檔案庫(kù)房管理中現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用研究

次永只瑪

摘要：檔案管理是當(dāng)前時(shí)代企業(yè)、單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的重要組成部分，不僅可以記錄公司單位的發(fā)展歷史，還可以統(tǒng)計(jì)員工信息，實(shí)現(xiàn)人員管理、資金管理以及信息管理等需求。而隨著時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)前企業(yè)檔案庫(kù)房管理的要求標(biāo)準(zhǔn)也越來(lái)越嚴(yán)，越來(lái)越多的管理技術(shù)也被創(chuàng)造出來(lái)，使得檔案庫(kù)房管理的質(zhì)量和效率越來(lái)越高，本文通過(guò)概述檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)容，分析現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)并討論如何利用現(xiàn)代化技術(shù)提升檔案庫(kù)房管理有效性？從而為企業(yè)檔案的管理和整體發(fā)展提供重要的助力。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化技術(shù);應(yīng)用研究

引言：檔案管理是現(xiàn)階段各大企業(yè)單位及政府工作部門重要的信息資料管理手段，通過(guò)匯總不同類別的數(shù)據(jù)資料和信息，借助圖像、聲像、文字等方式進(jìn)行保存，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位重要資料管理、保存的目的。無(wú)論對(duì)企業(yè)的發(fā)展還是規(guī)劃，都會(huì)產(chǎn)生非常重要的影響。除此之外，檔案的有效管理還可以進(jìn)一步提升企業(yè)的工作效率，減少與優(yōu)秀企業(yè)之間的經(jīng)營(yíng)差距。所以，通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檔案管理，能夠探索檔案管理未來(lái)發(fā)展道路，加快檔案庫(kù)房信息化建設(shè)，提升企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。

一、檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)容概述

檔案管理現(xiàn)代化是指企業(yè)單位或政府機(jī)關(guān)在檔案資料的管理過(guò)程中，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行有效管理。而其目的旨在運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)當(dāng)中的優(yōu)勢(shì)，改變傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中的缺陷，從而提升管理有效性，促進(jìn)檔案管理信息分析、信息應(yīng)用和信息規(guī)劃。使檔案文件能夠在公司、企業(yè)、政府、機(jī)關(guān)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

其次，檔案管理與企業(yè)單位有重要的聯(lián)系，檔案資料的存放和管理能夠提升企業(yè)的工作效率，實(shí)現(xiàn)不同階段當(dāng)中企業(yè)重要信息的歸納、總結(jié)和分類，為企業(yè)的下一步發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)參考，使其能夠引領(lǐng)企業(yè)單位的發(fā)展道路。并且，檔案管理還可以提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)通過(guò)總結(jié)檔案管理中自身劣勢(shì)、缺點(diǎn)并優(yōu)化，讓企業(yè)能夠更好地為客戶服務(wù)，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)高速發(fā)展的目標(biāo)。

二、檔案庫(kù)房管理現(xiàn)代化技術(shù)的使用優(yōu)勢(shì)

在檔案庫(kù)房管理過(guò)程中，通過(guò)使用現(xiàn)代化技術(shù)能夠提升管理質(zhì)量和管理效率，讓其單位能夠更好地應(yīng)用檔案管理信息，建設(shè)自我，擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)規(guī)模，提升綜合效益。本文簡(jiǎn)要介紹檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)有哪些？

（一）提升企業(yè)工作效率

目前，大部分企業(yè)公司在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的信息資料，而通過(guò)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的有效分類匯總與存放?？梢苑奖愎驹谛枰褂眠@些資料和數(shù)據(jù)時(shí)快速的查找到對(duì)應(yīng)的信息，從而提升工作的效率，降低資料尋找所使用的時(shí)間，減少勞動(dòng)消耗，進(jìn)而節(jié)約資源。使企業(yè)能夠?qū)⒅匦姆旁诎l(fā)展規(guī)劃上，推動(dòng)公司企業(yè)的前進(jìn)。

（二）提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量

傳統(tǒng)檔案管理多采用人工管理的方式，這種管理不僅質(zhì)量差，效率慢，同時(shí)還會(huì)因?yàn)槿斯なд`造成重要資料的損毀，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重的影響。而通過(guò)使用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，能夠更好地對(duì)檔案資料進(jìn)行有效管理。避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案管損壞所造成的經(jīng)濟(jì)損失情況發(fā)生，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，從而保證檔案在實(shí)際生產(chǎn)過(guò)程中能夠發(fā)揮相應(yīng)的作用，帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)收益。

三、如何提升檔案庫(kù)房管理現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用水平

（一）完善檔案管理制度

現(xiàn)代化技術(shù)的有效應(yīng)用雖然在一定程度上可以提升管理質(zhì)量和管理效率，但是現(xiàn)代化技術(shù)也需要有完善的檔案管理制度作為依據(jù)，才能使每一個(gè)檔案管理步驟，管理階段和管理部分都能夠發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

為達(dá)到此目標(biāo)，企業(yè)必須按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定相應(yīng)的檔案工作管理制度和考核細(xì)則。對(duì)于如何利用現(xiàn)代化技術(shù)完善檔案資料的收集、匯總、分類、管理和存放都必須做詳細(xì)的要求。使檔案管理規(guī)范化和制度化，降低現(xiàn)代化技術(shù)使用錯(cuò)誤所帶來(lái)的影響，保障檔案管理工作的良好開展。

（二）完善現(xiàn)代化設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用必須要有現(xiàn)代化設(shè)施平臺(tái)的支撐，而當(dāng)前企業(yè)管理過(guò)程中，通常使用信息平臺(tái)作為管理設(shè)施，發(fā)揮現(xiàn)代化管理技術(shù)的作用。所以，為提升現(xiàn)代化技術(shù)在檔案庫(kù)房管理過(guò)程中的有效應(yīng)用，相關(guān)企業(yè)或機(jī)關(guān)單位需要聘請(qǐng)專業(yè)的軟件開發(fā)工程師，根據(jù)不同企業(yè)公司的檔案管理要求，開發(fā)對(duì)應(yīng)的信息管理平臺(tái)用于檔案的管理與歸檔，從而提升檔案管理的有效性，使檔案管理工作現(xiàn)代化水平不斷提升。

（三）提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

傳統(tǒng)檔案庫(kù)房管理工作人員無(wú)法匹配當(dāng)前的信息化檔案管理要求。為保證檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化，需要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要求檔案管理工作人員在檔案的管理過(guò)程中必須能夠熟練的使用各類現(xiàn)代化技術(shù)，通過(guò)培訓(xùn)提升其信息管理專業(yè)水平，確保工作人員在實(shí)際的管理過(guò)程中能夠?qū)ξ募?、材料以及各類檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理歸檔。對(duì)于不能跟上工作節(jié)奏或無(wú)法滿足工作標(biāo)準(zhǔn)的員工必須予以淘汰，使企業(yè)的檔案管理現(xiàn)代化水平能夠符合企業(yè)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案庫(kù)房管理作為當(dāng)前企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要組成部分，可通過(guò)使用現(xiàn)代化技術(shù)建設(shè)，結(jié)合具體應(yīng)用措施：完善檔案管理制度與現(xiàn)代化設(shè)施建設(shè)，提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，使檔案庫(kù)房管理質(zhì)量進(jìn)一步加強(qiáng)，滿足企業(yè)檔案管理要求，從而推動(dòng)檔案管理事業(yè)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理資料數(shù)據(jù)的有效應(yīng)用，讓企業(yè)單位能夠得到更多的收益。

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