大數(shù)據(jù)背景下檔案追蹤機制在高校檔案管理中的應用思考

翟淑寧

◆摘? 要：大數(shù)據(jù)背景下，造成了信息噴井式的爆發(fā)，加重了高校檔案管理人員收集、分類、整合信息的壓力。為了適應技術的進步和跟上社會處理信息的速度，高校需要轉變檔案管理模式，使其向著更為高效、科學的方向發(fā)展。本文從介紹大數(shù)據(jù)背景下有關檔案追蹤機制的概念入手，立足于高校檔案管理實際提出了檔案追蹤機制落實中的可行措施，以期提高高校檔案管理的效率，更好地服務高校師生。

◆關鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案追蹤機制;高校檔案管理;應用措施

高校檔案室保留了院校開展活動的精彩瞬間，保存著全校師生的個人信息，見證了院校發(fā)展的整個過程，內(nèi)部收集的資料在院校改進管理機制、改革教育體系時，還能夠為院校的管理人員提供真實的數(shù)據(jù)支持，因此提高高校檔案管理工作質(zhì)量既有利于促進院校發(fā)展，又有利于院校節(jié)約人力物力，降低運營成本。當前，高校檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢是向著現(xiàn)代化、信息化、高效化的方向轉變，融入檔案追蹤機制可幫助檔案管理人員盡早實現(xiàn)改革目標。

一、概述檔案追蹤機制

（一）檔案追蹤機制的概念

檔案追蹤機制作為反饋機制的類型之一，主要是對離校學生信息或利用率較低的檔案數(shù)據(jù)實施信息追蹤操作，將收獲的經(jīng)驗和形成的管理機制反過來運用到當下院校檔案管理的工作中。明確學生檔案利用的數(shù)據(jù)，分析高校不常用檔案的實際利用效果，既是出于檔案管理本職工作的需求，也是出于促進檔案管理工作高效發(fā)展的現(xiàn)實需要。高校管理人員強化檔案數(shù)據(jù)利用效果的調(diào)查與追蹤工作，可促使檔案的管理、鑒定、分類等環(huán)節(jié)形成有機的整體，發(fā)掘檔案管理人員的內(nèi)在潛力，為高校實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理奠定基礎。

（二）檔案追蹤機制的作用

在高校檔案管理工作中應用追蹤機制，主要的作用有：一是檔案追蹤機制能夠幫助管理人員定位出高頻利用的檔案，便于其實施針對性的管理操作;具體為，高校一般會依據(jù)檔案的特性設定相應的保管期限，對于超過保管時間范圍的檔案予以銷毀處理;這種管理方法可能會導致價值較高、利用較為頻繁的信息丟失;采用檔案追蹤機制能夠靈活調(diào)整檔案保存的時長，對于利用價值較小的資料可按照規(guī)定時間處理，對于利用較為頻繁的檔案資料可酌情延長。二是檔案追蹤機制便于管理人員發(fā)現(xiàn)檔案信息中的價值，由于高校每年舉辦的活動較多、取得的成就各不相同，導致檔案資料的內(nèi)容較為龐雜，增大了管理人員發(fā)覺檔案信息價值的工作量;在采用檔案追蹤機制后，能夠幫助管理人員總結高價值檔案的一般特點，提高效率。三是檔案追蹤機制降低檔案丟失的風險，該機制主要依托現(xiàn)代化的信息處理技術而存在，因此廣泛應用檔案追蹤機制能夠促使高校檔案管理向著信息化的方向轉變;即使在畢業(yè)季，學生轉走紙質(zhì)檔案的情況下，學校仍然可以保存電子版的數(shù)據(jù)，降低檔案丟失的風險。

二、高校檔案管理工作中應用檔案追蹤機制的可行措施

（一）高校檔案管理工作的特點

相較于社會上的檔案信息管理工作而言，高校檔案管理工作具有類型多、數(shù)量大、操作較為復雜等特點，導致常規(guī)的檔案管理機制并不能在校內(nèi)發(fā)揮原本的作用，具體如下：一是管理方式多樣，高校檔案的類型較多，按照信息主體可分為教職工檔案、學生檔案、學校發(fā)展檔案等，依據(jù)信息的呈現(xiàn)形式可分為手寫材料、電子數(shù)據(jù)、機構證明等;不同的類型需要予以不同的管理方式，加大了管理人員的工作量;二是檔案流通量較大，每逢新生入?；虍厴I(yè)生離校的時間段，需要管理人員進行大量的檔案轉入和轉出工作;三是操作較為復雜，檔案管理處的材料來源較為多樣，以學生檔案為例，有學生的手寫材料、教務處成績統(tǒng)計、歷往學習經(jīng)歷等，需要管理人員從不同的部門獲取并集合，跨部門操作較多，因此工作也較為復雜。

（二）高校檔案管理工作中應用檔案追蹤機制的可行措施

以高校檔案管理工作的特點為基礎，結合檔案追蹤機制的概念和作用，探討在高校檔案管理工作中應用檔案追蹤機制的可行措施，具體如下：首先，利用檔案追蹤機制分析高校檔案信息的利用效果，確保信息存儲有序、信息分類與整理規(guī)范、信息內(nèi)容豐富多樣;落實到管理人員身上便是，明確職責范圍，細化工作內(nèi)容，確保檔案信息的準確性和可靠性;在追蹤檔案的過程中，明確查詢目標，提高檔案追蹤管理機制的有效性。其次，在大數(shù)據(jù)時代的背景下，信息只有經(jīng)過有效的分類、處理、分析才能凸顯出自身的價值。因此，高校檔案管理者需要與檔案利用者之間建立聯(lián)系，提升自我的信息追蹤意識和能力。最后，強化高校檔案追蹤機制落實的設備建設，引入前沿的數(shù)據(jù)庫構建與運行技術;對高利用率的檔案信息和低價值的檔案數(shù)據(jù)予以不同的管理方式，提高檔案管理的效率，減少不必要的資源浪費。如，對于高利用率的檔案可設立專門的子域，分配專門的管理人員對其實施維護工作。

三、結語

大數(shù)據(jù)時代一方面促使信息處理技術飛速發(fā)展，另一方面又導致了大量信息的堆積。相較于社會其他機構的檔案管理工作來說，高校檔案管理部門的工作量更為龐大，工作性質(zhì)也更為復雜。采用檔案追蹤機制能夠幫助管理人員篩選出利用價值較高、利用率較為頻繁的檔案材料。這在某種程度上減輕了管理人員的壓力，推動了高校檔案管理工作向著更為高效的方向發(fā)展。

參考文獻

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