嚴(yán)格履行管檔職責(zé)切實做好疫情防控檔案管理

蓋鳳

摘 要：在新冠疫情的嚴(yán)峻形勢下，除了需要切實做好疫情防控工作，同時還需思考如何做好相應(yīng)的疫情防控檔案管理工作。疫情防控檔案在內(nèi)容上包含了極具保存價值的文字、圖片、聲像及相關(guān)標(biāo)志性物件等，是對整個疫情防控過程的重要歷史記錄。因此，切實做好疫情防控檔案，對于后續(xù)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對及促進(jìn)社會進(jìn)一步發(fā)展起到了重要的作用。最主要的是通過疫情防控檔案所記錄的防疫全過程，可以為民眾了解疫情防控狀況、相關(guān)責(zé)任追究等提供重要的憑證，同時還可以用于后續(xù)科研、歷史研究，具有極為重要的現(xiàn)實意義。為此，就必須明確疫情防控檔案管理工作的特點，突顯疫情防控檔案管理的重要價值，審視疫情防控檔案管理的困難，在此基礎(chǔ)上嚴(yán)格履行管檔職責(zé)，切實做好疫情防控檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：疫情防控檔案;新冠疫情;管檔職責(zé);困難

2020年伊始，新冠疫情席卷全國，成為中國有史以來傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的突發(fā)公共衛(wèi)生事件。針對新冠疫情，在黨中央領(lǐng)導(dǎo)下，全國各地積極開展防疫工作，各地各部門將疫情防控工作作為首要大事全面貫徹落實，為抗疫成功積極做出貢獻(xiàn)。由此產(chǎn)生大量的、具備重要館藏價值的檔案內(nèi)容，涵蓋了各級領(lǐng)導(dǎo)的指示、批示及講話精神、國家會議精神、相關(guān)政策文件、科研攻關(guān)歷程和成果、督導(dǎo)監(jiān)察報告、輿論宣傳記錄、社會治理方案等等。而如何將疫情防控檔案進(jìn)行全面、真實、客觀地進(jìn)行保存管理，成為各級各類不同檔案管理部門所共同肩負(fù)的職責(zé)。

一、疫情防控檔案管理的特點

疫情防控檔案不同其他類型檔案，具備更為明顯的特點，具體表現(xiàn)為以下方面：

1.多樣性特點

疫情防控是面向全國進(jìn)行系統(tǒng)化的工作，在此形勢下全國各省市縣相關(guān)部門均設(shè)立疫情防控工作小組，工作內(nèi)容涵蓋廣泛，形成的領(lǐng)域多元化。就其中的疫情防控檔案管理工作來說，緊隨組織領(lǐng)導(dǎo)、工作小組及疫情發(fā)展變化的改變，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)體系、行動方案及物資保障等均隨之產(chǎn)生顯著變化，多種不同類型的檔案也隨之不斷產(chǎn)生。

2.政治性特點

疫情暴發(fā)后迅速演變?yōu)槭澜绶秶鷥?nèi)新聞媒體報道焦點內(nèi)容，所產(chǎn)生的社會性影響非常明顯。而抗疫阻擊戰(zhàn)正式開啟后，瞬間成為黨和國家工作開展的中心和重點。相應(yīng)的疫情防控檔案和整個事情一起成為工作的重點內(nèi)容，因此具備的政治性特點明顯。

3.整體性特點

疫情防控工作要求兼顧整體性原則，因其是全國范圍內(nèi)共同推進(jìn)的工作類型。在抗疫過程中，全國上下形成了一個統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，該系統(tǒng)的檔案管理工作也是協(xié)同共生與發(fā)展，因此整體性特點明顯。

二、疫情防控檔案管理的意義和價值

1.疫情防控檔案是不同檔案部門的職責(zé)與使命

做好疫情防控檔案是不同檔案部門的重要職責(zé)及使命。疫情暴發(fā)以來，社會各級、各層人員共同響應(yīng)、積極主動投身抗疫，給疫情防控工作的全面勝利做出了不可忽視的貢獻(xiàn)。在整個防控過程當(dāng)中所產(chǎn)生的各種圖片、文字及聲影類檔案材料，是黨和政府領(lǐng)導(dǎo)下全體人民群眾共同努力的真實見證和記錄。因此，做好疫情防控檔案管理工作，對后續(xù)政府制定公共衛(wèi)生政策、工作情況考察及醫(yī)學(xué)科研發(fā)展具有重要意義。因此，要求各檔案部門、檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動承擔(dān)職責(zé)、肩負(fù)使命，切實做好疫情防控檔案的收整歸工作，在檔案資料內(nèi)容上要求必須真實、客觀及完整，重復(fù)展現(xiàn)出疫情防控的真實狀況，而這也是檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

2.疫情防控檔案是進(jìn)行疫情分析的重要依據(jù)

在疫情防控當(dāng)中，借助對疫情報告及相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計材料進(jìn)行分析是開展疫情防控工作的必要工作內(nèi)容，通過對疫情防控檔案內(nèi)容的分析，能夠更加直觀了解疫情動向、反饋疫情所造成的危害程度、范圍等，由此來制訂防控舉措。在具體疫情分析上，集中于疫情發(fā)生的時間、地點、傳染特性、傳染患者基本資料等等。通過此類檔案資料的研究分析，可以更加全面、準(zhǔn)確對疫情規(guī)律和特點進(jìn)行分析，從而促使疫情防控工作更加有效，也為醫(yī)學(xué)科研工作開展提供重要資料參考。

3.疫情防控檔案成為黨和政府領(lǐng)導(dǎo)抗擊疫情的真實記錄

疫情暴發(fā)后，全國各族人民在中央領(lǐng)導(dǎo)下，開展了一系列防控工作。因此疫情檔案收集、整理也是對整個抗疫過程變化的真實記錄，如國家相關(guān)部門頒發(fā)緊急預(yù)案、診療方式、各級政府部門所采取應(yīng)對舉措等，也有一些地方人民群眾在參與抗疫過程中，涌現(xiàn)出一批批先進(jìn)人物及先進(jìn)事跡等。為此就必須做好疫情檔案管理工作，這些檔案不僅真實記錄了抗疫過程，更是對全國人民強大凝聚力、眾志成城抗疫精神的展現(xiàn)，此類檔案最終將利于弘揚和培育我們民眾的民族精神和愛國情懷。

4.疫情防控檔案對往后重大疫情防控工作開展具有重要借鑒和參考價值

疫情防控勝利后，疫情防控檔案也隨之成為重大疫情防控的重要經(jīng)驗和參考，促使在后續(xù)產(chǎn)生重大疫情時，能夠起到高度重視、迅速應(yīng)對、全民聯(lián)防、快速控制的效果。而此次防疫的勝利，也有很大一部分原因在于本次參與抗疫的多數(shù)公共衛(wèi)生專家、疾控中心機構(gòu)、醫(yī)療工作人員等都具備了以往“非典”“埃博拉”“流感”等多種傳染性疾病的防控經(jīng)驗，在新冠疫情防控當(dāng)中，發(fā)揮出了重要的作用。因此，做好新冠疫情防控檔案管理，不但能夠豐富疫情防控經(jīng)驗，同時還將對日后出現(xiàn)的重大疫情防控工作開展提供重要借鑒與參考價值。

三、管檔職責(zé)履行中疫情防控檔案管理的困難

1.檔案管理缺乏適用程序

疫情本身具備一定突發(fā)性，涉及面廣泛，在此形勢下即便有部分檔案管理部門意識到檔案管理工作的重要性，也制訂了應(yīng)急預(yù)案，但也難以對疫情發(fā)展動態(tài)及規(guī)模進(jìn)行預(yù)判。因此，相關(guān)檔案管理人員無法及時做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作，從而致使常規(guī)采用的檔案管理流程難以適用，直接套用在新冠疫情防控檔案管理工作中，出現(xiàn)明顯不適應(yīng)性。再加上疫情防控形勢緊迫，多數(shù)人員都是從不同地區(qū)和部門臨時抽調(diào)的工作人員，缺乏有效的組織牽頭人員，導(dǎo)致多數(shù)疫情防控檔案管理的時機缺失。因此，為了切實保障新冠疫情防控檔案管理工作正常開展，就必須重新設(shè)定真正適用疫情新形勢的檔案管理體制、方法及流程等內(nèi)容。

2.檔案內(nèi)容來源廣泛，管理復(fù)雜

疫情防控工作開展所涉及領(lǐng)域、部門及機構(gòu)數(shù)量繁多，因此生成的檔案資料也非常龐大，來源廣泛，管理散亂。這其中不但有大量官方發(fā)布抗疫材料，同時也具備大量非官方的抗疫記錄。這些檔案生成之初就廣泛分布于社會各個行業(yè)當(dāng)中，因此在實際檔案收集和管理上面臨一定困難。并且，此類抗疫檔案的出現(xiàn)也存在一定偶然特性，也就是說檔案工作是緊隨疫情發(fā)展變化而實時調(diào)整變化。整個疫情防控過程，所產(chǎn)生的檔案材料均具備一定突發(fā)性和偶然性，很容易錯過保存時機。

3.檔案材料收集困難

疫情防控期間，各地區(qū)防控需要開展的工作有很多，包括流行病學(xué)調(diào)查、接觸者管理、信息統(tǒng)計和登記、檢驗采樣、消毒殺菌等等。主要目的是盡可能預(yù)防感染，控制感染源，因此在疫情防控當(dāng)中制訂非常嚴(yán)格的防控操作程序。在此形勢下，每一位工作人員幾乎都處于高度緊張和忙碌狀態(tài)，從而導(dǎo)致檔案材料難以獲得及時有效的歸檔整理，很容易錯過最佳管理時機，乃至出現(xiàn)檔案材料丟失和遺漏情況，最終導(dǎo)致疫情防控檔案難以收集齊全。再就是疫情防控工作處于抗疫前線，一般人員難以進(jìn)入一線，也就無法觸及一手檔案材料，因此相應(yīng)的檔案材料收集面臨一定困難。

四、嚴(yán)格履行管檔職責(zé)，切實做好疫情防控檔案管理的思路

1.嚴(yán)守管檔標(biāo)準(zhǔn)，保障疫情防控檔案能夠及時安全歸檔

疫情防控形勢嚴(yán)峻，疫情防控檔案管理刻不容緩，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)控標(biāo)準(zhǔn)開展檔案管理工作，具體表現(xiàn)為以下內(nèi)容：（1）切實保障檔案管理的規(guī)范性。要求疫情防控檔案整理需要嚴(yán)格依照歸檔文件規(guī)則來實施分類整理，將其中的照片、圖像、磁性載體及病歷檔案等嚴(yán)格依照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來展開檔案管理工作。整個過程中一些防控機構(gòu)承擔(dān)了大量疫情防控工作，并形成數(shù)量龐大的檔案文件，因此可由此設(shè)立一個專門的檔案文件管理機構(gòu)，并在此基礎(chǔ)上嚴(yán)格依照日常文件分類整理方式來實施疫情防控檔案管理。（2）需針對檔案的流向及歸屬情況加以明確。在疫情結(jié)束后，要收集完善的、規(guī)范化的疫情防控檔案，要求充分結(jié)合各地重大活動檔案管理辦法及規(guī)定來做好歸檔保存，并嚴(yán)格依照歸檔向上級部門移交相應(yīng)的檔案材料。如果單位及部門本身檔案管理條件及能力偏弱，則需依照檔案管理要求來增強對疫情防控檔案的科學(xué)、安全管理。

2.履行管檔職責(zé)，強化疫情防控檔案指導(dǎo)、監(jiān)督及征集

收集并管理疫情防控檔案是各級檔案管理部門及檔案管理者的主要職責(zé)，因此要求其不但要做好檔案管理工作，還需進(jìn)行統(tǒng)一組織、分級負(fù)責(zé)，搭建專業(yè)疫情防控檔案監(jiān)督指導(dǎo)小組，強化對疫情防控檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督和征集。在整個過程中，需要做好以下方面：（1）明確管檔標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理部門要根據(jù)防疫檔案管理特點和規(guī)律，制訂明確的防控檔案提交范圍、保管期限、內(nèi)容方向和電子文件格式等要求。同時，需基于國家檔案規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，盡可能促使各級檔案管理部門更容易理解，最終確保歸檔文件的質(zhì)量。（2）深化業(yè)務(wù)指導(dǎo)。對于防疫和管理檔案的收集和分類，有特定的專業(yè)要求。檔案管理員需要提前進(jìn)行干預(yù)，對整個過程進(jìn)行跟進(jìn)，并加強指導(dǎo)。檔案保管員需要帶頭了解防疫管理各部門的有關(guān)情況，了解工作過程和內(nèi)容，并盡可能掌握相關(guān)的文件和材料。需要靈活采用業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法，以提高在流行病預(yù)防和管理的不同階段的業(yè)務(wù)指導(dǎo)的有效性。新冠抗疫結(jié)束后，檔案管理人員需要仔細(xì)監(jiān)控重點，全面指導(dǎo)所有部門，并以在線和離線方式組織和規(guī)范流行病預(yù)防和控制文件的傳輸。（3）全面開展檔案文件收集。疫情防控的最終勝利是國家和全民協(xié)調(diào)合作的結(jié)果，已經(jīng)有不同機構(gòu)和各個級別的個人創(chuàng)建了不同形式、內(nèi)容豐富和不同載體的大量防疫文件，但這些文件并未實施統(tǒng)一管理，因此這就需要開展收集和歸檔工作，尤其是由非政府組織、志愿者、基層單位和公眾所產(chǎn)生的具有代表性和典型性的檔案，都是對整個疫情防控工作內(nèi)容的重要補充，要求檔案管理人員必須做好廣泛征集工作。具體需要從多個渠道，依托多個視角來開展征集工作，如新聞媒體采訪的記錄材料、白衣戰(zhàn)士和其他相關(guān)者的工作日記、捐贈記錄、抗疫英雄事跡、城市社區(qū)出示的疫情防控物品及反映抗疫的文學(xué)和藝術(shù)作品等等。

3.界定管檔范圍，保證疫情防控檔案應(yīng)收盡收

盡管疫情形勢非常嚴(yán)峻，但在黨和政府領(lǐng)導(dǎo)下，各單位部門火速行動，嚴(yán)密部署，由此成立了一個個疫情防控工作小組，并采取和實施了多種有效的疫情防控措施。整個過程中，產(chǎn)生的檔案文件數(shù)量龐大、種類繁多，且都具備較高的價值，因此必須做好對此類檔案文件的應(yīng)收盡收工作。具體來說，需要執(zhí)行以下方面內(nèi)容：（1）主動介入其中，并做好檔案來源控制。由于新冠疫情的突發(fā)性，相應(yīng)的疫情防控工作開展涉及廣泛的領(lǐng)域，因此參與者人數(shù)眾多、工作開展的時間非常緊迫。其中絕大多數(shù)單位部分所產(chǎn)生的文件、數(shù)據(jù)、圖表和照片、音頻和視頻記錄等檔案管理操作不規(guī)范，署名缺失，檔案內(nèi)容的載體不滿足歸檔要求，因此無法及時準(zhǔn)確地記錄大量音頻和視頻資料。這時，檔案工作者尤其要發(fā)揮帶頭作用，幫助有關(guān)部門取得檔案文件。同時需嚴(yán)格把關(guān)，并進(jìn)行內(nèi)容完善，促使疫情防控檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變。（2）組織工作流程，明確文件備案范圍和文件保管期限。由于各級機構(gòu)和單位的職責(zé)不同，防疫工作中產(chǎn)生的文件和材料的內(nèi)容也不相同。每個部門應(yīng)結(jié)合自身職責(zé)、任務(wù)和工作內(nèi)容，明確工作重點、工作程序，并整合國家和地方檔案。根據(jù)管理部門的要求，與單位一起制訂防疫和管理文件的范圍，嚴(yán)格執(zhí)行應(yīng)收盡收的原則理念。

4.以價值為導(dǎo)向，重視疫情防控檔案開發(fā)利用

需從以下方面內(nèi)容展開：（1）為應(yīng)對公共衛(wèi)生事件提供信息咨詢及決策依據(jù)。公共衛(wèi)生事件因其本身的特性，在發(fā)生和發(fā)展規(guī)律方面具備一定的相似性。因此，疫情防控檔案可為后續(xù)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生和發(fā)展提供重要的信息咨詢與決策參考。就本次新冠疫情防控工作的開展，最終取得抗疫的勝利，或多或少也有之前各種流感、非典等疾病防控處理經(jīng)驗的影響。因此，針對新型冠狀病毒肺炎的防控檔案，要求相關(guān)部門及人員也需積極展開編研工作，給后續(xù)可能出現(xiàn)的疫情防控工作提供重要的信息咨詢與制訂決策參考服務(wù)。（2）給相關(guān)科研單位提供重要的資料及研究樣本服務(wù)。針對疫情防控的科研攻關(guān)難度很高，且非常復(fù)雜，需要各個領(lǐng)域的投入及參與。在檔案管理上，要求檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將歸檔范圍擴大至醫(yī)學(xué)、公共衛(wèi)生、應(yīng)急管理、新聞領(lǐng)域、信息技術(shù)、心理、社會、經(jīng)濟(jì)及歷史等諸多學(xué)科領(lǐng)域，由此所整理的檔案才能更好的服務(wù)于科研工作人員。（3）給社會公眾普及衛(wèi)生健康知識。防疫檔案全面記錄了疫情防控全程及具體注意點等內(nèi)容，充分展現(xiàn)出全國人民眾志成城的民族精神，更是揭示出疫情防控當(dāng)中的各種經(jīng)驗與教訓(xùn)。因此，疫情防控檔案可面向公眾進(jìn)行公共衛(wèi)生健康知識普及教育，不但能夠切實滿足公眾對疫情防控及突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對知識需求，還可極大緩解人們的焦慮和恐懼心理。重點是能夠面向公眾提供專業(yè)化的知識服務(wù)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)將疫情信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，從而供人們實時查看、分析疫情發(fā)展規(guī)律及規(guī)避辦法。

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（作者單位：廣饒縣檔案館）