強(qiáng)化檔案管理推動縣級醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的探討

摘 要：社會不斷發(fā)展，對醫(yī)院檔案管理工作提出了更高要求，在縣級醫(yī)院檔案管理中也是如此。通常醫(yī)院檔案工作承載著對醫(yī)院發(fā)展全程的記錄作用，同時(shí)對于推動醫(yī)院持續(xù)發(fā)展具有非常重要的作用。具體要求在實(shí)際的檔案管理工作中，充分結(jié)合縣級醫(yī)院發(fā)展情況，明確醫(yī)院發(fā)展短板，由此增強(qiáng)檔案管理工作，并在此基礎(chǔ)上實(shí)施優(yōu)化及完善舉措，由此才能切實(shí)提升縣級醫(yī)院自身管理水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。為此，本文基于檔案管理視角，探究如何通過強(qiáng)化檔案管理來推動縣級醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，由此明確其檔案管理存在的問題，最終推出應(yīng)對舉措以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;縣級醫(yī)院;可持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院檔案是對院內(nèi)患者癥狀、診療過程的全程記錄，在應(yīng)用價(jià)值上對患者病情治療起到重要的參考作用，可輔助醫(yī)生結(jié)合檔案記錄來對患者制訂及時(shí)有效的治療方案，并且也是整個(gè)醫(yī)院在應(yīng)對醫(yī)療技術(shù)難題時(shí)可采用的重點(diǎn)參考內(nèi)容，對于醫(yī)院管理決策具備重要的參考價(jià)值。從患者本身角度來看，醫(yī)院檔案強(qiáng)化管理，能夠準(zhǔn)確記錄患者的病情及診療情況，病人也可實(shí)時(shí)查看內(nèi)容，達(dá)成院內(nèi)的信息共享，極大改善對患者的醫(yī)療服務(wù)。醫(yī)院檔案是對醫(yī)院本身服務(wù)能力及水平的重要檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院可結(jié)合檔案內(nèi)容明確自身服務(wù)當(dāng)中存在的不足，并由此進(jìn)行及時(shí)、積極的改進(jìn)。因此，強(qiáng)化檔案管理是推進(jìn)縣級醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的重要保障。

一、縣級醫(yī)院強(qiáng)化檔案管理的作用

1.推動縣級醫(yī)院持續(xù)進(jìn)步

當(dāng)今時(shí)代科技技術(shù)發(fā)展異常迅速，醫(yī)院在此背景下通過創(chuàng)新科技的支撐，得以迅猛發(fā)展。在醫(yī)院發(fā)展當(dāng)中，將臨床實(shí)踐與科學(xué)技術(shù)的有效融合，能夠更加準(zhǔn)確突顯出臨床實(shí)踐的運(yùn)用效果，研發(fā)出更多全新技術(shù)成功，并且此類技術(shù)的運(yùn)用過程還將呈現(xiàn)一種良性的循環(huán)，可以非常全面地記錄在檔案信息內(nèi)容當(dāng)中。結(jié)合科技檔案的內(nèi)容視角進(jìn)行分析，所記錄的科技技術(shù)及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)將直接成為往后全新技術(shù)實(shí)現(xiàn)全面推廣的重要參考，為醫(yī)院科學(xué)技術(shù)水平的進(jìn)一步攀升提供更為強(qiáng)力的支持與保障。

2.促使縣級醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量攀升

在醫(yī)院各類檔案中，病例檔案屬于非常重要內(nèi)容之一，其本身具備內(nèi)容復(fù)雜化、管理難度偏大特點(diǎn)，且病例檔案本身和廣大人民群眾的利益緊密相連，如果檔案管理水平不足，則必然會影響到疾病防控及人民群眾的保健效果。為此，就必須做好對病例檔案的管理工作，這項(xiàng)工作本身在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中起到了極為重要的作用，通常需要相關(guān)管理人員及時(shí)收集與群眾緊密相關(guān)的信息來進(jìn)行歸類整理分析，并從中提煉出真正和廣大人民群眾緊密相連的健康類信息，并由此給予完善的歸類分析。后續(xù)醫(yī)生通過對其中醫(yī)療信息的提取，能夠極大地提升醫(yī)療服務(wù)水平，切實(shí)保障服務(wù)質(zhì)量的提升。

3.不斷深化醫(yī)院技術(shù)變革

醫(yī)院檔案管理中，設(shè)備檔案屬于非常重要的檔案類型，其通常被作為醫(yī)院固定資產(chǎn)查看及核算的重要參考內(nèi)容，通過對醫(yī)院設(shè)備檔案的查閱，能夠幫助醫(yī)院管理者充分掌控院內(nèi)各項(xiàng)醫(yī)療設(shè)備的具體使用情況。比如，設(shè)備的使用頻率、運(yùn)轉(zhuǎn)情況及具體使用年限等等，由此作為醫(yī)療設(shè)備后續(xù)二次購置的重要依據(jù)。最主要的是做好設(shè)備檔案管理，能夠最大限度地規(guī)避資源浪費(fèi)情況，給院內(nèi)更多全新醫(yī)療設(shè)備的引入提供重要的內(nèi)容參考，達(dá)成真正意義上的深化技術(shù)變革，極大提升和改善服務(wù)條件。

4.保障醫(yī)院決策制訂的合理性

醫(yī)院檔案管理部門承擔(dān)妥善管理好院內(nèi)所有檔案信息的重要職責(zé)，從而為推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展做出重要的參考價(jià)值。以院內(nèi)為醫(yī)務(wù)工作人員進(jìn)行房屋分配為例，整個(gè)分配過程需秉持以人為本原則，堅(jiān)持通過提供住房來吸引大量專業(yè)人才。過程中，通過檔案查詢作用的發(fā)揮，可從中對醫(yī)務(wù)人員基本資料進(jìn)行查閱和分析，以此來規(guī)劃分配的科學(xué)合理性。借助檔案查閱的方法及手段，還將充分了解醫(yī)務(wù)工作人員在專業(yè)科研方面的基本情況，從而更好地為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供幫助。

5.營造積極的醫(yī)療氛圍

醫(yī)院檔案管理中，檔案本身的形成離不開醫(yī)院正常運(yùn)行的支撐，而為保障醫(yī)院整體的穩(wěn)步運(yùn)行，也隨之產(chǎn)生相應(yīng)的醫(yī)德檔案。此類檔案通常被認(rèn)定為對醫(yī)務(wù)人員日常工作及行為的約束類檔案。實(shí)質(zhì)上，醫(yī)德檔案的內(nèi)容復(fù)雜，不僅僅包含醫(yī)院整體的管理制度內(nèi)容，同時(shí)還包含了對應(yīng)的獎(jiǎng)罰考核機(jī)制，甚至是患者對醫(yī)療服務(wù)的滿意程度指標(biāo)等。因此，醫(yī)德檔案本身具備較強(qiáng)的綜合性，通過對醫(yī)德檔案合理運(yùn)用及妥善處理，能夠有效改進(jìn)當(dāng)下的醫(yī)療環(huán)境，真正營造出良好的醫(yī)療氛圍。

二、縣級醫(yī)院檔案管理中存在的不足

1.檔案管理未形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系

檔案管理本身屬于醫(yī)院管理工作當(dāng)中的重要內(nèi)容，因此要求檔案管理工作必須和醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展維持同步水平，成為醫(yī)院中獨(dú)特的發(fā)展體系。然而，當(dāng)今絕大多數(shù)縣級醫(yī)院內(nèi)的檔案管理工作仍然處于條塊分割狀態(tài)，整體系統(tǒng)性相對較差。比如，院內(nèi)人事檔案由人事部門管理，設(shè)備檔案由采購部門登記，病歷檔案由病案室收集等，不同檔案分由不同部門統(tǒng)管，這就導(dǎo)致院內(nèi)檔案管理工作混亂無序、各自為政。相應(yīng)的檔案編號、排序處理差異明顯，并未形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理體系，最終無法達(dá)成高效檔案管理，難以實(shí)現(xiàn)信息資源的有效統(tǒng)一。

2.管理機(jī)制缺乏規(guī)范性、系統(tǒng)性

結(jié)合多數(shù)縣級醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況來進(jìn)行分析，絕大多數(shù)醫(yī)院依然采用經(jīng)驗(yàn)型管理形式，相關(guān)檔案管理人員在日常工作當(dāng)中，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理理解和看法來開展相應(yīng)的檔案管理工作，明顯這樣的管理方式缺乏規(guī)范、系統(tǒng)性，很容易引發(fā)失誤情況，乃至嚴(yán)重違反常規(guī)操作，直接給醫(yī)院檔案管理工作的正常開展帶來明顯的不良影響。有部分縣級醫(yī)院并未詳細(xì)規(guī)劃檔案內(nèi)容，致使相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案查閱當(dāng)中，經(jīng)常面臨信息內(nèi)容斷層缺失情況。還有些縣級醫(yī)院明顯缺乏完善的檔案管理制度，相應(yīng)的檔案管理流程不夠規(guī)范，直接導(dǎo)致檔案管理人員難以對檔案歸集目標(biāo)進(jìn)行有效跟蹤，因此在日常更新上也就難以保持及時(shí)有效性，從而加大跟蹤人員的失誤頻率，最終致使檔案工作質(zhì)量嚴(yán)重下降，影響其工作效率。

3.檔案管理的信息化建設(shè)滯后

當(dāng)前絕大多數(shù)縣級醫(yī)院的檔案信息化管理水平嚴(yán)重不足，此類醫(yī)院缺乏足夠的資金來支持信息化管理建設(shè)，再加上內(nèi)部有部分檔案管理人員所具備的知識信息及技術(shù)水平不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致其無法切實(shí)有效地通過信息化設(shè)備來達(dá)成對檔案工作的強(qiáng)化管理目標(biāo)。再就是面向信息化檔案管理的制度匱乏，致使檔案信息化管理不夠規(guī)范，相關(guān)檔案工作人員在崗位職責(zé)上混亂模糊，實(shí)際的信息化建設(shè)流于形式化，最終管理效能嚴(yán)重削弱。最后就是縣級醫(yī)院內(nèi)的檔案信息化管理人才數(shù)量嚴(yán)重缺失，多數(shù)檔案管理人員年齡普遍偏大，且所具備的檔案管理理念滯后，難以切實(shí)掌握信息化技術(shù)知識，從而給醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)造成影響。

4.檔案人員專業(yè)能力不足，專職人員缺失

當(dāng)前，多數(shù)縣級醫(yī)院檔案管理工作大都由兼職人員及臨時(shí)工來負(fù)責(zé)完成，其并未在此基礎(chǔ)上設(shè)定對應(yīng)的專業(yè)檔案管理部門。再就是檔案工作崗位人員流動性非常大，其實(shí)際工作變化異常頻繁，甚至部分工作人員對于檔案的存檔標(biāo)準(zhǔn)、收集乃至整理的步驟環(huán)節(jié)都一知半解，直接致使醫(yī)院檔案管理工作效率直線下降。也有部分醫(yī)院檔案管理人員本身學(xué)歷不高，所具備的專業(yè)知識儲備也比較少，在綜合素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力方面明顯偏低，難以切實(shí)適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理要求。

5.檔案管理缺乏相應(yīng)的資金投入

為了能夠確實(shí)完成相應(yīng)的檔案管理工作，就要求醫(yī)院方面應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新自身的管理工作模式，需要投入相應(yīng)的資金支持，然后引入相應(yīng)的信息化管理設(shè)備。然而，多數(shù)縣級醫(yī)院并不重視檔案的信息化管理，同時(shí)也未直接投入相應(yīng)資金。正是因?yàn)橄鄳?yīng)的資金支持不足，從而難以有效引入相應(yīng)的信息設(shè)備，也未借助現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來實(shí)施完善的檔案管理，從而直接導(dǎo)致縣級醫(yī)院檔案管理質(zhì)量與效率明顯偏低落后。特別是一些處于經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的縣級醫(yī)院，更是因?yàn)橘Y金投入嚴(yán)重不足，致使管理人員仍然在使用紙質(zhì)檔案管理的工作模式，這種工作模式下的檔案管理所能提供的信息準(zhǔn)確性明顯偏低。

三、強(qiáng)化檔案管理，推動縣級醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的有效措施

1.強(qiáng)化專業(yè)知識學(xué)習(xí)，促使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

要求縣級醫(yī)院檔案管理人員積極學(xué)習(xí)檔案知識，不斷增強(qiáng)檔案管理的宣傳與推廣，在此基礎(chǔ)上切實(shí)強(qiáng)化醫(yī)院管理人員及職工的檔案意識。并且還要求相關(guān)工作人員需從思想層面來不斷強(qiáng)化對醫(yī)院檔案工作的關(guān)注程度，由此才能切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理水平提升。具體需要將檔案工作納入至醫(yī)院的日常管理當(dāng)中，并借助這一方式來達(dá)成檔案管理與醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展的協(xié)同規(guī)劃當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步效果。還可借助多媒體、計(jì)算機(jī)等媒介來宣傳檔案工作，促使院內(nèi)所有工作人員都能夠切實(shí)理解檔案管理工作的重要性及意義，從而動員全體職工全面支持院內(nèi)檔案管理工作的開展。

2.完善檔案管理制度，保障檔案資料的真實(shí)性、完整性

在當(dāng)今醫(yī)療深化改革的時(shí)代背景下，不斷完善檔案管理制度是改善縣級醫(yī)院檔案管理的前提和基礎(chǔ)。因此，這就要求醫(yī)院方面必須結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，不斷完善檔案管理制度的內(nèi)容。在通常情況下，醫(yī)院檔案工作的開展可細(xì)分為后勤檔案和醫(yī)療檔案兩個(gè)層面。檔案管理中的收集、整理及保存資料則成為整個(gè)檔案管理的工作核心，對后勤檔案而言，具體可以分為維護(hù)、更新及利用類檔案。因此縣級醫(yī)院在管理上需要科學(xué)合理地進(jìn)行人員分工，要不斷明確檔案管理工作人員的實(shí)際工作內(nèi)容，切實(shí)提升檔案管理工作的科學(xué)合理性。相關(guān)檔案管理人員還需不斷加強(qiáng)與其他院內(nèi)部門間的聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上深入收集檔案資料，充分保障檔案資料的真實(shí)、完整性。此外，還要求檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對檔案室的維護(hù)工作，確保檔案室的環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔，切實(shí)保護(hù)好檔案資料的完整性。

3.增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，推進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)步發(fā)展

醫(yī)療深化改革背景下，需持續(xù)促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的完善與改建，具體應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)縣級醫(yī)院檔案管理的信息化水平。首先，醫(yī)院方面應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的宣傳推廣工作，不斷在此基礎(chǔ)上推動醫(yī)院全體工作人員積極轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，深入了解和掌握醫(yī)院檔案管理信息化的重要性，理解檔案信息化對醫(yī)院持續(xù)進(jìn)步發(fā)展所能起到的促進(jìn)作用。其次，醫(yī)院方面應(yīng)當(dāng)不斷增大對院內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)的支持力度，在資源支持上，應(yīng)當(dāng)持續(xù)增強(qiáng)人力、物力及財(cái)力支持，從而在此基礎(chǔ)上不斷推動檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。最后，還需搭建其相應(yīng)的軟件信息系統(tǒng)及相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫，以此來保障檔案室內(nèi)的衛(wèi)生潔凈。通常不同類型的檔案及存儲介質(zhì)需要采取不同的方式進(jìn)行分類管理，這樣才能保證醫(yī)院檔案信息的安全、完整性，這樣后續(xù)檔案資料的使用也將更為便捷。此外，還需不斷提升檔案工作人員的計(jì)算機(jī)操作水平，切實(shí)增強(qiáng)其信息歸集、處理的能力，這樣才能極大推動醫(yī)院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，從而促使醫(yī)院更好、更穩(wěn)的發(fā)展。

4.強(qiáng)化檔案人員業(yè)務(wù)能力，提升檔案管理效能

首先，需要嚴(yán)格管理檔案管理人員錄用環(huán)節(jié)。到目前為止，醫(yī)院還不太重視檔案管理，對檔案管理的要求不高，管理效果不理想，文件數(shù)據(jù)的價(jià)值難以真正實(shí)現(xiàn)。為了更有效地管理檔案，需要嚴(yán)控招聘過程，入職候選人必須具有相應(yīng)的專業(yè)知識，并具有相關(guān)證書，并且精通最新設(shè)備的操作。其次，對于現(xiàn)有的檔案管理員應(yīng)定期組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動，以更新管理知識，提高工作效率并學(xué)習(xí)良好的檔案管理方法。講座和協(xié)作活動經(jīng)常在醫(yī)院舉行，以便檔案管理人員可以彼此分享經(jīng)驗(yàn)。績效評估是根據(jù)下屬的績效和業(yè)務(wù)能力定期進(jìn)行培訓(xùn)教育活動，糾正甚至解雇未能評估人員。最后，檔案管理人員需要深入醫(yī)院的臨床階段，并充分了解每個(gè)部門中檔案的不同標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院還需要提高其檔案管理人員的薪水和利潤，以留住更高水平人才。

5.增大檔案管理資源投入，切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量

增大對縣級醫(yī)院檔案管理工作的資源投入，重點(diǎn)集中于人力、財(cái)力及物力的資源投入，其中資金更是全面轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量及水平的重要影響因素。主要是因?yàn)?，醫(yī)院檔案管理工作一旦缺乏相應(yīng)的資金支持，必然難以購買先進(jìn)的管理設(shè)備，同時(shí)也將由此直接影響到檔案管理水平的提升。因此就要求縣級醫(yī)院管理者們必須增強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理的重視程度，積極鼓勵(lì)和推廣醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)必然性和重要性，在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化資源與技術(shù)等層面支持?？偠灾?，就是增強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理工作的資源投入，通過最先進(jìn)的管理設(shè)備、高素質(zhì)的專職人員及充足的資金支持來切實(shí)提高醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量及水平。

四、結(jié)語

綜上所述，縣級醫(yī)院檔案管理工作不容忽視，所能起到的作用對于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展而言，非常顯著。因此，要求縣級醫(yī)院應(yīng)當(dāng)切實(shí)掌握和利用好院內(nèi)檔案資源，由此才能最終達(dá)成醫(yī)院專業(yè)水平、醫(yī)療服務(wù)水平、內(nèi)部管理水平、人員思想水平等多方面的統(tǒng)一提升。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就必須切實(shí)增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，在此基礎(chǔ)上搭建完善的檔案管理制度體系，通過不斷提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平、強(qiáng)化信息化檔案管理建設(shè)、增加檔案管理的資源投入等多措并舉方式，才能真正有效地促進(jìn)縣級醫(yī)院的快速進(jìn)步及發(fā)展。

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（作者單位：廣饒縣人民醫(yī)院）

基金項(xiàng)目：本文系山東省檔案局科技項(xiàng)目（2016001）。

作者簡介：潘岫巖（1968-），女，漢族，山東東營人，副研究館員，研究方向：檔案管理。