企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的問題及創(chuàng)新路徑探尋

劉衛(wèi)紅

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);創(chuàng)新路徑

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2021）07-0177-03

0 引言

在企業(yè)內(nèi)部的檔案管理環(huán)節(jié)中，信息化建設(shè)是當(dāng)前企業(yè)的關(guān)鍵工作，依托現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)，可以建立一套系統(tǒng)且完備的檔案管理體系，從而為企業(yè)更好地開展檔案工作服務(wù)，提升檔案的保密性和安全性，降低工作人員的工作壓力，實(shí)現(xiàn)更加高效的管理。從某種程度上來說，檔案信息化建設(shè)可以為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升提供源源不斷的信息支持。

1 檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)

1.1 數(shù)字化

信息化檔案管理工作模式與傳統(tǒng)人工管理模式相比，其最主要的特點(diǎn)就是能夠?qū)⒓堎|(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，這樣不僅有利于工作人員的查閱，而且方便工作人員開展檔案管理。這種數(shù)字化的檔案管理形式，主要是在數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上開展的，而數(shù)據(jù)庫(kù)則是相關(guān)單位借助信息技術(shù)建立起來的，它能夠?qū)Ω鞣N檔案信息進(jìn)行有效的整理和科學(xué)的分類，使得檔案信息的存儲(chǔ)更加規(guī)范，避免檔案管理過程出現(xiàn)混亂，提高了檔案管理工作的效率 [1]。

1.2 智能化

信息化檔案管理工作具有明顯的數(shù)字化特征，因此信息化的檔案管理具有智能化的搜索及篩選功能，與傳統(tǒng)檔案管理工作中人工查找與檢索方式相比，智能化的搜索及篩選功能會(huì)讓檔案查找與搜索工作變得更加便利。例如，工作人員若想查找某份檔案資料，只要在檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中輸入關(guān)鍵詞，就能夠快速找出相應(yīng)的檔案資料或者與其相關(guān)的檔案資料，為檔案管理人員節(jié)省了不少的時(shí)間與精力，使其能夠更好地兼顧其他檔案管理工作環(huán)節(jié)。

1.3 實(shí)現(xiàn)資源共享

應(yīng)用信息技術(shù)能夠幫助工作人員更好地開展檔案管理工作，并且檔案信息資源也能在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)共享。相關(guān)工作人員通過網(wǎng)絡(luò)共享的數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)檔案共享，可以隨時(shí)隨地調(diào)閱檔案。并且，借助信息化技術(shù)的檢索功能，能夠進(jìn)一步提升檔案信息的查詢速度，只要輸入關(guān)鍵詞就可以對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行快速檢索，使檔案信息的查閱速度及數(shù)據(jù)庫(kù)信息的提取速度得到了很大程度的提高，進(jìn)而提升存儲(chǔ)及運(yùn)用檔案信息的科學(xué)性和高效性。此外，借助信息技術(shù)可以使檔案信息的傳輸速度得到很大程度的提升，對(duì)信息傳送流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，最大限度地提升檔案使用效率，解決以往檔案管理中效率較低的問題 [2]。

1.4 提高信息安全性和利用率

企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方式存在管理方式單一、空間不足及容易受時(shí)間因素影響的問題。隨著我國(guó)社會(huì)的不斷進(jìn)步，這種檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段企業(yè)的檔案管理需求，很難進(jìn)一步提升檔案信息的利用率 [3]。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理信息化工作予以足夠重視，積極進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，使檔案管理工作滿足當(dāng)前社會(huì)多元化的需求。以信息技術(shù)為依托，讓檔案管理的收集、處理及存儲(chǔ)工作更加安全和高效，還可以對(duì)檔案信息實(shí)施加密處理，進(jìn)而使檔案信息管理工作的安全性和利用率得到進(jìn)一步提升。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 技術(shù)投入缺乏，管理人員緊缺

當(dāng)前，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)的過程中，由于技術(shù)投入有限，導(dǎo)致信息化建設(shè)工作水平不高，并且在構(gòu)建數(shù)字化體系內(nèi)容上缺少核心技術(shù)，導(dǎo)致信息化建設(shè)效率得不到有效提高。此外，在管理人員方面，現(xiàn)有的管理人員不足，專業(yè)性的管理人員比較少。以上問題的存在在一定程度上導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作的開展受到阻礙。

2.2 信息化水平較低

檔案信息化管理的過程中需要科學(xué)準(zhǔn)則的指導(dǎo)，然而在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過程中，大部分的重要文檔在電腦當(dāng)中的存放較為混亂，缺乏科學(xué)的分類管理，導(dǎo)致企業(yè)在檢索相關(guān)信息時(shí)花費(fèi)了大量的時(shí)間，工作效率極低。檔案管理信息化水平低會(huì)造成企業(yè)資源的浪費(fèi)，為企業(yè)帶來一定的損失。信息化水平較低的問題與企業(yè)的管理制度不完善有著密切的關(guān)系 [4]。

2.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)能力參差不齊

隨著我國(guó)科技水平的不斷提升，信息技術(shù)也取得了很大的進(jìn)步，企業(yè)對(duì)信息化建設(shè)工作也越來越重視，從事檔案管理的員工也逐漸增多。因此，企業(yè)必須建立一支專業(yè)的管理隊(duì)伍開展檔案管理工作。但是，目前很多企業(yè)的檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平參差不齊，無法高效地開展管理工作。同時(shí)，有些企業(yè)的檔案管理人員是兼職的狀態(tài)，人員變動(dòng)頻繁，進(jìn)行工作對(duì)接的過程中經(jīng)常出現(xiàn)信息遺漏的問題，大大降低了檔案管理工作的效率。

2.4 重視程度不夠

現(xiàn)階段，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還沒有認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，這就對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作形成很大的阻礙。有一些企業(yè)雖然建立了信息化檔案管理平臺(tái)，但是沒有重視對(duì)平臺(tái)的更新與維護(hù)，對(duì)平臺(tái)運(yùn)行的穩(wěn)定性造成了很大的影響 [5]。

2.5 檔案管理信息化的配套設(shè)施不夠完善

我國(guó)企業(yè)開展檔案管理工作的過程中，普遍存在檔案管理部門人員流動(dòng)性大的問題，而且檔案管理部門的配套設(shè)施不完善，導(dǎo)致很對(duì)檔案材料的收集和整理不夠全面，而且有部分企業(yè)的管理層對(duì)這項(xiàng)工作不夠重視，落實(shí)程度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作的效率不高 [6]。

3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑

3.1 樹立正確的建設(shè)理念，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性

現(xiàn)階段，對(duì)于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)來說，想要使其了解檔案信息化建設(shè)的重要性，必須從兩個(gè)方面著手：首先要對(duì)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須充分了解企業(yè)信息化建設(shè)內(nèi)容，雖然不要求具備很高的專業(yè)性，但是應(yīng)該要有所了解，只有這樣，才能推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，才能夠?qū)T工進(jìn)行更好的管理。其次要讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)緩慢對(duì)企業(yè)的危害性，讓其時(shí)刻保持較高的警惕性，督促檔案信息化建設(shè)工作的開展，進(jìn)而提高企業(yè)的檔案管理水平。

3.2 增強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)階段，隨著我國(guó)科技水平的不斷提升，信息化技術(shù)的發(fā)展為社會(huì)的不同行業(yè)帶來了很大的便利，同時(shí)進(jìn)一步推動(dòng)了企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，特別是在管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠提升企業(yè)的工作效率。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升建設(shè)力度，同時(shí)要注意做好后續(xù)的系統(tǒng)維護(hù)工作。在開展信息化建設(shè)的過程中，要注重基礎(chǔ)設(shè)計(jì)，選擇先進(jìn)的硬件和軟件，更新落后的管理設(shè)備和管理軟件，通過對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的積極改進(jìn)使檔案管理工作滿足社會(huì)發(fā)展需求，最大限度地發(fā)揮檔案信息化的作用。此外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大資金投入，不斷對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，增強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的安全性，通過完善的硬件和軟件設(shè)施不斷優(yōu)化管理系統(tǒng)[7]。

3.3 加強(qiáng)文書處理和歸檔的數(shù)字化管理

文書管理作為基礎(chǔ)性工作，其效率與檔案管理工作成效有著緊密聯(lián)系，企業(yè)現(xiàn)階段已經(jīng)普遍應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件登記工作。要想進(jìn)一步提升工作效率，就需要對(duì)傳輸文件結(jié)合批辦次序在局域網(wǎng)當(dāng)中進(jìn)行傳閱，同時(shí)對(duì)催辦時(shí)間進(jìn)行預(yù)設(shè)。如果文件無法按照預(yù)定時(shí)間規(guī)劃，催辦程序就會(huì)向承辦人發(fā)送提醒信息。在完成文件處理以后，系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)安排預(yù)歸檔，確保文件材料準(zhǔn)確且完整歸檔。

3.4 注重檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

對(duì)于檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作來說，首先需要對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，主要包括信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)及企業(yè)軟件等方面的培訓(xùn)，以此提高工作人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)，要提高檔案管理人員的工作責(zé)任心和安全意識(shí)。其次要積極引進(jìn)檔案管理信息化方面的專業(yè)人才，要求他們不僅掌握足夠的檔案管理知識(shí)，還要熟悉信息化技術(shù)，同時(shí)對(duì)相關(guān)法律法規(guī)也要有較全面的認(rèn)知。通過以上措施，不斷完善企業(yè)檔案管理人員結(jié)構(gòu)，切實(shí)提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平。

3.5 構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系

信息技術(shù)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作有著十分重要的作用，能為其提供有力的技術(shù)支撐。因此，企業(yè)應(yīng)該對(duì)信息化技術(shù)予以重視，對(duì)檔案建設(shè)與管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合自身實(shí)際情況建立健全檔案管理制度，規(guī)劃好檔案的歸檔時(shí)間與保存時(shí)間，進(jìn)而使資料得到更好的保存。在對(duì)檔案資料進(jìn)行整理與保管的過程中，應(yīng)該對(duì)相關(guān)工作流程進(jìn)行規(guī)范，將管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。同時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系，使企業(yè)檔案資料可以得到充分利用，通過信息化技術(shù)使檔案資源得到進(jìn)一步整合，進(jìn)而提高企業(yè)管理效率。

3.6 健全檔案管理信息系統(tǒng)

結(jié)合企業(yè)檔案信息化管理實(shí)際情況，需要構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息化管理系統(tǒng)，并在前期把采集到的檔案數(shù)據(jù)信息錄入系統(tǒng)當(dāng)中。該系統(tǒng)在設(shè)計(jì)方面，應(yīng)當(dāng)將數(shù)據(jù)采集加工、信息查詢、系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)幫助及用戶權(quán)限分配等子模塊進(jìn)行組合，同時(shí)通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和企業(yè)不同部門之間的互聯(lián)，以此達(dá)到檔案信息自動(dòng)化管理的目的。在這當(dāng)中，數(shù)據(jù)采集加工模塊包括不同業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)信息，而信息查詢應(yīng)當(dāng)結(jié)合不同用戶的權(quán)限配置予以其相應(yīng)的查詢范圍。系統(tǒng)維護(hù)主要是讓檔案后臺(tái)管理人員應(yīng)用的，可以幫助他們結(jié)合系統(tǒng)后期運(yùn)行時(shí)出現(xiàn)的問題進(jìn)行更新與維護(hù)。

3.7 保障檔案數(shù)據(jù)的安全性

在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，由于大部分工作是在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行的，所以保證檔案數(shù)據(jù)的安全性是非常重要的。企業(yè)需要采取相應(yīng)的安全措施，相關(guān)工作人員也需要時(shí)刻保持警惕性，通過數(shù)據(jù)備份及身份認(rèn)證等方式防止黑客與病毒對(duì)信息系統(tǒng)的侵害。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全制度并予以落實(shí)，提升檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。此外，企業(yè)需要確保硬件設(shè)施的運(yùn)行安全，要定期對(duì)服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行檢查，還要完善數(shù)據(jù)備份工作，防止受外界因素影響造成數(shù)據(jù)丟失。企業(yè)需要重視網(wǎng)絡(luò)安全問題，通過在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)設(shè)置報(bào)警系統(tǒng)、及時(shí)處理網(wǎng)絡(luò)安全問題及提高防火墻技術(shù)水平等方式提升檔案管理工作的安全性。系統(tǒng)的技術(shù)人員要設(shè)置用戶使用權(quán)限，避免用戶超越權(quán)限操作，落實(shí)身份認(rèn)證工作。

3.8 構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在檔案信息化管理過程中，要想讓檔案管理工作人員在海量的信息數(shù)據(jù)迅速、便捷地查找到想要的檔案，就一定要對(duì)數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行科學(xué)化的設(shè)計(jì)和建設(shè)：①檔案工作人員應(yīng)當(dāng)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案。②結(jié)合相應(yīng)的規(guī)范對(duì)信息化處理的檔案信息、資料進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，讓檔案信息變得更加清晰，讓工作人員能夠明確查找方向，進(jìn)而能夠快速、便捷地查找資料，同時(shí)可以緩解辦公系統(tǒng)內(nèi)存不夠的問題。③根據(jù)檔案管理信息化的內(nèi)容實(shí)施科學(xué)的檔案分類管理，將檔案劃分成不同類別，建立具備一定開放性的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以此達(dá)到檔案共享的目的，讓不同部門之間的檔案實(shí)現(xiàn)互通共享，進(jìn)而讓檔案的應(yīng)用價(jià)值得到提升。比如，工作人員在進(jìn)行數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過程中，通過電子設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，同時(shí)把所有的檔案錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，然后根據(jù)檔案類型進(jìn)行科學(xué)的分類，工作人員在查找資料的過程中只要輸入關(guān)鍵詞就能夠立即獲取相關(guān)內(nèi)容。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案能夠?qū)ζ髽I(yè)的管理決策、資金周轉(zhuǎn)、技術(shù)改進(jìn)、人員管理等工作進(jìn)行真實(shí)且全面的記錄，這對(duì)于企業(yè)來說是非常關(guān)鍵的。檔案管理信息化建設(shè)能夠使檔案管理工作的模式、流程得到較大程度的優(yōu)化?，F(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的水平對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重大的影響，檔案管理信息化工作已經(jīng)成為未來企業(yè)檔案管理的主要發(fā)展方向。

參 考 文 獻(xiàn)

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