創(chuàng)新人事檔案管理，提高檔案建設(shè)水平

李成英

【摘要】機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案文件對整個(gè)單位的發(fā)展來說起著至關(guān)重要的作用，當(dāng)前許多歷史事情的處理都需要查詢過往檔案來對相關(guān)的信息進(jìn)行獲取和證實(shí)，只有將檔案整理完善，在查詢信息的過程中才能以最快的速度找到目標(biāo)文件，提高辦事效率。過往的檔案管理都是以紙質(zhì)文件資料的形式進(jìn)行整理、歸檔和保存，但紙質(zhì)文件存在留存時(shí)間有限、占據(jù)空間較多、查詢過程繁雜耗時(shí)，相對來說這種檔案管理的效率較低。尤其是當(dāng)前我們已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，在進(jìn)行檔案管理工作的過程中應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新舉措，借助科技力量進(jìn)行信息化管理，從而使事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案和其他資料的建設(shè)管理水準(zhǔn)得到進(jìn)一步提升。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位檔案管理;檔案管理舉措創(chuàng)新;人事檔案建設(shè);檔案管理路徑;檔案建設(shè)水準(zhǔn)

引言：從前，單位的人事檔案管理都是按一定的標(biāo)準(zhǔn)先收集整理，再進(jìn)行號碼編制和裝訂，最后按照一定的順序?qū)⑵浯娣旁谝?guī)定的檔案儲(chǔ)藏室。新時(shí)代，對檔案管理工作的要求越來越高，除了檔案管理要足夠?qū)I(yè)、詳細(xì)、安全之外，還必須確保檔案資料的內(nèi)容完整、保存持久、查詢便捷和注重保密，避免被其他不相關(guān)的人員獲取進(jìn)而對檔案人員本身造成一些傷害。因此在新時(shí)代下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要將信息化的管理技術(shù)應(yīng)用到單位的人事檔案管理過程中，不斷加強(qiáng)檔案的建設(shè)與管理水平，大幅提高檔案使用效率。

一、認(rèn)真調(diào)研，分析機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識相對薄弱。有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，在日常工作過程中對檔案的管理存在一定的輕忽，覺得檔案只需裝訂保存，隨便找個(gè)地方存放就可以了，日常工作中這些資料基本用不上，正因?yàn)檫@種思想上的錯(cuò)誤認(rèn)識，才導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的自然檔案管理工作落實(shí)效果不盡人意。比如：某些機(jī)關(guān)事業(yè)單對待檔案管理只是簡單地將用過的資料收集起來堆放在設(shè)施簡易的倉庫中，既沒有規(guī)范整理歸檔也沒有設(shè)置保護(hù)措施，平時(shí)也不注重日常巡查，時(shí)間長了資料都被灰塵覆蓋，甚至部分檔案掉落、蟲蛀和損毀。

（二）檔案管理專業(yè)人員緊缺。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案管理人員一般都是其他崗位人員兼職。這些人員不是專班出生，檔案管理知識欠缺，相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)不足，兼任檔案管理的工作之后又沒有經(jīng)過專業(yè)的指導(dǎo)和培訓(xùn)，再加上單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不重視，且自身也因?yàn)闄n案管理工作是兼職，本職工作繁忙，可能無疑中就會(huì)對檔案管理工作的重要性存在一定的認(rèn)知不足，因此在實(shí)際工作中對待檔案管理的態(tài)度就不嚴(yán)謹(jǐn)，出現(xiàn)諸多紕漏，最終檔案管理效果不佳、問題較多。

（三）檔案管理制度不夠完善。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，各種檔案資料對于無關(guān)人員來說都應(yīng)該處于完全保密狀態(tài)，除了特定的經(jīng)手人員可以了解之外，不得隨意泄露給他人，這是對檔案人員隱私的一種保護(hù)，也是確保單位本身利益的重要舉措[2]。但當(dāng)前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理方面并沒有健全完善的管理制度，一方面很多單位的人事檔案只是簡單地放置在檔案室，單位任何人員都可以隨意借閱，這與檔案存放的初衷相違背。另一方面紙質(zhì)人事檔案在存放過程中缺少保護(hù)，受到潮濕環(huán)境的影響或者翻閱者頻繁使用，其質(zhì)量逐年下降。比如：某些檔案資料字跡模糊，某些檔案資料頁腳缺失等等，造成檔案資料不完整，影響檔案資料的保存時(shí)效和未來使用。某些單位檔案室的管理人員可能經(jīng)常變動(dòng)，但因檔案太多、交接過程不細(xì)致等原因，管理人員對檔案的掌控力越來越弱。

（四）檔案管理設(shè)施比較落后。機(jī)關(guān)事業(yè)單位因考慮檔案保管的隱蔽性，選擇檔案室時(shí)，通常只注重隱蔽性，對安全性和防潮性考慮不足;很多單位檔案室已經(jīng)使用多年，且在使用過程中沒有按照檔案室的規(guī)范要求翻新改建;很多單位存放檔案的柜子不是專門的檔案柜，記錄檔案資料的電腦老舊，檔案室沒按要求配備空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備;檔案室硬件設(shè)施越來越落后，環(huán)境越來越差。比如：有的檔案室在辦公樓一樓的角落里，環(huán)境陰暗潮濕，很明顯已經(jīng)不具備作為檔案室。

二、創(chuàng)新措施，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理水平

（一）順應(yīng)時(shí)代，轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想改變當(dāng)前這種人事檔案管理落后的現(xiàn)狀，首先要做到思想認(rèn)識的改變，單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變對檔案管理的老觀念，從更長遠(yuǎn)的角度去考慮檔案管理對單位建設(shè)的重要影響，從而加強(qiáng)對單位人事檔案的管理工作，并不斷進(jìn)行思維想法上的創(chuàng)新，相應(yīng)的檔案管理自然會(huì)有好的起色[3]。過去，的確有一部分單位領(lǐng)導(dǎo)不注重人事檔案的管理，一直沿用傳統(tǒng)的手工整理方式來進(jìn)行檔案管理工作，這種方式在過去受條件影響，可能會(huì)獲取一些比較好的效果，但隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)一步發(fā)展，曾經(jīng)的手工檔案管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足當(dāng)前單位對檔案管理工作的要求，需要從單位領(lǐng)導(dǎo)開始就加強(qiáng)對檔案管理的重視程度，創(chuàng)新檔案管理方式，提升人事檔案管理水平，真正做到檔案管理工作過程中的高瞻遠(yuǎn)矚。

（二）創(chuàng)新模式，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新之路在于將檔案管理工作與當(dāng)今先進(jìn)的信息技術(shù)結(jié)合起來，注重人事檔案數(shù)字化管理。這一過程中必然需要頂尖的技術(shù)人才對相關(guān)的框架建設(shè)進(jìn)行完善，只有將這些建設(shè)任務(wù)交付給更加專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，最終才能獲得更好的建設(shè)效果。因此在創(chuàng)新檔案管理過程中，需要聘請專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)來幫助進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)，這之中包含相關(guān)檔案管理系統(tǒng)的搭建及一些硬件設(shè)備的采購安裝等，總的來說會(huì)是一項(xiàng)不小的工程。實(shí)際建設(shè)過程中單位領(lǐng)導(dǎo)要從人力，物力方面給予相關(guān)技術(shù)團(tuán)隊(duì)足夠的支持，最終建成一套完善的檔案管理體系，再配合規(guī)范化的檔案管理制度，讓檔案管理人員有條不紊地開展工作。既能夠提升檔案管理人員的管理效率，還能夠進(jìn)一步確保單位檔案信息的完整性和安全性，是事業(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展的重要保障。

（三）強(qiáng)化培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)。

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)對于實(shí)際的檔案管理工作有著極大的影響，檔案管理人員的不專業(yè)或者本身工作態(tài)度存在問題都會(huì)造成檔案管理工作的不順利。故而在進(jìn)行機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新過程中一定要注意對檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提升。通過專業(yè)的培訓(xùn)活動(dòng)，幫助檔案管理人員對自身職責(zé)及工作內(nèi)容等進(jìn)行全方面了解，同時(shí)定期開展培訓(xùn)，幫助檔案管理人員對最新的科技，管理方式有所了解，并不斷堅(jiān)定自身為檔案管理工作奉獻(xiàn)力量的決心[4]，確保檔案管理人員有足夠的責(zé)任感與職業(yè)道德。幫助他們樹立正確的價(jià)值觀與人生觀，確保能夠更正確地對待檔案管理工作。

（四）注重科技，完善檔案管理信息化建設(shè)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案資料管理的過程中需要確保相關(guān)檔案的真實(shí)性與完整性，管理人員必須要結(jié)合當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展需求，對相關(guān)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，傳統(tǒng)的檔案室仍然存在，但檔案的信息化管理也必不可少，只有如此，才能大幅提升減少人工檔案整理與保存過程中可能出現(xiàn)的一些紕漏，確保人事檔案管理效率。同時(shí)實(shí)行人事檔案信息化建設(shè)也有助于后期對檔案資料的尋找，既提升了檔案資料查找的速度還避免了查找紙質(zhì)檔案資料過程中對其造成的一些損毀。當(dāng)然，在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)過程中必須要考慮到信息安全問題，一定要配備安全性能足夠高的信息安全防護(hù)系統(tǒng)，避免有惡意病毒侵入系統(tǒng)對其造成破壞或者泄露相關(guān)數(shù)據(jù)。

三、結(jié)束語

社會(huì)發(fā)展邁入新的時(shí)代之后，傳統(tǒng)的手工檔案整理方式已經(jīng)逐漸無法滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常工作和不斷發(fā)展的需求，因?yàn)樾枰粩鄤?chuàng)新檔案管理舉措，將更多信息化的手段融入到日常的檔案管理工作中，轉(zhuǎn)變單位職工對檔案管理工作可有可無的態(tài)度，同時(shí)加強(qiáng)對檔案管理安全保障方面的建設(shè)，幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位提高檔案管理工作的效率和檔案保存的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]曹軍.新時(shí)期提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的路徑[J].各界，2018，000（010）：98.

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[3]賀向楠.優(yōu)化人事檔案管理措施提升人事工作服務(wù)水平[J].智庫時(shí)代，2019，000（002）：P.11-12.

[4]冉玉瓊.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2017（22）：185.