建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題淺析

黃凱

摘要：我國現(xiàn)階段城市化進(jìn)程不斷加快，其與社會經(jīng)濟(jì)以及建筑工程行業(yè)的快速發(fā)展息息相關(guān)。建筑工程施工建設(shè)單位，在保證施工建設(shè)安全性與施工質(zhì)量的同時，還要著重開展檔案管理工作，正確落實該項工作，對于建筑工程整體施工建設(shè)工作能否標(biāo)準(zhǔn)開展具有直接影響。鑒于此，本文主要分析探討了建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題，以供參閱。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;現(xiàn)狀;問題;策略

引言

建筑工程檔案資料管理的對象主要包括基建文件、施工資料、監(jiān)理資料、質(zhì)量評估文件、驗收文件、設(shè)計圖、可行性評估報告、工程收益評估報告等，是建筑工程的客觀、永久的原始記錄。建筑檔案是工程建設(shè)質(zhì)量的體現(xiàn)。工程檔案貫穿了工程建設(shè)的全部過程，是對工程施工全部過程、全方位的記錄，在一定程度上反映了建筑工程質(zhì)量的安全性和可靠性，對建筑實體具有質(zhì)量責(zé)任監(jiān)督作用，當(dāng)建筑工程質(zhì)量出現(xiàn)問題時，可以從建筑工程檔案中查找原因。建筑檔案是工程管理的重要組成部分;建筑工程管理質(zhì)量提高的同時建筑檔案管理質(zhì)量也會相應(yīng)地提高，因此，檔案記錄的及時性與真實性是建筑工程管理質(zhì)量的重要表現(xiàn)，通過提高檔案質(zhì)量管理對整個建筑工程的管理具有良好的促進(jìn)作用。

1建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀

我國建設(shè)部下發(fā)了《建筑工程文件檔案整理規(guī)劃》等的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對施工企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)提出了更高的要求，而且對于建筑工程檔案管理提供了相應(yīng)的參考規(guī)范，促進(jìn)建筑工程檔案管理的全面、協(xié)調(diào)發(fā)展，建立相應(yīng)的檔案管理工作體制，為檔案管理提供一定的保障。當(dāng)前隨著項目工程建設(shè)的不斷發(fā)展，建筑工程檔案管理的數(shù)量越來越多，檔案管理的信息化建設(shè)也在不斷發(fā)展，檔案管理工作也在探索新的管理方式，充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實現(xiàn)對工程建設(shè)檔案的錄入、瀏覽和檢索，實現(xiàn)對檔案的全過程管理，利用現(xiàn)代化的計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)對檔案的管理，我國當(dāng)前建筑工程信息化建設(shè)不斷發(fā)展，建筑工程檔案所需的數(shù)據(jù)庫比較大，檔案信息相對比較分散，很難實現(xiàn)規(guī)范化和統(tǒng)一化的管理，不能滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，而且檔案信息化管理過程中缺乏一定的目標(biāo)，對檔案管理的隨意性比較大，導(dǎo)致檔案發(fā)展緩慢。

2建筑工程檔案管理存在的問題

2.1管理意識薄弱，技術(shù)設(shè)備落后

由于建筑工程檔案管理不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此在工程建設(shè)中，檔案管理未得到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致建筑工程檔案管理存在著敷衍性質(zhì)，專職檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏，無法實現(xiàn)建筑工程檔案管理的有序化、系統(tǒng)化。同時，在工程建設(shè)中，建設(shè)資金多投入到工程生產(chǎn)環(huán)節(jié)之中，對檔案管理的投人不夠，不僅導(dǎo)致了專業(yè)工程檔案管理人才的流失，同時還導(dǎo)致檔案管理中技術(shù)設(shè)備（如掃描儀、數(shù)碼相機(jī)以及計算機(jī)等）嚴(yán)重缺乏。

2.2檔案管理模式不規(guī)范

從當(dāng)前的情況來看，一些建筑企業(yè)針對建筑工程檔案的編目、檢索、立卷等工作的開展，沒有設(shè)立相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，致使檔案管理工作表現(xiàn)出明顯的不規(guī)范性，在所整理的檔案內(nèi)容中，圖片資料及影像資料較少，大多數(shù)表現(xiàn)為文字的敘述，致使檔案內(nèi)容直觀性強(qiáng)，所傳遞的信息不夠準(zhǔn)確。在部分企業(yè)所整理的檔案資料中，建筑工程竣工圖沒有得到及時的更新，而且修改工作不到位，還存在歸檔不及時，進(jìn)而導(dǎo)致最終檔案庫所搜集到的竣工圖與實際工程內(nèi)容不相符，在所建立的檔案中，還存在的部分環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人簽字漏洞，且存在標(biāo)識不同一，進(jìn)而出現(xiàn)誤差。

2.3缺乏專業(yè)人才，檔案管理質(zhì)量有待提升

現(xiàn)階段國內(nèi)從事建筑工程檔案管理的人員只有一小部分是專業(yè)的檔案管理出身，具備扎實的業(yè)務(wù)能力，而相當(dāng)一部分則是由其他崗位兼職形式存在，一些管理人員也未有經(jīng)過系統(tǒng)完善的學(xué)習(xí)就直接上崗，在管理經(jīng)驗以及理論知識等方面均比較缺乏。隨著數(shù)字化理念不斷深入發(fā)展，現(xiàn)代新型的數(shù)字資料正取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，對于新技術(shù)掌握的專業(yè)人員就更少了。目前依然存在相當(dāng)一部分工程檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的管理模式，工作效率低下，勞動強(qiáng)度較高，嚴(yán)重阻礙了整個工程順利開展。目前的一些在職檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)普遍不高，管理方法依舊傳統(tǒng)的形式，此外檔案管理工作相對枯燥繁瑣，待遇也普遍不高，因此大多數(shù)檔案管理人員基本安于現(xiàn)狀，未有樹立正確的責(zé)任意識以及敬業(yè)心理，職業(yè)素養(yǎng)以及服務(wù)水平有待進(jìn)一步提高。

3建筑工程檔案管理措施

3.1提升建筑工程檔案重要性認(rèn)識

無論是工程建設(shè)方、業(yè)主單位還是監(jiān)理單位，都應(yīng)增強(qiáng)檔案重要性認(rèn)識，加強(qiáng)工程檔案管理的人、財、物的投人。既要重視工程項目建設(shè)，也要注重檔案管理工作。首先是管理者要重視檔案工作，把檔案工作納人到工程建設(shè)業(yè)務(wù)工作同部署、同落實、同檢查。其次是要增加檔案軟硬件建設(shè)，改善檔案管理條件，提升檔案工作的自動化水平和科技含量，把檔案管理所需經(jīng)費(fèi)納人當(dāng)年初預(yù)算，為檔案管理配備必要的計算機(jī)、掃描儀、讀卡器等必要設(shè)備。最后是結(jié)合工程項目實際特點(diǎn)，積極研發(fā)檔案管理的專門應(yīng)用軟件，提高檔案的信息化、自動化管理水平。

3.2全面提升建筑工程檔案管理質(zhì)量

建筑工程檔案對于建筑工程后期發(fā)展具有重要的參考作用，檔案管理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求做好檔案管理工作，對檔案進(jìn)行收集、整合、分析、總結(jié)，在提升檔案管理質(zhì)量的同時，為后期檔案順利歸檔創(chuàng)造條件。例如：當(dāng)建筑工程在進(jìn)入到竣工階段之后，都會由相應(yīng)的竣工圖紙?？⒐D紙是對建筑工程施工建設(shè)現(xiàn)狀的真實反映，對竣工圖紙進(jìn)行驗收和整理，也是建筑工程檔案管理工作中比較重要的一項內(nèi)容。這就要求檔案管理人員在按照流程做好檔案歸檔工作之外，還要對工程施工質(zhì)量的相應(yīng)檢測報告的蓋章進(jìn)行整理;檢驗部門對竣工圖紙中涉及的技術(shù)性資料內(nèi)容進(jìn)行整理和歸檔，在填寫完相應(yīng)的歸檔清單之后，資料管理人員要完好地保存編目。其中具體的管理內(nèi)容就是對施工期間和竣工環(huán)節(jié)的檔案進(jìn)行管理，并要運(yùn)用相應(yīng)的文字、視頻資料對其進(jìn)行總結(jié)。

3.3提高檔案工作人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能

①檔案人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，刻苦鉆研。拓寬知識面，打破因循守舊，安于現(xiàn)狀的思想，勇于開拓創(chuàng)新，提高學(xué)識水平，掌握利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的方法和技能。②加強(qiáng)培訓(xùn)，通過業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，了解電子文件形成的規(guī)律，特點(diǎn)和文件處理的過程，方法，熟悉電子檔案保護(hù)技術(shù)的基礎(chǔ)知識，基本原理和方法技術(shù)，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。實現(xiàn)由手工操作到自動化管理的變革，從而大大提高工作效率，減輕工作強(qiáng)度，加快檔案信息傳輸速度，使檔案價值得到更充分的體現(xiàn)。③加強(qiáng)教育，使檔案工作人員樹立較強(qiáng)的愛崗敬業(yè)，樂于奉獻(xiàn)精神，耐得住檔案工作的煩瑣和寂寞，經(jīng)得住外界的干擾和誘惑。消除畏難情緒，提高求知興趣。增強(qiáng)服務(wù)意識，安心檔案事業(yè)，通過辛苦勞動，實現(xiàn)自我價值。

結(jié)束語

總而言之，建筑工程檔案與工程質(zhì)量之間的關(guān)系緊密，一方面，工程檔案是工程質(zhì)量的重要依據(jù)和現(xiàn)實反映，另一方面，工程質(zhì)量又是工程檔案的重要內(nèi)容，二者是相輔相成，互為補(bǔ)充和依存。要求把工程檔案作為工程質(zhì)量管理放在同等重要的位置抓好落實，提高建筑工程檔案工作水平，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。

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