以Excel作為CAATs工具實施會計分錄測試

胡曉明 陳建平

中注協(xié)于2020年3月印發(fā)《中國注冊會計師協(xié)會關(guān)于在新冠肺炎疫情下執(zhí)行審計工作的指導(dǎo)意見》（以下簡稱指導(dǎo)意見）指出，審計項目組需要在審計準則框架下調(diào)整審計計劃，加強信息技術(shù)和數(shù)據(jù)分析在審計中的運用，以應(yīng)對新冠肺炎疫情可能使實施常規(guī)審計程序受到限制的情況。由于采用遠程方式執(zhí)行審計工作存在固有局限性和額外風險，以及各會計師事務(wù)所自身在審計信息化水平上的差異，指導(dǎo)意見列舉的各種非常規(guī)審計手段，可能只在那些信息化應(yīng)用程度較高的事務(wù)所才具有較強的可操作性；而對那些信息化投入不多、審計信息化水平不高的事務(wù)所，能夠?qū)嵅俚姆浅Ｒ?guī)審計手段可謂微乎其微。

計算機輔助審計技術(shù)（Computer Assisted Audit Techniques，簡稱 CAATs），是指將計算機作為審計工具運用于審計工作中的信息技術(shù)。計算機輔助審計技術(shù)需要借助于工具軟件來實現(xiàn)，常見的CAATs工具軟件包括大部分會計師事務(wù)所廣泛使用的電子表格軟件Excel。本文以Excel作為CAATs工具，說明Excel在會計分錄測試中的實際操作步驟，為那些審計信息化水平不高的會計師事務(wù)所在特殊情況下執(zhí)行非現(xiàn)場審計工作提供參考。

會計分錄測試是指“測試日常會計核算過程中作出的會計分錄以及編制財務(wù)報表過程中作出的其他調(diào)整是否適當”，以應(yīng)對被審計單位管理層凌駕于控制之上的風險?！吨袊詴嫀煂徲嫓蕜t問題解答第 7 號——會計分錄測試》指出，在實施會計分錄測試時，注冊會計師可能需要分析大量的會計分錄，采用計算機輔助審計技術(shù)或電子表格（如 Excel），可以顯著提高會計分錄測試的效率和效果。注冊會計師通?？梢钥紤]要求被審計單位提供所需要的電子數(shù)據(jù)，如果能夠以標準的格式導(dǎo)出、驗證并傳輸所需要的會計分錄數(shù)據(jù)，則可以進一步提高會計分錄測試的效率和效果。以下是用Excel進行會計分錄測試的完整案例。

一、確定會計分錄測試的范圍

注冊會計師選擇測試整個會計期間的會計分錄，進行完整性驗證并且篩選出滿足如下條件的憑證：

·摘要中包含“調(diào)整”的分錄；

·金額尾數(shù)為 999.99分錄。

二、數(shù)據(jù)提取

數(shù)據(jù)提取是指從被審計單位會計信息系統(tǒng)中導(dǎo)出所有待測試會計分錄。在本例中，被審計單位采用的是用友 U8 財務(wù)系統(tǒng)，其科目余額表的數(shù)據(jù)字段包括會計年度、會計期間、科目編碼、科目名稱、期初借方、期初貸方、本期發(fā)生借方、本期發(fā)生貸方、累計發(fā)生借方、累計發(fā)生貸方、期末借方、期末貸方等。其序時賬的數(shù)據(jù)字段包括日期、憑證號、科目編碼、科目名稱、摘要、借貸方向、金額等。在被審計單位會計人員的配合下，利用用友 U8 財務(wù)系統(tǒng)的“輸出”功能，可以很便捷地導(dǎo)出Excel格式的科目余額表和序時賬。如圖1所示。

圖1 用友U8輸出數(shù)據(jù)

三、數(shù)據(jù)清洗與處理

如圖2所示，用友U8輸出的余額表數(shù)據(jù)，其尾部合計、損益小計等屬于無用數(shù)據(jù)行，應(yīng)予清洗（刪除）。

圖2 用友U8輸出的余額表數(shù)據(jù)清洗

如圖3所示，用友U8輸出的序時賬數(shù)據(jù)，其金額表示為方向、金額，應(yīng)處理成借方金額、貸方金額的形式。在J2單元格輸入公式：=IF(F2=“借”,I2,0)，在K2單元格輸入公式：=IF(F2=“貸”,I2,0)，然后選定J2:K2，雙擊選中區(qū)域右下角的填充句柄，則J列和K列均應(yīng)用了公式，發(fā)生額數(shù)據(jù)就被處理成了借方金額、貸方金額的形式。

圖3 用友U8輸出的序時賬數(shù)據(jù)處理

四、完整性驗證

注冊會計師可通過以下三個程序驗證完整性：

1.序時賬借/貸方發(fā)生額按科目匯總＝科目余額表的借/貸方發(fā)生額。首先，加計從會計信息系統(tǒng)中導(dǎo)出的所有會計分錄的本期發(fā)生額，與科目余額表（包括期初余額、本期借方累計發(fā)生額、本期貸方累計發(fā)生額、期末余額）中的各科目本期發(fā)生額核對相符。在有序時賬數(shù)據(jù)的Excel工作表中，插入數(shù)據(jù)透視表，按科目編碼和科目名稱匯總借方金額和貸方金額，然后通過VLOOKUP函數(shù)，取得相關(guān)科目編碼的科目余額表中的“本期發(fā)生借方”和“本期發(fā)生貸方”兩列數(shù)據(jù)，并分別計算差異，如差異為零，則通過完整性驗證（如圖4）。

圖4 完整性驗證：從序時賬到余額表

其次，我們換一個方向，從余額表到序時賬，檢查是否存在差異。還是通過VLOOKUP函數(shù)，將序時賬透視表匯總后的科目借方與貸方累計發(fā)生額匹配至科目余額表的相同科目編碼中，計算科目余額表發(fā)生額與序時賬發(fā)生額的差異。在匹配的過程中，我們發(fā)現(xiàn)非末級科目在余額表中有數(shù)據(jù)，但在序時賬中無數(shù)據(jù)，此時需要使用函數(shù)IFERROR；如果末級科目核對差異均為零，則可忽略非末級科目的核對差異。圖5是從余額表到序時賬的完整性驗證。

圖5 完整性驗證：從余額表到序時賬

2.科目余額表的期初余額＋序時賬借/貸方發(fā)生額按科目匯總＝科目余額表期末余額。如圖6，通過設(shè)置P列的公式，重新計算期末余額，其中發(fā)生額數(shù)據(jù)取自序時賬，將計算出來的期末余額與科目余額表的期末余額進行比較，如差異為零，則通過完整性驗證。經(jīng)過第（1）項審計程序的完整性驗證后，也可以直接在科目余額表中按照（期初借方－期初貸方）＋（本期累計發(fā)生借方－本期累計發(fā)生貸方）－（期末借方－期末貸方）的邏輯進行計算，以驗證科目余額表本身是否平衡。

圖6 完整性驗證：期末余額計算

3.序時賬每筆分錄借方發(fā)生額＝貸方發(fā)生額。雖然被審計單位的會計分錄應(yīng)當滿足基本的借貸相等和平衡，但在實務(wù)中經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)各種例外情況，所以借貸平衡的測試仍然是必要的步驟。如圖7，在有序時賬數(shù)據(jù)的Excel工作表中，插入數(shù)據(jù)透視表，注意將“日期”和“憑證號數(shù)”這兩個字段作為行標簽，即對每一張憑證都要進行測試；將“方向”作為列標簽，對“金額”進行匯總，同時在E列設(shè)計公式計算借方和貸方金額的差異。

圖7 完整性驗證：分錄借貸平衡

五、異常分錄篩選

1.篩選“摘要”中包含“調(diào)整”的分錄。如圖8，在有序時賬數(shù)據(jù)的Excel工作表中，通過自動篩選，指定文本包含條件，即可篩選出“摘要”中包含“調(diào)整”的分錄。

圖8 篩選“摘要”中包含“調(diào)整”的分錄

2.篩選“金額”尾數(shù)為 999.99分錄。如圖9，在有序時賬數(shù)據(jù)的Excel工作表中，先設(shè)置輔助列“尾數(shù)999.99”，在J2單元格輸入公式：=RIGHT(I7,6)=”999.99”，并雙擊J2單元格右下角的填充句柄，對整列應(yīng)用公式，然后通過自動篩選，只勾選為TRUE的條件，即可篩選出“金額”尾數(shù)為 999.99分錄。

圖9 篩選“金額”尾數(shù)為 999.99分錄