企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用應(yīng)用思考

摘要：隨著數(shù)字化檔案館的建設(shè)，也將帶動(dòng)檔案信息服務(wù)內(nèi)容與方式的變化，如何在新時(shí)代開展檔案工作？促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用下是企業(yè)檔案工作面臨著新的問題。本文結(jié)合單位數(shù)字化檔案館建設(shè)及檔案信息資源開發(fā)利用的工作實(shí)踐和現(xiàn)狀，從開發(fā)利用檔案信息的必要性，本單位檔案資源開發(fā)利用現(xiàn)狀及存在問題，檔案信息資源開發(fā)利用方式方法的思考三個(gè)方面展開闡述，表明在檔案信息資源利用工作方面的想法。

關(guān)鍵詞：企業(yè) ?檔案信息 ?開發(fā)利用 ?思考

“開發(fā)信息資源，服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)”，這是新時(shí)期我國(guó)檔案工作的指導(dǎo)思想，也是檔案事業(yè)發(fā)展的保障。檔案工作不僅要走出“重藏輕用”的樊籬，而且要從“藏用結(jié)合”、“藏以致用”轉(zhuǎn)到“開發(fā)利用”上來(lái)，即從主要提供整理后的檔案這種初級(jí)知識(shí)產(chǎn)品，轉(zhuǎn)為提供經(jīng)過深加工、具有數(shù)字化特征的有高附加值的檔案信息產(chǎn)品。隨著數(shù)字檔案館建設(shè)工作的深入，我們檔案部門要準(zhǔn)確把握新時(shí)期提出的各項(xiàng)任務(wù)，準(zhǔn)確確定檔案服務(wù)的重點(diǎn)方向，進(jìn)一步拓寬檔案服務(wù)的渠道，努力做到企業(yè)發(fā)展覆蓋到哪里，檔案服務(wù)就延伸到哪里;企業(yè)發(fā)展需要什么服務(wù)，檔案部門就努力提供相應(yīng)的服務(wù)。

1、開發(fā)檔案信息資源的必要

1.1 開發(fā)檔案信息資源，有利于拓寬檔案利用范圍，為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案信息是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，它真實(shí)地記載著企業(yè)在開展工作活動(dòng)中形成的情況和數(shù)據(jù)。企業(yè)在工作活動(dòng)中，一方面形成檔案，另一方面又需要利用檔案信息。但檔案信息隱藏在檔案材料中，它的作用是潛在的，要充分發(fā)揮檔案信息資源在企業(yè)中的作用，就必須主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源。

1.2 開發(fā)檔案信息資源，有利于提升檔案基礎(chǔ)工作和管理水平。檔案信息資源開發(fā)與檔案基礎(chǔ)性工作的關(guān)系十分密切，它們之間可以相互促進(jìn)。搞好檔案基礎(chǔ)性工作，文件材料收集齊全完整、整理科學(xué)規(guī)范、檢索工具完善配套等都是搞好檔案信息資源開發(fā)利用工作的前提和條件。只有檔案基礎(chǔ)工作做好了，才有開發(fā)檔案信息資源的可能，才能產(chǎn)生相應(yīng)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，才能促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用工作的開展。

2、本單位檔案資源開發(fā)利用現(xiàn)狀及利用中存在問題

隨著企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，科研生產(chǎn)需求對(duì)檔案信息開發(fā)利用的內(nèi)容存在不斷豐富，大力開發(fā)利用檔案信息資源已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。數(shù)字檔案館建設(shè)為檔案信息資源利用提供了方便，但在此過程中也出現(xiàn)了很多問題，影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。

2.1、檔案人員對(duì)開發(fā)利用檔案的認(rèn)識(shí)不高、工作存在被動(dòng)性

隨著國(guó)家投資的增加、新的經(jīng)濟(jì)建設(shè)環(huán)境給檔案工作提供了很多好的機(jī)遇，但是檔案部門的工作者對(duì)這些機(jī)遇缺乏清醒地認(rèn)識(shí)，在思想觀念上不同程度地缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，還存在著看攤守業(yè)的消極思想，沒有充分認(rèn)識(shí)檔案的潛在作用。同時(shí)，“重藏輕用”的傳統(tǒng)檔案思想影響著檔案部門，使檔案部門從思想到工作強(qiáng)調(diào)了保管，而檔案信息的開發(fā)利用一直沒有受到足夠的重視。檔案工作者工作存在被動(dòng)性，不轉(zhuǎn)變觀念、抓住機(jī)遇主動(dòng)探索檔案信息資源的開發(fā)利用，使檔案工作止步不前。

2.2、檔案信息資源數(shù)字化質(zhì)量不高、管理制度不完善

本單位數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，對(duì)大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了電子目錄錄入、全文數(shù)字化掃描工作，由于時(shí)間緊、任務(wù)量大、檔案資料年代久遠(yuǎn)、檔案數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)不足等問題，造成了數(shù)字化檔案存在檔案信息資源錄入信息不準(zhǔn)確、掃描圖像不清晰、掃描檔案全文內(nèi)容不完整等問題，影響檔案信息資源的利用效益。在相關(guān)制度的編寫中存在實(shí)施內(nèi)容不準(zhǔn)確、不規(guī)范;在檔案的著錄項(xiàng)要求中，對(duì)各類檔案的著錄內(nèi)容太籠統(tǒng)，給檔案信息資源的利用帶來(lái)不便，文書、產(chǎn)品、科技等檔案的著錄項(xiàng)是相同的，不細(xì)致，不能體現(xiàn)各類檔案的特性要素;不完整，不能滿足生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)利用者的需求。

3、檔案信息資源開發(fā)利用方式方法的思考

檔案信息資源是企業(yè)信息資源的一個(gè)重要組成部分。檔案信息資源的開發(fā)利用是指發(fā)掘檔案中蘊(yùn)藏的利用價(jià)值的檔案信息資源并及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效地為檔案用戶提供所需要的檔案信息材料，其任務(wù)主要是在于尋找和獲取較為集中系統(tǒng)或有特定價(jià)值的檔案信息滿足用戶的利用需求。結(jié)合工作實(shí)際，從以下幾方面思考開展檔案信息資源利用工作

3.1、扎實(shí)檔案基礎(chǔ)工作 豐富庫(kù)藏檔案內(nèi)容，為利用檔案創(chuàng)造物質(zhì)條件

開發(fā)檔案信息資源要從扎扎實(shí)實(shí)地做好檔案基礎(chǔ)工作入手。檔案基礎(chǔ)工作是檔案信息資源開發(fā)利用工作的基礎(chǔ)和條件，檔案基礎(chǔ)工作的良性循環(huán)是做好檔案信息資源開發(fā)利用工作的重要前提。檔案基礎(chǔ)工作的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目等工作環(huán)節(jié)，貫穿著企業(yè)的需要和檔案信息資源開發(fā)利用工作的要求，為檔案信息資源開發(fā)利用工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)和創(chuàng)造工作條件，直接影響著檔案信息資源開發(fā)利用工作的開展，決定著檔案信息資源的有效開發(fā)利用。如果沒有基礎(chǔ)工作，檔案信息資源開發(fā)利用工作就無(wú)法開展;如果檔案收集不齊全，整理不系統(tǒng)，保管不安全，鑒定不科學(xué)，編目不準(zhǔn)確，檢索工具不完備，便不可能很好地提供檔案為各項(xiàng)工作利用。因此，開發(fā)利用檔案信息資源，必須首先要做好檔案基礎(chǔ)工作。

3.2重視、研究檔案利用對(duì)象，明確檔案信息資源開發(fā)方向和服務(wù)方式 開展檔案利用工作開發(fā)檔案信息資源要重視和研究檔案利用的對(duì)象。檔案用戶根據(jù)自身對(duì)檔案的需求，通過利用檔案與檔案部門發(fā)生聯(lián)系，接受檔案部門的服務(wù)，并對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用工作信息資源的開發(fā)利用工作才能真正做到有的放矢。因此，我們應(yīng)積極主動(dòng)的研究檔案利用對(duì)象，了解其利用需求和利用目的，為更好地開展工作打好基礎(chǔ)。

3.3、做好檔案編研工作，加強(qiáng)檔案信息資源的深層次開發(fā)利用

檔案編研是通過各種手段編撰、濃縮和加工提煉檔案資料，是積極、主動(dòng)、系統(tǒng)地開發(fā)檔案信息資源的主要方法之一，是對(duì)檔案信息資源進(jìn)行高層次和深度開發(fā)的有效形式。檔案編研成品是社會(huì)、企業(yè)廣泛流傳和應(yīng)用的系統(tǒng)、精煉、可靠的新型檔案信息資源。與檔案原件相比，它具有靈活方便的特點(diǎn)，有利于全企業(yè)范圍內(nèi)的檔案信息共享。作為檔案工作者我們應(yīng)及時(shí)、全面了解企業(yè)各個(gè)方面的多種利用需求，通過以下幾種方法將相對(duì)分散和原始的檔案信息素材進(jìn)行加工編研，使相關(guān)的檔案信息進(jìn)一步系統(tǒng)化，提高信息的密度和精度，促使檔案信息的傳播速度，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集約化。

3.3.1、獨(dú)立開發(fā)型編研。

即檔案部門依靠自身的利用結(jié)合，結(jié)合檔案內(nèi)容，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求，在今后相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)仍有利用價(jià)值的課題進(jìn)行編研開發(fā)。如：利用文書、科技檔案、技改檔案等編寫《基建建設(shè)工程簡(jiǎn)介》、《機(jī)械設(shè)備匯編》;利用文書、人事檔案編寫《所領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)介匯編》、《單位組織機(jī)構(gòu)沿革》等。

3.3.2、聯(lián)合型開發(fā)編研。

檔案信息資源開發(fā)工作涉及面廣，需要一定的經(jīng)費(fèi)投入，工作涉及許多部門。所以，為更好的開發(fā)檔案信息資源，檔案部門應(yīng)與有關(guān)業(yè)務(wù)部門一起開發(fā)，并按分工各自承擔(dān)一定的開發(fā)任務(wù)，共同完成開發(fā)。聯(lián)合開發(fā)的課題，庫(kù)藏檔案基本齊全，但還需要補(bǔ)充庫(kù)藏檔案以外的綜合性內(nèi)容，技術(shù)性較強(qiáng)。企業(yè)業(yè)務(wù)部門派業(yè)務(wù)骨干參加開發(fā)，業(yè)務(wù)骨干本身是檔案資料的形成者，熟悉整個(gè)工作的來(lái)龍去脈，他們是一項(xiàng)專業(yè)工作的專家、經(jīng)歷整個(gè)工作全過程，積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，本身就是一部“活檔案”。同時(shí)，他們還可以提供庫(kù)藏檔案以外的線索，彌補(bǔ)庫(kù)藏檔案的不足，從而保證開發(fā)課題的質(zhì)量，加快編研開發(fā)的工作進(jìn)程。如：數(shù)字檔案館評(píng)定驗(yàn)收時(shí)，我所檔案部門聯(lián)合黨群工作部制作了《打造數(shù)字貴發(fā)所》的專題匯報(bào)片，應(yīng)用文書檔案、聲像檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、照片檔案通過黨群工作部聲像專業(yè)技術(shù)編制將我所建立數(shù)字檔案館時(shí)的工作現(xiàn)場(chǎng)、建設(shè)成果等。通過此種方式，可以增強(qiáng)檔案館信息資源的開發(fā)能力，解決人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)藏資源缺乏和力量等實(shí)際問題。同時(shí)，有利于企業(yè)發(fā)展橫向聯(lián)系，借助現(xiàn)在信息技術(shù)，將各部門各專業(yè)信息聯(lián)合起來(lái)，增大數(shù)據(jù)庫(kù)的容量，形成較大范圍的服務(wù)網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)資源共建、資源共享。

總之，檔案信息資源開發(fā)利用是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工作，作為檔案部門，要高度重視檔案信息資源的開發(fā)利用，充分挖掘自身潛力，勇于開拓創(chuàng)新，積極探索開發(fā)利用檔案信息資源的新途徑，真正體現(xiàn)檔案信息資源的企業(yè)價(jià)值。同時(shí)，檔案工作者應(yīng)準(zhǔn)確把握檔案信息資源開發(fā)利用工作的各項(xiàng)要求，全面提高檔案信息資源開發(fā)利用工作水平，為全面服務(wù)企業(yè)做出新的、更大的貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：馬元元（1982-），女，陜西延安市富縣，助理館員，本科，主要從事檔案管理工作