房屋鑒定檢測(cè)檔案管理和檔案信息研究

傅朝彥 王棟玉

摘 要：在當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各行各業(yè)都在積極推進(jìn)檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)，而房屋鑒定檢測(cè)行業(yè)檔案管理工作還處于最基本、最原始狀態(tài)。本文通過(guò)研究房屋鑒定檢測(cè)G公司檔案管理現(xiàn)狀，以檔案信息管理平臺(tái)設(shè)計(jì)為契機(jī)，創(chuàng)新了檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的挖掘，以檔案管理助力公司提質(zhì)增效。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理;檔案管理;房屋鑒定檢測(cè);信息化

隨著人們現(xiàn)代生活質(zhì)量的提高，對(duì)房屋質(zhì)量的要求標(biāo)準(zhǔn)也越來(lái)越高了。我國(guó)房屋鑒定檢測(cè)機(jī)構(gòu)在市場(chǎng)和政策的推動(dòng)下發(fā)展迅猛，激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)鑒定檢測(cè)機(jī)構(gòu)的管理經(jīng)營(yíng)提出了更高要求，房屋鑒定檢測(cè)檔案越發(fā)重要，也促使檔案管理工作日益得到重視。然而，迅速發(fā)展的鑒定檢測(cè)行業(yè)絕大多數(shù)是民營(yíng)企業(yè)，這些企業(yè)在追求利益的同時(shí)往往忽視檔案管理工作，檔案管理形同虛設(shè)。

一、房屋鑒定檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

鑒定檢測(cè)行業(yè)檔案管理工作缺乏主管部門(mén)的指引和監(jiān)管，沒(méi)有成型的檔案標(biāo)準(zhǔn)和管理模式，檔案管理滯后，檔案工作常常被邊緣化。

1.檔案基礎(chǔ)工作薄弱

房屋鑒定檢測(cè)機(jī)構(gòu)未配備專職檔案人員，檔案多由辦公室代為保管，缺乏基本的知識(shí)、技能和專業(yè)檔案管理素養(yǎng)，檔案管理僅限于接收、保管和借閱，檔案工作較被動(dòng)。

檔案室基礎(chǔ)設(shè)施配置差，庫(kù)房設(shè)備未能及時(shí)更新，柜體老化，檔案室面積小，無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的防火、防水、防蟲(chóng)，檔案存儲(chǔ)環(huán)境堪憂。

檔案工作方式還是傳統(tǒng)的手工操作、手工檢索，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出錯(cuò)。

2.人員檔案意識(shí)差

公司人員往往“重技術(shù)，輕檔案管理”，歸檔意識(shí)差，技術(shù)人員常將報(bào)告發(fā)放作為項(xiàng)目結(jié)束而不是報(bào)告檔案的歸檔。

檔案管理人員沒(méi)有深刻理解檔案管理背后的內(nèi)涵和意義，對(duì)自身要求偏低，管理檔案全憑個(gè)人想法，隨意性較大。

3.未形成有效的檔案管理運(yùn)行機(jī)制

房屋鑒定檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作未能參與到公司各業(yè)務(wù)流程中，檔案工作長(zhǎng)期處在末端環(huán)節(jié)，檔案工作不能提供有效服務(wù)。

未制訂檔案工作指導(dǎo)性文件，檔案管理流程和方法未能形成文字固化下來(lái)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程

度低。

4.檔案信息化程度低

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)，鑒定檢測(cè)檔案的載體種類日益增多，出現(xiàn)了大量的電子文檔、照片、聲像等形式。而當(dāng)前檔案管理模式只是紙質(zhì)載體的存儲(chǔ)、查詢和利用，且無(wú)科學(xué)的管理方法，無(wú)法對(duì)檔案信息作為一個(gè)數(shù)據(jù)集合體進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)，信息提取困難，信息利用效率低下，還存在檔案安全性和完整性問(wèn)題。檔案管理工作嚴(yán)重滯后于鑒定檢測(cè)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展。

二、檔案管理和檔案信息研究的必要性

鑒定檢測(cè)機(jī)構(gòu)是為既有建筑和新建工程的質(zhì)量而進(jìn)行的鑒定、檢驗(yàn)檢測(cè)、試驗(yàn)、工程測(cè)量監(jiān)測(cè)等活動(dòng)，具有業(yè)務(wù)范圍廣、項(xiàng)目類型多、部分種類周期長(zhǎng)、政府監(jiān)管嚴(yán)等特點(diǎn)。房屋鑒定檢測(cè)檔案的核心是報(bào)告檔案，報(bào)告是整個(gè)項(xiàng)目工作的結(jié)晶，是客戶意向、合同制訂、項(xiàng)目實(shí)施、報(bào)告審核、成果提交、歸檔的一系列過(guò)程的總結(jié)。報(bào)告檔案不僅真實(shí)反映了項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程，而且還涵蓋了大量有價(jià)值的信息資料。以一份房屋鑒定檔案為例，涵蓋了項(xiàng)目委托信息、項(xiàng)目信息（項(xiàng)目名稱、所在地、項(xiàng)目類型、項(xiàng)目領(lǐng)域、建筑分類）、房屋具體信息（房屋結(jié)構(gòu)類型、建筑年代、層數(shù)、建筑面積）等。除此之外，還有客戶為配合項(xiàng)目鑒定檢測(cè)提供的設(shè)計(jì)圖紙及項(xiàng)目建設(shè)資料等。

設(shè)想一下，如果把每份房屋鑒定檔案都當(dāng)成一個(gè)信息體來(lái)看，每年的房屋鑒定檔案就可以成為一個(gè)數(shù)據(jù)集合體，若干年之后如果對(duì)庫(kù)藏檔案信息庫(kù)進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)，按照想要的方式進(jìn)行排列組合和檢索，就形成了大數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案大數(shù)據(jù)可以用于公司的經(jīng)營(yíng)分析、進(jìn)行業(yè)務(wù)拓展，可以為領(lǐng)導(dǎo)層適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)。

創(chuàng)新檔案模式，挖掘檔案信息價(jià)值勢(shì)在必行。

三、檔案管理模式設(shè)計(jì)和檔案信息研究思路

1.文件信息模塊的設(shè)計(jì)

檔案管理的對(duì)象是案卷，而案卷的核心是文件。文件來(lái)源于產(chǎn)生部門(mén)，經(jīng)鑒定有保存價(jià)值的文件經(jīng)過(guò)分類、組卷、編號(hào)、排列、編目等整理成為案卷。文件帶有大量有價(jià)值的信息，是檔案大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。如果能從文件產(chǎn)生的一開(kāi)始就將重要信息進(jìn)行記錄，在文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中逐步進(jìn)行信息的增加和完善，在文件流轉(zhuǎn)結(jié)束后所有重要信息都可以得以保存。

在檔案信息管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)中，開(kāi)發(fā)了文件信息模塊。文件信息模塊用于歸檔文件的收集，預(yù)先對(duì)不同類型文件的重要信息進(jìn)行挖掘，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)對(duì)重要信息進(jìn)行分類和匯總，提前在檔案信息管理平臺(tái)后臺(tái)中進(jìn)行設(shè)置。以房屋鑒定檔案項(xiàng)目信息和房屋具體信息舉例：

在檔案信息管理平臺(tái)設(shè)計(jì)前，提前做好重要信息的分類，如根據(jù)建筑物的用途，可將建筑分為：居住建筑、工業(yè)建筑、文教建筑、醫(yī)療建筑等，這些分類選項(xiàng)都是檔案大數(shù)據(jù)重要的檢索和統(tǒng)計(jì)內(nèi)容，如統(tǒng)計(jì)年度學(xué)校類鑒定占比，統(tǒng)計(jì)年度項(xiàng)目來(lái)源的劃分比例等都可以一目了然的以圖表形式呈現(xiàn)。

2.檔案信息模塊的設(shè)計(jì)

檔案管理的對(duì)象是案卷，案卷是文件經(jīng)過(guò)分類、整理、組卷、編目、裝盒的過(guò)程，案卷是檔案保管單位。檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作。

文件信息和檔案信息兩個(gè)模塊，一方面明確了文件產(chǎn)生部門(mén)和檔案管理部門(mén)的職責(zé)權(quán)限。文件產(chǎn)生部門(mén)負(fù)責(zé)文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中數(shù)據(jù)信息的增加和完善，而檔案部門(mén)充分利用文件處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免了重復(fù)勞動(dòng);另一方面明確了文件和檔案的關(guān)系。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，將鑒定檢測(cè)業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的有價(jià)值的文件經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理就是檔案。因此，檔案信息模塊設(shè)計(jì)的前提要先明確文件材料的歸檔范圍，檔案管理員才能有依據(jù)進(jìn)行歸檔。

以鑒定檔案的業(yè)務(wù)過(guò)程為例，來(lái)說(shuō)明檔案歸檔范圍的編制方法。

左側(cè)是房屋鑒定業(yè)務(wù)流程，右側(cè)是隨著業(yè)務(wù) 進(jìn)行逐步產(chǎn)生的文件，將這些文件綜合起來(lái)就構(gòu)成了鑒定檔案的歸檔范圍。

檔案信息模塊是對(duì)案卷的管理，包含了檔案的存檔狀態(tài)、密級(jí)、保管期限等重要信息，可實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)計(jì)和全面管理。

3.檔案分類和編碼規(guī)則的設(shè)計(jì)

文件信息模塊和檔案信息模塊的實(shí)現(xiàn)，還需要提前做好規(guī)則的設(shè)計(jì)，將規(guī)則嵌入檔案信息管理平臺(tái)，使庫(kù)藏檔案成為一個(gè)系統(tǒng)的整體，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。因此，清晰合理且易于擴(kuò)充的檔案分類和編碼規(guī)則是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重點(diǎn)。以G公司的報(bào)告檔案為例，G公司形成的全部檔案稱為一個(gè)全宗，設(shè)置全宗號(hào)為XXXX，報(bào)告檔案為G公司的一個(gè)大類，設(shè)置類號(hào)為BG，下表是報(bào)告類檔案的一級(jí)類目劃分：

4.制度的設(shè)計(jì)

在完成了以上檔案信息管理平臺(tái)的搭建工作，檔案管理的有效運(yùn)轉(zhuǎn)還需要制度約束。制訂切合公司實(shí)際的檔案管理制度，可使各項(xiàng)工作有章可循、有法可依，可標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的開(kāi)展檔案管理工作。

（1）制度設(shè)計(jì)

搭建檔案管理組織機(jī)構(gòu)。明確檔案管理部門(mén)設(shè)置、專兼職檔案員的配置和職責(zé)、隸屬等內(nèi)容，明確檔案崗位的分管部門(mén)和分管領(lǐng)導(dǎo)，形成自上而下的三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

明確歸檔范圍。由檔案管理部門(mén)牽頭，各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)本部門(mén)有保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)分析匯總形成各類檔案的歸檔范圍和保管期限劃分表，防止有檔不歸。

明確歸檔時(shí)間。按照歸檔范圍的類目劃分，指定各類檔案的責(zé)任部門(mén)，明確各類檔案的歸檔時(shí)間，有年度歸檔和實(shí)時(shí)歸檔兩種情況，防止檔案留在個(gè)人手里造成散失。

明確歸檔質(zhì)量。從文件內(nèi)容（真實(shí)有效、簽字印章是否齊全）、文件材料（收集是否齊全完整）和文件質(zhì)量（紙張質(zhì)量、字跡材料、是否為原件）幾個(gè)方面進(jìn)行明確。

明確歸檔要求和方式。對(duì)文件材料整理方法、歸檔份數(shù)、歸檔交接方式進(jìn)行明確。

（2）制訂執(zhí)行

檔案制度的建立是開(kāi)展檔案工作的基石，制度涵蓋了各項(xiàng)要求、流程，但同時(shí)要形成對(duì)制度的宣貫、宣講，對(duì)制度執(zhí)行情況的指導(dǎo)、監(jiān)督，對(duì)收集待歸檔材料的審核。

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（作者單位：天津市房屋質(zhì)量安全鑒定檢測(cè)中心有限公司）

基金項(xiàng)目：提升檔案管理水平和開(kāi)發(fā)檔案價(jià)值的研究（編號(hào)：ZYY011BDY006）。

作者簡(jiǎn)介：傅朝彥（1984-），女，漢族，河北高邑人，本科，中級(jí)職稱，研究方向：檔案價(jià)值研究。