基層檔案信息化建設(shè)的思考

摘要：檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展的需要，是基層檔案管理改革的方向。為了貫徹執(zhí)行“兩個轉(zhuǎn)變”、建立“兩個體系”，實現(xiàn)基層檔案更好地為人民群眾和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，滿足社會各界對檔案日益增長的需求，基層檔案信息化建設(shè)工作迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：基層檔案;檔案建設(shè);信息化

隨著現(xiàn)代化建設(shè)步伐的加快，管理信息化是基層檔案管理的必由之路，是信息時代基層檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。為適應(yīng)信息時代檔案事業(yè)的發(fā)展，必須加快基層檔案信息化建設(shè)的步伐。面對新發(fā)展形式，對于基層檔案管理信息化的建設(shè)，相關(guān)檔案管理人員必須具有較強的專業(yè)性，在做好檔案信息資源相應(yīng)的收集與保管外，更要對用戶的需求進行了解，擴大檔案資源服務(wù)的內(nèi)容。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案管理更具信息化的特征，從而為用戶提供高效的工作服務(wù)，使基層檔案管理信息化建設(shè)在日常的檔案管理工作中真正體現(xiàn)其價值。

一、基層檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義

（一）實現(xiàn)基層檔案信息化管理，是適應(yīng)信息社會要求的必然選擇

信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的必然趨勢，網(wǎng)絡(luò)的普及推動著社會各領(lǐng)域都在進行著一場轟轟烈烈的信息化革命，這場革命也必然影響到了基層檔案信息化建設(shè)工作?；鶎訖n案管理要適應(yīng)信息化社會的要求，盡快從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，強化基層檔案管理的現(xiàn)代化意識，使基層檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，才能更好地適應(yīng)基層檔案建設(shè)的需要。

（二）實現(xiàn)基層檔案信息化管理，是拓展面向公共服務(wù)的檔案管理職能的必然要求

隨著民主政治的發(fā)展和信息技術(shù)的普及，面向社會提供檔案信息服務(wù)是一種趨勢。當前，社會對基層檔案利用需求不斷加大，同時也促進了對基層檔案信息資源的社會化需求。基層檔案管理部門，應(yīng)拓展面向公共服務(wù)的檔案管理職能，加強基層檔案信息化管理，建設(shè)好基層檔案信息庫，是實現(xiàn)基層檔案信息資源共享、滿足社會對基層檔案信息資源合理有效需求的必然要求。

（三）實現(xiàn)基層檔案信息化管理，是破解基層檔案管理工作難題的必要舉措

現(xiàn)階段基層檔案的提供、利用還是以實體檔案為主。實體檔案雖然利用范圍廣、適應(yīng)性強，具有原始憑證的作用。但基于實體檔案的管理，需要管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，費時費力，效率低下。實行信息化管理，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的變革，基層檔案管理要更多地體現(xiàn)自動化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄入就能夠多次反復(fù)利用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而使庫房查找變?yōu)楦鼮榉奖憧旖莸木W(wǎng)絡(luò)即時檢索查詢，不僅可以大大提高利用效率，還可以減少與原始材料的接觸，有利于基層檔案紙制載體的長期保存。加強信息化管理，已成為基層檔案管理創(chuàng)新的必然選擇。

二、基層檔案信息化建設(shè)中存在的困難和問題

以湘潭縣為例，據(jù)調(diào)查：近幾年，湘潭縣的檔案信息化建設(shè)經(jīng)歷了從無到有、從少到多、由點及面的初始階段，取得了一定的成效。但其發(fā)展還很不平衡，存在不少問題，主要有以下三個方面。

（一）檔案信息化建設(shè)投入偏少

從總體上來看，湘潭縣各單位對檔案信息化建設(shè)工作還是給予了一定程度的支持，資金上也有所投入，但與其他項目相比，差距甚大。在配備專門用于檔案工作的電腦和打印機方面，110多個縣直單位中，只有30多個單位實現(xiàn)配備，僅占30%，21個鄉(xiāng)鎮(zhèn)中只有 4個鄉(xiāng)鎮(zhèn)實現(xiàn)配備，僅占20% ;只有10家單位配備了掃描儀、數(shù)碼相機等相關(guān)數(shù)碼設(shè)備，僅占7.7%;有32個縣直單位應(yīng)用了相對統(tǒng)一、符合規(guī)范的檔案管理軟件，僅占29%，21個鄉(xiāng)鎮(zhèn)全部沒有應(yīng)用。這樣的現(xiàn)實狀況難以適應(yīng)新形勢下檔案信息化建設(shè)發(fā)展需要。

（二）基層檔案信息化標準不全

近幾年，國家、省、市檔案行政部門針對檔案信息化工作制定了一些規(guī)章和標準，但未能形成比較系統(tǒng)完整的法規(guī)、政策、業(yè)務(wù)規(guī)范?？h檔案局雖然就此也制定了一些規(guī)章制度，但缺乏具體的法規(guī)實施細則來約束各單位的檔案信息化工作，從而嚴重地影響了信息化建設(shè)進程。

（三）基層檔案信息化人才缺乏

據(jù)調(diào)查，在全縣基層專兼職檔案員中，檔案管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的人員僅占10%;計算機相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的人員僅占30%;既懂檔案管理又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才僅占5%，絕大多數(shù)單位的檔案員只懂一些計算機操作方面的簡單知識，使得信息化建設(shè)工作舉步維艱。

三、關(guān)于基層檔案信息化建設(shè)的思考和建議

檔案資源信息化是一個逐步推進實施的過程，特別是對于基層來說，更是漫長而艱巨。因此我們必須持科學(xué)發(fā)展的態(tài)度，以實事求是、持之以恒的精神，有計劃、有目的、有步驟地完成基層檔案資源信息化。

（一）盡快建立檔案檢索數(shù)據(jù)庫

這是目前大多數(shù)檔案室都迫切需要完成的工作。館藏量小的檔案室完成這項工作相對容易些，館藏量大的檔案室則須有計劃地實施：首先應(yīng)對館藏的所有檔案完成案卷級條目檢索數(shù)據(jù)庫，這是一個快速見效的目標;然后在此基礎(chǔ)上逐步完善文件級條目檢索數(shù)據(jù)庫。只有這樣，才能建立一個全面、快速、高效、準確的檔案檢索數(shù)據(jù)庫。

（二）逐步實現(xiàn)檔案全文數(shù)字化

這是檔案信息化的基礎(chǔ)，也是檔案信息化建設(shè)的核心。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，實現(xiàn)檔案全文數(shù)字化的途徑很多。對于通過辦公自動化產(chǎn)生的文件，可通過網(wǎng)絡(luò)直接接收;對于歷史的資料，可通過手工輸入、電子掃描、數(shù)碼拍攝等手段獲取檔案原文信息資料。

（三）大力推進檔案資源信息二次開發(fā)

根據(jù)檔案信息開展多方面的專題研究和編輯，推進檔案信息的二次開發(fā)。同時采用多形式發(fā)布檔案信息的方式，建立檔案網(wǎng)站，使更多的用戶了解檔案、利用檔案，擴大檔案的利用范圍，不斷增加檔案的利用價值。

（四）切實加強檔案電子數(shù)據(jù)安全管理

檔案資源信息化后，主要是通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的管理，因此數(shù)據(jù)的安全性是一個重要問題。必須設(shè)定安全的使用權(quán)限，以保證電子數(shù)據(jù)不被錯誤修改、刪除;同時做好數(shù)據(jù)的備份工作，也可建立異地備份機制，如基層單位檔案室的備份到縣檔案館，縣檔案館的備份到市級檔案館，以保證檔案館室提供給用戶的數(shù)據(jù)具有安全性、準確性、可靠性。

參考文獻：

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[2]劉茜.試論加強檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（03）：58.

作者簡介：李邐，女，（1969.07-），湖南湘潭，高級政工師，研究方向：高校思想政治教育、檔案管理。