用好騰訊文檔，協(xié)作辦公無難事

作為騰訊推出的免費在線文檔工具，騰訊文檔不僅和大家常用的微信、QQ無縫集成（這樣參與協(xié)作只需要使用這些常用賬號登錄即可），而且提供了極為豐富的協(xié)作組件，可以為大家日常辦公協(xié)作帶來極大的便利。

在線創(chuàng)建協(xié)作文檔

騰訊文檔是一款在線文檔工具，當用戶需要創(chuàng)建協(xié)作文檔時，可以打開瀏覽器登錄https：//docs.qq.com/，然后使用自己的QQ或者微信賬號登錄。成功登錄后點擊“新建”，然后提示新建自己需要的Office文檔（支持Word、Excel、PowerPoint，也可以點擊“本地文檔”上傳本地完成的文檔）。以新建“在線文檔”為例，打開的頁面類似我們?nèi)粘Ｊ褂玫腤ord，按提示撰寫即可，文檔會自動在線保存（圖1）。

小提示：對于Excel、PowerPoint、在線收集、思維導圖等文檔，騰訊文檔還提供在線模板，使用模板可以快速創(chuàng)建自己需要的在線文檔。

對于需要協(xié)作的文檔，完成自己部分的撰寫后點擊右上角的“分享”按鈕，在打開的頁面設置“所有人可以編輯”，然后選擇需要協(xié)作的QQ或者微信好友，點擊“確定”即可完成分享協(xié)作（圖2）。

如上所述，騰訊文檔同時也集成在QQ/TIM、微信中，這樣好友收到我們發(fā)送的協(xié)作請求，他們在登錄自己的QQ后，在好友列表可以看到“騰訊文檔助手”的新消息，點擊“查看”，按提示登錄騰訊文檔后，切換到“與我共享”，在這里即可看到協(xié)作文檔，打開就可以在線進行編輯了，具體操作同上（圖3）。

小提示：用戶還可以根據(jù)需要創(chuàng)建其他特色的在線文檔，比如對于一份比較復雜的策劃方案，用戶可以創(chuàng)建一份在線思維導圖或在線流程圖，發(fā)起者先規(guī)劃好整體（或者部分結構），同上將文檔分享，讓其他參與的同事在線協(xié)作完成即可。

特色在線協(xié)作工具

除了在線創(chuàng)建常用的Office文檔外，騰訊文檔針對常用的協(xié)作場景還準備了很多特色小工具。比如現(xiàn)在是疫情的特殊時期，很多公司對來訪、員工復工都需要進行相關的疫情登記，登記表需要員工協(xié)作填寫。為了避免接觸性聚集，發(fā)起者可以點擊“新建→在線收集→收集→防疫登記”，然后選擇一個適合的模板，這樣打開模板后點擊“立即使用”就可以開始設計問卷了?？梢栽诋斍澳０迳咸砑訂栴}、驗證邏輯等，完成后點擊“立即發(fā)布”（圖4）。

接著在打開的頁面選擇發(fā)送給需要填寫的同事，如果還需要針對登記的來訪客戶，那么還可以點擊“生成二維碼”，將二維碼打印出來，粘貼在門衛(wèi)處供來訪者無接觸登記。這樣對于那些需要參與協(xié)作登記的用戶，通過分享鏈接或者掃描二維碼進入登記表，然后按照自己的實際情況進行在線登記，完成后點擊“提交”即可。

作為發(fā)起協(xié)作者，可以隨時登錄自己的騰訊文檔，打開上述建立的收集表即可看到填寫結果了。如果需要將填寫結果導出到Excel進行統(tǒng)計，點擊“在表格中查看”，這樣會自動打開在線表格，按提示點擊“菜單→導出為→本地Excel表格（.xlsx）”，下載到本地整理即可（圖5）。

對于PPT文檔，騰訊文檔除了常見的共享協(xié)作功能，還提供了遠程演示功能，更方便用戶將自己建立的PPT文檔遠程展示給協(xié)作同事在線觀看。操作同上，在騰訊文檔完成PPT文檔的創(chuàng)建后，點擊左上角的“播放→開始遠程演示”按鈕，接著將生成的二維碼或分享鏈接發(fā)送給需要參與協(xié)作的同事，點擊“開始遠程演示”，這樣就可以在發(fā)起者電腦上開始播放PPT（圖6）。

這樣參與協(xié)作的同事可以通過分享的鏈接或者掃描二維碼查看遠程的演示，比如出差在外的同事，通過微信掃碼打開鏈接后，在手機上就可以同步看到發(fā)起者播放的PPT（協(xié)作者也可以在自己手機上手動播放PPT，圖7）。

當然在參與協(xié)作過程中，如果參與者都是使用筆記本電腦，那么發(fā)起者可以在PPT播放窗口下方點擊“開啟通話”，這樣可以使用騰訊的會議語音功能讓每個參與者使用語音進行實時交流，隨時提出各種修改意見。對于手機微信用戶，則可以將發(fā)布者和參與者組建一個微信群，通過微信語音進行實時交流，這樣可以有效提高協(xié)作的效率。