辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)和對(duì)策

張曉龍

辦公室工作作為企業(yè)管理所有工作人員的工作最主要的構(gòu)成部分，與企業(yè)的發(fā)展緊密相連。辦公室的工作比較繁雜，一旦出現(xiàn)緊急的問(wèn)題，難以有效地調(diào)動(dòng)工作人員展開(kāi)相應(yīng)的工作，從而大大降低了辦公室工作人員的工作效率。為了有效解決這一問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)該將辦公室工作進(jìn)行精細(xì)化管理，這種管理方式不僅能有效地提升工作效率，保證企業(yè)各個(gè)項(xiàng)目能夠順利地展開(kāi)，還能在一定程度上提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

辦公室工作精細(xì)化管理必要性

在辦公室工作進(jìn)行精細(xì)化管理是非常必要的，因?yàn)檫M(jìn)行精細(xì)化管理不僅僅能夠在一定程度上提升企業(yè)的文化形象，而且還符合我國(guó)企業(yè)當(dāng)前的現(xiàn)代化管理理念，從而科學(xué)有效地劃分各個(gè)工種的工作。根據(jù)科學(xué)管理概念提出者泰勒的《科學(xué)管理原理》表述，對(duì)各項(xiàng)工作的管理應(yīng)該逐漸朝著精細(xì)化的方向發(fā)展，所以在工業(yè)革命后期，世界經(jīng)濟(jì)體系逐漸發(fā)生轉(zhuǎn)變，市場(chǎng)逐漸朝著多元化的方向發(fā)展。而企業(yè)在這時(shí)也不斷擴(kuò)大自己的生產(chǎn)規(guī)模，產(chǎn)品的生產(chǎn)模式和銷售方式等等都發(fā)生了顯著的變化。如果企業(yè)在這一背景下不能有效地提升自身在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，那么就必然會(huì)被整個(gè)時(shí)代所淘汰，為此，企業(yè)應(yīng)該對(duì)所有的工作流程進(jìn)行精細(xì)化管理，然后在實(shí)際管理中采用科學(xué)合理的管理手段將各個(gè)學(xué)科有效地滲透在日常的管理中，從而不斷地更新企業(yè)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)?，F(xiàn)階段，在全球范圍內(nèi)已經(jīng)實(shí)行精細(xì)化管理的國(guó)家是日本，雖然當(dāng)前我國(guó)精細(xì)化管理工作還沒(méi)有得到全面實(shí)施，但是已經(jīng)逐漸處于不斷發(fā)展的階段。

在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中，辦公室的工作質(zhì)量會(huì)直接影響企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層人員下達(dá)各項(xiàng)指令的有效性，從而影響各項(xiàng)決策在辦公室落實(shí)取得的實(shí)際成效。如果企業(yè)采用精細(xì)化處理的方式來(lái)管理辦公室工作，那么不僅能夠增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間工作的聯(lián)系性，從而促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)層更好地協(xié)調(diào)各部門完成相應(yīng)的工作項(xiàng)目，而且還能促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部良好辦公氛圍的形成，提升企業(yè)的精神文化，促進(jìn)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升。不僅如此，企業(yè)還應(yīng)該在進(jìn)行精細(xì)化管理的過(guò)程中注重所有工作人員工作責(zé)任感的培養(yǎng)，使其能夠認(rèn)識(shí)到自己身處這一崗位的重要意義，避免重復(fù)處理同一工作，從而更好地完成自己的工作，不斷提升自身的工作效率。而這種工作管理方式還能夠在一定程度上合理地規(guī)避企業(yè)內(nèi)部各部門之間的矛盾和沖突。

辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)分析

崗位職責(zé)不明確

目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部的辦公室崗位都設(shè)置的非常多，各個(gè)崗位之間并沒(méi)有確定相應(yīng)的工作職責(zé)，最終導(dǎo)致在實(shí)際的工作過(guò)程中非常容易出現(xiàn)工作內(nèi)容重合，或是沒(méi)有相關(guān)的工作人員負(fù)責(zé)相應(yīng)的工作項(xiàng)目，從而降低辦公室的工作效率。為了有效地解決這一問(wèn)題，就必須對(duì)辦公室的工作模式進(jìn)行精細(xì)化管理，有效地劃分所有工作人員的工作職。但是在實(shí)際的工作管理過(guò)程中精細(xì)化管理工作并沒(méi)有落到實(shí)處，所以難以規(guī)范地進(jìn)行管理，而工作人員在實(shí)際的工作過(guò)程中也難以進(jìn)行有效的溝通交流。

辦公室工作人員對(duì)精細(xì)化管理認(rèn)識(shí)不足

現(xiàn)階段，我國(guó)企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行辦公室工作的開(kāi)展走向就是實(shí)施精細(xì)化管理，但是由于在企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)難以有效地應(yīng)用精細(xì)化管理理念，相應(yīng)的工作人員沒(méi)有意識(shí)到在實(shí)際工作中實(shí)施精細(xì)化管理的意義，從而在一定程度上制約了精細(xì)化管理制度的實(shí)施。因此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工作人員對(duì)精細(xì)化管理的認(rèn)識(shí)和理解，而企業(yè)內(nèi)部的工作人員應(yīng)該在日常的工作中注重自身對(duì)工作細(xì)節(jié)的把控，并且將注重細(xì)節(jié)當(dāng)作執(zhí)行工作的職業(yè)準(zhǔn)則，不斷地提升自身的責(zé)任意識(shí)，從而有效地提升自身的工作效率。但是當(dāng)前許多企業(yè)的工作人員并沒(méi)有樹(shù)立相應(yīng)的服務(wù)意識(shí)，所以難以在實(shí)際的工作中增強(qiáng)自身對(duì)工作細(xì)節(jié)的把控，從而大大降低了辦公的效益。

辦公室管理制度缺失，應(yīng)對(duì)措施不健全

由于辦公室工作不僅具有一定的復(fù)雜性，需要工作人員具有一定的責(zé)任感，而且工作性質(zhì)還具有一定的突發(fā)性，需要相應(yīng)的工作人員采取相應(yīng)的措施及時(shí)地應(yīng)對(duì)。而企業(yè)為了能夠達(dá)成這一工作成效，就必須保證辦公室的管理制度能夠真正地做到實(shí)處，從而井然有序的執(zhí)行。但是當(dāng)前我國(guó)企業(yè)內(nèi)的辦公室工作往往缺失相應(yīng)的辦公室管理制度，工作人員難以提升自身的工作效率，工作質(zhì)量難以保證，如果一旦工作項(xiàng)目需要進(jìn)行緊急處理，辦公室的工作人員就難以有效地應(yīng)對(duì)，嚴(yán)重的話還會(huì)出現(xiàn)好心辦壞事的情況，從而也就無(wú)法在實(shí)際的工作中按照公司相應(yīng)的規(guī)章制度辦事，保障辦公室辦公環(huán)境的井然有序。

辦公室工作精細(xì)化管理策略

增強(qiáng)認(rèn)知，落實(shí)工作細(xì)節(jié)

精細(xì)化管理是最近幾年新興的辦公室管理方式，非常符合當(dāng)前企業(yè)對(duì)辦公室工作的管理發(fā)展方向，企業(yè)在日常的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中應(yīng)用這一辦公室管理方式不僅能夠有效地提升自身的管理水平，而且還能夠規(guī)范辦公室的工作秩序，為工作人員提供良好的工作環(huán)境，從而提升工作人員的工作積極性和主動(dòng)性。由于辦公室的工作事務(wù)非常繁重，并且具有一定的被動(dòng)性，所以工作人員在展開(kāi)相應(yīng)的工作時(shí)首先應(yīng)該提升自己處理突發(fā)事件的能力，增強(qiáng)自身對(duì)工作的認(rèn)知水平，避免由于工作失誤而給公司帶來(lái)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)還應(yīng)該增強(qiáng)自己的責(zé)任意識(shí)，在工作前后都進(jìn)行及時(shí)的歸納總結(jié)，提升自身的責(zé)任意識(shí)，從而不斷地提升自己的工作能力。其次，辦公室工作人員應(yīng)該在日常的工作過(guò)程中嚴(yán)格遵守公司制定的規(guī)章制度，注重工作的細(xì)節(jié)要點(diǎn)，然后進(jìn)行妥善地處理。最后，公司在對(duì)辦公室工作進(jìn)行精細(xì)化管理時(shí)，也應(yīng)該適當(dāng)?shù)靥嵘k公室工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，使其能夠站在整體上思考公司項(xiàng)目的完成進(jìn)度，嚴(yán)格地按照相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)管理相應(yīng)的工作，從而保證企業(yè)所有工作人員的工作效率能夠得到有效提升。

完善辦公室管理制度

在企業(yè)內(nèi)部對(duì)辦公室工作進(jìn)行精細(xì)化管理是無(wú)法離開(kāi)相應(yīng)的管理制度的，這是因?yàn)橹挥辛己玫墓芾碇贫炔拍軌虮ＷC精細(xì)化工作流程能夠達(dá)到預(yù)期的成效，提升工作人員的工作效率和工作質(zhì)量，從而在一定程度上促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。為了能夠保證精細(xì)化工作流程的有效性，首先就需要企業(yè)內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)層人員能夠根據(jù)企業(yè)真實(shí)的發(fā)展情況來(lái)簡(jiǎn)化辦公室工作的職責(zé)體系，從而有效地解決辦公室內(nèi)部各個(gè)崗位職責(zé)不明確、分工不合理的情況，使各項(xiàng)工作都能夠順利的展開(kāi)。其次，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)各個(gè)崗位職責(zé)的歸屬，建立健全的考評(píng)機(jī)制，對(duì)所有工作的評(píng)估展開(kāi)相應(yīng)的量化處理，從而有效地增強(qiáng)考評(píng)工作的真實(shí)性和有效性。而對(duì)于工作性質(zhì)比較輕松的工作，企業(yè)在進(jìn)行考評(píng)時(shí)應(yīng)該根據(jù)工作人員的工作態(tài)度以及工作成果來(lái)評(píng)估，從而有效地提升精細(xì)化管理工作的有效性。最后，企業(yè)應(yīng)該建立健全辦公室工作制度，然后在根據(jù)企業(yè)的管理目標(biāo)和運(yùn)營(yíng)方式來(lái)明確辦公室相關(guān)的工作制度，從而使辦公室的工作人員都能夠按照相應(yīng)的工作流程或是工作制度來(lái)展開(kāi)相應(yīng)的工作，提升辦公室環(huán)境的有序性。

健全精細(xì)化管理考評(píng)體系

為了有效地提升工作人員工作的積極性，企業(yè)應(yīng)該建立健全相應(yīng)的精細(xì)化考評(píng)體系。而這一體系的建立不僅能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作活動(dòng)的展開(kāi)提供一定的動(dòng)力，而且還能保障精細(xì)化管理的公平性和有序性。通常情況下，企業(yè)展開(kāi)相應(yīng)的精細(xì)化管理工作和建立相應(yīng)的考評(píng)體系都是同時(shí)進(jìn)行的，而且這兩者之間存在相互促進(jìn)的關(guān)系，所以如果在企業(yè)日常的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中建立健全的考評(píng)體系，那么就必然能夠在一定程度上增強(qiáng)工作人員績(jī)效考核工作展開(kāi)的公平公正性。

為此，首先需要相關(guān)的工作人員能夠意識(shí)到考核理念應(yīng)用對(duì)企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)意義，在進(jìn)行實(shí)際的精細(xì)化管理時(shí)嚴(yán)格遵循準(zhǔn)確、精細(xì)的原則，保證考評(píng)工作的展開(kāi)不會(huì)故意偏袒任何工作人員。其次，應(yīng)該明確建立精細(xì)化管理考評(píng)的工作目的，并且建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，但是在實(shí)施獎(jiǎng)懲機(jī)制的過(guò)程中應(yīng)該更加關(guān)注對(duì)辦公室工作人員的獎(jiǎng)勵(lì)，然后在日常的管理工作中以鼓勵(lì)的形式不斷地促進(jìn)工作人員提升自身的工作責(zé)任感和工作能力，從而積極地融入各項(xiàng)工作活動(dòng)中。最后，在得出相應(yīng)的考評(píng)結(jié)果時(shí)應(yīng)該將辦公室工作人員的績(jī)效和職稱評(píng)定相結(jié)合，因?yàn)檫@種管理方式能夠在一定程度上激勵(lì)工作人員主動(dòng)提升自身的工作效益，從而更好地促進(jìn)精細(xì)化管理工作的開(kāi)展。

精細(xì)化管理與企業(yè)文化建設(shè)同步

企業(yè)為了能夠在市場(chǎng)發(fā)展中不斷地提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，那么就需要對(duì)辦公室工作的精細(xì)化管理與企業(yè)的文化建設(shè)有效地結(jié)合起來(lái)，在日常的文化建設(shè)中滲透相應(yīng)的管理工作，從而有效地提升企業(yè)內(nèi)部工作人員的凝聚力，使工作人員能夠形成相應(yīng)的主人翁意識(shí)，在日常的工作過(guò)程中不斷地積極主動(dòng)地提升自身的工作能力和綜合素質(zhì)。除此之外，將精細(xì)化管理與企業(yè)的文化建設(shè)有效地結(jié)合起來(lái)還在一定程度上提升辦公室整體的管理水平，所以企業(yè)應(yīng)該在日常工作中引導(dǎo)辦公室的所有工作人員樹(shù)立相應(yīng)的精細(xì)化管理理念以及精細(xì)化工作習(xí)慣，然后將其與辦公室制定的相應(yīng)規(guī)章制度有效地結(jié)合起來(lái)，從而促進(jìn)辦公室工作精細(xì)化管理的推行。同時(shí)，由于企業(yè)的文化建設(shè)與辦公室的辦公氛圍以及工作人員的交際關(guān)系息息相關(guān)，所以企業(yè)應(yīng)該在日常的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員凝聚力的提升，并且在實(shí)際的活動(dòng)中加強(qiáng)對(duì)企業(yè)發(fā)展前景的關(guān)注。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)現(xiàn)代化管理模式的發(fā)展，精細(xì)化管理逐漸成了我國(guó)企業(yè)進(jìn)行辦公室工作管理的方式。但是在辦公室中展開(kāi)相應(yīng)的精細(xì)化管理不僅需要明確辦公室所有工作人員的職責(zé)，而且還應(yīng)該將辦公室工作管理責(zé)任落到實(shí)處，使其能夠在企業(yè)中有效地實(shí)施。

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