新時期建立健全檔案工作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)探索

向艷琴

摘要：各項(xiàng)工作的順利開展都需要以檔案為基礎(chǔ)，目前，我國的檔案管理工作已取得初步成果，但在發(fā)展過程中仍存在問題需要解決。事業(yè)單位與企業(yè)單位管理部門的檔案工作開展，需要加強(qiáng)管理人員的檔案意識，是他們意識到檔案管理工作的重要性，并根據(jù)事企業(yè)單位工作特色突出檔案管理工作中心。本文以檔案管理工作為基礎(chǔ)開展研究，探索新時期的檔案工作規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，以期促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新優(yōu)化;制度規(guī)范

自2001年起，檔案管理工作實(shí)施改革優(yōu)化，對檔案分類做出細(xì)致調(diào)整，并制定有關(guān)檔案文件整理方法，簡化了檔案管理工作流程。文字檔案在進(jìn)行整理時，可以按照機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類整理，方便資料查詢。檔案管理工作優(yōu)化改革后，開始實(shí)施部門歸檔，各管理部門成立檔案工作網(wǎng)絡(luò)小組，開展信息化檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理的集中統(tǒng)一性。

一、檔案工作開展意義

國家在經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)中將檔案管理工作上升到重要高度位置，檔案是對過去的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，在后續(xù)的建設(shè)發(fā)展中，通過檔案可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)得出規(guī)律，確保各項(xiàng)工作的持續(xù)發(fā)展，推動國家小康社會發(fā)展進(jìn)程。檔案于現(xiàn)代化管理發(fā)展的重要性日益凸顯，對于檔案管理工作部門也提出了更高的工作要求。檔案管理工作的開展應(yīng)從封閉轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放，從注重文件保管轉(zhuǎn)變?yōu)樘岣邫n案信息服務(wù)價(jià)值?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用也促進(jìn)了檔案工作的信息化轉(zhuǎn)型。

檔案管理人員需要明確且統(tǒng)一認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，這是確保各項(xiàng)管理工作穩(wěn)定有序開展的重要保障。檔案管理工作將紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行同步歸檔，電子檔案的推出節(jié)約儲存空間，同時也可以避免檔案信息的丟失。部門在進(jìn)行檔案工作時，歸檔范圍主要包括黨群類，行政類，科研類，基本建設(shè)，產(chǎn)品生產(chǎn)等，日常管理工作的開展，將各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)形成以各類載體進(jìn)行檔案材料歸檔。將過于分散的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，提高各部門信息資源利用率，信息資料的基礎(chǔ)歸檔質(zhì)量可以直接決定部門檔案管理工作水平高低，因此，檔案管理部門需加強(qiáng)對檔案管理工作的培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)，培養(yǎng)全體工作人員的檔案信息意識，從工作的源頭加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)收集的規(guī)范整理，以此來促進(jìn)檔案工作結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整，滿足各項(xiàng)工作需求，為規(guī)范，為確保檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展要奠定堅(jiān)實(shí)有效的保障基礎(chǔ)，管理部門內(nèi)部形成良好的管理工作氛圍。

二、檔案工作管理現(xiàn)狀

信息化社會發(fā)展背景下，工作單位逐漸認(rèn)識到檔案工作的重要性，對于檔案信息資料的利用率逐漸提升，信息資源發(fā)展優(yōu)勢極為明顯。在發(fā)展過程中開展對部門檔案規(guī)范化管理，同時也針對檔案管理工作相關(guān)制度進(jìn)行明確探索，并在不同行業(yè)中起到差異性進(jìn)步成果，如完成檔案管理制度，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范檔案管理流程等。雖然取得了階段性成果，但部分單位在開展檔案工作時仍然存在著檔案管理不規(guī)范，檔案文件歸類無序等問題，無法統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度降低了檔案管理工作效率，檔案資源的優(yōu)化工作也無法得到實(shí)質(zhì)性提升。

在管理工作發(fā)展中若想促進(jìn)檔案工作管理優(yōu)化發(fā)展，首先要加強(qiáng)管理層對檔案工作的認(rèn)同，對檔案管理工作有明確認(rèn)知。若存在檔案管理制度不健全，工作人員綜合素質(zhì)較低，責(zé)任意識不強(qiáng)等都會影響檔案管理工作效率，甚至影響檔案管理工作的順利開展。部分事企業(yè)單位在開展檔案工作時因忽略檔案管理工作的重要性，也忽略檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案工作管理觀念的滯后也局限了檔案工作的優(yōu)化發(fā)展，檔案工作無法信息化發(fā)展，就會影響檔案資源的利用。在新時期發(fā)展階段，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作重視性，逐步優(yōu)化檔案管理工作體系，彰顯檔案工作的整體發(fā)展效能，提高整體工作服務(wù)質(zhì)量。

三、檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化探索

（一）加強(qiáng)管理人員檔案工作重視

事企業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時，應(yīng)根據(jù)本部門工作特點(diǎn)，企、事業(yè)單位管理特色以及檔案規(guī)范化管理的不足問題，制定科學(xué)有效的檔案工作規(guī)則，促進(jìn)檔案工作部門系統(tǒng)性優(yōu)化發(fā)揮檔案管理工作于部門發(fā)展的高效能。管理層人員首先要保證自身對檔案管理工作的正確認(rèn)知，帶頭完成檔案的規(guī)范化管理工作，統(tǒng)一員工的檔案管理思想理念，并在檔案工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，不斷優(yōu)化完善檔案管理工作制度。從國內(nèi)外成功案例中吸取優(yōu)秀的檔案管理觀念，培養(yǎng)創(chuàng)新發(fā)展意識，將信息化技術(shù)，先進(jìn)思想引進(jìn)到檔案管理工作中，促進(jìn)檔案工作的優(yōu)化創(chuàng)新發(fā)展，營造內(nèi)部和諧穩(wěn)定發(fā)展的檔案管理氛圍。以部門管理層為首深入推動檔案工作規(guī)范開展，有助于在新時代社會發(fā)展背景下完成檔案資源的優(yōu)化處理。

（二）完善檔案工作管理制度

檔案工作的順利推動，需要以科學(xué)完善的檔案工作管理制度為基礎(chǔ)，在檔案工作管理制度的保障下，完成對其內(nèi)部所有檔案資源的錄入分類整合，切實(shí)有效地帶動事企業(yè)單位內(nèi)部檔案工作的優(yōu)化發(fā)展，進(jìn)而完善整體檔案管理工作的服務(wù)體系。檔案工作管理的開展，需要強(qiáng)調(diào)管理制度的科學(xué)性與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的工作體系，要求檔案管理部門在實(shí)際工作開展過程時，要不斷吸取經(jīng)驗(yàn)，通過對檔案管理體系制度的不斷優(yōu)化完善，促使檔案工作管理制度在實(shí)際工作中有效落實(shí)。檔案工作管理制度的設(shè)定要以相關(guān)法律法規(guī)以及規(guī)章制度為基礎(chǔ)，確保檔案工作管理的科學(xué)化、制度化的協(xié)調(diào)發(fā)展，豐富檔案管理工作層次，明確工作目標(biāo)，對檔案管理工作更多細(xì)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化完善，如對檔案的分卷整理與分類歸類等。在發(fā)展中循序漸進(jìn)的提高檔案管理工作的優(yōu)化效率，提高檔案資源的利用率。

（三）加強(qiáng)檔案工作人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理工作的順利開展需要有足夠人才保障與人才支持，在發(fā)展過程中，對于檔案工作管理的探索實(shí)踐中顯示，要充分意識到人才綜合素質(zhì)培養(yǎng)與人才隊(duì)伍建設(shè)的重要性，并要求在人才培養(yǎng)中做出重要的實(shí)踐探索。首先，在日常管理工作中要提高對人才招聘的標(biāo)準(zhǔn)選拔，部分事企業(yè)單位并沒有意識到檔案工作管理的重要性，因此在組建檔案管理部門時，選拔的檔案工作人員素質(zhì)普遍不高，甚至有些部門存在著員工兼職的情況。在組建檔案工作人才隊(duì)伍后，要定期的開展座談會或組織學(xué)習(xí)等來提高檔案工作人員綜合素質(zhì)，積極引進(jìn)全新的發(fā)展理念與發(fā)展技術(shù)，促進(jìn)檔案工作管理的創(chuàng)新性，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍，使檔案管理工作可以滿足企、事業(yè)單位發(fā)展，檔案資源需求與利用要求。其次，應(yīng)建立并完善人才獎勵體系，實(shí)施有效的人才獎勵制度可以激發(fā)員工工作積極性，使檔案工作人員以更為飽滿積極的狀態(tài)投入到檔案管理工作中，確保員工可以嚴(yán)格按照檔案管理制度實(shí)施檔案管理，避免檔案收集出現(xiàn)問題，影響檔案使用。

（四）促進(jìn)檔案工作管理信息化體系建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展帶動社會的信息化進(jìn)程，企、事業(yè)單位在開展檔案工作管理的實(shí)踐中要充分意識到信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，并結(jié)合現(xiàn)代社會發(fā)展背景下對檔案資源的使用要求，以事企業(yè)單位規(guī)范化檔案工作管理制度為基礎(chǔ)結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，完成對檔案資源的電子化分類，分檔管理，通過引進(jìn)信息化管理技術(shù)有效地提高檔案管理工作效率，也可以方便企、事業(yè)單位對檔案資源的查詢與借閱。信息化檔案管理體系的建設(shè)應(yīng)以，檔案管理制度為核心理念，事企業(yè)單位通過資金投入與人力投入，加快建設(shè)檔案工作，管理基礎(chǔ)設(shè)施，完成對檔案管理信息化平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息技術(shù)的研發(fā)使用。通過互聯(lián)網(wǎng)連接企、事業(yè)單位內(nèi)部各部門，在信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)下實(shí)現(xiàn)對檔案資源的共享，不但有效提高檔案工作管理效率，同時也有助于帶動其他工作管理效率。以信息化技術(shù)為促進(jìn)，事企業(yè)單位可以加強(qiáng)對檔案工作人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)進(jìn)程，利用網(wǎng)絡(luò)工作人員可以拓展更多信息資源來源渠道，滿足員工自主學(xué)習(xí)需求，通過管理人員自身素質(zhì)的不斷提升，有效的保障了檔案資源的優(yōu)化利用。

（五）檔案工作開展的法律建設(shè)思考

檔案工作管理開展需要加強(qiáng)法律建設(shè)思考，根據(jù)法律規(guī)定與規(guī)章制度，依照程序來開展檔案歸檔工作，加強(qiáng)工作人員檔案管理的法律思維，切實(shí)有效的實(shí)行監(jiān)督管理。

為確保檔案管理工作的法律建設(shè)的順利開展，政府等相關(guān)部門應(yīng)建立完善檔案監(jiān)督管理法律體系，使得檔案管理有法可依，有法可循，避免因法律條款的漏洞而缺少對檔案管理責(zé)任束縛。通過明確的法律規(guī)定，以執(zhí)法程序作為工作開展依托，可以有效的促進(jìn)各企、事業(yè)單位的檔案法制工作開展，并以此不斷優(yōu)化，加強(qiáng)檔案工作管理的制度化、規(guī)范化。

檔案資源儲存著各類信息以及大量內(nèi)容知識，資源信息都是對歷史的總結(jié)與整理，對于當(dāng)下企、事業(yè)單位的人才管理與社會發(fā)展建設(shè)都具有重要作用的。通過對資源的查詢，企、事業(yè)單位在發(fā)展過程中可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，社會在發(fā)展建設(shè)時也可以規(guī)避政策性的失誤。而在現(xiàn)代化發(fā)展過程中也在不斷形成大量的檔案資源信息，為后續(xù)的發(fā)展進(jìn)社留下重要的參考資料。正是因?yàn)闄n案資源的珍貴性，企、事業(yè)單位才應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作的法治思考，加強(qiáng)對檔案資源管理工作的重視，并建立完善檔案管理制度作為資源管理的保障。檔案工作的法律建設(shè)是必要的，企、事業(yè)單位通過結(jié)合現(xiàn)有的檔案管理與相關(guān)法律，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的法律意識，促進(jìn)各部門規(guī)章制度的科學(xué)合法性，在科學(xué)的制度管理下，帶動企、事業(yè)單位上下協(xié)調(diào)發(fā)展，將各部門的檔案管理工作進(jìn)行實(shí)施統(tǒng)一，促進(jìn)檔案工作的健康法治的發(fā)展方向。

四、結(jié)束語

在社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的背景下，檔案工作的開展迎來發(fā)展機(jī)遇，但同時也伴隨著各種發(fā)展挑戰(zhàn)，只有不斷推動檔案管理工作的深化改革，加強(qiáng)管理觀念的與時俱進(jìn)，將傳統(tǒng)檔案管理工作與現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)信息技術(shù)相結(jié)合，提高檔案管理工作效率，加強(qiáng)數(shù)據(jù)整合收集能力，促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化發(fā)展，從而對各項(xiàng)工作的開展產(chǎn)生影響。檔案工作人員通過不斷提高個人綜合素質(zhì)，加強(qiáng)信息化技術(shù)引進(jìn)，為事企業(yè)單位發(fā)展提供更好基礎(chǔ)保障。

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