辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策研究

王哲軒

【摘 要】隨著人類社會(huì)的復(fù)雜程度增加，企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)的復(fù)雜程度也逐漸增加。為了保證公司的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室行政在企業(yè)內(nèi)部起到了承上啟下、廣泛協(xié)調(diào)的作用。隨著企業(yè)的規(guī)模逐漸擴(kuò)大，人文文化的灌輸，辦公室行政管理的精細(xì)化要求逐漸提高。為了滿足企業(yè)的發(fā)展需求，促進(jìn)辦公室行政的精細(xì)化管理，企業(yè)需要堅(jiān)定精細(xì)化管理的觀念，改善和提高管理人員素質(zhì)，制定具有可量化、可細(xì)化的考核指標(biāo)。如此，才能在精細(xì)化管理的模式調(diào)整中，提升企業(yè)管理水平，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】辦公室行政;精細(xì)化;管理

隨著國內(nèi)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，企業(yè)面臨著空前嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。想要在激勵(lì)的競爭中存活下來，并長久發(fā)展，就需要企業(yè)擁有更高效的內(nèi)部管理模式。其中，辦公室是一個(gè)非常全面、綜合、復(fù)雜的部門。一個(gè)高效的、高質(zhì)量的內(nèi)部管理模式，必須要有一個(gè)精細(xì)化管理的辦公室部門的服務(wù)于支持，才能夠?qū)⒐镜膽?zhàn)略發(fā)展布局到企業(yè)的各個(gè)團(tuán)隊(duì)及各個(gè)運(yùn)營環(huán)節(jié)中，才能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部和外部的各項(xiàng)錯(cuò)綜復(fù)雜的信息匯集給企業(yè)決策者，幫助決策者制定更符合企業(yè)發(fā)展的決策。辦公室的精細(xì)化管理是提高辦公室工作的重要方法。

一、辦公室的工作淺析

（一）辦公室的工作內(nèi)容

辦公室是為企業(yè)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)各個(gè)部門服務(wù)，起到廣泛的支持協(xié)調(diào)和上傳下達(dá)的綜合辦事部門。辦公室需要對(duì)企業(yè)內(nèi)的公辦資源進(jìn)行調(diào)配和供應(yīng)，包括辦公用品、供水供電、行車安保等細(xì)碎而繁瑣。其次，辦公室也需要對(duì)行政會(huì)議進(jìn)行綜合安排，包括會(huì)議程序制定、會(huì)議通知等會(huì)議準(zhǔn)備，也包括會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議精神傳達(dá)等。此外，辦公室還需要對(duì)企業(yè)的辦文工作謹(jǐn)慎處理，包括文書處理、檔案整理、印章保管等。最后，辦公室需要對(duì)公司的運(yùn)轉(zhuǎn)做好監(jiān)督，違規(guī)事宜早發(fā)現(xiàn)早預(yù)防，異常事宜早匯報(bào)早通報(bào)。在辦公室的工作過程中，需要與各個(gè)部門頻繁溝通，協(xié)調(diào)內(nèi)部各種資源，宣貫企業(yè)行政規(guī)范。需要與企業(yè)外部保持聯(lián)系，隨時(shí)為企業(yè)采買能夠讓企業(yè)員工更舒適辦公的各項(xiàng)物資。需要與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)時(shí)匯報(bào)公司內(nèi)的大事小情，幫助領(lǐng)導(dǎo)了解情況、運(yùn)籌帷幄。辦公室的工作涉及廣泛，卻又繁雜瑣碎，其辦事人員需要非常綜合的知識(shí)背景和很強(qiáng)的處事能力。

（二）辦公室工作的特點(diǎn)

辦公室的工作具有非常典型的事務(wù)性的特點(diǎn)，不論是綠植養(yǎng)護(hù)、行車用車、行政接待，都是很明確的、具體的工作。這些工作看似價(jià)值不高，但是卻是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)最基礎(chǔ)和非常重要部分。每一件具體的事務(wù)性工作都是對(duì)其他部門及企業(yè)的支持與保障。其次，辦公室的工作時(shí)非常具有綜合性的。辦公室的主要工作直接服務(wù)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)的工作是全面的、綜合的，所以辦公室的工作也是需要調(diào)用企業(yè)的各項(xiàng)資源，綜合協(xié)調(diào)各項(xiàng)職能，使得企業(yè)在最優(yōu)化的人力、物力、財(cái)力的消耗的同時(shí)，能夠最舒適、最融洽的開展各項(xiàng)工作。最后，辦公室的工作是極具輔助性的。它為企業(yè)內(nèi)每個(gè)員工提供了辦公的各種需要，保障了各個(gè)部門的正常辦公的外界資源，輔助各個(gè)部門及企業(yè)正常、高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。綜上可以知道，辦公室的工作是事務(wù)性的、輔助性的、綜合性的。它是企業(yè)高效發(fā)展的基礎(chǔ)與保障。

（三）辦公室工作的意義

辦公室的工作能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)了解企業(yè)的真實(shí)可靠的情況，幫助領(lǐng)導(dǎo)作出更符合公司發(fā)展戰(zhàn)略的決策。同時(shí)也可以傳達(dá)公司的決策，幫助員工理解公司的目標(biāo)和方向。辦公室還會(huì)協(xié)調(diào)溝通各個(gè)部門，保障組織遵循同樣的規(guī)則制度，能夠互相理解，互通信息，統(tǒng)一認(rèn)知。辦公室還通過自己的工作，保障了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工的吃、用、住、行各個(gè)方面事宜，保障了企業(yè)和員工的辦公形象。如果沒有辦公室的工作，企業(yè)的辦公物資將無法高利用率使用，各部門對(duì)辦公環(huán)境要求不一致將無法在同一環(huán)境辦公，信息不對(duì)稱將使各個(gè)部門心生隔閡無法互相理解、高效溝通。公司制度決策無法落地，企業(yè)將是一盤散沙，無法聚沙成塔，發(fā)揮企業(yè)團(tuán)隊(duì)的力量。如此，辦公室是一個(gè)企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)保障，是一個(gè)企業(yè)快速發(fā)展的必要因素。

二、辦公室行政精細(xì)化管理簡析

（一）精細(xì)化管理的概念

精細(xì)化的管理方式是隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，社會(huì)分工不斷細(xì)化而產(chǎn)生的一種高效的管理模式。這種管理模式更關(guān)注于人在企業(yè)發(fā)展的重要性，他以科學(xué)的、高效的、務(wù)實(shí)的管理方式為目標(biāo)，旨在對(duì)各項(xiàng)工作更加細(xì)分、精確的管理。然而，在精細(xì)化的管理模式轉(zhuǎn)變和探索過程中，企業(yè)辦公室行政管理需要作出很多的調(diào)整。精細(xì)化管理需要注重每項(xiàng)工作的前后流程，每個(gè)事項(xiàng)的發(fā)展起因和趨勢，更需要關(guān)注每個(gè)人為因素的影響。它是基于事物事實(shí)和本質(zhì)，積極正向引導(dǎo)和應(yīng)對(duì)企業(yè)各項(xiàng)事物的管理方式。

（二）精細(xì)化管理的作用

辦公室的工作在企業(yè)內(nèi)起到了最廣泛和綜合的支持、保障、輔助的作用，辦公室也是企業(yè)發(fā)展最基礎(chǔ)和重要的組成結(jié)構(gòu)。然而固化死板辦公室服務(wù)也會(huì)引起員工的反感，反而降低公司管理水平，阻礙公司的發(fā)展。精細(xì)化管理是提高工作效率，提高工作質(zhì)量最有效的方法。精細(xì)化管理不僅可以協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部矛盾和需求，更是可以防患未然，或降低管理成本，可以更全面的提升公司的管理水平。企業(yè)的精細(xì)化水平可以預(yù)示著企業(yè)的未來發(fā)展前景。

三、辦公室行政的精細(xì)化管理的影響因素

（一）目標(biāo)模糊不清

辦公室對(duì)企業(yè)的發(fā)展非常重要，其工作也是企業(yè)內(nèi)部涉及部門和員工最廣泛的工作。然而辦公室行政往往沒有跟隨社會(huì)的發(fā)展、企業(yè)的發(fā)展制定明確的管理目標(biāo)，常常會(huì)出現(xiàn)使用先前慣例的管理模式，或者常常會(huì)出現(xiàn)一味就領(lǐng)導(dǎo)會(huì)其他部門的主觀需求提供輔助。這樣的管理方式?jīng)]有規(guī)劃性，沒有目標(biāo)，注定產(chǎn)生的效益會(huì)比較低。和現(xiàn)代具有新潮思想的員工協(xié)調(diào)工作時(shí)，遇到部門間意見不統(tǒng)一時(shí)，遇到以往沒有遇到的事情發(fā)生時(shí)，沒有明確的目標(biāo)，也就沒有確定的事務(wù)處理的指導(dǎo)思想。因此，目標(biāo)模糊不清將影響精細(xì)化管理的實(shí)施。

（二）行政管理人員精細(xì)化管理意識(shí)薄弱

就目前的企業(yè)情況分析，很多行政管理人員沒有精細(xì)化管理的意識(shí)，往往對(duì)公司內(nèi)發(fā)生的事情，只關(guān)注到其表象，不會(huì)對(duì)其細(xì)致的、客觀的觀察分析，深入分析企業(yè)和各團(tuán)隊(duì)的需求。這往往導(dǎo)致了行政管理人員非常忙碌，卻無法高效的實(shí)施行政管理工作，也對(duì)企業(yè)和員工的幫助力度也差強(qiáng)人意。只有提升行政管理人員的精細(xì)化管理的意識(shí)，才能夠逐步推進(jìn)精細(xì)化管理水平。

（三）無有效的考核機(jī)制

在辦公室為企業(yè)和其他部門服務(wù)時(shí)，企業(yè)也需要監(jiān)督和管理辦公室的工作，促進(jìn)辦公室更高效、高質(zhì)量的工作。而員工也會(huì)因?yàn)榈玫搅丝隙ê图?lì)而更努力的工作。沒有有效的考核機(jī)制，就無法識(shí)別辦公室的工作是否符合標(biāo)準(zhǔn)，是否需要獎(jiǎng)勵(lì)或者淘汰。只有指定有效的考核機(jī)制，才能更精準(zhǔn)的、細(xì)節(jié)的監(jiān)督和指導(dǎo)辦公室的工作，這是對(duì)精細(xì)化管理的引導(dǎo)，也是對(duì)精細(xì)化管理的保障。沒有有效的考核機(jī)制，往往會(huì)使精細(xì)化管理流于形式，阻礙了其發(fā)展。

四、精細(xì)化管理的策略

（一）明確精細(xì)化管理目標(biāo)

在提升管理水平，實(shí)行精細(xì)化管理的進(jìn)程中，必須要全面的、明確的制定精細(xì)化管理的目標(biāo)。使得辦公室工作推進(jìn)過程中，做任何事有章可循，有據(jù)可依。首先，需要明確部門職責(zé)，崗位職責(zé)，包括相應(yīng)的權(quán)、責(zé)、利，對(duì)辦公室的工作內(nèi)容明晰明確，實(shí)現(xiàn)專人對(duì)專項(xiàng)事物的科學(xué)預(yù)設(shè)。此外，要制定穩(wěn)、準(zhǔn)、順暢的工作流程，保障辦公室自身工作的清楚認(rèn)知，和不斷優(yōu)化，確保各項(xiàng)事宜能夠快捷處理。制定明確精細(xì)化管理的目標(biāo)是精細(xì)化管理的必要前提。

（二）深化精細(xì)化管理理念

立足與明確的制度和不斷完善的辦公室的精細(xì)化競爭管理流程，管理人員也要充分認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理的優(yōu)勢和必要性，其關(guān)系到企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)流暢程度和企業(yè)的發(fā)展，是企業(yè)管理模式改善的必然選擇，同時(shí)也有利于自身工作推進(jìn)。辦公室管理人員既要堅(jiān)定精細(xì)化管理的思路，也要傳播和引導(dǎo)企業(yè)的精細(xì)化管理的模式的實(shí)施，起到模范作用。如此，辦公室及企業(yè)才能提升自身精細(xì)化管理水平，創(chuàng)造更積極、和諧的企業(yè)氛圍。

（三）制定有效的考核制度

一個(gè)高質(zhì)量的考核制度，應(yīng)該既具有模范引導(dǎo)作用，又具有務(wù)實(shí)的意義。提升精細(xì)化管理水平，需要就辦公室的工作內(nèi)容、流程進(jìn)行詳細(xì)的、精準(zhǔn)的、科學(xué)的分解。盡量將辦公室的工作進(jìn)行量化，制定量化指標(biāo)，對(duì)無法量化的指標(biāo)也要制定定型的考核。對(duì)于優(yōu)秀的員工應(yīng)該給予激勵(lì)，鼓勵(lì)其繼續(xù)提升，對(duì)于表現(xiàn)差的員工給予指正、指導(dǎo)。如此，制定有效的考核，才能為精細(xì)化管理做好監(jiān)督管控。

五、結(jié)束語

綜上所述，辦公室工作在企業(yè)內(nèi)起到了非常重要的輔助、支持、保障和溝通協(xié)調(diào)的作用，辦公室也是企業(yè)發(fā)展最基礎(chǔ)最重要的保障部門。然而隨著經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，社會(huì)分工逐漸分化，企業(yè)的管理水平也需要得到改善提高，辦公室的精細(xì)化管理勢在必行。如此，企業(yè)在行政管理方面必須結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀，堅(jiān)定精細(xì)化管理的觀念，改善和提高管理人員素質(zhì)，制定具有可量化、可細(xì)化的考核指標(biāo)，并堅(jiān)定的執(zhí)行。在精細(xì)化的高水平管理模式下，企業(yè)員工將更全身心投入到各自工作中，各部門將更順暢的互相配合，企業(yè)將更高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，在市場競爭中，也將更具競爭力和發(fā)展前景。

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