科技檔案管理的困境與紓解

◆摘? 要：科技檔案管理具有保存科研信息、指引促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和提高管理效率的功能。當(dāng)前我國科技檔案管理存在檔案意識(shí)薄弱、檔案觀念落后，科技檔案法規(guī)體系不完善、標(biāo)準(zhǔn)不健全以及科技檔案管理工作不規(guī)范等問題，針對(duì)問題提出了紓解對(duì)策。

◆關(guān)鍵詞：檔案，科技檔案，管理

科技檔案是科技工作者在科研過程中形成的具有參考價(jià)值的文字記錄、圖像信息、聲音信息、電子數(shù)據(jù)等?？萍紮n案真實(shí)完整的記錄了科研工作者的科研過程和科研結(jié)果，是科技信息的保存者和再現(xiàn)者。當(dāng)前科技正處于高速發(fā)展和迅速迭代時(shí)期，科技日益向交叉領(lǐng)域、新興領(lǐng)域融合。科技的快速發(fā)展必然產(chǎn)生大量的科技檔案，當(dāng)科技檔案管理水平與科技發(fā)展速度不匹配時(shí)，容易造成科研信息缺失和資源浪費(fèi)。因此加強(qiáng)科技檔案管理對(duì)于推進(jìn)科技發(fā)展具有重要作用。

一、科技檔案管理的意義

1.保存科研信息、指引科研方向。科技檔案對(duì)于科學(xué)研究理論構(gòu)思、研究過程、研究成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)都有詳細(xì)記載，為后續(xù)科學(xué)研究提供了大量可直接借鑒材料和廣泛的事實(shí)數(shù)據(jù)，是開展科學(xué)研究的可靠性原始材料。

2.促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?？萍紮n案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程是技術(shù)與生產(chǎn)力各要素相結(jié)合的媒介，是科學(xué)技術(shù)的承載、是生產(chǎn)力的知識(shí)形態(tài)承載?？萍紮n案將存儲(chǔ)于檔案中的知識(shí)形態(tài)生產(chǎn)力轉(zhuǎn)換為物質(zhì)形態(tài)生產(chǎn)力，促使生產(chǎn)技術(shù)落地與勞動(dòng)者結(jié)合。

3.豐富存儲(chǔ)內(nèi)容，提高管理效率。隨著互聯(lián)網(wǎng)和電子存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，電子化檔案存儲(chǔ)平臺(tái)的建成極大擴(kuò)容檔案存儲(chǔ)能力，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)形式轉(zhuǎn)變?yōu)橐曨l、音頻、圖像、文字等多種存儲(chǔ)形式，極大豐富了科技檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容。依托計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理突破了時(shí)間空間限制，提高了管理的時(shí)效性，依托計(jì)算機(jī)程序的自動(dòng)化工作，使大量的編碼、收集等重復(fù)性工作被計(jì)算機(jī)取代，節(jié)約了管理人員成本。

二、科技檔案管理的困境

1.檔案意識(shí)薄弱、檔案觀念落后?？萍紮n案作為重要的信息資源和知識(shí)資產(chǎn)理應(yīng)受到重視，現(xiàn)實(shí)卻由于科技檔案宣傳教育不到位、檔案法規(guī)培訓(xùn)范圍局限等原因，科研項(xiàng)目成員檔案意識(shí)極其薄弱，這就導(dǎo)致檔案觀念陳舊，無法與時(shí)俱進(jìn)。具體表現(xiàn)為，第一，只重視檔案材料收集忽視檔案內(nèi)容開發(fā)。第二，檔案保存形式刻板。第三，忽略過程檔案收集與保存。

2.科技檔案法規(guī)體系不完善、標(biāo)準(zhǔn)不健全。從監(jiān)管體系來看，檔案部門話語權(quán)式微，《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》中的規(guī)定動(dòng)作沒有貫徹執(zhí)行，制度落實(shí)情況缺乏監(jiān)管。在對(duì)科研計(jì)劃項(xiàng)目的階段性評(píng)估匯總，缺少對(duì)項(xiàng)目檔案的同步檢查和監(jiān)督制度，對(duì)項(xiàng)目的驗(yàn)收評(píng)估中，只注重科研成果和科研財(cái)務(wù)的審計(jì)，缺少對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)單位的檔案監(jiān)管與反饋。從檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系來看，部門或行業(yè)間的溝通協(xié)調(diào)性不足而標(biāo)準(zhǔn)不一。

3.科技檔案管理工作不規(guī)范。在資料收集方面，由于制度缺失、責(zé)任不清造成科技文件資料收集不齊全、項(xiàng)目材料不完整。在材料歸檔整理方面，由于科技項(xiàng)目多頭管理導(dǎo)致材料散存于不同負(fù)責(zé)人手中，材料零碎，檔案移不及時(shí)、歸檔不完整現(xiàn)象普遍存在。在檔案使用方面，“科技工作者對(duì)科技檔案利用的主管意識(shí)不強(qiáng)，很少到檔案館去查詢、利用科技檔案信息”，導(dǎo)致檔案信息價(jià)值無法挖掘、科技信息資源無法共享。

三、提升科技檔案管理水平策略

1.與時(shí)俱進(jìn)，樹立新的檔案觀。檔案觀是科技檔案工作人員的行動(dòng)指引和工作前提。首先樹立檔案的使用價(jià)值觀，只有堅(jiān)持用戶導(dǎo)向、需求導(dǎo)向、利用導(dǎo)向，才能使檔案與科研工作相結(jié)合，并充分發(fā)揮檔案在科技研發(fā)、應(yīng)用和推廣中的作用;其次提高電子信息技術(shù)存儲(chǔ)檔案的可信度與合法性。電子檔案彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)容量、存儲(chǔ)時(shí)間、存儲(chǔ)格式、存儲(chǔ)種類方面的局限，在科學(xué)、規(guī)范管理前提下，電子檔案應(yīng)該與紙質(zhì)檔案具有同等的可信度。最后要重視過程性檔案，科技活動(dòng)過程更能反映科研工作者的心路歷程和研究過程，在某種程度上比最終成果更為重要，因此要將階段性進(jìn)展材料、研究過程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、計(jì)算過程等都列為歸檔范圍進(jìn)行保存。

2.建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理法規(guī)。首先，科技檔案作為科技管理的重要信息和參考依據(jù)，科技檔案管理的法律法規(guī)建設(shè)應(yīng)納入整個(gè)科技管理的規(guī)章體系內(nèi)，明確檔案管理責(zé)任人、檔案所有權(quán)、檔案移交的內(nèi)容、方式、限期等。其次建立“在國家檔案局的統(tǒng)一掌管下，按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理，中央和地方各級(jí)專業(yè)主管機(jī)關(guān)對(duì)所屬系統(tǒng)的科技檔案工作實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，國家各級(jí)檔案行政管理部門實(shí)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查的管理體制”。最后，在建立國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上積極采納國際標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)我國科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

3.規(guī)范檔案管理，提高檔案利用層次。首先要保證檔案內(nèi)容的完整性，科技檔案管理人員根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，建立單位檔案管理目錄，使檔案材料收集清晰、完整。其次做好檔案規(guī)整。在整理檔案時(shí)“將收集來的資料按照歸檔要求進(jìn)行整理，不要破壞資料之間原來固有的聯(lián)系，應(yīng)根據(jù)專業(yè)合理劃分，方便查閱者利用”。最后，要做好檔案使用的準(zhǔn)備工作，如建立檔案查詢檢索目錄方便查閱、編寫各類檔案資源匯編材料為決策提供參考、利用信息化管理平臺(tái)提高檔案信息共享水平。

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作者簡介

田野（1985-），男，湖北十堰人，本科，研究方向：檔案管理與創(chuàng)新。