探討事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案的統(tǒng)一規(guī)范管理

王潭

摘 要：事業(yè)單位檔案管理屬于單位的管理工作重點(diǎn)內(nèi)容，由于電子檔案的興起，使得紙質(zhì)檔案以及電子檔案統(tǒng)一化管理模式開始得到廣泛關(guān)注。本文將通過對(duì)濟(jì)寧市廣播電視臺(tái)檔案管理情況的分析，通過對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案管理差異的介紹，對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一規(guī)范管理方式方法展開深度性探討，旨在優(yōu)化電子檔案與紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一管理模式，有效降低檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。

關(guān)鍵詞：管理環(huán)境;信息查詢方式;電子檔案;紙質(zhì)檔案;事業(yè)單位

對(duì)原始實(shí)踐活動(dòng)中主體行為數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的記錄便是檔案，檔案信息是在實(shí)踐活動(dòng)中得到的，是階級(jí)產(chǎn)生過程中保管與積累所得到的數(shù)據(jù)信息，在個(gè)體運(yùn)行維護(hù)中有著極為重要的作用。由于促進(jìn)文獻(xiàn)生成與檔案管理屬于相輔相成的關(guān)系，所以對(duì)檔案進(jìn)行管理是極為必要的。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與檔案管理不斷融合的環(huán)境中，對(duì)檔案管理工作實(shí)施改革，做好紙質(zhì)檔案以及電子檔案的管理，將會(huì)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理安全性以及有效性產(chǎn)生積極影響。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案管理模式差異分析

（一）存儲(chǔ)管理環(huán)境方面

紙質(zhì)存儲(chǔ)主要以紙張的存儲(chǔ)為主，對(duì)于場(chǎng)地和空間的溫度、濕度以及各方面情況有著一定的要求，而電子檔案主要以數(shù)字存儲(chǔ)模式為主，在場(chǎng)地方面要求更為嚴(yán)苛，雖然電子檔案的存儲(chǔ)器所需空間相對(duì)較小，但因?yàn)槭艿絻?nèi)部電子元器件構(gòu)造等方面因素影響，對(duì)于環(huán)境的要求也相對(duì)較高。強(qiáng)調(diào)不僅要做好防塵以及溫濕度的管控，同時(shí)還要做好防磁場(chǎng)以及防摔等管理。在數(shù)碼產(chǎn)品、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷得到普及的環(huán)境下，對(duì)于電子檔案存儲(chǔ)所造成的干擾也變得越來(lái)越多，需要做好整體環(huán)境的管控工作。

（二）信息查詢方式方面

紙質(zhì)檔案的信息檢索主要以人工檢索為主，存在檢索時(shí)長(zhǎng)相對(duì)較長(zhǎng)以及準(zhǔn)確度相對(duì)較低等方面的問題。電子檔案主要以關(guān)鍵詞以及時(shí)間等關(guān)鍵要素的檢索為主，無(wú)論是檢索范圍還是檢索廣度都得到了切實(shí)提高，能夠?qū)崿F(xiàn)在短時(shí)間內(nèi)的精準(zhǔn)檢索。對(duì)兩種檢索模式進(jìn)行融合，能夠滿足用戶線上線下不同方面的需求，更加適合現(xiàn)代的信息檢索需要。

（三）對(duì)管理者技能要求方面

紙質(zhì)檔案對(duì)于管理者的技能要求相對(duì)較低，只需要做好場(chǎng)館的溫度管控以及清潔，按照規(guī)定流程做好檢索以及出借記錄等各項(xiàng)工作即可。電子檔案管理不僅要求人員需要掌握基本的檔案管理技能，同時(shí)對(duì)于人員的計(jì)算機(jī)操作能力以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用能力也有著一定要求，提出要運(yùn)用計(jì)算機(jī)熟練的完成檔案建立以及檢索等各項(xiàng)工作。強(qiáng)調(diào)人員不僅要掌握信息技術(shù)應(yīng)用方式方法，而且還要構(gòu)建起信息系統(tǒng)管理思維，以便更好地適應(yīng)新環(huán)境下的檔案管理工作。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案統(tǒng)一管理的必要性分析

（一）有助于實(shí)現(xiàn)共贏

通過對(duì)電子檔案以及紙質(zhì)檔案管理差異的分析可以發(fā)現(xiàn)，兩種檔案?jìng)€(gè)有著優(yōu)勢(shì)與不足，對(duì)兩者實(shí)施統(tǒng)一化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)兩者優(yōu)勢(shì)的有效結(jié)合，發(fā)揮出更大的作用，達(dá)到雙贏的效果。具體而言，因?yàn)殡娮訖n案屬于高效率檔案管理模式，所以能夠有效突破紙質(zhì)檔案，在使用以及管理方面的局限，可以對(duì)紙質(zhì)檔案不足問題進(jìn)行有效彌補(bǔ)，達(dá)到節(jié)約各種資源的目標(biāo)。同時(shí)，利用電子檔案進(jìn)行紙質(zhì)檔案不足彌補(bǔ)過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)兩者之間的有效促進(jìn)與轉(zhuǎn)化，可以保證檔案的保存與存儲(chǔ)合理性。

（二）終于提升社會(huì)效益

紙質(zhì)檔案與電子檔案并不能獨(dú)立完成相應(yīng)管理工作，合作模式的推出能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案管理社會(huì)效益的有效提升。雖然電子檔案具有一定優(yōu)勢(shì)，傳奇無(wú)法取代紙質(zhì)檔案的地位與價(jià)值。一方面，電子檔案對(duì)于信息技術(shù)過度依賴，如果在網(wǎng)絡(luò)或者電力出現(xiàn)問題時(shí)，會(huì)直接造成整體系統(tǒng)出現(xiàn)故障的狀況，無(wú)法獲得更多的數(shù)據(jù)信息;另一方面，電子檔案存在著一定的使用風(fēng)險(xiǎn)性，可能會(huì)因?yàn)椴《净驉阂夤舳霈F(xiàn)內(nèi)容被惡意篡改的狀況。鑒于電子檔案所存在的各項(xiàng)問題，需要通過與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效互補(bǔ)的方式，保證檔案的合法性以及原始性。檔案管理工作開展的主要目標(biāo)，是對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘與利用，兩種檔案管理的統(tǒng)一與規(guī)范性操作，能夠達(dá)到兩種檔案和諧共處的效果，可以保證檔案管理共贏質(zhì)量，從而更好地為單位進(jìn)行服務(wù)。

三、檔案管理問題分析

1.現(xiàn)階段存在著對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用效果沒有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的狀況，信息資源利用率相對(duì)較低，在檔案信息資源保管方面，也存在著參差不齊的問題。應(yīng)考慮到信息資源采集方面的問題，需要按照相關(guān)的制度內(nèi)容展開內(nèi)容總結(jié)工作，但因?yàn)槭艿叫畔⒒Y源制度等因素的限制，在檔案收集整理方面存在著和立卷編目不符合的狀況，沒有對(duì)共享機(jī)制形成有效把控，信息化資源質(zhì)量也存在著有待提高之處。綜合而言，管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與應(yīng)用，還存在著和數(shù)據(jù)檔案存儲(chǔ)具體要求不符的狀況，檔案管理空間有待進(jìn)行開發(fā)。

2.檔案信息內(nèi)容安全保護(hù)不到位、普通資料與重要機(jī)密資料混合在一起等方面的問題，也增加了檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。按管理信息化處理存在著充分度不足的狀況，并沒有展開較高水平的檔案信息安全建設(shè)工作。對(duì)于重要檔案與普通檔案資料分析不足的問題，會(huì)直接增加機(jī)密信息被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，檔案信息的查閱審核以及利用等操作規(guī)范性不足問題，也會(huì)對(duì)檔案管理工作形成直接影響，在檔案管理規(guī)范性以及安全性方面還需要進(jìn)一步提升。

3.檔案管理與檢索效率有著密切關(guān)聯(lián)，但部分單位并沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，在進(jìn)行檔案檢索功能優(yōu)化過程中，極為注重對(duì)檢索工具的升級(jí)以及管控，對(duì)于檔案管理工作卻有所忽視，導(dǎo)致存在著檢索設(shè)備工具過于精密，但檔案管理工作效率相對(duì)較低的狀況。此種狀態(tài)不僅會(huì)很容易引發(fā)檔案重疊的問題，同時(shí)也會(huì)對(duì)檔案管理效率產(chǎn)生不良影響，需要進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)。

四、電子檔案與紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一規(guī)范化管理

（一）拓寬統(tǒng)一管理渠道

需要進(jìn)一步提升檔案管理信息資源的利用效率，要對(duì)檔案的管理途徑進(jìn)行拓寬處理，可以從以下幾點(diǎn)入手完成這一目標(biāo)：①通過對(duì)數(shù)字加密技術(shù)的應(yīng)用，保證檔案資料的管理形式轉(zhuǎn)變質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)對(duì)典型數(shù)字化技術(shù)的升級(jí)與優(yōu)化處理，通過構(gòu)建數(shù)據(jù)加密庫(kù)的方式，提供管理人員身份掃描等各項(xiàng)功能，保證檔案信息資料能夠與數(shù)字化檔案信息有機(jī)結(jié)合在一起，能夠通過創(chuàng)造相應(yīng)條件的方式，科學(xué)展開數(shù)字化檔案管理效益統(tǒng)計(jì)，通過對(duì)各種相關(guān)技術(shù)的有效應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高質(zhì)量收集與處理;②通過對(duì)單位檔案管理改革情況的分析以及研究，在數(shù)碼掃描識(shí)別等技術(shù)的支持之下，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描以及識(shí)別處理，將其設(shè)置為數(shù)碼電子標(biāo)簽，利用OCR識(shí)別，推行檔案自動(dòng)化管理模式，通過做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的方式，對(duì)檔案自動(dòng)化的建設(shè)與管理工作開展奠定良好基礎(chǔ);③通過設(shè)置數(shù)據(jù)信息自動(dòng)化管理以及收集等功能的方式，科學(xué)展開檢索信息數(shù)據(jù)關(guān)鍵詞以及各項(xiàng)因素設(shè)置，通過構(gòu)建檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，推行自動(dòng)化管理模式的方式，保證整體檔案管理工作的開展先進(jìn)性以及智能性，確保能夠按照檔案管理的具體情況展開信息數(shù)據(jù)分析與利用。要通過對(duì)自動(dòng)化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施的運(yùn)用，展開自動(dòng)化管理單位的建設(shè)工作，完成更多檔案管理模式的設(shè)置;④對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行調(diào)整，通過和檔案互動(dòng)率較低部分進(jìn)行聯(lián)動(dòng)的方式，實(shí)施多對(duì)一的互動(dòng)管理模式，通過對(duì)檔案管理平臺(tái)的改革，增加檔案借閱功能以及其他方面功能，保證能夠?yàn)闄n案信息使用者提供更加全面的服務(wù)，保證整體服務(wù)的個(gè)性化以及人性化水平。需要通過對(duì)檔案分類以及管控工作的不斷強(qiáng)化，保證檔案檢索功能的不斷提升，確保人員能夠在短時(shí)間內(nèi)獲得自己想要的數(shù)據(jù)信息，增加相關(guān)工作的開展效率。