基于風(fēng)險(xiǎn)防控的醫(yī)院橫向科研合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)踐與思考

張錦源 趙穎

近年來(lái)，黨中央、國(guó)務(wù)院出臺(tái)了一系列深化科技創(chuàng)新改革的政策，以“簡(jiǎn)政放權(quán)，放管結(jié)合，優(yōu)化服務(wù)”為核心，將科研管理改革從計(jì)劃層面推進(jìn)深化到項(xiàng)目管理層面[1]。對(duì)科研管理部門來(lái)說(shuō)，怎樣在相對(duì)寬松的宏觀環(huán)境下制定落地的實(shí)施細(xì)則，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化科研管理與服務(wù)內(nèi)控體系建設(shè)，是當(dāng)下亟待解決的問(wèn)題。

醫(yī)院科研項(xiàng)目按照經(jīng)費(fèi)來(lái)源可分為縱向與橫向科研項(xiàng)目?？v向項(xiàng)目是由政府部門下達(dá)和撥款；橫向項(xiàng)目是承接境內(nèi)外行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人委托的非財(cái)政撥款性質(zhì)的科研項(xiàng)目[2]。本文以某大型三級(jí)甲等醫(yī)院為例，結(jié)合橫向科研合同管理中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)防控工作中的實(shí)際問(wèn)題，探討如何做好醫(yī)院橫向課題科研合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理與風(fēng)險(xiǎn)防控。

1 橫向科研合同管理內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)分析

縱向項(xiàng)目可按指導(dǎo)性文件進(jìn)行管理，包括立項(xiàng)審查、學(xué)術(shù)管理、預(yù)算執(zhí)行與產(chǎn)出評(píng)價(jià)體系等，橫向項(xiàng)目因具有學(xué)術(shù)領(lǐng)域廣、涉及人員多、時(shí)間不確定、環(huán)境因素復(fù)雜等特點(diǎn)[3]，其項(xiàng)目管理情況多變，管控過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)也較高。在梳理業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，分析管理過(guò)程中各環(huán)節(jié)控制關(guān)鍵點(diǎn)、識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，是保障橫向項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理順利進(jìn)行的先決條件和有效途徑，橫向科研合同管理內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)分析見(jiàn)表1。

表1 橫向科研合同管理內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)分析

2 內(nèi)控視角下的橫向科研合同標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)踐

財(cái)政部發(fā)布的《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》（財(cái)會(huì)[2015] 24號(hào)）中明確指出，權(quán)責(zé)一致、運(yùn)行順暢、執(zhí)行有力、管理科學(xué)的內(nèi)控體系可以有效提升內(nèi)部治理水平、促進(jìn)依法行政、推進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)防范管理[4]。據(jù)此，某大型三級(jí)甲等醫(yī)院通過(guò)建立標(biāo)準(zhǔn)化橫向科研合同管理體系，推動(dòng)了醫(yī)院內(nèi)控體系建設(shè)。

2.1 組織架構(gòu)

2.1.1 實(shí)施分級(jí)管理且內(nèi)外呼應(yīng)。醫(yī)院實(shí)行法人治理、院辦公會(huì)進(jìn)行重大事項(xiàng)決策、院領(lǐng)導(dǎo)分管各職能部門的分級(jí)管理架構(gòu)；院內(nèi)成立成果轉(zhuǎn)化部，負(fù)責(zé)橫向科研合同的全過(guò)程管理。同時(shí)，成果轉(zhuǎn)化部長(zhǎng)期聘請(qǐng)外部律師團(tuán)隊(duì)擔(dān)任法律顧問(wèn)，遇重大疑難項(xiàng)目，如合同標(biāo)的金額較大或?qū)︶t(yī)院科研及聲譽(yù)有重大影響的項(xiàng)目等，則請(qǐng)法律顧問(wèn)對(duì)合同條款進(jìn)行聯(lián)合嚴(yán)格審查，必要時(shí)請(qǐng)法律顧問(wèn)參與科研人員與合作方談判，以專業(yè)的法律角度最大程度地保護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益。

2.1.2 實(shí)施專崗專責(zé)與多部聯(lián)動(dòng)。成果轉(zhuǎn)化部?jī)?nèi)設(shè)合同審核專員，對(duì)接院內(nèi)各部、處及科室和法律顧問(wèn)，專職審核各類橫向科研合同；實(shí)行“合同審核專員-部門長(zhǎng)-分管院領(lǐng)導(dǎo)”三級(jí)審簽制度，將責(zé)任切實(shí)落到專部專崗。另外，鑒于橫向課題的多樣性，實(shí)際合同條款中可能會(huì)涉及其他職能部門所管轄職責(zé)范圍，如涉外合作、設(shè)備采購(gòu)及特殊類型的臨床研究等。針對(duì)此類合同，醫(yī)院形成了多部門聯(lián)審機(jī)制，以成果轉(zhuǎn)化部為橫向科研合同管理中心，其他相關(guān)職能部門審核各自部門職責(zé)范圍內(nèi)的合同條款，各部門各專其事、配合高效，在提高合同審簽效率的同時(shí)降低了合同審核風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 制度建設(shè)

2.2.1 建設(shè)院內(nèi)規(guī)章制度。為加強(qiáng)醫(yī)院橫向科研合同的管理，保障醫(yī)院和科研人員的合法權(quán)益并規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院出臺(tái)了可操作性強(qiáng)的《橫向課題科技合同管理辦法》，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化項(xiàng)目管理；同時(shí)結(jié)合實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，制定了《橫向課題科技合同標(biāo)準(zhǔn)化管理體系》，在明確部門職責(zé)和崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，把控重點(diǎn)工作節(jié)點(diǎn)，梳理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和防控措施，制定標(biāo)準(zhǔn)化管理流程并逐步優(yōu)化完善，做好項(xiàng)目全過(guò)程的精細(xì)化和專業(yè)化服務(wù)。

2.2.2 制定合同標(biāo)準(zhǔn)化管理流程。合同簽訂流程紛繁復(fù)雜，往往使科研人員“多跑腿”，感慨“辦事難”。為簡(jiǎn)化辦事流程，讓科研人員“少跑路”，醫(yī)院制定的《橫向課題科技合同標(biāo)準(zhǔn)化管理體系》建立了合同全周期標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，包含《合同審簽流程》《合同經(jīng)費(fèi)辦理流程》和《合同跟蹤管理流程》，實(shí)現(xiàn)依法管理、按章辦事，讓科研人員有明確的流程預(yù)期，與管理部門的配合更加順暢、高效。合同管理過(guò)程中，“合同審核”面臨的風(fēng)險(xiǎn)最高，科研管理部門對(duì)此進(jìn)行了重點(diǎn)把控，橫向課題科技合同簽訂流程見(jiàn)圖1。

圖1 橫向課題科技合同簽訂流程

2.2.3 提供標(biāo)準(zhǔn)化合同模板?？蒲腥藛T并非法律專業(yè)人士，其自擬合同在關(guān)鍵合同條款上易出現(xiàn)責(zé)權(quán)把握不清、內(nèi)容不詳、條款模糊等問(wèn)題，直接影響到科研人員及醫(yī)院的切身利益及合法權(quán)益。對(duì)此，醫(yī)院科研管理部門在國(guó)家科技部制定的四技合同標(biāo)準(zhǔn)范本基礎(chǔ)上，依據(jù)不同技術(shù)合同類型，與法律顧問(wèn)共同擬定了條款清晰、內(nèi)容完善的多種技術(shù)合同模板，以供科研人員參考。同時(shí)，合同模板在使用過(guò)程中也根據(jù)國(guó)家政策與法規(guī)和實(shí)際情況進(jìn)行實(shí)時(shí)更新、優(yōu)化。針對(duì)不能使用標(biāo)準(zhǔn)化合同模板的特殊項(xiàng)目和按需自擬合同的，科研管理部門送法律顧問(wèn)聯(lián)審后方能簽訂。

2.3 合同審核要點(diǎn)

2.3.1 審查簽約主體資質(zhì)。第一，醫(yī)院法人代表才具有簽約資格，嚴(yán)格杜絕未經(jīng)法人授權(quán)與醫(yī)院職能部門、科室、下屬非法人單位或科研人員以個(gè)人名義私自對(duì)外簽訂合同。第二，簽訂合同之前需了解對(duì)方主體信息，對(duì)方是否具有簽約資格及其資格的真實(shí)性，主要包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、工商登記情況、注冊(cè)資金、法人代表等[5]。對(duì)方主體的信譽(yù)好壞也是需要重點(diǎn)關(guān)注的要點(diǎn)之一。

2.3.2 嚴(yán)格審核合同條款。嚴(yán)格審核合同條款是防控橫向科研合同風(fēng)險(xiǎn)的核心關(guān)鍵點(diǎn)。結(jié)合實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出4條審核要點(diǎn)。

第一，確定合同類型及項(xiàng)目目標(biāo)。合同撰寫之初就要明確科研合同類型，如混淆技術(shù)開(kāi)發(fā)合同與技術(shù)服務(wù)合同，會(huì)為技術(shù)合同認(rèn)定登記備案和申報(bào)減免稅收埋下隱患[6]。明確合同類型的同時(shí)要盡可能清晰地撰寫技術(shù)目標(biāo)及項(xiàng)目驗(yàn)收方式條款，杜絕出現(xiàn)任務(wù)目標(biāo)模糊、驗(yàn)收方式不清的情況，避免在項(xiàng)目結(jié)題時(shí)引起合同糾紛。

第二，設(shè)置合理的履約期限與經(jīng)費(fèi)條款。結(jié)合技術(shù)內(nèi)容和技術(shù)路徑等實(shí)際情況合理地設(shè)置合同履約期限，并重點(diǎn)審核相關(guān)逾期違約責(zé)任條款。明確經(jīng)費(fèi)付款時(shí)間節(jié)點(diǎn)和條件，避免出現(xiàn)付款節(jié)點(diǎn)不清、付款條件難以實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。另外，對(duì)于重大合同，如資金數(shù)額較大或涉及重要科研知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合同要單獨(dú)建立跟蹤臺(tái)賬，便于管理部門定期對(duì)合同經(jīng)費(fèi)到賬情況和履約情況進(jìn)行跟蹤管理。

第三，明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬與利益分配方式。不同于縱向科研課題，橫向科研課題的成果對(duì)署名一般無(wú)明確要求，知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬也非約定俗成[7]。為避免醫(yī)院無(wú)形資產(chǎn)流失，合同條款中應(yīng)明確寫出項(xiàng)目技術(shù)成果及相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和其他權(quán)利的歸屬處理方式。項(xiàng)目結(jié)題之后，雙方都有可能對(duì)技術(shù)成果進(jìn)行后續(xù)開(kāi)發(fā)，由此產(chǎn)生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬也應(yīng)在合同中提前約定。

第四，合同糾紛中的爭(zhēng)議管轄。合同爭(zhēng)議管轄條款中堅(jiān)持選擇適用中國(guó)法律并在中國(guó)裁判機(jī)構(gòu)進(jìn)行管轄，同時(shí)應(yīng)盡可能選擇醫(yī)院所在地作為糾紛處理地，一是減少訴訟成本，二是可以避免外地裁判機(jī)構(gòu)因地方保護(hù)主義而導(dǎo)致的裁決不公[8]。如遇雙語(yǔ)合同，應(yīng)以合同中文內(nèi)容為準(zhǔn)。

2.4 合同檔案管理

合同檔案管理是合同標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中的關(guān)鍵一環(huán)。為便于合同查詢統(tǒng)計(jì)和審計(jì)審查，醫(yī)院科研管理部門建立了科學(xué)統(tǒng)一的合同編碼規(guī)則，即“醫(yī)院名稱-合同類型-合同年月-合同序號(hào)”，此編碼一經(jīng)確立，不得隨意更改。合同文本及相關(guān)附件材料由科研管理部門統(tǒng)一歸口管理，該部門每年末根據(jù)合同編號(hào)進(jìn)行清點(diǎn)，以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失。另外，為強(qiáng)化合同信息安全保密工作，該部門不定期開(kāi)展內(nèi)部保密工作教育，未經(jīng)批準(zhǔn)，科管人員不得以任何形式泄露合同相關(guān)保密信息；同時(shí)，該部門建立了嚴(yán)格的合同借閱審批程序，明確了合同流轉(zhuǎn)、復(fù)印和借閱的審批程序，防止合同泄密或資料丟失。

3 實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化合同管理的成效

醫(yī)院通過(guò)明確組織架構(gòu)、完善制度建設(shè)、梳理辦事流程、使用標(biāo)準(zhǔn)化合同模板、把控合同審核要點(diǎn)以及加強(qiáng)合同檔案管理等措施，建立了以風(fēng)險(xiǎn)防控為核心、科研管理部門為主體、相關(guān)職能部門和法律顧問(wèn)為支撐的橫向科研合同的標(biāo)準(zhǔn)化、全過(guò)程管理體系，為醫(yī)院內(nèi)控體系的建設(shè)添磚加瓦。同時(shí)，基于風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)的橫向科研合同管理工作做到了事前防范風(fēng)險(xiǎn)、事中管理風(fēng)險(xiǎn)、事后救濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，顯著提高了科研管理部門防范合同管理風(fēng)險(xiǎn)的能力，加強(qiáng)了部門對(duì)業(yè)務(wù)層面的控制，促進(jìn)和保障了醫(yī)院橫向科研項(xiàng)目管理工作的順利開(kāi)展，為醫(yī)院不斷增長(zhǎng)的橫向科研體量提供了強(qiáng)勁支撐，2010—2020年橫向科研合同份數(shù)及金額發(fā)展趨勢(shì)（不含作價(jià)投資項(xiàng)目）見(jiàn)圖2。

圖2 2010 —2020年橫向科研合同份數(shù)及金額變化趨勢(shì)（不含作價(jià)投資項(xiàng)目）

4 思考

醫(yī)院橫向科研合同標(biāo)準(zhǔn)化管理體系經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐已取得顯著成效。然而，秉承著不斷精進(jìn)、持續(xù)提升的理念，科研管理部門仍應(yīng)善于在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)?，F(xiàn)提出以下建議。

4.1 打造“匠人型”科研管理隊(duì)伍

醫(yī)院橫向科研項(xiàng)目的管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，具有流程復(fù)雜、領(lǐng)域廣泛、專業(yè)性強(qiáng)、關(guān)系重大等特點(diǎn)[9]，故需要復(fù)合型、高素質(zhì)人才對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理?？蒲泄芾砣藛T不僅需要具有生物醫(yī)藥、醫(yī)療器械、臨床試驗(yàn)等醫(yī)藥學(xué)專業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備，還需要有《合同法》《專利法》《成果轉(zhuǎn)化法》等法律知識(shí)的基礎(chǔ)，并在實(shí)際工作中以精益求精的“匠人精神”不斷學(xué)習(xí)、不斷修煉，才能有效地為醫(yī)院科研事業(yè)的發(fā)展提供全方位的管理與服務(wù)。要達(dá)到“匠人型”科研管理水平，可以從以下3種途徑進(jìn)行提升。

一是參加外部培訓(xùn)。醫(yī)院應(yīng)鼓勵(lì)、支持科研管理人員多參加政府機(jī)關(guān)或其他專業(yè)機(jī)構(gòu)組織的專題培訓(xùn)班，通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)與經(jīng)驗(yàn)交流，了解最新政策法規(guī)前沿信息，夯實(shí)業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)和借鑒其他機(jī)構(gòu)的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)；通過(guò)業(yè)務(wù)考試取得職業(yè)資格證書，提升專業(yè)管理素養(yǎng)和水平。

二是組織院內(nèi)培訓(xùn)?？蒲泄芾聿块T可協(xié)同其他相關(guān)職能部門組織形式多樣的院內(nèi)培訓(xùn)。培訓(xùn)對(duì)象包括科研管理人員和科研人員等，培訓(xùn)內(nèi)容可涵蓋科研合同知識(shí)、合同管理的風(fēng)險(xiǎn)以及相關(guān)法律知識(shí)等，形成“人人參與，人人懂法”的文化氛圍，為做好科研管理奠定良好的環(huán)境基礎(chǔ)。

三是致力于自主學(xué)習(xí)提升。實(shí)踐是最好的老師，要真正提升科研管理水平，還需要管理人員自身在實(shí)踐中學(xué)習(xí)不停、探索不止，在服務(wù)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，在管理中解決問(wèn)題，不斷積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來(lái)提升管理服務(wù)能力，形成一支“匠人型”科研管理隊(duì)伍，真正成為科研人員的堅(jiān)強(qiáng)后盾和有力支撐。

4.2 建設(shè)“信息化”合同管理體系

在“互聯(lián)網(wǎng)+”和“大數(shù)據(jù)”背景下，伴隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大和合同業(yè)務(wù)量的飛速增長(zhǎng)，醫(yī)院信息化建設(shè)總體向規(guī)?；⒕?xì)化、專業(yè)化發(fā)展，建立科研項(xiàng)目合同線上動(dòng)態(tài)監(jiān)管體系已成大勢(shì)所趨[10]。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)籌規(guī)劃，建立科研管理、財(cái)務(wù)、審計(jì)、其他相關(guān)職能部門以及科研人員共享的線上系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科研合同從審核、簽訂、執(zhí)行、結(jié)題到審計(jì)審查的項(xiàng)目全過(guò)程管理。通過(guò)建立合同線上動(dòng)態(tài)監(jiān)管體系，一方面可以實(shí)現(xiàn)合同無(wú)紙化審核，提升審核速度，再搭配密鑰系統(tǒng)的使用，使合同審核流程可溯源、附件可保存、痕跡不可改；另一方面，多部門信息共享平臺(tái)可打通合同管理模塊與其他內(nèi)控監(jiān)管模塊，如經(jīng)費(fèi)管理、審計(jì)審查間的信息壁壘，減少部門間溝通成本，降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)，提升醫(yī)院管理效能。此外，基于大數(shù)據(jù)思維建立的合同管理數(shù)據(jù)庫(kù)，可對(duì)合同管理信息進(jìn)行多維度、深層次的挖掘與分析，精準(zhǔn)發(fā)現(xiàn)合同管理潛在的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)，為提升科研管理水平、進(jìn)行決策分析提供支持。