試析就業(yè)服務(wù)視角下的檔案管理信息化要點

楊學(xué)武

摘要：在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，檔案管理信息化、現(xiàn)代化已成為不可逆之勢，是檔案管理工作未來發(fā)展的必然結(jié)果。本文結(jié)合檔案管理信息化要點，從就業(yè)服務(wù)視角分析了檔案管理信息化建設(shè)流程，以供同行今后工作參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;就業(yè)服務(wù);信息化;現(xiàn)代化;計算機(jī)

就業(yè)服務(wù)是為社會大眾提供就業(yè)服務(wù)的機(jī)構(gòu)，其工作性質(zhì)特殊，不以盈利為最終目的，因此該檔案管理工作與普通企事業(yè)單位的檔案管理相比存在一定的特殊性。為了讓就業(yè)服務(wù)中心在日常經(jīng)營管理中發(fā)揮更好的職能，檔案管理工作必須要給予應(yīng)有重視。文章在檔案管理信息化建設(shè)意義的基礎(chǔ)上，從檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案管理工作流程優(yōu)化、人事檔案管理方式拓展等方面著手，探討了檔案管理信息化要點。

一、檔案信息化建設(shè)意義

檔案管理信息化建設(shè)主要指的是在檔案管理工作中采用科學(xué)的指導(dǎo)思想、組織和利用先進(jìn)的管理方法、利用計算機(jī)、信息技術(shù)、電子技術(shù)、攝影技術(shù)等先進(jìn)的檔案管理設(shè)備對檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管和利用，最大限度的發(fā)揮檔案管理工作效率，提高檔案實際利用率。經(jīng)過工作實際總結(jié)得出檔案信息化建設(shè)不僅能有效提高檔案管理工作的效率，對檔案資源進(jìn)行科學(xué)、合理的優(yōu)化和配置，并且通過計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和電子技術(shù)的應(yīng)用，開發(fā)出新的檔案信息檢索和利用功能，實現(xiàn)了檔案先進(jìn)、科學(xué)的管理模式。另外，通過檔案信息化建設(shè)，在很大程度上打破了原來檔案利用空間、時間局限性，使得過去封閉的檔案管理模式逐漸轉(zhuǎn)變成為開放性的檔案管理模式，提高了檔案管理和利用效率，使得檔案資源從收集、存儲到使用都得到更加合理的分配，解決了傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的各種缺陷，為大眾提供了更加方便和快捷的檔案檢索服務(wù)，縮短了檔案信息公開時間，有效促進(jìn)了檔案事業(yè)的現(xiàn)代化、科學(xué)化和有序化發(fā)展。

二、就業(yè)為服務(wù)檔案信息化管理要點

目前，信息技術(shù)已成為當(dāng)代社會最具潛力的新型生產(chǎn)力，是國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步的重要資源，是衡量區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和綜合國力重要依據(jù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式越來越無法滿足檔案管理的需要，信息化就業(yè)檔案在檔案管理工作中得到廣泛的應(yīng)用和推廣，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。從就業(yè)服務(wù)視角下進(jìn)行分析，檔案管理信息化建設(shè)工作的開展可以從以下幾個方面入手。

1、建立信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

在開展就業(yè)服務(wù)檔案工作的時候，為了能更好的提升檔案管理水平，提高檔案管理工作效率，科學(xué)應(yīng)用信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行管理優(yōu)化十分必要，同時需要構(gòu)建一套相對完善、科學(xué)的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。就業(yè)服務(wù)中心應(yīng)該將各類人員的就業(yè)信息管理作為整個工作的重點，通過科學(xué)的信息收集措施、建立人才檔案數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫能夠?qū)€人基本信息、求職信息、招聘信息、特長等相關(guān)信息整理，確保就業(yè)檔案服務(wù)工作的穩(wěn)定開展，同時讓檔案數(shù)據(jù)能夠及時公開。檔案管理工作人員在工作中將這些信息錄入到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫之中，由系統(tǒng)對這些信息進(jìn)行匯總、分類，這樣便能給求職者提供適宜的崗位指導(dǎo)和職位建議，幫助失業(yè)人員以及就業(yè)人員在最短時間內(nèi)找到適合自己的工作，進(jìn)而達(dá)到維護(hù)社會繁榮穩(wěn)定的目的。

2、優(yōu)化檔案管理流程

就業(yè)服務(wù)中心檔案管理的工作流程與管理質(zhì)量、管理水平等方面有著密切的關(guān)聯(lián)，為此，應(yīng)對相關(guān)的工作流程進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，以此來確保檔案管理規(guī)范化目標(biāo)的實現(xiàn)。由于就業(yè)服務(wù)中心的工作性質(zhì)比較特殊，從而使得檔案材料的收集成為檔案管理的工作重點，為保證收集的檔案材料真實、完整、準(zhǔn)確、可靠，應(yīng)對材料收集的相關(guān)細(xì)節(jié)加以注意。

首先，應(yīng)建立一個就業(yè)人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)材料的形成特點，采取多種收集方式相結(jié)合的方法開展收集工作，如定時收集、補(bǔ)充收集等。

其次，所有與就業(yè)人員或是用人單位簽訂的檔案管理合同，均應(yīng)當(dāng)以契約形式對雙方應(yīng)當(dāng)享有的權(quán)利及履行的義務(wù)進(jìn)行明確，并對形成的材料進(jìn)行及時收集和歸檔保存。

再次，必須保證所有接收的檔案內(nèi)容完整、材料齊全，任何單位不得以各種名義和理由，扣留檔案材料，也不可以采用分批的方法對檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)出。檔案管理人員在對檔案材料進(jìn)行驗收時，若是發(fā)現(xiàn)材料有缺失的情況，應(yīng)索取相關(guān)的證明文件，以此來確保材料的完整性。

最后，應(yīng)改變檔案材料的收集保存方式，從被動接收，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮占?，可以通過創(chuàng)建新型的存檔模式，解決人檔分離的問題，就業(yè)人員檔案材料的收集與整理工作，可由用人單位代為完成，并在制作成正式的材料后，送交就業(yè)服務(wù)中心，由就業(yè)服務(wù)中心的檔案管理部門，按照國家的有關(guān)規(guī)定要求，對檔案材料進(jìn)行審核，確認(rèn)符合要求后，進(jìn)行歸檔保存。

3、拓展人事檔案管理方式為檔案管理開辟新路徑

近年來，隨著人事派遣制度在我國一些城市的推行，對就業(yè)服務(wù)中心人事檔案管理工作提出了全新的要求。在該制度下，就業(yè)服務(wù)部門成為員工的法定雇主，并全權(quán)負(fù)責(zé)派遣員工的人事管理工作，而用工單位則與就業(yè)服務(wù)部門簽訂人事租賃合同，這樣勞動關(guān)系發(fā)生轉(zhuǎn)移，由此大幅度提升了人力資源的配置和使用效率，也給就業(yè)人員提供了更多的就業(yè)機(jī)會。在人事派遣制度下，人事與勞動關(guān)系的一體化管理格局被打破，就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)成為了人員的管理部門，而用人單位則只負(fù)責(zé)對人才的使用。同時，人才資源實現(xiàn)了高度共享，用人單位可以按照自己的需要對人才進(jìn)行選擇，避免了人才選用不當(dāng)給企業(yè)帶來的影響和損失。此外，原有的編制限額隨之突破，進(jìn)一步滿足了各單位的用人需求。

三、結(jié)論

總之，就業(yè)服務(wù)中心檔案管理人員在開展檔案管理工作的時候，要抓住工作重點，將精力放在為社會大眾提供就業(yè)服務(wù)信息上，最大限度的發(fā)揮檔案資源的應(yīng)有價值，提高檔案資源的利用效率，維護(hù)社會經(jīng)濟(jì)的繁榮和穩(wěn)定。

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