婦幼保健機構(gòu)檔案信息化管理建設(shè)研究

周妮

[摘 要] 為了提升婦幼保健機構(gòu)檔案管理水平，文章對婦幼保健類檔案信息化管理建設(shè)進行研究，首先闡述了婦幼保健機構(gòu)檔案管理的特點和信息化管理建設(shè)的意義，然后介紹了婦幼保健機構(gòu)檔案信息化管理問題，最后提出了加大經(jīng)費投入、提升設(shè)備條件、創(chuàng)新管理理念、強化人員認識、注重引進和提升檔案管理人員、注重婦幼保健類檔案安全性設(shè)置、創(chuàng)建檔案信息化管理建設(shè)標準的建設(shè)策略，希望給相關(guān)人員提供一些參考。

[關(guān)鍵詞] 婦幼保健;檔案;信息化管理建設(shè)

中圖分類號：F274? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2021）16-0068-03

婦幼保健類檔案和人們的健康生活密切相關(guān)。在信息化時代下，檔案管理應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展，具備智能化、信息化的特點。婦幼保健機構(gòu)檔案管理的信息化管理建設(shè)，對于查閱、存檔等工作均具有較為積極的意義，并實現(xiàn)了醫(yī)療經(jīng)驗共享。但是，在實際建設(shè)中，由于受到多種因素影響而出現(xiàn)檔案信息泄漏等諸多問題。因此，婦幼保健機構(gòu)需要結(jié)合實際情況，深入分析當下信息化管理建設(shè)的問題，制定針對性建設(shè)措施，從根本上提高檔案信息化管理水平，提升婦幼保健工作的服務(wù)質(zhì)量。

一、婦幼保健機構(gòu)檔案管理特點

（一）專業(yè)性

婦幼保健類檔案，是在婦幼保健工作中形成的信息資料，專業(yè)性相對較強，具有重要的保存價值。該項工作有助于婦幼保健事業(yè)發(fā)展、專業(yè)實踐總結(jié)、傳承與保護[1]。從大的方面來講，婦幼保健類檔案可分為三種類型：兒童保健類、婦女保健類和單位自身管理中產(chǎn)生的資料。從小的方面來講，婦幼保健類檔案可以分為：婚檢檔案、體檢檔案、新篩檔案、疫苗接種檔案等，專業(yè)性相對較強。

（二）連續(xù)性

婦幼保健機構(gòu)，與人民群眾健康和安全密切相關(guān)，屬于業(yè)務(wù)型工作，具有較強連續(xù)性。例如，疫苗接種檔案是兒童保健類檔案中的重要組成部分，該類檔案涉及新生兒出生、嬰幼兒、兒童等年齡段，年齡跨度相對較大，接種周期相對較長，在該過程中生成的疫苗接種資料，都要進行收集和歸檔，這樣才可以形成完整的檔案[2]。從中可以看出，婦幼保健檔案具有連續(xù)性特點，這給檔案資料的收集工作、整理工作、歸檔工作提出了更加嚴格的要求。

二、婦幼保健機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)特點

在實際工作中，要想實現(xiàn)檔案信息化管理，需要以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，尤其是現(xiàn)階段自動化辦公較為普遍。在該時代背景下，單位處于無紙化辦公狀態(tài)，在該過程中檔案載體形式更加多樣化，例如，紙質(zhì)檔案、電子檔案、多媒體信息檔案等，這需要相關(guān)人員利用電子計算機等技術(shù)媒介，實現(xiàn)管理檔案信息內(nèi)容[3]。近幾年，隨著電子傳輸技術(shù)的良好發(fā)展，檔案信息共享程度越來越高，這對檔案收集工作十分有利。利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，可以對檔案進行快速收集，形成電子檔案，保證工作效率，還可以有效整合檔案信息資源，進而豐富檔案信息庫。并且，在實際工作中，通過處理電子文件和檔案，可以對檔案管理進行全程化控制，在系統(tǒng)中便可以鑒定、分類、組卷、網(wǎng)上預(yù)約檔案信息等。此外，在信息化建設(shè)中，檔案服務(wù)非常便捷，工作人員能夠?qū)崟r瀏覽檔案信息，還可以在權(quán)限允許情況下借閱檔案，通過電腦檢索實現(xiàn)快速查閱、下載檔案資料。

三、婦幼保健機構(gòu)檔案信息化管理建設(shè)意義

現(xiàn)階段，婦幼保健機構(gòu)檔案信息化管理，關(guān)系著婦幼保健事業(yè)的發(fā)展。尤其是在實施新醫(yī)改后，為了突出公共衛(wèi)生事業(yè)的特點，創(chuàng)建和優(yōu)化醫(yī)療保健制度，給人們提供更加經(jīng)濟、安全、便利的醫(yī)療服務(wù)，有效保障了醫(yī)療保健服務(wù)水平。婦幼保健機構(gòu)需要準確科學地管理和利用婦女兒童健康信息[4]。根據(jù)相關(guān)調(diào)查，當下我國婦幼保健管理工作已經(jīng)呈現(xiàn)信息化特點，如搭建省市級婦幼信息管理平臺、開發(fā)婦幼保健信息管理系統(tǒng)，構(gòu)筑全國婦幼衛(wèi)生管理工作網(wǎng)等?；诖?，婦幼保健機構(gòu)要想獲得長遠發(fā)展，必須做好檔案信息管理工作，這是婦幼保健院檔案管理的必然發(fā)展趨勢。通過檔案信息化建設(shè)，可以在滿足社會發(fā)展需求的同時，提升檔案工作有效性。通過檔案信息化建設(shè)，促使信息資源配置更加科學合理，還可以促進婦幼保健工作的有序開展，進一步促進婦幼保健機構(gòu)的改革。

此外，婦幼保健機構(gòu)檔案信息化管理建設(shè)，能夠有效提升工作效率。在以往檔案管理工作中，歸檔工作較為煩瑣，并且歸檔后調(diào)取、使用檔案程序也較為復(fù)雜，導(dǎo)致工作效率較低。而通過信息化管理建設(shè)，工作人員僅需要在計算機中進行操作，便可以完成上述工作;并且在歸檔后，若想要調(diào)取檔案，只需要對電腦發(fā)出指令，便可以對檔案實施科學管理與配置，大幅提高了婦幼保健機構(gòu)檔案工作效率[5]。同時，信息化管理建設(shè)豐富了檔案管理技術(shù)手段，可以利用數(shù)據(jù)庫分析、云計算、掃描查詢等技術(shù)，有效緩解了管理人員的壓力，生成了以視頻、音頻、圖片等為主的新型檔案，提高了檔案的真實性和準確性，促進了婦幼保健機構(gòu)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

四、婦幼保健機構(gòu)檔案信息化管理建設(shè)問題

（一）資金力度不足，基礎(chǔ)條件不夠完善

我國的檔案信息化管理起步相對較晚，2012年相關(guān)法律才正式通過，有效規(guī)范了檔案管理工作。隨著我國信息化的不斷發(fā)展，國家越來越注重信息化檔案管理，但是與部分發(fā)達國家相比還存在較大差距。雖然現(xiàn)階段婦幼保健機均提倡自動化辦公，在單位內(nèi)部創(chuàng)設(shè)有信息化平臺，然而由于資金投入力度不足，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，電子設(shè)備、數(shù)據(jù)庫軟件不夠齊全，非常不利于檔案信息化管理質(zhì)量的提升。

（二）傳統(tǒng)檔案管理理論影響信息化建設(shè)

根據(jù)相關(guān)調(diào)查，現(xiàn)階段我國大部分婦幼保健院機構(gòu)的工作人員，其中包括一些領(lǐng)導(dǎo)者，對于檔案信息化管理的看法都較為狹隘[6]。部分檔案管理人員過于注重保管檔案，而忽略了利用檔案，工作中安于現(xiàn)狀，不追求經(jīng)濟效益與社會效益。在信息化時代背景下，出現(xiàn)了諸多新技術(shù)和新理念，導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)一些新的問題和情況。傳統(tǒng)的檔案管理理論嚴重影響了檔案信息化建設(shè)發(fā)展。

（三）缺乏高水平、高素養(yǎng)檔案管理人員

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化管理的變革速度加快，也加快了傳統(tǒng)檔案管理模式和手段的變革速度，這給檔案管理人員提出了較高的要求，需要掌握先進的檔案管理理念和技術(shù)。然而，現(xiàn)階段婦幼保健機構(gòu)檔案管理人員現(xiàn)狀并不能令人滿意。好的人才很難留住，高素質(zhì)、高水平的人員不愿意從事該項工作，導(dǎo)致婦幼保健機構(gòu)中從事檔案工作的專業(yè)人才較少，尤其是計算機專業(yè)人才，以至于在實際工作中由于操作水平不足、缺乏專業(yè)和系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)知識，影響了檔案信息化管理的水平。

（四）檔案的保密工作和安全性有待加強

在信息時代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息已經(jīng)進入各個行業(yè)和領(lǐng)域，這給檔案保密和安全性工作帶來了較大的挑戰(zhàn)，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：第一，缺乏檔案保密意識，在檔案網(wǎng)上隨意發(fā)布信息，甚至把檔案文件設(shè)置為開放狀態(tài);第二，信息技術(shù)問題，如網(wǎng)絡(luò)安全漏洞、計算機病毒、惡意軟件等，也會威脅到檔案信息安全性。這兩個方面嚴重影響了檔案的保密工作和安全性，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)[7]。

五、婦幼保健機構(gòu)檔案信息化管理建設(shè)策略

（一）加大經(jīng)費投入，提升設(shè)備條件

在實際工作中，要想有效提升檔案信息化管理建設(shè)水平，婦幼保健機構(gòu)需要結(jié)合自身實際情況，適當?shù)丶哟蠼?jīng)費投入，配備相關(guān)設(shè)備，營造良好的工作環(huán)境。例如配備較好性能的服務(wù)器、計算機、路由器、刻錄機等硬件，提升設(shè)備條件。與此同時，婦幼保健機構(gòu)可以創(chuàng)建專用的檔案信息化管理系統(tǒng)，引進先進的軟件，專門用來存儲、查詢、統(tǒng)計電子檔案。并且，婦幼保健機構(gòu)可以向相關(guān)部門說明情況，申請資金，利用有償服務(wù)的形式，吸引優(yōu)秀的人才，優(yōu)化和改善員工福利，提升員工工作積極主動性。

（二）創(chuàng)新管理理念，強化人員認識

現(xiàn)階段，檔案信息化管理屬于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，是順應(yīng)時代發(fā)展的產(chǎn)物。在以往的工作中，工作人員過于關(guān)注購置設(shè)施，忽略了社會服務(wù)理念，嚴重影響了婦幼保健機構(gòu)服務(wù)能力的提升。因此，在實際工作中，檔案管理人員需要創(chuàng)新管理理念，堅持創(chuàng)新、開放的原則，提升檔案服務(wù)的便利性與快捷性。婦幼保健機構(gòu)的檔案工作人員要積極主動宣傳，明確檔案信息化管理的意義和價值，始終堅持與時俱進、開拓創(chuàng)新的原則，接受和學習新思維和新方法。此外，工作人員要打破以往被動服務(wù)模式的束縛，有效提升服務(wù)水平，優(yōu)化資源配置，利用信息化途徑，為全社會婦女兒童提供更好的服務(wù)[9]。

（三）注重引進和提升檔案管理人員

在實際工作中，檔案管理人員能力、素質(zhì)的高低，與檔案管理信息化建設(shè)水平有著直接的聯(lián)系[8]。實際上，檔案資源的整理和利用是檔案管理信息化建設(shè)的重點。該項工作具有較強的專業(yè)性，需要檔案工作人員具有較強的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)。首先，在引進檔案人員方面，可以適當?shù)靥嵘T檻，加強考核力度，考核內(nèi)容側(cè)重于職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力，進而從源頭上提升檔案管理隊伍的整體水平。其次，在提升檔案人員業(yè)務(wù)水平方面，可以定期開展培訓教育活動，培訓內(nèi)容側(cè)重于信息技術(shù)、檔案管理理論知識等。最后，還需要注重對檔案人員的工作精神、道德素質(zhì)、社會責任感的培養(yǎng)，保證檔案人員的道德水平[10]。

（四）注重婦幼保健檔案安全性設(shè)置

婦幼保健類檔案內(nèi)容主要是對日常工作進行記錄，屬于非物質(zhì)財務(wù)，對醫(yī)療衛(wèi)生、疾病預(yù)防等工作具有指導(dǎo)價值。因此，在實際工作中需要注重軟件的保密性[11]。首先，需要在技術(shù)方面提升安全性，如提升訪問密碼級別，增加數(shù)字簽名、印章等手段，保證婦幼保健信息安全性。其次，需要創(chuàng)建嚴格的規(guī)章制度，對工作人員的操作行為進行規(guī)范;創(chuàng)建安全保障體系，嚴格處分泄漏信息人員，以保證檔案信息的安全性。

（五）創(chuàng)建檔案信息化管理建設(shè)標準

婦幼保健機構(gòu)應(yīng)創(chuàng)建完善的管理標準，提升檔案信息化管理水平。不僅需要統(tǒng)籌規(guī)劃工作，保證工作標準規(guī)范，還需要有重點、有步驟、有計劃地開展工作，有理性地思考檔案管理信息化建設(shè)。因為檔案信息資源屬于信息化管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，因此，在檔案管理信息化建設(shè)中需要注重電子文件的管理。此外，有益且合理地補充與完善原本的檔案管理制度，提升檔案管理效率與科學性，進一步促進婦幼保健工作的發(fā)展[12]。

六、結(jié)語

總而言之，在新時代背景下，在婦幼保健機構(gòu)中加強檔案信息化管理，不僅可以有效提升檔案管理水平，還可以提升婦幼保健機構(gòu)服務(wù)水平，促進婦幼保健工作長期穩(wěn)定發(fā)展。目前，由于受到多種因素影響，檔案信息化管理的建設(shè)效果不佳，嚴重阻礙了婦幼保健機構(gòu)的發(fā)展。基于此，婦幼保健機構(gòu)在檔案管理中，需要結(jié)合實際情況，深入分析當下信息化管理建設(shè)存在的問題，并對信息化管理體系進行有效完善，以保證工作效率和質(zhì)量。

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