兒童福利院孤殘兒童檔案工作規(guī)范化管理

摘 要：在國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的良好態(tài)勢下，推動了和諧社會建設(shè)進(jìn)程不斷獲得新進(jìn)展。為了更好地推動社會發(fā)展，兒童福利院建設(shè)與管理成為和諧社會建設(shè)的重要內(nèi)容之一。福利院作為收養(yǎng)無人撫養(yǎng)的兒童，屬于社會上的福利事業(yè)單位，肩負(fù)著重要的社會責(zé)任。如何管理兒童檔案對于福利院發(fā)展顯得尤為重要。本文基于當(dāng)前社會背景，對福利院孤殘兒童檔案管理工作進(jìn)行研究，基于新時代檔案規(guī)范化管理工作提出有效的措施，意在推動福利事業(yè)更好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：兒童福利院;孤殘兒童;檔案工作;規(guī)范化管理

福利院屬于國家組建的，具有福利性質(zhì)的事業(yè)單位，能夠保障收養(yǎng)的兒童受到法律的保護(hù)。孤殘兒童檔案包含兒童從入院到離院等一系列原始憑證記錄。孤殘兒童的檔案分類，涉及的內(nèi)容較多，具有一定的復(fù)雜性。其中包含兒童本人照片、成長記錄、收養(yǎng)家庭、相關(guān)程序的信息記錄等。這些記錄對于兒童有重要意義，進(jìn)行檔案規(guī)范管理尤為重要。

一、孤殘兒童檔案概述

1.概念

孤殘兒童的準(zhǔn)確理解并不是孤兒+殘疾，關(guān)于孤殘兒童缺少權(quán)威的定義，也使得很多人不了解其真正的概念。當(dāng)前在《民政辭典》中提出了孤殘兒童的準(zhǔn)確概念，在兒童福利院生活，其公民權(quán)利、教育等受到法律保護(hù)的兒童。因此其檔案可以理解為福利院將孤殘兒童在院期間到其后成長過程中，具有價值的數(shù)據(jù)信息記錄的有效憑證。

2.分類

孤殘兒童檔案分類與其他檔案分類管理原則相同，這也是保障孤殘兒童檔案有效管理的關(guān)鍵性因素。根據(jù)兒童離開福利院的情況不同，孤殘兒童檔案可以分為如下幾種類型。

（1）孤殘兒童被國外家庭收養(yǎng)，檔案歸納到國外收養(yǎng)檔案中，并將檔案永久的保管起來。

（2）孤殘兒童被國內(nèi)家庭收養(yǎng)，檔案則歸納到收養(yǎng)分類中，也將其檔案永久的保管起來。

（3）福利院中，兒童的年齡滿14周歲或者小學(xué)義務(wù)教育完成的兒童，其檔案會根據(jù)條例辦法，找到兒童收養(yǎng)的實(shí)際地區(qū)，將其檔案轉(zhuǎn)回到其家鄉(xiāng)實(shí)際地區(qū)，并由當(dāng)?shù)氐拿裾钟谰帽９?，屬于轉(zhuǎn)院兒童檔案。

（4）已死亡的兒童檔案，會將其檔案保管起來，特別是醫(yī)療記錄，期限時間較長，但不具備永久保管的特性。

3.歸檔范圍

為了保證后期檔案資料的完整性，需要加強(qiáng)對孤殘兒童檔案管理的工作力度。根據(jù)國家制定的管理制度，需要在管理過程中遵循以下幾點(diǎn)原則，對于檔案歸檔也有著明確的要求。

（1）入院前的信息

孤殘兒童在入院前的信息，包含兒童入院前個人信息證明，如生辰條、殘疾狀況等證明、公安機(jī)關(guān)出示相關(guān)的證明材料。此類信息包含兩種，一是兒童被遺棄，福利院就要針對棄嬰的身份向有關(guān)部門進(jìn)行確認(rèn)。撿拾到棄嬰的人，會在公安機(jī)關(guān)備案個人的基本信息;二是孤兒相關(guān)資料，包含兒童當(dāng)時的照片，撿拾棄嬰證明等，這些需要當(dāng)?shù)氐拿裾峙c相關(guān)部門開具有效證明材料。

（2）入院后信息記錄

兒童被福利院收養(yǎng)后，還需要入院信息記錄。內(nèi)容包含兒童在院期間的資料與其成長記錄。此類信息與兒童成長過程有著直接聯(lián)系，包含兒童定期身體檢查記錄、成長記錄、康復(fù)治療記錄，以及兒童在福利院中接受到的義務(wù)教育情況，后期被家庭收養(yǎng)后，也需要詳細(xì)的記錄。這些信息與兒童之間有重要的聯(lián)系，需要認(rèn)真收集。

（3）離院后跟蹤信息記錄

該信息記錄指的是，兒童離開福利院后的相關(guān)記錄信息。包含兒童離開福利院后生活情況，以及具備獨(dú)立能力參與社會工作等情況的真實(shí)反饋。其中，還包含兒童回訪，與尋找兒童在世親人的記錄等。

二、孤殘兒童檔案規(guī)范化管理的重要性

孤殘兒童檔案信息開展規(guī)范化管理，是各單位基于社會發(fā)展，落實(shí)檔案管理工作的必然趨勢。規(guī)范管理檔案，能夠保證兒童的相關(guān)權(quán)益，推動社會更好發(fā)展。社會主義現(xiàn)代化建設(shè)過程中。福利院作為專門收養(yǎng)兒童的特殊機(jī)構(gòu)，只有規(guī)范化管理才能推動和諧社會的建設(shè)腳步。通過檔案信息規(guī)范化管理，可以有效地將兒童在福利院的成長軌跡、生活實(shí)際情況、醫(yī)療康復(fù)情況等記錄下來，是維護(hù)兒童合法權(quán)益的重要依據(jù)?？梢詾樯鐣Ｕ瞎ぷ魈峁└诱鎸?shí)可靠的信息，同時也為相關(guān)制度建立提供參考數(shù)據(jù)。推動相關(guān)機(jī)構(gòu)針對制度與政策進(jìn)行有效的調(diào)整和優(yōu)化，為維護(hù)孤殘兒童公民權(quán)利，提供堅(jiān)實(shí)的法律保障。

三、孤殘兒童檔案的規(guī)范化管理的原則

基于福利院的角度來看，想要實(shí)行檔案規(guī)范化管理，需要從不同角度入手，采取科學(xué)的管理方式。單一管理手段，很容易給管理工作造成影響。根據(jù)傳統(tǒng)管理工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了孤殘兒童檔案規(guī)范化管理原則，分別為如下幾點(diǎn)。

1.有效落實(shí)社會保障工作的必然要求

兒童福利院作為福利單位，是國家開展社保工作的重要內(nèi)容，也是社會救濟(jì)、福利等工作的對象之一。在當(dāng)前的國家發(fā)展形勢下，收養(yǎng)孤殘兒童工作不斷擴(kuò)大，成為社會中龐大的群體。對此，需要建立規(guī)范化的孤殘兒童檔案管理工作，為社保福利等工作提供具有完整性、說服力的檔案信息。也可以基于檔案管理，更好地對當(dāng)前收養(yǎng)兒童的生活情況有全面的把握，為相關(guān)的制度確立提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)信息。檔案管理反饋出的信息，可以給予相關(guān)部門知曉真實(shí)情況，并根據(jù)反饋情況對制度和政策做出調(diào)整。由此可以看出，推動福利院開展檔案規(guī)范化管理，符合社會發(fā)展需求，也是落實(shí)社保工作的必然發(fā)展趨勢。

2.對未成年人基本權(quán)益的有利保障

孤殘兒童是我國未成年人群體中的重要組成部分，是未成年法律要重點(diǎn)保護(hù)的對象。在法律的規(guī)定下，孤殘兒童作為未成年人，擁有屬于自己的合法權(quán)益，這是任何機(jī)構(gòu)與單位都無法剝奪和侵犯的。通過對孤殘兒童檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，才更有利于對兒童的生活軌跡進(jìn)行詳盡的記錄，為將來維護(hù)兒童合法權(quán)益提供確切的生活記錄依據(jù)。這也是福利院對孤殘兒童負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，想要實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，才能更好的基于未成年的孤殘兒童，提供堅(jiān)實(shí)可靠的權(quán)益與法律保護(hù)。

四、孤殘兒童檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀

1.管理理念較為落后

當(dāng)前社會中，有許多福利院在對孤殘兒童檔案進(jìn)行管理時，存在管理理念落后的現(xiàn)象。因?yàn)楦＠簩τ跈n案管理工作的不重視，導(dǎo)致福利院在管理孤殘兒童檔案時，缺少有效的管理質(zhì)量與效率，為管理孤殘兒童也造成了影響。傳統(tǒng)檔案管理方式，不再適用于當(dāng)前的社會發(fā)展背景，為了進(jìn)一步滿足當(dāng)前時代發(fā)展需求，需要提升管理理念，帶動人員行為，加強(qiáng)管理，推動檔案管理工作開展。

2.傳統(tǒng)的管理方式

檔案管理中，工作方式對于管理水平也造成影響。管理方式通過管理工作得以呈現(xiàn)出來，兒童福利院在檔案管理上存在老舊觀念，導(dǎo)致管理中依舊是人工管理的方式為主，人工管理方式造成的管理效率低下，無法保證管理質(zhì)量。在檔案中進(jìn)行資料查詢時，會帶來極大的工作量與工作難度，導(dǎo)致工作人員無法開展有效的查詢，進(jìn)而對其他部門工作造成影響。

3.缺少相關(guān)部門的協(xié)同配合

孤殘兒童檔案材料性質(zhì)特殊，需要多個部門出示有效證明材料。與其相關(guān)的有醫(yī)院、家庭寄養(yǎng)中心等，都會在兒童成長過程中涉及到與兒童相關(guān)的歷史信息，這份信息具有保存價值。在工作人員收集材料的時候，檔案管理人員缺乏與其他部門的有效溝通，導(dǎo)致無法進(jìn)行材料交接活動，導(dǎo)致兒童的檔案出現(xiàn)殘缺現(xiàn)象，造成檔案管理質(zhì)量差的現(xiàn)象。

4.建檔時間滯后

兒童福利院在歸納兒童檔案的時候，未能做到兒童入院就建立專屬檔案，都是在后期利用服務(wù)時才開始建立。兒童入院初期，未能針對兒童當(dāng)時的實(shí)際情況建立檔案，并進(jìn)行規(guī)范化管理。導(dǎo)致兒童在離開福利院后，依舊缺少有效的檔案內(nèi)容，無法按照戶籍遷移檔案，對兒童未來的權(quán)益造成影響。

五、福利院殘孤兒童檔案管理工作的有效途徑

1.建立完善的檔案管理制度

（1）孤殘兒童檔案信息需要建立完善的數(shù)據(jù)庫，才能不斷加強(qiáng)檔案管理能力。這就需要孤兒院以完善孤殘兒童檔案為目標(biāo)，建立檔案數(shù)據(jù)庫信息目錄以及聯(lián)合的檔案目錄，確保檔案可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的管理模式。借助檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的目的。社會體制改革工作不斷提升，福利機(jī)構(gòu)應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)階段兒童實(shí)際情況開展管理，確保管理有針對性，并建立健全的檔案管理工作，避免檔案管理過程中出現(xiàn)兒童資料不完整的現(xiàn)象。管理人員也應(yīng)該在短時間內(nèi)，將管理的科室與兒童的檔案資料整理出來，并積極與相關(guān)機(jī)構(gòu)的人員進(jìn)行交流，給予其管理上的相關(guān)指導(dǎo)。相關(guān)保障機(jī)構(gòu)與醫(yī)院需要針對兒童檔案管理工作進(jìn)行配合，將具有保存價值的歷史數(shù)據(jù)等材料妥善保管起來，在第一時間與管理人員進(jìn)行材料交接工作，保障信息的反饋功能。福利院也應(yīng)該在兒童入院的初期，收集關(guān)于兒童的重要資料，將資料整合在第一時間交付到檔案管理人員的手中，并將材料妥善保管起來。

（2）在現(xiàn)階段的福利院中，進(jìn)行檔案管理時，存在較大的差異。傳統(tǒng)方法與管理標(biāo)準(zhǔn)與現(xiàn)在的發(fā)展背景相比較，不但毫無管理效率，還會造成管理期間的疏漏現(xiàn)象，影響管理質(zhì)量。孤殘兒童的檔案開展規(guī)范化管理，是新時代發(fā)展背景下的必然之舉。

首先，在管理方案實(shí)行過程中，需要多角度入手，確保工作開展的有效性。借助先進(jìn)的技術(shù)，通過云技術(shù)將數(shù)據(jù)更好的儲存起來，避免工作中出現(xiàn)疏漏現(xiàn)象。信息化管理也能為工作帶來便利，獲得較高的管理效率;其次，實(shí)行方案規(guī)范化管理，需要針對特殊檔案加強(qiáng)重視，對于傳統(tǒng)管理過程中，本就存在的問題，要摒棄原有的管理方法，賦予管理方法創(chuàng)新性和創(chuàng)造性，堅(jiān)持以創(chuàng)新方法，拓展方案管理的發(fā)展空間;最后，需要對孤殘兒童檔案加以分類，兒童檔案是福利院工作中的重要工作內(nèi)容，需要結(jié)合福利院實(shí)際，遵照科學(xué)、實(shí)用等原則對檔案進(jìn)行分類。這也是確保福利院兒童檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化管理的關(guān)鍵。為了更好地管理檔案，需要將孤殘兒童的相關(guān)檔案資料進(jìn)行有效保管。國家針對福利院做出了相關(guān)規(guī)定，結(jié)合福利院的情況制定了檔案歸檔范圍，主要是根據(jù)兒童的實(shí)際情況對檔案進(jìn)行分類，其中包含兒童入院信息、病歷、護(hù)理記錄、康復(fù)記錄、收養(yǎng)記錄、死亡記錄、轉(zhuǎn)院、找回親人等分類，對于孤殘兒童的檔案管理，涉及到的所有檔案內(nèi)容，在管理過程中，都具有永久的保管權(quán)限。

2.實(shí)現(xiàn)有效的檔案管理方法

國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，給予福利事業(yè)單位更多的保障，這也使得福利事業(yè)不斷發(fā)展，孤殘兒童在社會上受到大眾的廣泛關(guān)注。但是隨著福利院數(shù)量擴(kuò)張，龐大的檔案管理工作與工作量，帶給管理人員極大的麻煩。傳統(tǒng)管理模式無法有效應(yīng)用于當(dāng)前的檔案管理工作中，需要通過轉(zhuǎn)變理念，以現(xiàn)代化的方式進(jìn)行管理，在原有管理模式上推陳出新，緩解當(dāng)前管理中存在問題。

傳統(tǒng)檔案管理工作，是經(jīng)由工作人員手工錄入，會因?yàn)楣ぷ髁看蠖霈F(xiàn)失誤現(xiàn)象無法被有效察覺。在檔案管理模式中，可以使用信息化技術(shù)，通過與互聯(lián)網(wǎng)建立有效的管理系統(tǒng)，將全國范圍內(nèi)的孤殘兒童信息收集在一起，進(jìn)行整合，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，對重要的內(nèi)容進(jìn)行有效管理。也方便兒童被收養(yǎng)等過程與各個部門進(jìn)行工作上的有效銜接，方便收養(yǎng)家庭對兒童的基本信息進(jìn)行篩選，減輕工作人員的工作壓力。

3.提高管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作不是單純的管理檔案，對于管理員自身的素質(zhì)要求比較高，同時需要管理人員具備專業(yè)知識，在管理方面有著優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，并且具備責(zé)任感。細(xì)心對待管理工作的每一個細(xì)節(jié)，對此需要保障管理人員的素質(zhì)才能推動福利院檔案管理工作更好地開展。

孤殘兒童的檔案資料會在初期交付到福利院的業(yè)務(wù)部門，經(jīng)由業(yè)務(wù)部門統(tǒng)一收集和整理，在整理后將檔案轉(zhuǎn)交到檔案室進(jìn)行保管。管理人員需要具備明確的管理意識，針對檔案管理進(jìn)行妥善管理，基于檔案的分類情況做到心中有數(shù)，才能更好地對檔案進(jìn)行管理，以確保兒童檔案的完整性。管理人員作為檔案管理的重要角色，是檔案管理能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的決定性因素。對此，需要提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。國家需要定期對福利院的檔案管理進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升其管理知識結(jié)構(gòu)，充分發(fā)揮管理人員的主觀能動性，并為兒童福利院配置應(yīng)有的基礎(chǔ)設(shè)施與管理軟件，根據(jù)兒童設(shè)計管理程序。管理人員需要基于現(xiàn)代化管理技術(shù)，明確掌握管理軟件的各項(xiàng)操作，保障檔案管理的精細(xì)化操作，使兒童檔案數(shù)據(jù)具有完整性。

4.加強(qiáng)檔案管理工作的保密性

檔案管理人員應(yīng)該明確知曉自己的崗位職責(zé)，做好檔案的保密工作，這是管理人員的基本素養(yǎng)要求，需要管理人員嚴(yán)格執(zhí)行。福利院中的兒童是社會中的弱勢群體，在得到國家關(guān)懷的同時更需要得到有效地保護(hù)。管理人員要確保兒童可以得到外界的尊重，避免任何組織或者個體假借公益口號的噱頭來打擾兒童的正常生活，更不允許兒童的身份信息被暴露出去，發(fā)現(xiàn)破壞社會秩序的人員要進(jìn)行嚴(yán)肅處理。檔案管理人員作為福利院重要的一員，更應(yīng)該知曉信息泄露的危害，要知法懂法，在管理中加強(qiáng)保密工作的意識，避免外界因素對兒童的心靈造成傷害。

六、結(jié)論

綜上所述，當(dāng)前福利院發(fā)展情況尚好，取得了較好的成果。福利院中的兒童都是身世波折、沒有依靠的兒童，需要得到福利院、國家的幫助才能更好的生存下去。對此，福利院應(yīng)該盡全力給予兒童溫暖與關(guān)懷，重視兒童成長，并且對兒童的孤殘檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。檔案管理對于兒童具有重要的意義，應(yīng)該基于當(dāng)前管理工作加強(qiáng)管控，推動檔案管理規(guī)范化建設(shè)。為兒童保留歷史信息依據(jù)，推動福利事業(yè)單位更好發(fā)展。

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（作者單位：南昌市社會福利院）

基金項(xiàng)目： 2009年南昌市科技計劃立項(xiàng)項(xiàng)目（2009171）。

作者簡介：梁英（1972—），女，江西吉安人，漢族，本科，館員，研究方向：檔案管理。