檔案管理中電子檔案管理建議

黃蕊

摘要：在新時(shí)代高度發(fā)展的電子信息技術(shù)影響下，檔案管理工作發(fā)生了巨大改變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向著以信息化為基礎(chǔ)的電子檔案管理方向發(fā)展，不僅大大提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，也使傳統(tǒng)檔案管理中紙質(zhì)檔案保護(hù)工作困難情況得以改善。但是由于我國(guó)電子檔案管理事業(yè)處于起步階段，在電子檔案管理中存在著一些現(xiàn)實(shí)問題，給電子檔案管理工作的發(fā)展帶來了不利影響。本文主要是針對(duì)當(dāng)前檔案管理過程中，電子檔案管理情況進(jìn)行討論，并且分析在單位中利用電子檔案管理所存在的優(yōu)勢(shì)，并且分析電子檔案管理存在的缺陷與不足，隨后提出個(gè)人意見。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案管理;優(yōu)勢(shì);存在問題;建議

中圖分類號(hào)：A 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：（2021）-24-261

電子檔案顧名思義就是將紙質(zhì)上重要信息利用數(shù)字化方式進(jìn)行儲(chǔ)存，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。比如可以利用計(jì)算機(jī)硬盤儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，占據(jù)較小的空間，并且也容易保存。在整理與查閱過程中可以降低工作量，同時(shí)也能方轉(zhuǎn)檔與提存。但是因?yàn)殡娮訖n案也會(huì)存在相應(yīng)的漏洞，需要不斷提高管理質(zhì)量，以此更好地對(duì)文書進(jìn)行管理。

1利用電子檔案管理存在的優(yōu)勢(shì)

1.1節(jié)約成本

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理過程中存在巨大缺陷，比如在管理過程中需要投入大量的人才與資金，對(duì)檔案的采集、編制、出版、印刷等等都容易受到外界因素影響。除此之外，在保存檔案時(shí)也容易受到天氣與環(huán)境因素影響，繼而出現(xiàn)不同程度損壞情況。當(dāng)紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞后，必須對(duì)其進(jìn)行重建或者修復(fù)，而在這時(shí)又需要投入大量資金，造成資源浪費(fèi)情況。電子檔案隸屬于數(shù)字化信息一部分，只需要在使用中進(jìn)行低成本投入，就能擁有十分規(guī)范化且完全化的檔案管理系統(tǒng)。

1.2提高工作質(zhì)量

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要檔案管理都是需要手工去完成的，而在書寫時(shí)則容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，特別是查缺補(bǔ)漏或者查閱資料非常麻煩，不僅具有較大工作量，同時(shí)也會(huì)不斷降低管理人員工作效率。如果后期需要對(duì)已經(jīng)存檔的檔案再次進(jìn)行補(bǔ)充或者完善，也會(huì)耗費(fèi)較大的人力。電子檔案可以利用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)各類檔案進(jìn)行數(shù)字化編排與管理，使得信息修改與輸入更加方便，同時(shí)也能實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地整理的目的，可以將信息化整為零，也同時(shí)也能提高工作效率。除此之外，電子檔案可以有效突破地域所帶來的限制，在異地也可以調(diào)閱或者轉(zhuǎn)檔，提高工作效率。

1.3儲(chǔ)存安全

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案并不會(huì)受到天氣因素，人為因素，環(huán)境因素等影響，因此可知電子檔案在管理過程中更加穩(wěn)定。在儲(chǔ)存時(shí)只需要將電子檔案存儲(chǔ)在固定硬盤中，因此具有較高的安全系數(shù)。而對(duì)于傳統(tǒng)文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，只要在借閱或者調(diào)檔工作，就有可能出現(xiàn)檔案信息保密性被破壞情況，電子檔案的出現(xiàn)可以完全符合保密性要求，在借閱過程中，需要輸入關(guān)鍵詞就可以快速且準(zhǔn)確的找到資料，保證其他檔案內(nèi)容也不會(huì)被泄露。

2電子檔案管理存在的問題

2.1存在安全隱患

因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)存在安全隱患，而電子檔案主要依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此在處理時(shí)容易出現(xiàn)其他問題，比如計(jì)算機(jī)具備較弱的防護(hù)功能時(shí)，如果被不法分子入侵系統(tǒng)或者竊聽信息，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案面臨被泄露風(fēng)險(xiǎn)。在日常生活中，我們就常常能夠遇見病毒入侵事件。而大多數(shù)事業(yè)單位計(jì)算系統(tǒng)都缺乏安全防護(hù)，電子檔案管理系統(tǒng)也十分的老化，再加上在保存過程中未能具備防范意識(shí)，就會(huì)出現(xiàn)電子檔案管理安全問題發(fā)生。

2.2管理部門監(jiān)管不力

與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案對(duì)管理人員提出更高要求，作為管理人員，不僅需要具備專業(yè)的業(yè)務(wù)能力與專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需要有較高道德素養(yǎng)，從當(dāng)前管理情況來看，大多管理人員綜合素質(zhì)較低，而檔案管理局也未能對(duì)管理人員建立相應(yīng)的考核制度與審查機(jī)制，導(dǎo)致缺乏較高的管理水平。除此之外，在開展管理工作時(shí)，也存在安排不合理等情況，而工作人員因?yàn)楣ぷ髁枯^大，未能有充足的時(shí)間去提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。

3關(guān)于電子檔案管理相關(guān)建議

3.1加大安全建設(shè)力度

在電子檔案管理過程中，其安全性會(huì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量，因此必須加大安全性投入，提高安全性。從檔案管理的軟件和硬件兩個(gè)方面共同實(shí)行，可以利用防護(hù)功能升級(jí)措施或者設(shè)置訪客協(xié)定，并且還需要在固定時(shí)間段內(nèi)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，對(duì)安全漏洞進(jìn)行修補(bǔ)，定期體檢等，以此可以最大的保證電子檔案系統(tǒng)安全性，保證答案不會(huì)被泄露。重視硬件軟件，強(qiáng)化安全建設(shè)。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案對(duì)環(huán)境的要求并不是太高。在保存過程中，只需要U盤、微盤等電子產(chǎn)品，就可以將檔案進(jìn)行保存，并且方便攜帶，但是針對(duì)這一情況，需要制定相應(yīng)的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，通過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與資金支持，使得我國(guó)電子信息化管理建設(shè)更加順利。

3.2實(shí)施人才戰(zhàn)略

在關(guān)于電子檔案管理過程中，對(duì)管理人員提出更高要求，特別是專業(yè)技能與專業(yè)素質(zhì)方面。目前為了使得我國(guó)電子檔案管理工作更好的進(jìn)行，必須引進(jìn)大量的高素質(zhì)人才，并且定期對(duì)人員管理能力進(jìn)行考察。比如思想素質(zhì)、專業(yè)技能、業(yè)務(wù)能力等，是否都能滿足管理要求。與此同時(shí)，還需要建立專業(yè)的維護(hù)團(tuán)隊(duì)，保證檔案管理的安全性。

3.3完善管理制度

電子檔案屬于新時(shí)代的產(chǎn)物，它順著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而逐漸出現(xiàn)。所以，傳統(tǒng)的管理理念與管理制度已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代需求，因此需要對(duì)管理部門工作進(jìn)行調(diào)整與誠(chéng)信安排，明確不同崗位所包含的工作職責(zé)，并且根據(jù)單位內(nèi)部情況建立嚴(yán)格的考察機(jī)制。除此之外，還需要根據(jù)我國(guó)所出臺(tái)的各種規(guī)定與要求，制定出一套符合自己?jiǎn)挝坏墓芾頇n案方法，以此提高檔案管理的有效性。

3.4構(gòu)建嚴(yán)格管理機(jī)制

在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔以后，必須根據(jù)單位具體情況設(shè)置一套嚴(yán)格保密機(jī)制，以此保證檔案管理安全性。在這個(gè)過程中需要做到以下幾點(diǎn)：一是對(duì)容易儲(chǔ)存的載體進(jìn)行質(zhì)量把關(guān);二是將整個(gè)儲(chǔ)存條件更加規(guī)范化，將檔案保管遠(yuǎn)離有害氣體、強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境，以此構(gòu)建更加適合光介質(zhì)與磁介質(zhì)儲(chǔ)存的環(huán)境。不僅如此還需要把握檔案管理環(huán)境的濕度與溫度。三是對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期檢查，保證計(jì)算機(jī)不帶有病毒，將載體放在保護(hù)狀態(tài)下。通過上述幾點(diǎn)，都能夠保證單位檔案在一個(gè)安全環(huán)境下，以此提高檔案管理的有效性。

4結(jié)束語

綜上所述，各單位目前關(guān)于檔案管理工作都面臨著改革，這也成為保證檔案工作更好發(fā)展的必要趨勢(shì)。為了提高本單位檔案管理的效率，必須建立完善的電子檔案管理機(jī)制，建立安全管理模式。本文主要是對(duì)當(dāng)前電子檔案的現(xiàn)狀提出了改進(jìn)策略，希望能夠有效提升我國(guó)檔案管理的效率以及技術(shù)水平。

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