辦公室行政管理精細化的思路與對策

閆飛

摘要：社會主義市場經(jīng)濟不斷發(fā)展的背景下，國有企業(yè)得到了前所未有的發(fā)展機遇，但是在這樣激烈的市場競爭環(huán)境下要實現(xiàn)生存和發(fā)展，就需要企業(yè)能夠提升自身的管理能力。本文首先簡要介紹了辦公室行政工作精細化的內(nèi)涵和思路，之后總結(jié)了一些可行的對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室;行政管理;精細化

隨著我國改革開放的不斷進行，國有企業(yè)改革也在不斷推進，雖然國有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營水平都有了一定程度的提升，但是也面臨著多方面的挑戰(zhàn)。由于國有企業(yè)自身的特殊性，行政管理工作也是其核心競爭力的重要影響因素，而精細化管理是做好辦公室行政管理的心思路，可以有效地提高企業(yè)管理水平。本文針對上述問題展開分析。

一、辦公室行政管理精細化思路

（一）細化管理內(nèi)容

我國的管理理念一直以來都受到“模式化”管理的影響，管理者都作為企業(yè)內(nèi)規(guī)則的制定者，人治色彩非常濃厚，結(jié)合自己的管理經(jīng)驗和主觀判斷來開展企業(yè)管理工作。在辦公室管理方面也是同樣是如此，所以必然需要變革。經(jīng)由精細化分工，來將不同的細節(jié)都處理妥當，確保每個環(huán)節(jié)都能夠得到最優(yōu)的管理質(zhì)量，提高工作效率，進而實現(xiàn)辦公室管理內(nèi)容的細化和量化。

（二）實現(xiàn)流程化和標準化管理

每個企業(yè)都需要遵循法制化和規(guī)范化管理準則，經(jīng)由對工作的流程化和標準化改革，來實現(xiàn)辦公室行政管理的精細化，讓管理工作的質(zhì)量得到保證。同時，還需要提高辦公室的管理能力，在這個過程中，流程化管理可以將現(xiàn)有的工作進行分解，能夠更為有序地開展工作。同時落實標準化管理理念，可以將管理規(guī)范和標準要求之間互相融合，提高辦公室行政管理工作的精細化水平。

（三）培養(yǎng)協(xié)同工作意識

無論是什么工作，開展合作的目的都是實現(xiàn)共贏。辦公室行政管理并不是單獨由某一個人來完成的，而是需要多人分工，在這個過程中，交流合作就成為了順利完成工作的必要條件。所以辦公室行政管理的精細化也需要以互相學習、協(xié)同配合作為前提，這樣才能有效地提高行政管理工作效率。

（四）改進工作手段和方法

結(jié)合當前先進的信息技術(shù)，實現(xiàn)流程管理、運轉(zhuǎn)以及工作評價的信息化和標準化，是 實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的大勢所趨，只有提供重組的技術(shù)和物質(zhì)保障，才能在新時期繼續(xù)提高辦公室行政管理的效率和質(zhì)量。

二、辦公室行政管理精細化的對策

（一）建設(shè)辦公室文化，形成良好的工作風氣

員工的主觀工作思維和意識決定著其具體的工作行為，所以要實現(xiàn)辦公室行政管理精細化，必然需要從思想統(tǒng)一入手，為辦公室員工培養(yǎng)精細化管理意識，同時也需要認識到，辦公室行政管理的精細化并不能一蹴而就，而是需要長期堅持、不斷完善。對于這個問題，首先需要制定出完善而科學的管理計劃，為各項工作的開展提供有序的引導，讓精細化管理融入到辦公室文化當中，從而提升員工的管理意識和執(zhí)行力。例如可以在每年年初制定年度管理計劃，將整體工作計劃進行細化，分解為季度計劃、月計劃、周計劃等等，讓員工能夠按照計劃來開展工作，形成精細化管理意識。

（二）實現(xiàn)制度化和標準化管理

在形成統(tǒng)一的精細化管理意識之后，也要做好相關(guān)制度建設(shè)工作。和具體的生產(chǎn)經(jīng)營活動不同，辦公室行政管理工作較為繁瑣、復(fù)雜，所以要最終實現(xiàn)管理模式對人變，也需要對現(xiàn)有的規(guī)章制度進行完善，以指引日常工作的開展。因而這就需要不斷完善辦公室的工作制度，將制度深入到各個工作環(huán)節(jié)當中，避免出現(xiàn)管理的真空地帶。同時需要配備完善的督促和檢查制度，來確保各項制度的順利落實和實行，同時對于過去所制定的管理制度、工作制度也要進行認真梳理，去粗取精，廢除過時的、不必要的管理制度，提高制度的指導性和工作效率。如果缺乏工作標準，往往會讓行政管理工作者和辦公室工作方向之間形成不統(tǒng)一，出現(xiàn)工作失誤，對此，可以在考核體系中引入數(shù)字化技術(shù)，讓工作效率得到保障。

（三）為員工養(yǎng)成精細化管理習慣

辦公室行政管理工作的主體是人，所以需要為員工養(yǎng)成精細化管理的習慣，端正員工的工作態(tài)度，對此，可以從以下兩個方面入手：一是要建立完善而有效的績效考核機制，對于一些具有程序性，適合進行量化評價的指標進行量化，而對于一些非程序性的工作則需要制定定性評價指標，所以總結(jié)起來，需要確?？己朔椒ǖ目茖W性，并以信息系統(tǒng)來保障管理效率，自動生成相關(guān)工作指標，同時以人工核對、管理為輔，通過人機結(jié)合的手段來提高考核的效率和準確性，這樣就可以對辦公室整體工作水平進行全面而客觀的評價，同時引入激勵機制，對工作出色的員工給予獎勵，調(diào)動其工作積極性和主觀能動性，而對于工作業(yè)績較差的員工則要進行有針對性的培訓，以提高其崗位勝任力。二是需要對工作的情況進行總結(jié)和反思，總結(jié)經(jīng)驗的同時，反思工作中的疏漏和不足，從而不斷提高行政管理工作的能力和水平。

（四）細化崗位設(shè)置，明確職責

在崗位設(shè)置的過程中，需要結(jié)合定崗、定責的相關(guān)要求，對現(xiàn)有的辦公室工作責任體系進行補全和完善，結(jié)合工作職能和工作流程來對工作崗位進行合理配置。只有明確崗位分工、界定崗位職責，并完善工作銜接點、規(guī)范工作程序，才能做到分工明確、協(xié)調(diào)配合。同時需要依照局部功能最優(yōu)化、整體功能完善化的需求，來給每一個工作崗位制定合理的管理標準，這樣才能讓工作規(guī)范具有更強的指導性。

總結(jié)

總而言之，對于國有企業(yè)而言，辦公室行政工作的作用是非常重要的，和企業(yè)的經(jīng)營效益息息相關(guān)?，F(xiàn)代化國有企業(yè)管理人員需要對于辦公室行政工作的必要性、重要性形成充分的認識。精細化管理理念的引入可以有效地提高辦公室行政管理水平，同時培養(yǎng)科學的管理態(tài)度、引入高效的管理方法，是辦公室行政管理工作未來一段時間的發(fā)展方向。

參考文獻

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