淺析供電企業(yè)電網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理

馬斐

摘要：供電企業(yè)將項(xiàng)目檔案管理工作納入電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目日常管理工作中，組織監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)等相關(guān)單位進(jìn)行工程資料檔案策劃，將檔案管理納入整個(gè)工程現(xiàn)場(chǎng)管理，堅(jiān)持歸檔與工程同步進(jìn)行，嚴(yán)把技術(shù)審核關(guān)和工程竣工驗(yàn)收關(guān)，全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，把文、圖、聲、像錄入電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)行工程檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，實(shí)現(xiàn)公司部門之間實(shí)現(xiàn)信息互通、資源共享。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè);檔案管理;電網(wǎng)建設(shè);創(chuàng)新;管理;效率

1 檔企合作協(xié)同推進(jìn)檔案管理的背景

電網(wǎng)建設(shè)工程檔案管理是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性工作，是實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)科學(xué)管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)工作。它隨電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)始而建立，又隨電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，應(yīng)與工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度同步。一份真實(shí)、完整的工程檔案是工程全過(guò)程的反映，是一項(xiàng)可以利用的寶貴資源。電網(wǎng)建設(shè)工程檔案質(zhì)量是電網(wǎng)建設(shè)工程檔案的生命線，提供完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的電網(wǎng)建設(shè)工程檔案，能充分發(fā)揮工程檔案的憑證作用和科技儲(chǔ)備作用。電網(wǎng)建設(shè)工程檔案是電網(wǎng)建設(shè)的歷史記錄和反映，是工程建設(shè)和竣工驗(yàn)收的必備條件，更是投產(chǎn)后管理、運(yùn)行、維護(hù)、檢修、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)。因此，只有加強(qiáng)工程檔案的過(guò)程管控，提高歸檔資料的質(zhì)量，才能真實(shí)的體現(xiàn)工程的建設(shè)史，更好的維護(hù)供電企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益。

2 檔企合作協(xié)同推進(jìn)檔案管理的有效對(duì)策

2.1突出管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

成立了電網(wǎng)項(xiàng)目項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管副經(jīng)理任組長(zhǎng)，辦公室、發(fā)展建設(shè)部主任任副組長(zhǎng)，辦公室檔案管理專工、發(fā)展建設(shè)部項(xiàng)目管理專工、業(yè)主項(xiàng)目部專責(zé)、施工單位專責(zé)、監(jiān)理單位專責(zé)、設(shè)計(jì)單位專責(zé)、調(diào)試、運(yùn)行單位專責(zé)等組成工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)電網(wǎng)項(xiàng)目項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、歸檔工作。分管副經(jīng)理：負(fù)責(zé)電網(wǎng)項(xiàng)目項(xiàng)目檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)工作，負(fù)責(zé)定期審批項(xiàng)目檔案管理相關(guān)工作。辦公室主任：負(fù)責(zé)電網(wǎng)項(xiàng)目項(xiàng)目檔案的管理審批。發(fā)展建設(shè)部主任：負(fù)責(zé)電網(wǎng)項(xiàng)目項(xiàng)目檔案管理的組織工作，定期組織召開(kāi)項(xiàng)目檔案管理調(diào)度會(huì)議，協(xié)調(diào)解決檔案管理中存在的問(wèn)題。辦公室檔案管理專工：負(fù)責(zé)電網(wǎng)項(xiàng)目項(xiàng)目檔案歸檔資料的審核。負(fù)責(zé)電網(wǎng)項(xiàng)目項(xiàng)目檔案的接收、保管工作。發(fā)展建設(shè)部專工：負(fù)責(zé)組織制定工程項(xiàng)目檔案的編制辦法、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定及要求;負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目立項(xiàng)及前期文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件的收集、整理;負(fù)責(zé)對(duì)工程項(xiàng)目各參建單位的項(xiàng)目檔案專責(zé)人進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，統(tǒng)一歸檔要求;根據(jù)工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)展情況，分階段對(duì)各參建單位工程項(xiàng)目文件、資料進(jìn)行檢查;負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目文件、資料收集、整理及歸檔的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)、考核等有關(guān)管理工作;組織并參加建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案的驗(yàn)收工作。業(yè)主項(xiàng)目部專責(zé)：負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目文件的管理工作，并對(duì)工程項(xiàng)目文件進(jìn)行收集、整理和歸檔;負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的匯總，自行或組織有關(guān)單位對(duì)所有應(yīng)歸檔項(xiàng)目文件材料按照檔案管理要求進(jìn)行整理、組卷、編目、歸檔。負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)工程各參建單位收集、整理各自在工程建設(shè)全過(guò)程中形成的文件材料和工程竣工圖、工程竣工報(bào)告、質(zhì)量監(jiān)督檢查報(bào)告和記錄、項(xiàng)目結(jié)算、工程竣工簽證書(shū)、啟委會(huì)文件等，并組織向運(yùn)行單位移交。

2.2優(yōu)化三階段工作流程

公司以檔案標(biāo)準(zhǔn)倒逼基礎(chǔ)管理，以檔案管理促工程建設(shè)，電網(wǎng)建設(shè)工程的資料檔案質(zhì)量有了大幅度的提高，公司所建工程全部達(dá)到了優(yōu)質(zhì)工程標(biāo)準(zhǔn)。為確保全面完成電網(wǎng)項(xiàng)目項(xiàng)目檔案管理的目標(biāo)，全面實(shí)現(xiàn)工完、料凈、場(chǎng)地清、檔案畢。一是在電網(wǎng)項(xiàng)目項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)始同時(shí)抓項(xiàng)目檔案建設(shè)。電網(wǎng)項(xiàng)目項(xiàng)目檔案是工程項(xiàng)目的重要組成部分，是項(xiàng)目管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。海陽(yáng)公司將項(xiàng)目檔案管理要求與項(xiàng)目管理要求有機(jī)結(jié)合、融為一體，將項(xiàng)目檔案的質(zhì)量控制納入到項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量保證體系，并在項(xiàng)目前期策劃管理文件中明確項(xiàng)目檔案管理目標(biāo)，將項(xiàng)目檔案管理目標(biāo)簽訂到設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理建設(shè)合同中，占用工程款的1%的費(fèi)用做為項(xiàng)目檔案質(zhì)保金，保證項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、成套。二是電網(wǎng)項(xiàng)目項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程同時(shí)抓項(xiàng)目檔案積累、收集和形成。項(xiàng)目檔案是直接反映施工過(guò)程和項(xiàng)目真實(shí)面貌的工程文件，海陽(yáng)公司通過(guò)實(shí)行前期策劃、前端介入、過(guò)程控制、同步歸檔、實(shí)時(shí)監(jiān)督、分階段移交歸檔原則，實(shí)行項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同計(jì)劃、同布置、同檢查、同考核。

2.3實(shí)現(xiàn)部門聯(lián)動(dòng)落實(shí)到位

一是按照《山東電力集團(tuán)公司電網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》，結(jié)合實(shí)際在《建設(shè)管理綱要》等策劃文件中對(duì)項(xiàng)目檔案檔案管理進(jìn)行全面的規(guī)定和要求。二是工程項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)就開(kāi)始編制工程項(xiàng)目檔案歸檔目錄和“一指導(dǎo)書(shū)、兩清單” 即：《電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案整理指導(dǎo)書(shū)》和《施工現(xiàn)場(chǎng)資料同步收集清單》、《施工現(xiàn)場(chǎng)數(shù)碼照片同步收集清單》，工程項(xiàng)目開(kāi)工建設(shè)前下發(fā)至各參建單位，提前將項(xiàng)目前期、工程前期等資料進(jìn)行歸檔，實(shí)行每周一調(diào)度、每周一檢查的辦法，確保工程檔案資料的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。三是在開(kāi)工前與各參建單位簽訂合同時(shí)將電網(wǎng)項(xiàng)目項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量、時(shí)間、要求嵌入設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理合同，用工程合同款1%的費(fèi)用作為項(xiàng)目檔案質(zhì)保金，確保項(xiàng)目檔案歸檔移交時(shí)間并完整、系統(tǒng)。資料檔案的編制、收集、歸檔工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行是提高電網(wǎng)建設(shè)工程檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，必須把檔案管理工作納入電網(wǎng)建設(shè)工程管理環(huán)節(jié)，與工程建設(shè)同步進(jìn)行，并貫穿工程建設(shè)的始終。

3 結(jié)束語(yǔ)

電網(wǎng)建設(shè)工程檔案內(nèi)容真實(shí)的反映了項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，文件原件歸檔，做到了圖實(shí)相符、技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠、簽字蓋章手續(xù)齊全，文件材料形成的日期與工程建設(shè)同步，確保了電網(wǎng)項(xiàng)目檔案建立、回溯的真實(shí)有效，真實(shí)的體現(xiàn)工程的建設(shè)史，充分的反映了工程從設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理到竣工、生產(chǎn)的歷史面貌，對(duì)未來(lái)有依據(jù)可查，為電力企業(yè)進(jìn)行正常的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、擴(kuò)建、改進(jìn)等工作提供了必不可少的技術(shù)依據(jù)，提高公司核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)國(guó)有資產(chǎn)保值增值具有不可替代的作用。

參考文獻(xiàn)

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