高校財(cái)務(wù)部門介入科研經(jīng)費(fèi)全過(guò)程管理研究

鄒潤(rùn)玲 西北大學(xué)財(cái)務(wù)處 靳洪濤 西北大學(xué)公共管理學(xué)院

引言

近年來(lái)，我國(guó)財(cái)政科技投入快速增長(zhǎng)，科研規(guī)模日益擴(kuò)大，對(duì)科研活動(dòng)的組織管理提出了新的更高要求。高校財(cái)務(wù)部門作為核心管理部門，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的全過(guò)程管理具有重要意義。高校財(cái)務(wù)部門對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的管理主要集中在預(yù)算申報(bào)、日常核算和結(jié)題財(cái)務(wù)決算等方面（見圖1）。本文以高校財(cái)務(wù)部門為視角，在系統(tǒng)梳理相關(guān)研究成果基礎(chǔ)上，探討高校財(cái)務(wù)部門介入科研經(jīng)費(fèi)全過(guò)程管理的機(jī)制，最終提出在項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)、執(zhí)行、驗(yàn)收全過(guò)程針對(duì)財(cái)務(wù)部門有效管理科研經(jīng)費(fèi)的相關(guān)政策建議，以期提高科研經(jīng)費(fèi)的使用效益、推動(dòng)高校財(cái)務(wù)綜合改革。

圖1 財(cái)務(wù)部門對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的管理層級(jí)

一、科研經(jīng)費(fèi)管理各節(jié)點(diǎn)存在的問(wèn)題

（一）預(yù)算編制階段

“重申報(bào)、輕預(yù)算”心理驅(qū)使預(yù)算編制形式化。有些科研人員認(rèn)為項(xiàng)目“中標(biāo)”是“大事”，經(jīng)費(fèi)預(yù)算只是“編編”，導(dǎo)致預(yù)算與項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行脫節(jié)。另一方面，多數(shù)科研人員對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)不熟悉，加之科研活動(dòng)本身存在不可預(yù)見性等，導(dǎo)致很多實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與預(yù)算口徑不一致。

對(duì)預(yù)算費(fèi)用內(nèi)涵缺乏認(rèn)識(shí)。科研人員對(duì)經(jīng)濟(jì)分類不熟悉導(dǎo)致部分支出分類錯(cuò)誤，影響預(yù)算執(zhí)行和結(jié)題財(cái)務(wù)驗(yàn)收。例如，大多數(shù)科研人員把加油費(fèi)劃為燃料動(dòng)力費(fèi)，而燃料動(dòng)力費(fèi)是指項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中直接使用的相關(guān)儀器設(shè)備、科學(xué)裝置等運(yùn)行產(chǎn)生的水、電、氣、燃料消耗費(fèi)用等[1]；有的科研人員把辦公用品劃為專用材料，但材料費(fèi)是指在項(xiàng)目研究過(guò)程中消耗的各種原材料、輔助材料等低值易耗品的采購(gòu)及運(yùn)輸、裝卸、整理等費(fèi)用[1]。

（二）項(xiàng)目組織實(shí)施階段

科研人員與財(cái)務(wù)人員信息不對(duì)稱導(dǎo)致監(jiān)管困難?？蒲腥藛T在報(bào)銷時(shí)無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)支出累計(jì)金額，而財(cái)務(wù)人員雖掌握各項(xiàng)支出，卻不清楚其預(yù)算情況，僅按照相關(guān)管理辦法對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行審核，因此無(wú)法對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行情況實(shí)施有效監(jiān)管。例如，項(xiàng)目后期購(gòu)置大型設(shè)備支出，可能由于項(xiàng)目實(shí)施中新發(fā)現(xiàn)的成果需要，也可能由于項(xiàng)目結(jié)余較多突擊“花錢”等。

科研經(jīng)費(fèi)管理部門之間缺乏信息共享?？蒲胁块T、財(cái)務(wù)部門、國(guó)資部門、審計(jì)部門均是科研經(jīng)費(fèi)的管理部門。然而，多頭管理容易發(fā)生“搭便車”現(xiàn)象，導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)購(gòu)置的儀器設(shè)備基本處于無(wú)人監(jiān)管狀態(tài)，尤其是電腦、打印機(jī)等通用設(shè)備，有些科研人員甚至將固定資產(chǎn)拆分成若干儀器設(shè)備配件作為材料費(fèi)報(bào)銷，致使國(guó)有資產(chǎn)浪費(fèi)和流失嚴(yán)重。各科研經(jīng)費(fèi)管理部門之間缺乏協(xié)同監(jiān)管，不利于高校的資源整合與組織協(xié)調(diào)。

（三）項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收階段

項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行與預(yù)算脫節(jié)，結(jié)題時(shí)集中調(diào)賬較多。部分科研人員不甚關(guān)注項(xiàng)目預(yù)算，脫離預(yù)算搞科研必然導(dǎo)致實(shí)際支出與預(yù)算不符。為通過(guò)結(jié)題審計(jì)，科研人員往往會(huì)申請(qǐng)調(diào)賬，大范圍集中調(diào)賬不僅使預(yù)算失去指導(dǎo)意義，也會(huì)傳遞給科研人員預(yù)算可以“隨便調(diào)”的假象，影響會(huì)計(jì)核算真實(shí)性，舞弊風(fēng)險(xiǎn)較大。

檢查評(píng)審階段檔案查詢工作繁重。通常，科研項(xiàng)目要接受中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收、績(jī)效評(píng)價(jià)等多方監(jiān)督檢查。現(xiàn)行檢查評(píng)審工作要求越來(lái)越高、內(nèi)容越來(lái)越細(xì)，科研人員不得不頻頻前往財(cái)務(wù)部門查詢項(xiàng)目明細(xì)賬等，多校區(qū)辦公更使科研人員筋疲力盡，也增加了財(cái)務(wù)人員和檢查評(píng)審人員工作強(qiáng)度。同時(shí)，頻繁翻閱、復(fù)印、搬運(yùn)憑證大大增加了會(huì)計(jì)檔案安全性風(fēng)險(xiǎn)。

二、財(cái)務(wù)部門介入科研經(jīng)費(fèi)全過(guò)程管理的可行性機(jī)制

（一）優(yōu)化預(yù)算編制階段的指導(dǎo)與服務(wù)

加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門隊(duì)伍建設(shè)，全面指導(dǎo)預(yù)算編制工作?！按蜩F還須自身硬”，財(cái)務(wù)部門首先應(yīng)密切關(guān)注國(guó)家相關(guān)政策，結(jié)合自身實(shí)際，科學(xué)合理地制定科研經(jīng)費(fèi)管理辦法。其次，做好培訓(xùn)宣傳工作。通過(guò)財(cái)務(wù)官網(wǎng)、微信群、公眾號(hào)、財(cái)務(wù)知識(shí)宣講會(huì)等多種方式靈活多樣的普及和宣傳財(cái)務(wù)知識(shí)，使科研人員樹立正確的預(yù)算觀念和財(cái)務(wù)觀念，減少對(duì)各類費(fèi)用的認(rèn)識(shí)誤區(qū)。最后，定期對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使之能向科研人員提供專業(yè)化預(yù)算建議，確保預(yù)算編制的相關(guān)性、合理性。

鼓勵(lì)科研人員聘用財(cái)務(wù)助理，協(xié)助預(yù)算編制與執(zhí)行。面對(duì)日益增長(zhǎng)的科研經(jīng)費(fèi)，財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度越來(lái)越大。而科研人員繁重的工作壓力迫使他們對(duì)預(yù)算編制和日常報(bào)銷的條條框框力不從心，聘用既懂財(cái)務(wù)又懂科研的財(cái)務(wù)助理成為最優(yōu)選擇?？蒲胸?cái)務(wù)助理作為高校財(cái)務(wù)部門與科研人員之間溝通的橋梁[2]，協(xié)助科研人員在項(xiàng)目各個(gè)階段及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，化解預(yù)算編制、日常報(bào)銷及結(jié)題驗(yàn)收等方面疑惑，使科研人員解放出來(lái)[3]，集中精力搞科研。

（二）強(qiáng)化項(xiàng)目組織實(shí)施階段的監(jiān)管與支撐

深化信息系統(tǒng)建設(shè)，推進(jìn)各科研管理部門協(xié)同監(jiān)管。目前高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以控制經(jīng)費(fèi)總額超支，但尚未對(duì)每項(xiàng)支出總額進(jìn)行控制，因此可能存在支出結(jié)構(gòu)不合理、支出與預(yù)算不符的等情況。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)與軟件方協(xié)商財(cái)務(wù)系統(tǒng)功能構(gòu)建，結(jié)合項(xiàng)目預(yù)算設(shè)置各個(gè)支出額度和經(jīng)濟(jì)分類。為避免額度控制過(guò)于剛性，可以允許每項(xiàng)支出有一定比例上下浮動(dòng)。科研人員報(bào)銷時(shí)，如果出現(xiàn)與預(yù)算不符的支出，財(cái)務(wù)人員在錄入時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示。同樣，如果某項(xiàng)支出超出系統(tǒng)設(shè)置的浮動(dòng)上限，系統(tǒng)也將警告。通過(guò)完善財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以減少科研人員與財(cái)務(wù)人員之間的信息不對(duì)稱，規(guī)范預(yù)算執(zhí)行，避免不合理、不合規(guī)支出。

科研經(jīng)費(fèi)管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，需要科研部門、財(cái)務(wù)部門、國(guó)資部門、審計(jì)部門共同監(jiān)管。通過(guò)構(gòu)建財(cái)務(wù)信息平臺(tái)，將各科研經(jīng)費(fèi)管理部門聯(lián)結(jié)起來(lái)，有效提高科研經(jīng)費(fèi)管理的科學(xué)性、透明性和高效性?？蒲胁块T可以隨時(shí)掌握經(jīng)費(fèi)使用概況；財(cái)務(wù)部門可以清晰了解項(xiàng)目預(yù)算，督促科研人員及時(shí)調(diào)整預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度；國(guó)資部門可以實(shí)時(shí)掌握資產(chǎn)登記情況，提醒科研人員及時(shí)入賬，確保賬賬相符、賬實(shí)相符；審計(jì)部門可以及時(shí)獲取審計(jì)數(shù)據(jù)，方便后續(xù)檢查、統(tǒng)計(jì)和分析。

（三）助力結(jié)題驗(yàn)收階段的分析與凝練

完善網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，協(xié)助結(jié)題分析匯總。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)分為網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上報(bào)銷和網(wǎng)上申報(bào)三大模塊?？蒲腥藛T將在網(wǎng)上報(bào)銷和網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)中填制的報(bào)銷單據(jù)放入自助投單機(jī)，自助投單機(jī)7×24小時(shí)開啟，財(cái)務(wù)人員對(duì)單據(jù)審核無(wú)誤后辦理。非接觸方式使科研人員報(bào)銷零等待，提高了財(cái)務(wù)人員核算效率。此外，網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)有效銜接，系統(tǒng)會(huì)將每筆處理完的業(yè)務(wù)自動(dòng)傳至網(wǎng)上查詢模塊，方便科研人員隨時(shí)查詢每筆業(yè)務(wù)處理進(jìn)度，及時(shí)調(diào)整各項(xiàng)支出。結(jié)題時(shí)，科研人員不僅可以通過(guò)該系統(tǒng)方便快捷的匯總各項(xiàng)支出，還可以通過(guò)系統(tǒng)分析功能對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行深入剖析，有效改善了傳統(tǒng)報(bào)銷下科研經(jīng)費(fèi)的粗放管理狀態(tài)，減少了結(jié)題時(shí)大量調(diào)賬。

推行憑證影像化，簡(jiǎn)化查詢調(diào)閱流程。憑證影像化是指財(cái)務(wù)人員將已報(bào)銷完畢的票據(jù)通過(guò)專門儀器掃描后存入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)。憑證影像化后，科研人員可以通過(guò)網(wǎng)上查詢模塊查看并下載原始票據(jù)掃描件，降低了傳統(tǒng)方式下賬務(wù)查詢的時(shí)間限制，提高了憑證查詢效率，減輕了科研人員應(yīng)對(duì)各方監(jiān)督檢查的負(fù)擔(dān)，使其不出門即可查詢憑證，節(jié)省了傳統(tǒng)查賬方式下人力、財(cái)力的消耗。同時(shí)，有利于降低高校會(huì)計(jì)檔案管理成本、提高信息利用效率。

結(jié)語(yǔ)

本文從高校財(cái)務(wù)部門角度分析目前科研經(jīng)費(fèi)管理中存在的問(wèn)題，探討其從科研項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、實(shí)施、評(píng)審驗(yàn)收全過(guò)程介入科研經(jīng)費(fèi)管理的機(jī)制，以期提高科研經(jīng)費(fèi)使用效益，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理精細(xì)化、專業(yè)化，推動(dòng)高校教學(xué)科研工作持續(xù)、健康、快速發(fā)展。