基于全過程安全管理的檔案保護(hù)新模式分析

張思峰

摘 要：將全過程安全管理保護(hù)模式應(yīng)用到檔案管理中，能夠有效提高檔案的管理效果。本文圍繞檔案安全管理全過程的三個階段，即前端管理、庫房存儲、后程使用，在新修訂的檔案法框架下，深入分析了基于全過程安全管理的檔案保護(hù)新模式和新要求，并提出了檔案全過程安全管理的具體措施，以供檔案管理工作者參考。

關(guān)鍵詞：安全管理;檔案;全過程;模式

檔案是國家的寶貴財(cái)富，在經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。但在檔案的收集、儲存、使用過程中，存在一些不利因素，可能會造成檔案的丟失、損毀;部分檔案含有涉密信息，一旦泄露，就會造成嚴(yán)重后果。因此，應(yīng)加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案安全。新修訂的檔案法完善了檔案管理的相關(guān)制度，對檔案的全流程保護(hù)提出了相應(yīng)的要求，有利于形成基于全過程安全管理的新的檔案保護(hù)管理模式。檔案安全管理全過程主要包括前端管理、庫房存儲、后程使用三個階段。同傳統(tǒng)檔案管理工作相比，全過程檔案安全管理模式能加大對檔案安全管理力度，降低安全事故發(fā)生率，提升檔案管理的安全性。

1 前端管理階段的檔案保護(hù)

1.1 明確檔案收集范圍

前端管理主要是指對檔案收集、接收的管理。有效的前端管理能夠保證重要珍貴檔案納入安全管理范圍，防止檔案流失。基于全過程安全管理，檔案工作者在進(jìn)行前端管理時，應(yīng)當(dāng)圍繞檔案收集范圍對歸檔材料進(jìn)行認(rèn)真甄別和系統(tǒng)梳理，確保有保存價值的檔案材料及時歸檔，使這些檔案材料盡快進(jìn)入被保護(hù)狀態(tài)，以避免在被接收之前遭到篡改或破壞。同時，也方便隨時調(diào)取、查閱最新的檔案資料，增強(qiáng)檔案的效用。新修訂的檔案法對檔案收集范圍的明確規(guī)定，也體現(xiàn)出了國家在檔案保護(hù)方面的重視態(tài)度，有助于提高機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織對檔案保護(hù)工作的關(guān)注。

1.2 明確檔案移交職責(zé)

在前端管理階段，檔案管理機(jī)構(gòu)除了自主收集之外，也會通過接收來自于其他正規(guī)途徑的移交檔案，進(jìn)行檔案收集。在此過程中，新的檔案法對檔案移交做出了比較詳細(xì)的規(guī)定，并要求機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、團(tuán)體等組織，必須定期移交檔案，且檔案館不得拒收，而且明確規(guī)定任何個人不得將檔案據(jù)為己有。據(jù)此可以看出，國家加強(qiáng)了對檔案移交的管控，以避免在前端管理階段出現(xiàn)具有保存價值的檔案資料缺失現(xiàn)象，體現(xiàn)出國家對檔案前端管理中的保護(hù)工作的高度重視。在檔案移交方面，不但明確了機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)位和其他組織的職責(zé)，還著重考慮了人的因素，因此，應(yīng)強(qiáng)化人員管理，做好源頭把控。

1.3 清晰檔案收集職責(zé)

在新的檔案法中，用了一整章的篇幅，規(guī)定了檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)，說明國家將職責(zé)的明確劃分作為強(qiáng)化檔案保護(hù)的重要切入點(diǎn)。在基于新檔案法形成的檔案保護(hù)新模式下，檔案管理機(jī)構(gòu)需認(rèn)真貫徹執(zhí)行，建立科學(xué)的管理制度，明確劃分機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檔案保護(hù)崗位職責(zé)，以便于更高效、更準(zhǔn)確地完成前端管理工作，增強(qiáng)全過程安全管理效果。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)基于新法第二章第八條的內(nèi)容，圍繞國家檔案主管部門構(gòu)建的統(tǒng)一制度，來設(shè)計(jì)具體的崗位制度，明晰檔案收集崗位職責(zé)劃分方案。此外，還應(yīng)注意完善配套的監(jiān)督制度，確保職責(zé)劃分方案的有效落實(shí)，以便于在前端管理上充分發(fā)揮檔案全過程管理新模式的優(yōu)勢。

2 庫房存儲階段的檔案保護(hù)

2.1 信息化管理

新時代隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息技術(shù)手段被廣泛應(yīng)用在各個行業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中，人們對檔案信息的需求量、需求程度等也在不斷提升，檔案的信息化管理已成為檔案管理工作的重要內(nèi)容。檔案電子化、信息化能夠有效避免紙質(zhì)狀態(tài)下的檔案風(fēng)化、損毀等問題，延長檔案壽命，提高檔案管理工作效率，便捷資源共享。與此同時，也給檔案保護(hù)工作帶來信息安全風(fēng)險(xiǎn)，比如病毒的侵襲、黑客的攻擊以及系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞等。為防止檔案信息數(shù)據(jù)的丟失、泄露或者被篡改等，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)單位內(nèi)部的管理控制，強(qiáng)化電子檔案管理制度建設(shè)，提高工作人員的專業(yè)技能和信息化技術(shù)水平。同時還需完善電子檔案的安全技術(shù)體系，積極引入先進(jìn)的信息安全技術(shù)，提高檔案在信息化存儲階段的安全性。

在信息安全方面，目前我國的檔案信息安全防護(hù)系統(tǒng)基本可以攔截大部分的病毒或黑客的攻擊，但對于復(fù)雜、頑固的惡意攻擊，仍然難以有效地追溯，而區(qū)塊鏈技術(shù)具有較強(qiáng)的防篡改性和信息可追溯性，可以高效應(yīng)對頑固、復(fù)雜的攻擊。因此，可以積極與區(qū)塊鏈技術(shù)領(lǐng)域的高新技術(shù)公司合作，構(gòu)建性能更加優(yōu)越的安全防護(hù)系統(tǒng)，增強(qiáng)檔案信息的安全性。同時，為避免電子檔案信息丟失所帶來的不良影響，可對電子檔案進(jìn)行備份處理，對于一些重要的電子檔案信息進(jìn)行多重加密處理，配備專業(yè)技術(shù)人員對電腦和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期維護(hù)和管理。

2.2 庫房檔案保護(hù)

庫房傳統(tǒng)載體檔案保護(hù)仍是當(dāng)前檔案保護(hù)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。應(yīng)按有關(guān)檔案保護(hù)法律法規(guī)的規(guī)定，切實(shí)把這項(xiàng)工作擺到檔案管理工作的重要議事日程，投入必要的人力、物力和財(cái)力。應(yīng)加強(qiáng)檔案保護(hù)系統(tǒng)建設(shè)，配備必要的檔案保護(hù)設(shè)施設(shè)備。應(yīng)加強(qiáng)日常保護(hù)管理，確保檔案保管環(huán)境適宜的溫度、濕度、整潔、防光、防蟲、防污染、防輻射，盡可能延長檔案壽命。

2.3 銷毀管理

《檔案法》規(guī)定，應(yīng)當(dāng)按照主管部門制定的檔案保存價值鑒定原則、保管期限標(biāo)準(zhǔn)、銷毀程序，來進(jìn)行檔案銷毀，嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。為避免因人為因素造成的檔案不當(dāng)銷毀而引起的有價值檔案損毀情況，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)圍繞新法及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身職能，制定詳細(xì)、具體的銷毀操作細(xì)則，以最大程度地預(yù)防人為誤操作造成的損失。

2.4 監(jiān)督管理

在檔案全過程安全管理中，監(jiān)督檢查也是非常重要的環(huán)節(jié)?！稒n案法》第六章明確規(guī)定了檔案監(jiān)督檢查的主體、職責(zé)及主要內(nèi)容。由于庫房存儲階段在檔案運(yùn)作全過程占據(jù)的時間較長，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將庫房存儲階段的監(jiān)督管理作為重點(diǎn)，以確保庫存檔案信息處于安全狀態(tài)。在此過程中，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)工作責(zé)任制的落實(shí)，并針對庫房的設(shè)備配置、人員管理、檔案保管整理、信息安全防護(hù)等方面進(jìn)行監(jiān)督，以確保各項(xiàng)庫房存儲階段的檔案保護(hù)措施能夠有序、準(zhǔn)確地落實(shí)到位。此外，在監(jiān)督管理中，應(yīng)將有關(guān)法律法規(guī)作為依據(jù)，提高管理工作的規(guī)范程度，消除安全隱患，提高檔案安全保護(hù)效力。