試論鐵路企業(yè)檔案管理過程中如何有效優(yōu)化庫存

張曉

摘 ?要：該文主要針對鐵路企業(yè)檔案管理過程中，如何有效優(yōu)化庫存展開深入研究。先闡述了鐵路企業(yè)檔案管理存在的問題，如對檔案工作重視程度不夠、管理意識有待提高、檔案庫存量大質(zhì)量不高、檔案載體單一等，進而又提出了幾點切實可行的措施，如引入創(chuàng)新的思維和理念、逐步推行電子檔案、嚴格把住檔案進館質(zhì)量、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)。通過以上措施，以期使得鐵路企業(yè)檔案管理的水平獲得提高，促使鐵路企業(yè)更好地發(fā)展。

關鍵詞：鐵路企業(yè) ?存在問題 ?檔案管理 ?優(yōu)化庫存

中圖分類號：G272 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）03（a）-0093-03

How to effectively optimize the inventory in the process of archives management of Railway Enterprises

ZHANG Xiao

（China Railway 18th Bureau No.4 Engineering Co.， Ltd.， Tianjin， 300300 ?China）

Abstract： This paper mainly focuses on how to effectively optimize the inventory in the process of railway enterprise archives management. first expounds the problems existing in the railway enterprise archives management， such as the lack of attention to the archives work， the need to improve the management consciousness， the large inventory of archives， the low quality， the single carrier of archives， and so on， and then puts forward some practical measures， such as the introduction of innovation. Through the above measures， hoping the level of archives management of railway enterprises can be improved and railway enterprises can develop better.

Key words： Railway enterprises; Existing problems; File management; Optimization of inventory

在新時代的背景下，中央經(jīng)濟工作會議精神對鐵路建設的總基調(diào)進行了明確，鐵路企業(yè)迎來了高質(zhì)量發(fā)展時期。而且鐵路企業(yè)著眼于未來，其正在努力構(gòu)建鐵路骨架網(wǎng)，全面推進一大批建設項目。但是，隨著建設項目的不斷推進，將會產(chǎn)生大量的企業(yè)檔案，具有很大的價值?；诖耍F路企業(yè)可將其作為契機，對檔案庫存進一步優(yōu)化，盡量將庫存庫容資源進行整合，進而為企業(yè)提供高效的檔案服務。為了能更好地優(yōu)化庫存，對資源更好地整合，將檔案對企業(yè)的重要作用充分發(fā)揮出來，可從鐵路企業(yè)檔案管理入手，尋找到其中管理普遍存在的問題，進而采取有針對性的措施。

1 ?鐵路企業(yè)檔案管理存在的問題

1.1 對檔案工作重視程度不夠

鐵路企業(yè)在檔案管理工作方面，從上到下還存在意識薄弱的問題。一些領導干部認為，檔案管理就是保管檔案。換言之，他們認為保管檔案的工作在單位工作中不是特別重要，僅認為檔案管理是防止檔案丟失、信息外泄的重要保證，在日常工作中，面對檔案查閱和外查檔案能應付過來即可。其在思想上沒有正確認識檔案管理工作的重要性，在檔案管理工作硬件方面，也沒有及時更新，僅遵守節(jié)約的原則，以致企業(yè)檔案管理信息化工作存在滯后的現(xiàn)象。

1.2 管理意識有待提高

鐵路企業(yè)中的檔案人員在實際工作中，往往都是一崗多責，即指一個崗位承擔多個責任。而且，部分單位檔案管理人員崗位變動較為頻繁。部分檔案管理員還為兼職人員，在從事檔案管理工作前期就通過工作交接入崗，沒有經(jīng)過一定的培訓和學習，這使得部分兼職檔案員沒有意識到檔案的重要性，對此工作的重視程度不夠，在歸檔方面也缺少一定認識。甚至一些兼職檔案員認為將檔案在承辦部門中進行存放即可，而且認為這樣還能為檔案查找和利用帶來便利，這種錯誤認識使得他們不愿意向檔案管理部門移交檔案。以上存在的問題從某種程度上來看，直接關系到檔案管理水平的低下。

1.3 檔案庫存量大質(zhì)量不高

《檔案法》中明確規(guī)定了到期檔案可以銷毀掉，但是必須要經(jīng)過組織鑒定后。然而實際上，這些規(guī)定沒有得到好的執(zhí)行。其中主要原因有以下幾個方面，如考核制度、原則、方法不夠明確;考核人員素質(zhì)不高，存在參差不齊的現(xiàn)象等以上原因使得短期檔案變成長期檔案，長期檔案也存在一定的狀況，檔案庫房也明顯出現(xiàn)了管理混亂“僵尸”檔案增多等問題。

1.4 檔案載體單一

在部分鐵路企業(yè)庫管房中，只有擺放整齊的紙質(zhì)檔案，電子檔案非常少。通過了解得知，在館藏中，紙質(zhì)檔案和非紙質(zhì)檔案其數(shù)量上具有一定比例，此比例為900∶1至1 000∶1之間，也就是在紙質(zhì)檔案的檔案館中，館藏非紙質(zhì)檔案保管單位方面，僅有150～170個之間。檔案載體單一化，這種情況很容易存在以下弊端：檔案管理人員工作量比較大，效率不高，而且這種單一傳統(tǒng)載體查閱手段的方式落后，還不便于查閱，同時也導致，檔案服務水平難以提高，直接影響檔案利用效果。這些弊端也使得，在企業(yè)管理過程中，很難充分發(fā)揮檔案的作用，造成人力、物力、財力的浪費。

2 ?鐵路企業(yè)檔案管理過程中優(yōu)化庫存措施

2.1 引入創(chuàng)新的思維和理念

在當今社會，隨著鐵路企業(yè)不斷發(fā)展，有著太多的歷史需要進行記載和傳承，其中最重要的一項內(nèi)容就是檔案管理。從鐵路企業(yè)的角度上來看，應加大宣傳和培訓力度，在工作人員上崗的前期，需對其進行培訓，提高他們的歸檔意識，并在每個工作崗位中，引入檔案工作流程，將其化到其中，讓每個工作人員將歸檔作為工作的一部分。與此同時，還應注重時代的發(fā)展，提高對檔案的重視程度，引進先進的檔案管理思想，對于電子公文歸檔的相關規(guī)定積極推進，使得檔案信息現(xiàn)代化水平不斷提高，充分運用新的管理模式，促使檔案資源檢索方式得到優(yōu)化，進而提高檔案服務企業(yè)的水平[1]。

2.2 逐步推行電子檔案

在鐵路建設迅速發(fā)展下，大量的鐵路建設項目也齊頭并進，這也使得大量鐵路建設項目檔案逐漸進入檔案館。因為此檔案具有一定的參考價值，這給檔案管理部門也帶來一定的挑戰(zhàn)，與此同時，這也是發(fā)展機遇?；诖?，檔案管理部門可從以下幾個方面入手;首先，從館藏檔案入手，開展鑒定工作。在隨著歷史發(fā)展推移和實踐檢驗下，部分檔案已經(jīng)失去保存的價值，這時需要將其剔除掉，進而將有效的庫容騰出來，還可以為庫存檔案的質(zhì)量提供重要保障[2]。其次，在存放和保管紙質(zhì)檔案的過程中，管理條件相對較高，而且此工作的難度比較大，很容易發(fā)生紙張老化受損的現(xiàn)象。所以，在以后的檔案管理工作中，電子檔案是必然發(fā)展趨勢，針對電子歸檔系統(tǒng)和電子公文系統(tǒng)，使其實現(xiàn)兩者無縫銜接，促使檔案管理工作的效果獲得提高，進而建立電子公文檔案，使得檔案的存貯介質(zhì)豐富化，檔案的利用率獲得提高，為實現(xiàn)電子檔案管理做鋪墊。

2.3 建立電子文件的檔案管理標準體系

在檔案管理工作中，標準化管理能為檔案管理質(zhì)量提供重要保障。為此，鐵路企業(yè)可建立電子文件的標準化管理體系，將電子文件的登記標準、命名標準、收集標準、鑒定標準以及安全標準等為此體系內(nèi)容，其中所謂鑒定標準主要是鑒定文檔的真實性和完整性等。電子文件的記錄格式和載體以及形式上，與紙質(zhì)文件相比存在一定的差異性，其中在外型、處理方法以及管理內(nèi)容上就能體現(xiàn)出來。基于此，在建設此體系時需要考慮以下幾個因素：首先，在實際開展時，可以從電子文檔的收集、保存以及利用入手，突破以往傳統(tǒng)的管理模式，確保能有效控制文件到歸檔管理這一過程，使得文檔與檔案實體一體化能更好地實現(xiàn)[3]。其次，要具有安全適用性，也就是將鐵路跨越式發(fā)展充分考慮到位，在鐵路企業(yè)技術發(fā)展中，其安全保障要求相對較高。通過不斷研究電子檔案管理方式，使其能對企業(yè)信息化和市場變化要求予以更好的滿足。

2.4 嚴格把控檔案進館質(zhì)量

在接收和征集檔案時，為防止失去具有價值的檔案，可以從檔案價值和歷史意識入手，展開相應的判斷，并對檔案進館的質(zhì)量嚴格進行把關，不符合接收條件的以及質(zhì)量不高的檔案，不能進館。因為在歷史資料中，檔案館作為重要的集中地，不是文件材料存放地，在注重數(shù)量的同時，還要注重質(zhì)量，做到進館卷不漏，確保進館的價值[4]。

2.5 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

在檔案管理工作中，檔案管理人員自身素質(zhì)直接關系到檔案工作的水平，而且對進館檔案的質(zhì)量會產(chǎn)生直接的影響。基于此，提高檔案管理人員管理水平和工作效果，有利于促進檔案工作的發(fā)展。首先，鐵路企業(yè)可為檔案管理人員提供學習機會，并加大培訓力度，開展各種各樣的培訓活動，采取定期或者是不定期的方式對其進行培訓，并將檔案管理經(jīng)驗和專業(yè)知識作為培訓內(nèi)容，提升他們自身的素質(zhì)，促使他們自身檔案工作的水平能不斷提高[5]。與此同時，檔案管理人員在實際工作中還要善于總結(jié)，結(jié)合單位的實際情況積極思考和創(chuàng)新，將自身工作主觀能動性充分發(fā)揮出來，進而使得檔案工作水平獲得提高[6]。

2.6 做好鐵路檔案安全保障問題

鐵路企業(yè)還需要進一步建立多重安全屏障，進而為檔案的安全提供重要保障。首先，建立軟件安全屏障。其中主要必備兩個軟件，分別為殺毒軟件和防火墻軟件，而且在鐵路檔案管理軟件中，還應具備日志功能、強制歸檔功能、防復制功能、自動加密功能和系統(tǒng)訪問控制功能[7]。其次，建立硬件安全屏障。除了運用常規(guī)的安全措施，如還需要將以下問題充分考慮。一是對于文件檔案而言，需要對其依賴的硬件設施狀態(tài)提供重要保障，并設置硬件備份系統(tǒng)，至少要兩套，通過脫機保存來解決。二是保證密鑰的安全。系統(tǒng)的關鍵操作人員，除了對密玥身份確認外，還可通過相關硬件對密玥安全提供重要保障，如身份證驗證卡片硬件。三是避免檔案信息非法傳播現(xiàn)象發(fā)生。主要就是將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移設備關閉掉，進而避免企業(yè)知識外泄的現(xiàn)象發(fā)生。四是建立流程安全屏障。針對一些管理系統(tǒng)在流程設計的過程中，必須要充分考慮到信息安全一體化問題，如設計管理系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)[8]。

3 ?結(jié)語

總而言之，鐵路企業(yè)對國家有著非常重要的影響，其發(fā)展水平在一定程度上關系著國家的進步，基于此，必須要意識到鐵路企業(yè)各項工作的重要性，并給予高度重視，尤其是檔案管理工作。鐵路企業(yè)要結(jié)合自身的實際情況，針對檔案管理工作采取有效的措施，提出切實可行的優(yōu)化庫存的方式，確保檔案庫存的質(zhì)量。

參考文獻

[1] 曹鵬.關于鐵路企業(yè)檔案管理過程中如何有效優(yōu)化庫存的思考[J].經(jīng)濟管理文摘，2020（5）：62-63.

[2] 李家智.鐵路企業(yè)優(yōu)化庫存管理策略探析[J].鐵路采購與物流，2019，14（2）：67-68.

[3] 王居華.鐵路企業(yè)檔案管理工作的問題及對策分析[J].辦公室業(yè)務，2017（20）：156.

[4] 楊勵欽.鐵路物資庫存管理優(yōu)化思路[J].中國設備工程，2019（21）：30-32.

[5] 王霞.淺析鐵路建設檔案管理中存在的問題及解決方法[J].辦公室業(yè)務，2017（7）：129.

[6] 馬壇鳳.試論鐵路檔案工作的全程管理[J].檔案學研究，2018（5）：48-49.

[7] 何亞楠.電力企業(yè)檔案信息化項目管理研究[D].西安建筑科技大學，2019.

[8] 劉修軍.平臺型企業(yè)誠信檔案體系優(yōu)化研究[D].湘潭大學，2019.