國(guó)家重大項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)淺析——以國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程項(xiàng)目為例

文·朱少華

隨著我國(guó)防震減災(zāi)事業(yè)的飛速發(fā)展，國(guó)家重大地震科技項(xiàng)目不斷增加，作為項(xiàng)目管理重要組成部分的項(xiàng)目檔案工作，嚴(yán)重滯后于項(xiàng)目的發(fā)展速度。在“十三五”、“十四五”期間，國(guó)家投入了大量的經(jīng)費(fèi)支持防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展，國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程項(xiàng)目就是近年來(lái)中國(guó)地震局的重大建設(shè)項(xiàng)目，項(xiàng)目完成后將成為全球規(guī)模最大的地震預(yù)警系統(tǒng)。項(xiàng)目的信息化程度要求項(xiàng)目檔案的管理也必須實(shí)現(xiàn)電子文件、數(shù)碼照片等的及時(shí)收集、整理、歸檔，達(dá)到與項(xiàng)目同步前進(jìn)的目的。本文以國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程項(xiàng)目為例，對(duì)國(guó)家重大項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)作簡(jiǎn)要探討。

一、建設(shè)背景

圖一 軟件部署框架圖（software deployment framework diagram）

國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱“預(yù)警項(xiàng)目”）將在全國(guó)新建和升級(jí)改造5000余個(gè)地震臺(tái)站、1個(gè)國(guó)家級(jí)地震烈度速報(bào)和預(yù)警中心、31個(gè)區(qū)域級(jí)分中心。在全國(guó)4個(gè)重點(diǎn)地震預(yù)警區(qū)（見(jiàn)圖一）建成以地震基準(zhǔn)站為主的地震預(yù)警骨干臺(tái)網(wǎng)，形成上述地區(qū)的破壞性地震預(yù)警能力。建立覆蓋所有縣級(jí)行政區(qū)劃單位、以地震基本站為主的地震烈度速報(bào)骨干臺(tái)網(wǎng)，形成全國(guó)范圍的地震烈度速報(bào)能力。通過(guò)預(yù)警項(xiàng)目建設(shè)，增強(qiáng)地震參數(shù)和震源參數(shù)速報(bào)能力、災(zāi)情快速評(píng)估能力，為政府應(yīng)急決策、公眾逃生避險(xiǎn)、重大工程地震緊急處置、地球科學(xué)研究提供及時(shí)豐富的地震安全服務(wù)和數(shù)據(jù)。

項(xiàng)目中運(yùn)用各種軟件輔助工程建設(shè)，隨之產(chǎn)生了大量的電子文件，但與之相應(yīng)的項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)卻未開(kāi)展起來(lái)，還停留在紙質(zhì)文件的收集歸檔上，對(duì)電子文件和數(shù)碼照片的收集整理歸檔不能做到及時(shí)、高效，與項(xiàng)目建設(shè)產(chǎn)生脫節(jié)。2021年1月1日實(shí)施的新檔案法，國(guó)家對(duì)檔案信息化建設(shè)也提出了明確要求，“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”“國(guó)家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用”。這些條款的具體內(nèi)容為今后檔案工作的發(fā)展指明了方向。檔案單套制的推廣普及，數(shù)字檔案室的方興未艾，加快了各行業(yè)內(nèi)檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程，同時(shí)也給檔案工作者提出了更高的要求。作為國(guó)家重大項(xiàng)目的檔案管理工作也必須跟上時(shí)代的步伐，與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行[1]。

二、建設(shè)目標(biāo)

預(yù)警項(xiàng)目檔案是中國(guó)地震局在項(xiàng)目建設(shè)的籌備、立項(xiàng)、施工、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、音視頻等歷史記錄。

根據(jù)國(guó)家檔案局出臺(tái)的“建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔與建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法”和“機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定”等一系列檔案信息化建設(shè)的工作內(nèi)容和建設(shè)思路，預(yù)警項(xiàng)目的檔案管理系統(tǒng)要建成覆蓋檔案全流程的業(yè)務(wù)功能，包括檔案的接收、分類、鑒定、預(yù)歸檔、查閱利用等功能模塊，形成不同部門、不同載體、不同階段統(tǒng)一有序的整體，實(shí)現(xiàn)對(duì)原文材料的管理、發(fā)布和檢索利用，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的科學(xué)研究、資源開(kāi)發(fā)等產(chǎn)生積極的效果[2]。

系統(tǒng)要完成以下幾個(gè)目標(biāo)：一是滿足檔案領(lǐng)域的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求；二是靈活可靠；三是具備高適用性；四是兼容性和用戶體驗(yàn)良好。真正實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的信息化管理，提高項(xiàng)目檔案管理的效率和水平，全面實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化；縮短項(xiàng)目竣工材料的編制時(shí)間，節(jié)省人力和費(fèi)用。

三、系統(tǒng)建設(shè)

（一）建設(shè)內(nèi)容

預(yù)警項(xiàng)目作為國(guó)家級(jí)重大項(xiàng)目，一定要保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，留下珍貴的原始憑證，真實(shí)記錄好這一項(xiàng)目的全過(guò)程。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，要實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目前期到項(xiàng)目驗(yàn)收各個(gè)階段文件材料的全過(guò)程跟蹤和檢查，整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案的同步管理。

該系統(tǒng)具備以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是項(xiàng)目全過(guò)程文件材料管理的設(shè)計(jì)；二是項(xiàng)目檔案統(tǒng)一編制方法設(shè)計(jì)；三是檔案收集、整理、利用全過(guò)程管理監(jiān)控設(shè)計(jì)；四是完善分級(jí)、分部門、分層級(jí)的設(shè)計(jì)；五是靈活的用戶自定義、自調(diào)整的設(shè)計(jì)。

該系統(tǒng)的功能模塊可包括兩個(gè)層級(jí)：第一層級(jí)可按照預(yù)警項(xiàng)目各子項(xiàng)目進(jìn)行模塊設(shè)計(jì)：臺(tái)站觀測(cè)系統(tǒng)分項(xiàng)；數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)分項(xiàng)；通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)分項(xiàng)；地震信息服務(wù)系統(tǒng)分項(xiàng)；技術(shù)支持與保障系統(tǒng)分項(xiàng)以及監(jiān)理單位、項(xiàng)目文件綜合管理（項(xiàng)目辦）。

第二層級(jí)為項(xiàng)目檔案綜合管理；檔案的收集、分類、預(yù)歸檔；檔案的掃描；項(xiàng)目數(shù)據(jù)的移交；項(xiàng)目數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析等。主要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目中的各參建單位，包括建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的全部文件材料進(jìn)行及時(shí)的管理，同時(shí)也對(duì)電子文件、掃描文件、工程圖紙電子版及其原件進(jìn)行有效管理，從而有效的指導(dǎo)各參建單位文件材料的歸檔，方便項(xiàng)目檔案的匯總和整理。項(xiàng)目竣工后向主管部門移交完整、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案資料數(shù)據(jù)也變得簡(jiǎn)單、方便和快捷，節(jié)省了時(shí)間、人力和財(cái)力，能夠提高項(xiàng)目檔案管理水平。系統(tǒng)支持在線移交和離線移交，針對(duì)不同子項(xiàng)目，可實(shí)現(xiàn)單機(jī)檔案數(shù)據(jù)采集整理和網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)傳輸，各個(gè)子項(xiàng)目亦可單獨(dú)進(jìn)行檔案管理。具體設(shè)計(jì)應(yīng)按照技術(shù)人員便于操作和檔案歸檔流程順暢而確定兩個(gè)層級(jí)的先后順序。

（二）系統(tǒng)服務(wù)對(duì)象和內(nèi)容

系統(tǒng)主要服務(wù)于整個(gè)項(xiàng)目參建單位，使其在項(xiàng)目建設(shè)的不同階段及時(shí)收集好各類文件材料，并在項(xiàng)目竣工后向主管部門移交完整、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案資料數(shù)據(jù)也變的簡(jiǎn)單、方便和快捷，節(jié)省了時(shí)間、人力和財(cái)力，能夠提高工程檔案管理水平。

該項(xiàng)目以中國(guó)地震局臺(tái)網(wǎng)中心為中心，每省項(xiàng)目中心部署一套終端，由各省項(xiàng)目中心對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行歸檔，系統(tǒng)支持在線移交和離線移交，針對(duì)不同項(xiàng)目，可實(shí)現(xiàn)單機(jī)檔案數(shù)據(jù)采集整理和網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)傳輸，各個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)進(jìn)行檔案管理。保證各省既能獨(dú)立使用數(shù)據(jù)，又可向中國(guó)地震局臺(tái)網(wǎng)中心移交匯總數(shù)據(jù)，同時(shí)便于后期監(jiān)督檢查。（見(jiàn)圖二）

圖二 文檔移交系統(tǒng)（archive transfer system）

（三）系統(tǒng)實(shí)施原則及途徑

建設(shè)系統(tǒng)時(shí)一定要遵循標(biāo)準(zhǔn)化、適用性、全過(guò)程、安全性和系統(tǒng)性的原則，并且具有軟、硬件資源共享，數(shù)據(jù)多重應(yīng)用，跨平臺(tái)運(yùn)行等特點(diǎn)。系統(tǒng)實(shí)施的途徑主要包括系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)實(shí)施、用戶反饋等。首先，將系統(tǒng)模塊進(jìn)行細(xì)致規(guī)劃，把不同載體的檔案細(xì)致分類；其次，要確保檔案數(shù)字化信息真實(shí)可靠安全，能夠長(zhǎng)期保存使用。再次，便于利用。無(wú)論是科技成果轉(zhuǎn)化、大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，都能通過(guò)點(diǎn)擊頁(yè)面了解詳細(xì)情況，方便科技人員利用和檔案人員管理。

四、項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)中面臨的困難與對(duì)策

在機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中，項(xiàng)目檔案較其他門類檔案的信息化水平明顯滯后。一方面項(xiàng)目檔案管理沿用著紙質(zhì)檔案的收集、整理歸檔模式，且重點(diǎn)項(xiàng)目一般建設(shè)周期較長(zhǎng)，涉及單位和人員較多，收集整理難度很大。一套完整合格的項(xiàng)目檔案必須結(jié)合多方機(jī)構(gòu)提供的文件材料才能形成。在此項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，還有中國(guó)鐵塔等合作方，不同機(jī)構(gòu)文件材料的編寫(xiě)方式和能力存在差距，難以統(tǒng)一。這些原因?qū)е马?xiàng)目檔案歸檔不完整、不及時(shí)、質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題，為后期的審計(jì)、驗(yàn)收和利用都帶來(lái)諸多不便。另一方面，由于缺乏既會(huì)檔案管理又能熟練進(jìn)行計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)的人才，導(dǎo)致相關(guān)部門對(duì)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)不重視，經(jīng)費(fèi)上不給予積極支持。

項(xiàng)目檔案主管部門要主動(dòng)作為，積極開(kāi)發(fā)一套適應(yīng)預(yù)警項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)，特別是基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的檔案管理系統(tǒng)，既能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段不同業(yè)務(wù)處理的電子化，又能實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)據(jù)、信息處理自動(dòng)化、規(guī)范化，從而更加快捷、準(zhǔn)確、全面地提供管理決策信息，真正做到預(yù)警項(xiàng)目的全程動(dòng)態(tài)管理和實(shí)時(shí)控制。使項(xiàng)目的主管領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員切實(shí)看到項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目管理中發(fā)揮的重要作用[3]。

大數(shù)據(jù)時(shí)代正在迫切要求檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，在檔案數(shù)字化、信息智能化等方面要有所作為，預(yù)警項(xiàng)目檔案管理的組織結(jié)構(gòu)、檔案處理流程與方法、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)一定要滿足項(xiàng)目信息化的需求，加快建設(shè)步伐，以達(dá)到與項(xiàng)目科技化水平相一致的目的。