試論信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

侯曉航

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的生活已經(jīng)與信息技術(shù)息息相關(guān)，所以信息技術(shù)的發(fā)展水平在一定程度上對(duì)人們的生活有一定的影響，另外，這些年來(lái)信息技術(shù)也已經(jīng)在各行各業(yè)普遍的運(yùn)用，這同時(shí)也給各，行各業(yè)提供了新領(lǐng)域的發(fā)展平臺(tái)，尤其是在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用，可以提高工作人員在整理檔案管理中的工作效率，節(jié)約時(shí)間，提高服務(wù)，雖然信息技術(shù)在檔案管理中具備這些優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)也出現(xiàn)了阻礙信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)展的許多因素，出現(xiàn)了許多問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理

引 言：

面對(duì)各行各業(yè)的不同需求，信息技術(shù)可以在一定程度上給予最大的幫助，推動(dòng)各行各業(yè)在自己行業(yè)領(lǐng)域中得到進(jìn)一步的提升，尤其是在事業(yè)單位檔案管理中，信息技術(shù)可以簡(jiǎn)化不必要的整理步驟，簡(jiǎn)約手續(xù)，方便服務(wù)，但是就目前根據(jù)大多數(shù)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用可以發(fā)現(xiàn)，在信息技術(shù)實(shí)際的運(yùn)用過(guò)程中，仍存在著許多管理方面的問(wèn)題，導(dǎo)致信息技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際效果并不怎么明顯，這在一定程度上對(duì)操作信息技術(shù)的專業(yè)技術(shù)性人才有了更高的要求，需要他們不斷提高在這方面的專業(yè)性水平，真正做到效率上的提高。

1.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的必要性

信息技術(shù)，簡(jiǎn)言之就是指運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)操作，使所需要辦的事情簡(jiǎn)單化，尤其是把信息技術(shù)運(yùn)用到事業(yè)單位檔案管理中，這樣可以更加便于工作人員工作，提高他們的工作效率，節(jié)約時(shí)間，使檔案管理變得真實(shí)可靠，另一方面，也可以及時(shí)的整理出所需要了解的資料，當(dāng)需要查找檔案信息時(shí)，只需要在搜索中輸入相關(guān)的信息，就可以及時(shí)的查找出自己所需要的相關(guān)檔案，這樣就可以大大的減少檔案整理耗費(fèi)的人力、物力。更加重要的是，在信息技術(shù)運(yùn)用的過(guò)程中，可以在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)資源共享的好處，也就是說(shuō)可以在互聯(lián)網(wǎng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的基礎(chǔ)上了解到其他單位或部門的工作重點(diǎn)以及檔案管理動(dòng)態(tài)變動(dòng)的信息，還能夠做到工作上的交流與經(jīng)驗(yàn)互鑒。

2.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用所遇到的問(wèn)題

2.1信息技術(shù)管理人員的專業(yè)性水平不夠高

事業(yè)單位檔案管理一般都是采用的人工模式，在一開(kāi)始運(yùn)用信息技術(shù)到事業(yè)單位檔案管理中，會(huì)使管理人員在管理模式上存在一定的難度，但是就目前信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中，存在著管理人員缺乏對(duì)信息技術(shù)運(yùn)用的專業(yè)知識(shí)的掌握，沒(méi)有經(jīng)過(guò)規(guī)范性的學(xué)習(xí)，所以這到最后可能會(huì)導(dǎo)致工作人員在使用信息技術(shù)總理檔案管理時(shí)出現(xiàn)錄入信息存在錯(cuò)誤的現(xiàn)象，使得整體工作效率下降。

2.2基礎(chǔ)設(shè)備較落后，缺乏良好的運(yùn)用環(huán)境

在信息技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中，最重要的就是要擁有良好的設(shè)備以及專業(yè)能力強(qiáng)的管理人員，但是在大部分較小的事業(yè)單位檔案管理中，往往會(huì)出現(xiàn)信息技術(shù)電子設(shè)備較落后的現(xiàn)象，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因，重要的一方面是由于需要大量資金投入，有些事業(yè)單位為了節(jié)約成本或者是由于在資金方面有困難等原因，無(wú)法對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)，最終導(dǎo)致要的基礎(chǔ)設(shè)施缺乏良好的保障，使得信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用達(dá)不到理想的效果。

3.促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用的方法

3.1加強(qiáng)對(duì)專業(yè)性管理人員的培訓(xùn)

首先，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的效率，需要專業(yè)性的管理員人員進(jìn)行檔案管理，所以需要事業(yè)單位在原來(lái)員工工作的基礎(chǔ)上對(duì)員工進(jìn)行一定的培訓(xùn)講解，讓他們充分了解到信息技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用與效果，引導(dǎo)他們不斷的學(xué)習(xí)與實(shí)踐，提升他們學(xué)習(xí)的積極性，并且經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的學(xué)習(xí)，對(duì)他們進(jìn)行一定的考核，以考核目標(biāo)作為進(jìn)行事業(yè)單位信息化建設(shè)的基本發(fā)展方向，從而更有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、專業(yè)化的目標(biāo)。

3.2加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理機(jī)制，建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

俗話說(shuō)：“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”，這在一定程度上也更加明確了不管在做任何事時(shí)，都需要建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，才能達(dá)到理想中的實(shí)際效果。所以在事業(yè)單位中建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)也是非常重要的，尤其是對(duì)于檔案管理分類等方面的標(biāo)準(zhǔn)，要讓管理人員明確的悉知，這樣可以避免在工作中工作人員出現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)方面的矛盾，也可以在一定程度上提高工作的效率，最重要的是，在對(duì)工作人員的管理機(jī)制方面， 要嚴(yán)格遵循規(guī)章制度來(lái)對(duì)他們進(jìn)行人性化的管理，明確規(guī)章制度的權(quán)威性與遵循性，做到有功必獎(jiǎng)，有錯(cuò)必罰。

3.3明確信息技術(shù)運(yùn)用的重要性，提升管理人員的責(zé)任感

在信息技術(shù)運(yùn)用的過(guò)程中，需要高層管理人員對(duì)員工說(shuō)明信息技術(shù)運(yùn)用的重要性及意義，在一定的時(shí)間內(nèi)對(duì)員工召開(kāi)必要的會(huì)議，并且讓信息技術(shù)管理人員進(jìn)行一定的經(jīng)驗(yàn)交流，相互借鑒，提升整個(gè)信息技術(shù)管理部門的運(yùn)用效率，并且要加強(qiáng)對(duì)管理人員責(zé)任感方面的強(qiáng)調(diào)，讓他們不斷加強(qiáng)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)專業(yè)管理方面的知識(shí)，促進(jìn)自己的專業(yè)知識(shí)水平。

4.結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在信息技術(shù)運(yùn)用到事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，需要不斷對(duì)事業(yè)單位原有的管理機(jī)制進(jìn)行改革，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)方面的指導(dǎo)，根據(jù)單位實(shí)際制定合理的策略與措施，不斷提高檔案信息化的管理水平，從而促進(jìn)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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