事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略

吳英

【摘? 要】為降低事業(yè)單位檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)，論文研究了事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略，闡述事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案管理的理論背景，總結(jié)檔案管理問題，構(gòu)建事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略。實(shí)例分析證明，應(yīng)用了事業(yè)單位檔案管理策略后，事業(yè)單位檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)降低為0.50。

【Abstract】In order to reduce the security risk index of archives management in public institutions， this paper studies the standardized and unified management strategy of paper archives and electronic archives in public institutions， expounds the theoretical background of paper archives and electronic archives management in public institutions， summarizes the problems of archives management， and constructs the standardized and unified management strategies of paper archives and electronic archives in public institutions. The case analysis shows that the security risk index of archives management in public institutions is reduced to 0.50 after the application of archives management strategy in public institutions.

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;紙質(zhì)檔案;電子檔案;規(guī)范化統(tǒng)一管理

【Keywords】public institutions; paper archives; electronic archives; standardized and unified management

【中圖分類號(hào)】G271;D630.3? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）09-0004-03

1 引言

記錄原始的實(shí)踐活動(dòng)中各類主體行為數(shù)據(jù)的統(tǒng)稱為檔案，由于檔案在實(shí)踐活動(dòng)中直接形成，這些數(shù)據(jù)是階級(jí)產(chǎn)生過程中累積和保管的數(shù)據(jù)資料。這種性質(zhì)的累積和保管在維護(hù)個(gè)體運(yùn)行時(shí)起到十分重要的作用。因此，檔案管理與促進(jìn)文獻(xiàn)生成相輔相成，由此也產(chǎn)生了對(duì)檔案累積管理的部門。剖析事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)涵可以發(fā)現(xiàn)，信息檔案對(duì)于民族和國(guó)家而言是重要的，同時(shí)對(duì)于社會(huì)而言具有不可或缺的參照價(jià)值，而且檔案管理對(duì)于現(xiàn)今的社會(huì)發(fā)展意義重大。檔案管理是服務(wù)型政府職能改革的第一步，通過完善檔案管理改革舉措，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的大融合，促進(jìn)檔案管理與政府職能相互完善并促進(jìn)，并以新公共服務(wù)理論為依據(jù)促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的改革?；诖?，為提升事業(yè)單位檔案管理安全性，本文對(duì)事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略進(jìn)行研究。

2 事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案管理理論背景

社會(huì)生活的日新月異增加了檔案管理的信息量，同時(shí)也彰顯了事業(yè)單位檔案管理的重要地位，并對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出了全新的要求。為實(shí)現(xiàn)其良好保存，促進(jìn)社會(huì)單位平穩(wěn)度過檔案轉(zhuǎn)換初期，需要對(duì)檔案管理產(chǎn)生的物質(zhì)文化資料做合理記錄，并向社會(huì)個(gè)體提供事業(yè)單位管理記錄的珍貴檔案資料，以記錄事實(shí)為基礎(chǔ)記錄歷史上的發(fā)展內(nèi)容，作為有力的社會(huì)發(fā)展維護(hù)工具，并以此作為檔案管理的參照，還要采用數(shù)字化、信息化的方式促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理方式多元化。以信息化辦公為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)單位檔案管理的效率作出新的要求。而且檔案管理的規(guī)范化，也使得整個(gè)事業(yè)單位檔案管理的辦公內(nèi)容變得更加輕松，在提高檔案處理速率的同時(shí)避免辦公經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。而且僅就工作性質(zhì)的重要程度來說，檔案管理這一管理型的工作與物質(zhì)財(cái)富的直接產(chǎn)生不發(fā)生實(shí)質(zhì)性的關(guān)系，但這并不妨礙檔案管理與其他部門建立實(shí)質(zhì)性的記錄關(guān)系，通過實(shí)踐服務(wù)記錄事業(yè)單位的資源數(shù)據(jù)，并將實(shí)際數(shù)據(jù)與公共服務(wù)相結(jié)合，以此為社會(huì)個(gè)體提供實(shí)質(zhì)性的服務(wù)。由于其本身的不盈利性，所以檔案管理的收益不能以盈利多少來衡量，而是需要通過對(duì)事業(yè)單位各方面的資料采集，在保留機(jī)密信息不外泄的同時(shí)，在合理的范圍內(nèi)為民眾個(gè)體提供信息資源服務(wù)，這才是事業(yè)單位檔案管理的意義所在。

分析檔案管理的功能可知，大部分檔案管理內(nèi)容與單位工作業(yè)績(jī)掛鉤，其中包含了事業(yè)單位的發(fā)展歷史及管理內(nèi)容，也包含單位發(fā)展歷程中取得的各項(xiàng)重要成果。這些重要資料甚至能夠決定一個(gè)單位未來的發(fā)展走向，所以檔案管理絕不僅是做檔案保存和收錄，而是衡量單位業(yè)績(jī)和發(fā)展方向的重要標(biāo)尺。

3 事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案管理中存在的問題

現(xiàn)如今，事業(yè)單位檔案管理制度對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用效果并不明顯，這使得檔案管理信息資源的利用率不斷下降，保管的許多檔案的信息資源質(zhì)量參差不齊。出于對(duì)檔案信息資源采集的考慮，需要根據(jù)檔案管理制度類別作內(nèi)容總結(jié)，但受部分檔案管理信息化資源的制度限制，同期檔案的收集整理分類與立卷編目不相匹配，對(duì)于單位間信息資源的共享機(jī)制沒有明確的把控，檔案信息化資源的質(zhì)量也有待提高等問題日漸突出。由此可見，當(dāng)前建立的信息化檔案管理數(shù)據(jù)庫已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)今數(shù)據(jù)檔案存儲(chǔ)的需求，部分檔案管理空間還有待開發(fā)。

而且部分檔案信息內(nèi)容的安全保護(hù)措施缺失，重要機(jī)密的檔案資料與普通檔案資料混淆，使得國(guó)家機(jī)密檔案信息存在不可控的泄露風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)事業(yè)單位檔案管理的信息化處理不充分，缺乏足夠的檔案信息安全建設(shè)。此外，對(duì)普通的檔案資料與重要檔案的資料的區(qū)分度不夠，涉及很多機(jī)密信息的檔案管理未完全按照安全管理機(jī)制進(jìn)行。對(duì)檔案的查借審閱制度把控不嚴(yán)格，在收錄、轉(zhuǎn)出、利用和銷毀時(shí)未規(guī)范操作等問題也十分明顯，亟需通過限制機(jī)密資料的審閱規(guī)制，保證在適當(dāng)?shù)那闆r下公開事業(yè)單位檔案管理資料，對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理與公開，確保安全。

檢索效率與檔案管理的關(guān)聯(lián)性極高，因此，部分事業(yè)單位對(duì)檢索工具十分執(zhí)著，努力研發(fā)檢索工具以期提高檔案管理的效率，殊不知檢索設(shè)備的提高能夠較大程度地提高檢索效率，且當(dāng)檢索設(shè)備上的檢索工具過于精密，可能還會(huì)導(dǎo)致檔案管理的效率降低，甚至在檔案檢索時(shí)容易出現(xiàn)檔案重疊的情況，這也會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理陷入效率過低的困境中。

4 構(gòu)建事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略

4.1 拓寬事業(yè)單位紙質(zhì)及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理渠道

為提高檔案管理信息資源利用率，應(yīng)當(dāng)對(duì)事業(yè)單位紙質(zhì)及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理渠道做拓寬處理。通過數(shù)字加密技術(shù)提高數(shù)字化加密技術(shù)的利用率，利用更多的檔案資料的轉(zhuǎn)換管理方式，對(duì)典型的數(shù)字化技術(shù)做升級(jí)處理。通過數(shù)字加密數(shù)據(jù)庫，提供檔案管理身份認(rèn)證掃描功能，將數(shù)字化檔案信息與完整的檔案信息資料相結(jié)合。通過創(chuàng)造有利條件建設(shè)數(shù)字化檔案管理效益統(tǒng)計(jì)機(jī)制，并引進(jìn)外來相關(guān)技術(shù)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案收集整理。

另外，需要分析事業(yè)單位檔案管理改革組成，利用數(shù)碼掃描識(shí)別技術(shù)整理事業(yè)單位紙質(zhì)檔案，并對(duì)紙質(zhì)檔案設(shè)置數(shù)碼電子標(biāo)簽，通過OCR識(shí)別推行檔案管理工作的自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)，并在購置前對(duì)檔案自動(dòng)化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施作預(yù)先考量。利用自動(dòng)提取的數(shù)據(jù)收集管理功能，確定篩選檢索的信息數(shù)據(jù)關(guān)鍵詞，建立批量處理檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，并根據(jù)自動(dòng)化管理的方式選擇檔案管理的建設(shè)基礎(chǔ)構(gòu)成，根據(jù)檔案管理的實(shí)際運(yùn)用情況對(duì)包含信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。利用檔案自動(dòng)化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建自動(dòng)化管理單位，并設(shè)計(jì)更多的檔案管理模式。

此外，需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理利用機(jī)制作調(diào)整，針對(duì)事業(yè)單位檔案互動(dòng)率較低的部分做檔案管理聯(lián)動(dòng)，通過以多對(duì)一的互動(dòng)化管理建設(shè)，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理平臺(tái)進(jìn)行改革。增加檔案管理的需求服務(wù)開發(fā)人員，并針對(duì)在線同時(shí)交流互動(dòng)增加檔案借閱功能。通過開發(fā)相應(yīng)的服務(wù)軟件，提供交流互動(dòng)的檔案管理服務(wù)模式，并針對(duì)交流互動(dòng)率較高的文獻(xiàn)信息作整理，以提高檔案文獻(xiàn)信息的交流互動(dòng)效果為主，提高公共服務(wù)檔案管理的查看功能。出于改變傳統(tǒng)檔案互動(dòng)性的目的，建立互動(dòng)化檔案管理建設(shè)機(jī)制，以交流互動(dòng)為基礎(chǔ)做好多方同時(shí)在線檔案信息的優(yōu)化處理。

4.2 構(gòu)建事業(yè)單位紙質(zhì)及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理機(jī)制

為提高事業(yè)單位檔案管理的利用效果，需要從重保管利用的理念入手，建立起事業(yè)單位紙質(zhì)及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理機(jī)制。利用管理機(jī)制規(guī)范檔案管理工作開展的情況，對(duì)尚未歸檔的重要檔案做監(jiān)督，并對(duì)于被利用的檔案管理資料做登記，通過利用率的高低對(duì)檔案管理資料進(jìn)行分類，將不同類型的檔案管理資料歸置到一起。只有檔案管理的工作機(jī)制轉(zhuǎn)變，才能重新建立檔案管理的出發(fā)點(diǎn)，使得檔案管理工作獲得更高的認(rèn)可度。

同時(shí)，檔案管理不僅是為了單位，同時(shí)也是為了社會(huì)和個(gè)人，保護(hù)社會(huì)個(gè)人的原始資料不被泄露。因此，檔案管理機(jī)制應(yīng)轉(zhuǎn)變服務(wù)對(duì)象，建立維護(hù)自身合法權(quán)益的憑證查詢機(jī)制。以供給管理、科研等工作服務(wù)資料為基礎(chǔ)，依托團(tuán)體組織的重要等級(jí)信息總結(jié)檔案管理工作內(nèi)容。重新整理檔案統(tǒng)一管理資源的服務(wù)內(nèi)容，可以使得檔案管理資源更加豐富多樣化，能夠滿足更多利用者的實(shí)際需求。利用每年的檔案工作會(huì)議培訓(xùn)指導(dǎo)兼職檔案人員，并普及檔案法規(guī)等重要工作機(jī)制，指導(dǎo)并對(duì)業(yè)務(wù)工作中的具體問題作出及時(shí)有效的解釋。收集并保管處理完畢的檔案信息資料。統(tǒng)計(jì)缺失或存在錯(cuò)誤的事業(yè)單位紙質(zhì)或電子檔案，將統(tǒng)計(jì)結(jié)果匯總并統(tǒng)一報(bào)告處理。

4.3 建立事業(yè)單位紙質(zhì)及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理制度

事業(yè)單位的檔案管理觀念與當(dāng)前單位的改革形勢(shì)不符，導(dǎo)致檔案管理制度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于當(dāng)前的檔案管理環(huán)境，因此，在革新舊的落后觀念的基礎(chǔ)上，利用檔案管理制度建立便民服務(wù)資源開發(fā)管理制度。在檔案管理的工作中，從本質(zhì)上加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的信念感，從新公共服務(wù)理論的角度思考社會(huì)組織管理的切實(shí)任務(wù)。不以單純地追求效率為目標(biāo)，以保存信息的完整度和收藏文獻(xiàn)資料的價(jià)值高低作為衡量檔案管理的好壞。針對(duì)保存的檔案做機(jī)密性保管處理，利用檔案管理資源開發(fā)程度建立新的檔案審核標(biāo)準(zhǔn)。

對(duì)涉及單位的具體數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，通過相關(guān)業(yè)務(wù)往來的民眾的基本信息作出數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。對(duì)于涉及的主體比較多的事業(yè)單位的檔案管理資源，反復(fù)核對(duì)涉及單位的具體數(shù)據(jù)，并與單位人員信息進(jìn)行對(duì)照核實(shí)。按照檔案資料管理流程細(xì)致審核檔案內(nèi)容，同時(shí)建立檔案管理工作監(jiān)督制度。對(duì)檔案管理的程序以及流程的規(guī)范化做流程檢查。

從加強(qiáng)其檔案管理的工作制度入手，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理監(jiān)督機(jī)制作修正，將具體的單位檔案管理分成2個(gè)部分進(jìn)行。據(jù)此建立檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)，成立監(jiān)督隊(duì)伍。審視檔案管理的監(jiān)督的內(nèi)容，重新擬定檔案管理的監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)外部監(jiān)督制度確定人民群眾的監(jiān)督方式，并鼓勵(lì)事業(yè)單位管理監(jiān)督中多元主體參與，并對(duì)檔案管理做有效的宣傳。

5 事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略應(yīng)用實(shí)例

5.1 檔案管理概況

為驗(yàn)證事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略的優(yōu)化思路，合并某區(qū)事業(yè)單位檔案管理的劃分關(guān)系，并針對(duì)本區(qū)內(nèi)的單位檔案管理作出調(diào)整，根據(jù)區(qū)內(nèi)的分類標(biāo)準(zhǔn)劃分社會(huì)保障及各項(xiàng)科教文衛(wèi)的資料數(shù)據(jù)，針對(duì)檔案管理的制度和方式作情況敘述，通過事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略，對(duì)涉事業(yè)單位檔案管理對(duì)象的內(nèi)容作總結(jié)。

5.2 檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略的具體內(nèi)容

在總結(jié)檔案規(guī)范化管理機(jī)制的基礎(chǔ)上，對(duì)事業(yè)單位檔案管理的功能作減法處理，合并并調(diào)整檔案管理工作內(nèi)容，以減少事業(yè)單位檔案管理的工作分散性，降低檔案管理部門對(duì)檔案管理不作為的可能性。根據(jù)檔案管理的內(nèi)容劃分檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)某區(qū)內(nèi)事業(yè)單位的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)作調(diào)查，借助分析工具整理得到的部門檔案管理情況，按照從1～10的權(quán)重比對(duì)檔案管理信息作評(píng)分，據(jù)此分析單位檔案管理的安全等級(jí)對(duì)比結(jié)果，以遠(yuǎn)離標(biāo)準(zhǔn)參照線的距離為風(fēng)險(xiǎn)值的計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)，以9個(gè)月為安全風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)的計(jì)算周期，計(jì)算應(yīng)用管理策略前后的風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)。

5.3 結(jié)果分析

為更好地考察當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)程以及受到時(shí)間以及空間、資源的限制，研究者選取了比較具有代表性的H區(qū)作為研究的對(duì)象。通過對(duì)H區(qū)檔案管理的信息化的研究，得出事業(yè)單位檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)統(tǒng)計(jì)圖，如圖1所示。

分析圖1中事業(yè)單位檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)統(tǒng)計(jì)可知，在應(yīng)用事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略前，事業(yè)單位檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)較高，在第1月時(shí)風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)達(dá)到了0.75，在應(yīng)用了事業(yè)單位檔案管理策略后，事業(yè)單位檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)最高為0.50。因此，應(yīng)用事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略確實(shí)能夠有效降低事業(yè)單位檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)。

6 結(jié)語

本文通過建立事業(yè)單位紙質(zhì)及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理制度，以期為改善事業(yè)單位檔案管理化建設(shè)投入不足的窘境，為加快事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展進(jìn)程提供一定幫助。但單位檔案管理監(jiān)督機(jī)制仍然比較單一，需要社會(huì)各界融入?yún)⑴c并提出更好的建議，以此促進(jìn)單位檔案管理全面化發(fā)展，因此還需進(jìn)一步研究。

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