數(shù)字化背景下如何做好干部人事檔案工作

楊宸

摘要：干部人事檔案是干部選拔、任用的重要參考依據(jù)，隨著我國科技水平的提升，很多數(shù)字化設(shè)備也逐漸進入了人事檔案管理工作中，數(shù)字化、規(guī)范化的檔案建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代化檔案建設(shè)管理的重要組成部分，不僅可以提升檔案信息的存儲量，還能提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。因此，數(shù)字化檔案的建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)下干部人事檔案管理相關(guān)工作者的首要工作內(nèi)容，本文主要闡述了數(shù)字化背景下如何做好干部人事檔案工作，以供有關(guān)人員參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;干部人事檔案;組織;管理

一、干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

干部人事檔案是人事管理部門按照黨的政策，在日常工作中形成的記載個人經(jīng)歷的材料，有利于各級組織全面地考察了解和正確選拔使用干部，是選人用人的重要依據(jù)。人事檔案管理工作的最終目的，是為了利用人事檔案，為干部人事工作服務(wù)。這是人事檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)，是人事檔案工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。要使人事檔案更好地為干部工作服務(wù)，很多數(shù)字化設(shè)備也逐漸進入了人事檔案管理工作中，數(shù)字化檔案建設(shè)已經(jīng)成為信息時代的大勢所趨，不僅可以提升檔案信息的存儲量，還能提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

二、數(shù)字化建設(shè)對干部人事檔案管理的影響

隨著時間推移，越來越多的組織人事等部門摒棄傳統(tǒng)的紙張為載體的存檔模式，逐步推行數(shù)字化管理，而這一變革對現(xiàn)有的軟硬件設(shè)備配置、管理方式方法、管理人員素質(zhì)等也提出了更高的要求。同時，對干部人事檔案管理也有一定影響。

（一）數(shù)字化干部人事檔案的信息安全

相較于傳統(tǒng)管理上，實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化閱檔、存儲、備份，能減小抽取、替換、涂改檔案材料的可能性、帶來了高效率查詢、高效能辦公。同時，信息安全也成為人事檔案管理工作中的新考驗，網(wǎng)絡(luò)是具有開放性的，一旦出現(xiàn)病毒入侵感染、蓄意攻擊計算機系統(tǒng)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、篡改數(shù)據(jù)等情況，將十分危險。如何有效利用開放網(wǎng)絡(luò)，杜絕安全隱患，是后續(xù)干部人事檔案數(shù)字化管理中的一個重大課題。

（二）“紙質(zhì)和數(shù)字”的雙重管理難以適應(yīng)工作需求

相較于傳統(tǒng)管理的紙質(zhì)存檔材料，數(shù)字化檔案在“催、驗、收、存、理、用”的基礎(chǔ)工作程序上，增加了數(shù)字檔案掃描、圖片處理等工作任務(wù)，工作量、工作難度及責(zé)任成倍增加，仍遵循《干部人事檔案工作條例》中“千卷一人”的配備標(biāo)準(zhǔn)管理，將不能適應(yīng)現(xiàn)有工作的需求。

（三）檔案管理人員技能培訓(xùn)單一

數(shù)字化檔案管理既需要了解檔案管理的流程、辦理，又需要熟練操作計算機技能的“十字”型雙技能人才。目前，干部人事檔案管理人員隊伍整體偏向于傳統(tǒng)技能人才培養(yǎng)，提升現(xiàn)有檔案管理人員的數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸成為數(shù)字化檔案管理工作的一大課題。

三、加強干部人事檔案管理的思路和對策

當(dāng)下，干部人事檔案數(shù)字化的建設(shè)其主要目的就是為了能夠提升檔案的利用率，這是信息化時代的必然結(jié)果。針對管理上的影響作出以下建議：

（一）加快干部人事檔案集中管理進程。

2018年11月28日中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》指出：干部人事檔案實行“分級負(fù)責(zé)、集中管理”。集中管理實現(xiàn)了組織人事部門對干部人事檔案的直接管理，讓干部人事檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化，同時，避免了數(shù)字化檔案所需軟件、硬件、檔案管理人員的重復(fù)配置。

（二）制定檔案管理信息安全機制。

為確保數(shù)字干部人事檔案的信息安全，需要從干部人事檔案管理的基礎(chǔ)工作中確保數(shù)字化檔案的安全性。針對數(shù)字化檔案管理的實際情況，強化干部人事檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)職能，建立常態(tài)化管理、督導(dǎo)考評、安全管理等機制，提升檔案的安全性。實施“定向聯(lián)系督導(dǎo)”工作制度，由基層干部人事檔案管理人員分部門對各單位定期進行檢查督導(dǎo)，保證各部門整體聯(lián)動、規(guī)范工作，實現(xiàn)數(shù)字檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、載體安全。同時，檔案管理相關(guān)人員應(yīng)注意對管理軟件的開發(fā)與維護，防止管理軟件受病毒以及黑客的侵?jǐn)_，做好相關(guān)的備份還原工作。

（三）補充培養(yǎng)雙技能人才，有效推行常態(tài)化交流

干部人事檔案管理工作涉及業(yè)務(wù)知識面廣，要熟悉檔案相關(guān)材料形成的歷史背景，要有比較豐富的工作經(jīng)驗，需要相對較長的時間培養(yǎng)。培養(yǎng)人員不能只注重檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更需要選拔培養(yǎng)檔案、計算機“雙技能”人才，避免數(shù)字化檔案管理中“青黃不接”、人手不足現(xiàn)象。定期組織檔案管理人員考察、培訓(xùn)，創(chuàng)造交流學(xué)習(xí)的環(huán)境，交流檔案管理經(jīng)驗，指出檔案管理中容易出現(xiàn)的問題，加以借鑒學(xué)習(xí)，有利于檔案管理人員掌握最新的數(shù)字檔案管理辦法，積累工作經(jīng)驗，提高檔案管理的綜合能力。

參考文獻

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