機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理淺見

孔凡聰

【摘? ? 要】機(jī)關(guān)事業(yè)單位指的是以社會(huì)公益性為主要目的，從事教育、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)等活動(dòng)的非營利性組織。而財(cái)務(wù)檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位中常見的重要工作之一，能夠真實(shí)地反映出機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)狀況以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，保障財(cái)務(wù)檔案管理的真實(shí)性，充分滿足人民群眾對公益服務(wù)、文化生活的基本需求。為此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須將財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)作長期性的工程來抓，并制定科學(xué)化的財(cái)務(wù)檔案管理制度，不斷完善和優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理體系，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長期發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的支撐。本文重點(diǎn)分析機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展財(cái)務(wù)檔案管理工作時(shí)存在的問題，并提出有針對性的解決措施，以供相關(guān)人員參考。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位? 財(cái)務(wù)檔案管理? 存在問題

中圖分類號：G4? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2021.22.064

在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展與進(jìn)步的背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理模式與水平已經(jīng)無法充分滿足社會(huì)發(fā)展的需求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)所需費(fèi)用大都是由財(cái)政撥付，做好每一分錢的使用管理、運(yùn)轉(zhuǎn)、對其記錄檔案并長期規(guī)范保存具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的重要性

加強(qiáng)機(jī)構(gòu)事業(yè)單位財(cái)政檔案管理是依法治檔的必然要求。1998年8月21日財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確規(guī)定，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求分類整理立卷，裝訂成冊、編輯會(huì)計(jì)檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管?！稒n案法》第十條規(guī)定，對國家規(guī)定的應(yīng)立卷歸檔材料，必須按照規(guī)定、定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員移交集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。作為國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位，應(yīng)該帶頭遵守國家法律法規(guī)。

首先，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理，有利于提高財(cái)政工作效率。我國還處于社會(huì)主義初級階段，現(xiàn)代化建設(shè)的任務(wù)十分繁重，需要大量的資金，但與現(xiàn)實(shí)需要還相差甚遠(yuǎn)。加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案的管理，對財(cái)務(wù)收支狀況如實(shí)記錄、分類歸檔，可為今后編制預(yù)算、制定工作計(jì)劃等提供第一手資料。同時(shí)，通過對照機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行綜合分析，也可以為同級財(cái)政部門的財(cái)政管理提供依據(jù)。

其次，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理可有效防止經(jīng)費(fèi)挪用、亂用現(xiàn)象。財(cái)政撥付的經(jīng)費(fèi)是為單位履行國家職能服務(wù)的。但現(xiàn)實(shí)生活中常出現(xiàn)辦公經(jīng)費(fèi)被挪用、亂用的現(xiàn)象，究其原因，主要是財(cái)務(wù)檔案管理不規(guī)范，有的不建檔，有的不記賬，有的不真實(shí)，浪費(fèi)國家的財(cái)政資源。

最后，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理，能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位在制定決策時(shí)提供重要依據(jù)，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。財(cái)務(wù)檔案管理是管理層制定決策的重要依據(jù)，能夠最大程度保障決策的科學(xué)性與合理性，通過對財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行管理，能夠在信息數(shù)據(jù)中真實(shí)地反映出機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程中的經(jīng)營狀況，領(lǐng)導(dǎo)人員根據(jù)經(jīng)營狀況與實(shí)際情況制定具有針對性的決策，確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位的所有經(jīng)營活動(dòng)能夠有序推進(jìn)，以保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

二、當(dāng)前財(cái)政檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識不強(qiáng)

在當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作人手少、工作繁雜、財(cái)力又較為緊張的形勢下，部分檔案管理人員對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，思想上沒有引起足夠的重視，存在應(yīng)付了事的現(xiàn)象。檔案資料的收集整理、保管工作往往被忽視。有的人認(rèn)為機(jī)關(guān)事業(yè)單位賬目簡單，要不要檔案無所謂，有人認(rèn)為機(jī)關(guān)事業(yè)單位僅有會(huì)計(jì)檔案就行，導(dǎo)致本單位形成的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、專題報(bào)告、預(yù)決算資料、基建資料、合同協(xié)議書、榮譽(yù)證書、工資轉(zhuǎn)移單、人員錄用資料等其他檔案發(fā)生霉變，甚至有人將一些重要資料據(jù)為己有，在工作調(diào)動(dòng)、崗位調(diào)整、離退休時(shí)一同帶走。

（二）缺乏專業(yè)性和專門存放場所

有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位不僅在財(cái)務(wù)檔案管理工作的職責(zé)范圍、財(cái)務(wù)信息的管理范圍方面分工不明確，如記賬和出納由一人擔(dān)任，管理比較混亂，以至于個(gè)人手中都有檔案資料，包括會(huì)計(jì)檔案資料，這對于加強(qiáng)基礎(chǔ)管理、推進(jìn)廉政建設(shè)極為不利。另外，一些單位的檔案資料存放在辦公室，更為甚者堆放在雜物倉庫，破壞了檔案資料存放的安全性，且易污損和潮濕霉變，與防水、防火、防濕、防盜、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠(yuǎn)。

（三）財(cái)務(wù)檔案管理手段的現(xiàn)代化程度偏低

當(dāng)今科技發(fā)展日新月異，在建設(shè)和管理中，各個(gè)方面各個(gè)領(lǐng)域都運(yùn)用了一些高科技的管理工具及手段，大大地解放了生產(chǎn)力，提高了生產(chǎn)效率和工作效率。信息技術(shù)的傳播也在吸引拉動(dòng)著檔案管理方式、方法、手段以及管理組織、管理思想的新變革。但在當(dāng)前相當(dāng)一部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，財(cái)務(wù)檔案的管理不能與現(xiàn)代化接軌，有的仍用手工記賬，有的配備微機(jī)，但缺乏輸出設(shè)備，有的雖然設(shè)備先進(jìn)，但人員不具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作水平與信息化軟件應(yīng)用的意識，提高財(cái)政檔案管理人員的現(xiàn)代化水平迫在眉睫。

（四）領(lǐng)導(dǎo)對財(cái)務(wù)管理工作的重視度較低

對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，財(cái)務(wù)檔案管理的效率與水平將會(huì)對財(cái)務(wù)工作的開展產(chǎn)生直接影響。但很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者并沒有認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理工作開展的意義，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案管理工作并沒有實(shí)質(zhì)性的用途，對于財(cái)務(wù)檔案管理工作投入的資金、人力以及物力都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，無法維持財(cái)務(wù)管理工作的有序運(yùn)行，并且存在嚴(yán)重的“形式化”現(xiàn)象。除此以外，有些工作人員只注重現(xiàn)階段的財(cái)務(wù)檔案管理，對于以往的財(cái)務(wù)信息的管理不夠重視，導(dǎo)致以往的財(cái)務(wù)信息與現(xiàn)有的財(cái)務(wù)信息無法有效銜接，在梳理、查閱的過程中存在一定的難度，加之檔案管理設(shè)備落后、信息化建設(shè)力度低等因素，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作無法有效開展。

三、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的措施

（一）提高思想認(rèn)識

首先，財(cái)務(wù)檔案管理工作者一定要克服“財(cái)務(wù)檔案”是陳年舊賬、是過時(shí)的東西的錯(cuò)誤觀念，真心從對黨和國家、對單位負(fù)責(zé)的立場出發(fā)，建好檔、管好檔。各級領(lǐng)導(dǎo)也要從各個(gè)方面大力支持財(cái)務(wù)檔案人員的工作，給他們創(chuàng)造一個(gè)寬松、良好的工作條件和環(huán)境，使他們干得舒心，干得順心，干得有信心。比如，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以組織財(cái)務(wù)工作人員與檔案管理人員定期學(xué)習(xí)我國新頒布的財(cái)務(wù)檔案信息管理措施以及相關(guān)法律法規(guī)，并引導(dǎo)相關(guān)工作人員按照其中的規(guī)章制度進(jìn)行自查、自檢，確保在日常工作中能夠逐一落實(shí)。

其次，財(cái)務(wù)工作人員要不斷提升自身的檔案管理意識。在日常工作中有意識地對財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行管理，并主動(dòng)成為檔案信息的監(jiān)督者，全面樹立“主人翁”管理意識，將全部身心投入到日常的財(cái)務(wù)檔案管理工作中，嚴(yán)格細(xì)致地鑒定，并對財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行審核，充分發(fā)揮出財(cái)務(wù)工作人員自身的監(jiān)督能力與協(xié)調(diào)能力。

最后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)在內(nèi)部加大對財(cái)務(wù)檔案管理的宣傳力度，并定期組織相關(guān)部門與人員學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)檔案管理知識，進(jìn)一步規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)流程，使相關(guān)工作人員真正認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要意義，為財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提供技術(shù)支持、制度支持與人才支持。

（二）加強(qiáng)硬件建設(shè)，實(shí)行規(guī)范化管理

首先，要想方設(shè)法加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的硬件建設(shè)，最好是建有專用庫房、閱檔室，并做到兩室分開并設(shè)，做到專室專用。庫房建設(shè)要做到“七防”要求，配備去濕機(jī)、空調(diào)、滅火器、溫濕度計(jì)等基本設(shè)施，隨時(shí)掌控并調(diào)整檔案室內(nèi)的溫濕度，確保檔案存放安全。閱檔室要有檢索柜、工作臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。其次，檔案室在正式運(yùn)營后需要做好檔案文件的收發(fā)以及整理工作，確保文件材料的歸檔完整、系統(tǒng);加強(qiáng)檔案信息的統(tǒng)計(jì)與利用工作，準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)各類檔案的庫存、銷毀、接受與利用的數(shù)量，有步驟、有計(jì)劃地對檔案史料進(jìn)行匯編，做好現(xiàn)有檔案信息資源的利用與開發(fā)。最后，加快建設(shè)信息化檔案管理的速度，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將聲像文件、紙質(zhì)文件儲(chǔ)存為電子檔案，并經(jīng)過統(tǒng)計(jì)后形成系統(tǒng)性的檔案信息庫。同時(shí)在用戶管理權(quán)限、用戶終端建設(shè)、檔案管理安全等方面下足功夫，確保財(cái)務(wù)檔案信息的“安全、便捷、高效”。

（三）提高財(cái)務(wù)檔案工作人員的素質(zhì)

首先，打鐵要自身硬，推行檔案管理目標(biāo)考核獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，要做好財(cái)務(wù)管理工作，提高管理水平，必須先提高管理者的素質(zhì)。對于任何管理者來說，都要有較高的政治修養(yǎng)，用馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個(gè)代表”、科學(xué)發(fā)展觀、習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想武裝自己的頭腦。樹立全心全意為人民服務(wù)的意識，以及檔案工作為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的思想。其次，要學(xué)習(xí)新知識，不斷充實(shí)自己，特別是要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識，利用這些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)更好地做好本職工作。第三，要加強(qiáng)思想道德修養(yǎng)，堅(jiān)持實(shí)事求是和求真務(wù)實(shí)的精神，做到愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)，在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中爭先創(chuàng)優(yōu)，多做貢獻(xiàn)。最后，要建立機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理目標(biāo)考核獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。對考核達(dá)標(biāo)的單位和個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)，對于不達(dá)標(biāo)者限期達(dá)標(biāo)，對于屢改仍不達(dá)標(biāo)或無動(dòng)于衷的單位和個(gè)人要采取必要的措施進(jìn)行通報(bào)批評或行政處罰問責(zé)，這樣才能把機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案工作做好，為本單位各項(xiàng)工作服好務(wù)。

（四）建立規(guī)范化的財(cái)務(wù)檔案管理流程

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位原有的財(cái)務(wù)檔案管理制度也應(yīng)得到創(chuàng)新與改革，應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況設(shè)計(jì)具有針對性的財(cái)務(wù)檔案管理流程。這樣不僅有利于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的經(jīng)營與服務(wù)線效率，確保財(cái)務(wù)檔案的保存、交接、鑒定、查詢與銷毀都能夠嚴(yán)格的按照相關(guān)制度來落實(shí)，還能夠保障財(cái)務(wù)部門及時(shí)得到其他部門的信息反饋。

首先，財(cái)務(wù)檔案應(yīng)依法及時(shí)歸檔。由財(cái)務(wù)工作人員確定檔案信息的歸檔范圍，一切在財(cái)務(wù)檔案范圍內(nèi)的信息資料都必須要依法歸類，并及時(shí)將其交由機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理部門進(jìn)行保管。檔案管理部門在接收財(cái)務(wù)檔案信息時(shí)也應(yīng)及時(shí)檢查，查看其是否存在封面信息不完整、編號不連貫等情況，確保財(cái)務(wù)檔案信息的完整、準(zhǔn)確。其次，及時(shí)登記財(cái)務(wù)檔案信息的變動(dòng)情況。機(jī)關(guān)事業(yè)單位各個(gè)部門在借取、查閱財(cái)務(wù)檔案信息時(shí)都需要及時(shí)登記;外部人員若因工作原因需要查閱本單位的財(cái)務(wù)信息檔案時(shí)，必須要經(jīng)過檔案管理部門與財(cái)務(wù)部門同意后，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)后才可以利用。最后，財(cái)務(wù)管理信息在銷毀的過程中必須要謹(jǐn)慎，除了要嚴(yán)格遵循國家的相關(guān)規(guī)定以外，還需要結(jié)合自身的實(shí)際情況設(shè)置合理的財(cái)務(wù)檔案信息保管期限，針對涉及重大資金往來的活動(dòng)，或者是已經(jīng)到期但并不存在未完成事項(xiàng)的財(cái)務(wù)檔案，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)部門需要向檔案管理部門說明實(shí)際情況后進(jìn)行銷毀，并及時(shí)記錄。

（五）完善財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)部控制

財(cái)務(wù)檔案信息的安全性將會(huì)為機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來巨大的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，不僅會(huì)影響員工以及被服務(wù)人員的切身利益，甚至可能會(huì)對機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身帶來不可估量的損失。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理過程的安全主要包含形成、保管以及銷毀這三個(gè)環(huán)節(jié)，這就需要財(cái)務(wù)工作人員從管理對象、管理主體等方面加強(qiáng)內(nèi)部控制，做好密級劃分、管理意識方面的防范措施，以加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案的安全水平。

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立行之有效的獎(jiǎng)懲與監(jiān)督制度，這也是提高財(cái)務(wù)檔案管理工作水平的重要途徑之一。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以通過建立內(nèi)部審計(jì)小組的措施，對財(cái)務(wù)部門的工作能力進(jìn)行監(jiān)督與管理，定期清點(diǎn)庫存檔案，并嚴(yán)格核查財(cái)務(wù)檔案信息的真實(shí)性、完整性，確保將責(zé)任落實(shí)在每一位工作人員的身上。通過獎(jiǎng)懲措施保證檔案管理制度的有效落實(shí)，并充分調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)工作人員的熱情與積極性，不斷提升財(cái)務(wù)工作人員的檔案管理意識，極大程度減少由于人為因素所造成的檔案信息失真現(xiàn)象出現(xiàn)的概率，避免為機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。其次，對財(cái)務(wù)檔案信息的管理對象等級進(jìn)行劃分。財(cái)務(wù)檔案信息應(yīng)作為對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類的關(guān)鍵依據(jù)，不僅要考慮經(jīng)過財(cái)務(wù)核算后產(chǎn)生的各種信息資料，還需要綜合考量涉及重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的文字性材料，并對其保護(hù)成本、信息內(nèi)容的重要性進(jìn)行對比后，對此檔案信息進(jìn)行合理的等級劃分，并確定檔案信息的鑒定周期、保管期限。

四、結(jié)束語

對財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行整理與歸納，有利于進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理水平，同時(shí)也能夠真實(shí)地反映出機(jī)關(guān)事業(yè)單位狀況，確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)能夠有序開展，保證其在激烈的市場競爭中穩(wěn)健發(fā)展。為此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須要加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視，確保財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化以及現(xiàn)代化，對財(cái)務(wù)檔案管理的方式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，才能夠切實(shí)提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的水平與質(zhì)量，使其更好地為財(cái)政工作、社會(huì)人民提供服務(wù)，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

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