失，并且提高了存儲(chǔ)的安全性。